Definição de obrigações acessórias
As obrigações acessórias são exigências impostas pela legislação tributária que determinam atos ou declarações formais que o contribuinte deve cumprir perante os entes fiscais União, Estados ou Municípios.
Essas obrigações têm caráter informativo, e não envolvem diretamente o pagamento de tributos. Elas servem como instrumento de fiscalização para que a Receita Federal, as Secretarias da Fazenda estaduais e os fiscos municipais consigam validar se os tributos estão sendo apurados de forma correta.
Exemplos clássicos de obrigações acessórias incluem:
- Entrega de declarações e demonstrativos, como DCTFWeb, EFD, eSocial, DEFIS;
- Escrituração contábil e fiscal digital (como o SPED);
- Emissão e guarda de notas fiscais eletrônicas;
- Apresentação de livros fiscais e contábeis.
Mesmo empresas do Simples Nacional, que têm um regime simplificado de tributação, precisam cumprir uma série dessas obrigações.
O que o Código Tributário Nacional diz
A base legal para as obrigações acessórias está no artigo 113 do Código Tributário Nacional (CTN), que as diferencia da obrigação principal:
Art. 113, §2º – A obrigação acessória decorre da legislação tributária e tem por objeto as prestações, positivas ou negativas, nela previstas no interesse da arrecadação ou da fiscalização dos tributos.
Isso significa que, mesmo que não envolvam valores financeiros diretos, essas obrigações são exigidas para garantir a transparência e o controle do sistema tributário.
Ainda no mesmo artigo, o §3º complementa:
§3º – A obrigação acessória, pelo simples fato de sua inobservância, converte-se em obrigação principal relativamente à penalidade pecuniária.
Ou seja, se o contribuinte não cumprir uma obrigação acessória, como deixar de enviar uma declaração obrigatória ou errar no preenchimento, isso poderá resultar em multa, tornando-se uma obrigação principal com valor monetário.
Diferença entre obrigação principal e acessória
É comum haver confusão entre os dois tipos de obrigações. A distinção, porém, é fundamental:
- Obrigação principal: refere-se ao pagamento de tributos, como ICMS, ISS, IRPJ, CSLL, PIS/COFINS, entre outros.
- Obrigação acessória: refere-se a atos formais de prestação de informações ao Fisco, como envio de declarações, escrituração e emissão de documentos fiscais.
Por exemplo, uma empresa pode estar em dia com o pagamento de impostos (obrigação principal), mas, se deixar de enviar a EFD Contribuições no prazo, mesmo que sem valores a pagar, poderá sofrer multa automática por descumprimento de uma obrigação acessória.
Assim, cumprir as obrigações acessórias corretamente é essencial para manter a regularidade fiscal, evitar penalidades e garantir a segurança jurídica da empresa.
Conheça todas as suas obrigações fiscais em: “Quais obrigações fiscais sua PME precisa cumprir além da emissão de nota fiscal”.
Principais obrigações acessórias no Brasil
As obrigações acessórias variam de acordo com o regime tributário da empresa, seu porte, atividade econômica e a jurisdição fiscal (federal, estadual e municipal). Algumas são comuns a todas as empresas, enquanto outras são específicas conforme o tipo de operação realizada.
Abaixo, listamos as principais obrigações acessórias que fazem parte da rotina das empresas brasileiras, especialmente no contexto do SPED e das obrigações digitais que hoje dominam o cenário contábil.
SPED, EFD, DCTFWeb, eSocial, DEFIS, GIA
Essas são as obrigações acessórias mais conhecidas e exigidas atualmente:
- SPED (Sistema Público de Escrituração Digital): É um grande projeto do governo que unificou e digitalizou várias obrigações acessórias. Por meio dele, empresas devem enviar arquivos digitais padronizados à Receita Federal, com dados contábeis, fiscais e trabalhistas.
- EFD (Escrituração Fiscal Digital): Subdividida em módulos como EFD-Contribuições e EFD-ICMS/IPI, essa obrigação é obrigatória para empresas do Lucro Real e Presumido. Nela são informados os créditos e débitos de tributos como PIS, COFINS, ICMS e IPI.
- DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Web): Substitui a GFIP em diversos casos e reúne informações sobre as contribuições previdenciárias. É integrada ao eSocial e à EFD-Reinf e usada para gerar a guia de pagamento do INSS via DARF.
- eSocial: Obrigação acessória que centraliza informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais dos empregados. A não entrega ou o envio com erros pode gerar multas automáticas.
- DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais): Obrigatória para empresas optantes pelo Simples Nacional. Substitui a antiga DIPJ e apresenta dados sobre faturamento, distribuição de lucros e outros indicadores.
- GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS): Obrigação estadual exigida em diversos estados, com dados sobre apuração e pagamento do ICMS. Deve ser transmitida mensalmente e serve para cruzamento com a EFD.
Leia também: “Sped: o que é e para que serve?”.
Obrigações estaduais e municipais
Além das obrigações federais, cada estado e município pode exigir obrigações acessórias próprias, especialmente ligadas ao ICMS e ao ISS.
- Obrigações estaduais comuns:
- GIA (em alguns estados);
- EFD-ICMS/IPI;
- SINTEGRA (ainda vigente em algumas UFs);
- Declarações de substituição tributária, como STDA;
- Relatórios de movimentação de estoque.
- Obrigações municipais comuns:
- Declaração de serviços prestados (DES);
- Declaração eletrônica de ISS;
- Registro eletrônico de notas fiscais de serviços (NFS-e);
- Obrigações acessórias ligadas ao alvará e à Vigilância Sanitária.
Cada prefeitura e secretaria estadual de fazenda possui portais próprios com manuais, cronogramas e regras específicas. É essencial que o contador conheça essas exigências locais e as organize conforme o calendário fiscal da empresa.
Leia também: “Como funciona a entrega do DAS e DCTFWeb para empresas optantes pelo Simples Nacional”.
A relação das obrigações acessórias com notas fiscais
A emissão de notas fiscais está diretamente ligada às obrigações acessórias, pois elas alimentam as informações que serão posteriormente escrituradas e declaradas ao Fisco.
Em outras palavras, sem uma nota emitida corretamente, não há escrituração válida e, por consequência, há risco fiscal.
Documentos fiscais como base da escrituração
Notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFC-e, NFS-e) são a principal fonte de dados para a geração das obrigações acessórias. As informações dessas notas (como CFOP, CST, valores de ICMS, PIS/COFINS, ISS, entre outros) são utilizadas para preencher:
- EFD-Contribuições;
- EFD-ICMS/IPI;
- DCTFWeb;
- Declarações estaduais e municipais;
- eSocial, no caso de retenções de INSS sobre serviços tomados.
Além disso, a escrituração contábil e fiscal é obrigatória para a maioria dos regimes tributários, e ela só pode ser feita corretamente com base em notas emitidas e recebidas, devidamente armazenadas e registradas.
Saiba mais sobre documentos fiscais em: “Quais documentos fiscais sua empresa precisa guardar e por quanto tempo”.
Como erros na NF podem gerar multas acessórias
Um erro no preenchimento da nota fiscal pode causar inconsistências na apuração dos tributos e, pior ainda, gerar multas automáticas por descumprimento de obrigações acessórias.
Erros comuns incluem:
- Código tributário incorreto (CST, CSOSN, CFOP);
- Descrição imprecisa do produto ou serviço;
- Alíquotas erradas de ICMS, PIS/COFINS;
- Omissão de retenções obrigatórias;
- Divergências entre notas emitidas e lançamentos contábeis.
Esses erros podem levar ao envio incorreto de obrigações como EFD ou DCTFWeb, o que acarreta rejeições, penalidades e, em casos mais graves, autuações fiscais.
Aprenda a evitar erros em: “Erros mais comuns ao emitir uma NF-e: como identificar e corrigir antes de enviar ao fisco”.
Como as empresas devem se organizar
Diante da complexidade das obrigações acessórias e da quantidade de informações exigidas mensalmente por diferentes órgãos (Receita Federal, estados e prefeituras), manter uma organização fiscal eficiente não é mais uma vantagem competitiva, é uma necessidade para evitar riscos, multas e autuações.
Empresas que mantêm rotinas bem estruturadas, sistemas atualizados e integração entre setores contábil e fiscal reduzem significativamente o risco de inconsistências e ganham agilidade no cumprimento das exigências legais.
Rotinas de conferência e controle
Um dos pilares para o cumprimento correto das obrigações acessórias é estabelecer uma rotina de conferência periódica, com responsabilidades bem definidas entre os times contábil, fiscal e financeiro.
Algumas boas práticas incluem:
- Conferência semanal ou quinzenal das notas fiscais emitidas e recebidas;
- Revisão dos campos tributários (alíquotas, CFOP, CST, retenções);
- Acompanhamento do calendário fiscal, com prazos estaduais, municipais e federais;
- Uso de checklists para garantir que todas as obrigações foram enviadas no período correto;
- Guarda organizada e digital dos documentos fiscais e contábeis.
Essas ações simples evitam erros no preenchimento de declarações e minimizam o retrabalho, o que impacta diretamente na eficiência da operação fiscal.
Importância de ERPs e sistemas emissores integrados
Cumprir obrigações acessórias com precisão exige mais do que conhecimento contábil: exige controle, automação e rastreabilidade das informações fiscais da empresa. E é exatamente nesse ponto que o uso de ERPs (sistemas de gestão empresarial) e sistemas emissores de notas integrados se torna indispensável.
Essas soluções centralizam os dados financeiros, fiscais, contábeis e operacionais da empresa, permitindo uma gestão mais eficiente e evitando erros que poderiam comprometer a conformidade com o Fisco.
- Redução de erros manuais: Dados como alíquotas de ICMS, códigos de CFOP, CSTs e valores de tributos são preenchidos automaticamente com base em cadastros pré-configurados.
- Integração entre nota fiscal e obrigações acessórias: Ao emitir uma NF-e, os dados já são aproveitados para compor arquivos como a EFD Contribuições, EFD ICMS/IPI ou DCTFWeb, evitando retrabalho e divergências de informações.
- Geração automática de declarações fiscais: ERPs integrados geram e organizam as declarações mensais e anuais com base nos dados inseridos no sistema, como SPED, eSocial, GIA, DEFIS, entre outras.
- Monitoramento de prazos e obrigações: Sistemas bem configurados alertam sobre prazos de entrega de obrigações, pendências de notas fiscais ou erros que precisam de correção antes da escrituração.
- Facilidade na auditoria e prestação de contas: Com todas as informações centralizadas, fica mais fácil comprovar regularidade fiscal, passar por auditorias ou fornecer dados à contabilidade.
Leia também: “Como organizar as notas fiscais da sua PME para prestação de contas e auditoria”.
Conclusão: obrigações acessórias são parte da conformidade fiscal
As obrigações acessórias não são burocracia sem propósito, elas são instrumentos legais de controle, que ajudam o Fisco a acompanhar o correto cumprimento das obrigações tributárias pelas empresas. E, ao mesmo tempo, garantem segurança jurídica para o contribuinte que mantém tudo em ordem.
Negligenciar essas obrigações pode gerar multas automáticas, bloqueios no CNPJ e até dificuldades para obter certidões negativas, prejudicando a reputação e a operação da empresa.
Por outro lado, empresas que investem em organização, tecnologia e rotinas bem definidas conseguem cumprir suas obrigações com mais eficiência, evitando riscos fiscais e mantendo a conformidade.
Em um ambiente cada vez mais digital e integrado, estar em dia com as obrigações acessórias é tão importante quanto pagar os tributos em si. E com os sistemas certos e apoio contábil qualificado, esse processo pode ser mais simples do que parece.
