O que é e para que notas fiscais eletrônicas servem?
Notas fiscais eletrônicas são documentos oficiais, preenchidos, emitidos e armazenados eletronicamente, que registram vendas de produtos, prestação de serviços e outras operações relacionadas, com fins de controle, fiscalização e recolhimento de tributos.
A digitalização do processo de emissão de notas fiscais foi uma iniciativa das autoridades tributárias do Brasil.
A partir de 2005, a Receita Federal e as Secretarias de Fazenda dos Estados, em conjunto, desenvolveram o projeto da Nota Fiscal Eletrônica, que permitiu integrar os processos de controle fiscal, otimizar o intercâmbio de dados e melhorar a fiscalização no país.
Então, as empresas começaram a emitir notas fiscais em um sistema virtual, em substituição à emissão manual por meio dos talões, que já não são mais aceitos desde 2018.
Dessa forma, as empresas também ganham praticidade para emitir suas notas fiscais, podem melhorar seu controle fiscal e financeiro e ainda economizam em papéis e impressões.
Tipos de notas fiscais eletrônicas
Existem diferentes tipos de notas fiscais eletrônicas, desde a mais utilizada, para vendas de produtos, até os documentos de devolução, cancelamento e rejeição. Saiba agora quais são os principais tipos!
1. Nota Fiscal de Produto eletrônica (NF-e)
A NF-e é o modelo tradicional de nota fiscal, voltado para a venda de produtos, sobre os quais incidem o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
A Nota Fiscal de Produto eletrônica deve ser emitida junto às Secretarias de Estado da Fazenda. Com a NF-e, pode ser emitido o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é entregue ao consumidor e acompanha o transporte das mercadorias.
O DANFE, em formato PDF, não tem validade fiscal — o que vale é o arquivo XML da nota.
2. Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e)
A NFS-e é a versão tradicional da nota fiscal eletrônica para a prestação de serviços. A sua emissão deve ser feita junto à Prefeitura onde o serviço foi realizado, já que o ISS (Imposto Sobre Serviços) é um tributo de competência municipal.
Com a NFS-e, você também pode emitir um documento auxiliar que traz a representação gráfica da nota fiscal.
Chamado de DANFSE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), o documento tem diferentes padrões, conforme o município responsável, diferentemente do DANFE, que tem um layout padrão.
3. Nota Fiscal de Consumidor eletrônica (NFC-e)
A NFC-e foi criada para substituir a nota fiscal de venda ao consumidor e o cupom fiscal, que costumam ser entregues aos clientes em estabelecimentos como supermercados, farmácias, livrarias, açougues etc.
Comum no comércio e varejo, a NFC-e deve ser impressa no momento da venda do produto, com a chave de acesso e o QR code que permitem ao cliente conferir a validade do documento fiscal.
Em alguns estados, a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica tem algumas variações, como o CF-e e o MF-e.
Cupom Fiscal eletrônico (CF-e)
O CF-e é utilizado pelo varejo no estado de São Paulo, validado com assinatura digital e autorização do Fisco. Trata-se de uma contingência para a NFC-e, já que o aparelho utilizado para emissão (SAT) não exige conexão ininterrupta com a internet.
Módulo Fiscal eletrônico (MF-e)
O MF-e é usado no varejo do Ceará. Assim como o CF-e, também tem a função de contingência da NFC-e. Para isso, o aparelho MFE, usado para a emissão da nota fiscal, tem bateria interna, GPS para localizar o dispositivo e GPRS para possibilitar a conexão por meio de chip 3G/4G.
4. Nota Fiscal de Produtor eletrônica (NFP-e)
A NFP-e substitui a tradicional Nota Fiscal de Produtor, voltada para os produtores rurais e suas operações com produtos agropecuários, sujeitos ao ICMS.
Essa nota fiscal aceita a emissão com CPF ou CNPJ do produtor rural. Desde setembro de 2020, sua emissão se tornou obrigatória para os produtores rurais, em substituição à nota de papel.
5. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O CT-e é uma nota fiscal obrigatória para as operações de serviço de transporte. Seu objetivo é trazer mais segurança e agilidade para a movimentação de mercadorias entre municípios e estados, em qualquer modal de transporte.
A responsabilidade da emissão do CT-e é da transportadora da carga, que deve apresentar o CT-e à fiscalização durante o transporte.
6. Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)
O MDF-e também é uma nota fiscal para o serviço de transporte de cargas, cuja emissão é de responsabilidade da transportadora.
Porém, enquanto o CT-e é exigido para transportes individuais, utiliza-se o MDF-e quando é necessário transportar e rastrear múltiplas cargas em um único documento. Dessa forma, a nota reúne informações dos documentos CT-e associados às diferentes cargas.
7. Nota Fiscal Complementar
Uma Nota Fiscal Complementar é usada quando é preciso corrigir, na nota fiscal principal, a quantidade de mercadorias ou o valor de imposto inferior ao correto.
Isso pode ocorrer quando houver erro no lançamento, variação na cotação da moeda (em exportações) ou reajuste de preços do produto ou serviço. Essa justificativa deve ser dada na complementação.
8. Nota Fiscal Denegada
A Nota Fiscal Denegada é emitida automaticamente quando o sistema identifica irregularidade fiscal em uma das partes envolvidas na operação.
Isso pode acontecer quando o emitente ou o destinatário estiver irregular ou quando o destinatário não estiver autorizado a operar na unidade federativa onde a nota foi emitida. Assim, a numeração da Nota Fiscal Denegada não pode mais ser usada.
9. Nota Fiscal Rejeitada
A Nota Fiscal Rejeitada é emitida quando a Secretaria da Fazenda identifica alguma informação errada no documento. Mas, diferentemente da Nota Fiscal Denegada, o documento pode ser corrigido, e seu número pode ser reutilizado após a correção.
Existem mais de 600 tipos de rejeições, entre eles:
- CNPJ inválido;
- Inscrição estadual errada;
- Duplicidade de nota;
- Erro na descrição dos impostos.
10. Nota Fiscal de Devolução
A Nota Fiscal de Devolução é emitida quando a operação de compra e venda não se concretiza, geralmente porque o consumidor recusou o produto por algum motivo. Quando a transação é entre pessoas jurídicas, é o comprador que emite a NF de Devolução.
Esse tipo de nota é importante para evitar o pagamento de tributos indevidamente.
11. Nota Fiscal de Exportação
A Nota Fiscal de Exportação registra as operações de venda de mercadorias para o Exterior.
Devido às particularidades desse tipo de operação, a NF de Exportação inclui campos específicos, como local de embarque, endereço no país de destino e isenção de impostos como IPI e ICMS.
12. Nota Fiscal de Remessa
A Nota Fiscal de Remessa é utilizada nas operações que não envolvem compra e venda, apenas um acompanhamento.
Esse documento informa que o produto está sendo enviado para conserto, doação, demonstração ou armazenamento em outro local. Dessa forma, os impostos relacionados àquela mercadoria não são pagos novamente.
A importância da emissão de notas fiscais
Notas fiscais são fundamentais para o controle e a fiscalização no Brasil. São documentos oficiais que registram as operações das pessoas jurídicas, que devem pagar impostos relacionados a essas transações, como o ICMS e o ISS.
Com a emissão das notas fiscais, os órgãos fiscalizadores podem controlar o recolhimento de tributos e o faturamento das empresas, a fim de evitar a omissão de receitas e a sonegação de impostos.
Empresas que cometem esses delitos estão sujeitas a multas, suspensão ou cancelamento do CNPJ, processos criminais e cobranças judiciais. Portanto, para as empresas, a importância da emissão de notas fiscais se deve a uma obrigação legal.
Porém, emitir notas fiscais também traz benefícios para a gestão do seu negócio. Você pode gerenciar melhor as finanças e as obrigações fiscais ao aprimorar o controle das vendas e do faturamento.
As notas fiscais, afinal, são registros oficiais sobre pedidos e vendas, que você pode armazenar digitalmente para elaborar relatórios, análises e projeções. Se quiser ganhar mais agilidade, também é possível automatizar a emissão de notas fiscais eletrônicas.
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