Por que o NCM é obrigatório na nota fiscal?
O NCM é um código de oito dígitos que classifica mercadorias de forma padronizada no Mercosul, sendo essencial para identificar produtos em transações comerciais.
Na nota fiscal, ele é obrigatório porque a legislação brasileira exige que cada item comercializado seja corretamente identificado para fins fiscais e regulatórios. Sem o NCM, a NF-e pode ser rejeitada pelos sistemas da Receita Federal ou das Secretarias da Fazenda (Sefaz).
O uso do NCM na nota fiscal assegura:
- Conformidade tributária: o código determina quais impostos (como ICMS, IPI, PIS e COFINS) devem ser aplicados.
- Rastreabilidade: permite que autoridades fiscais monitorem o tipo de mercadoria comercializada.
- Interoperabilidade no comércio exterior: facilita a comunicação com aduanas em importações e exportações.
Quer saber mais sobre a tabela NCM? Leia agora: “Tabela NCM: o guia completo”.
Função do código na tributação e classificação
O NCM desempenha duas funções principais na nota fiscal:
- Tributação: Cada código NCM está associado a alíquotas específicas de impostos. Por exemplo, um produto com NCM de “laranjas frescas” pode ter isenção de IPI, enquanto um eletrodoméstico terá alíquotas diferentes. O código garante que os cálculos fiscais sejam precisos.
- Classificação: O NCM identifica o produto de forma única, evitando ambiguidades. Isso é essencial para auditorias fiscais e para determinar se há incentivos, restrições ou licenças específicas para o item.
Uma classificação incorreta pode resultar em tributação inadequada, multas e outros problemas fiscais
Onde o NCM aparece na nota fiscal?
Na Nota Fiscal Eletrônica, o NCM é informado no campo específico de cada produto ou item incluído na NF-e. Ele aparece na seção de “Detalhamento de Produtos e Serviços”, geralmente ao lado da descrição do item, quantidade, valor unitário e outros dados fiscais.
Por exemplo, ao emitir uma NF-e para a venda de “café em grão”, o campo do NCM pode ser preenchido com o código 0901.11.10. Esse dado é enviado ao sistema da Sefaz, que valida a nota com base nas informações fornecidas.
Campos e validações automáticas
Os sistemas de emissão de NF-e, como os oferecidos por ferramentas de gestão fiscal, possuem validações automáticas que verificam:
- Se o NCM informado é válido e existe na tabela oficial.
- Se o código corresponde à descrição do produto.
- Se o NCM está alinhado com outros dados, como o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações).
Caso o NCM esteja incorreto ou ausente, o sistema da Sefaz pode rejeitar a nota, exigindo correções antes da autorização.
Erros no NCM podem invalidar a nota?
Sim, erros no NCM podem causar sérios problemas, desde a rejeição da nota fiscal até penalidades fiscais. Um código errado ou ausente pode levar a:
- Rejeição da NF-e: o sistema da Sefaz não autoriza a emissão se o NCM for inválido.
- Cálculo incorreto de impostos: um NCM errado pode resultar em alíquotas inadequadas, levando a pagamentos a maior ou a menor.
- Multas fiscais: erros detectados em auditorias podem gerar penalidades, dependendo da gravidade.
- Problemas no comércio exterior: em importações ou exportações, um NCM incorreto pode atrasar desembaraços aduaneiros.
Consequências fiscais e correções
As consequências de um erro no NCM variam. Por exemplo, se a NF-e for rejeitada, a empresa não poderá prosseguir com a venda até corrigir o problema.
Em casos de erro após a emissão, é possível emitir uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e) para ajustar o NCM, desde que o erro não altere valores fiscais ou a natureza da operação.
Como garantir que o NCM esteja correto antes de emitir a NF?
Para evitar problemas com o NCM na emissão da NF-e, siga estas boas práticas:
- Consulte a tabela NCM oficial: a tabela, mantida pela Receita Federal, está disponível em sites governamentais ou em sistemas de gestão fiscal. Verifique o código correspondente ao produto com base em sua descrição detalhada.
- Use sistemas de emissão confiáveis: softwares de gestão fiscal, como o ClickNotas, oferecem busca automática de NCM e validações prévias.
- Conte com apoio contábil: um contador pode ajudar a confirmar o NCM correto, especialmente para produtos complexos ou novos.
- Atualize cadastros regularmente: a tabela NCM pode sofrer alterações, então mantenha os cadastros de produtos atualizados.
- Realize testes antes da emissão: simule a emissão da NF-e em ambientes de homologação para identificar erros.
Dúvidas sobre nota fiscal? Leia agora: “NF-e: Guia completo, tudo que você precisa saber”
Como consultar o NCM correto para um produto?
Consultar o NCM correto é uma etapa fundamental para garantir a conformidade fiscal e evitar problemas na emissão de notas fiscais. O processo envolve identificar com precisão o código de oito dígitos que corresponde à mercadoria, de acordo com sua natureza e finalidade.
Existem três formas principais de realizar essa consulta:
- Portal da Receita Federal: a Receita Federal disponibiliza a tabela oficial da Nomenclatura Comum do Mercosul, atualizada com todas as classificações vigentes. No site, é possível realizar buscas por termos relacionados ao produto e verificar os detalhes de cada código.
- Softwares de gestão fiscal: plataformas especializadas em emissão de NF-e, como o ClickNotas, contam com ferramentas que sugerem o NCM com base na descrição do item e realizam validações automáticas. Isso reduz significativamente as chances de erro.
- Consultoria especializada: para mercadorias complexas ou quando houver dúvidas na classificação, o ideal é contar com a ajuda de um contador ou consultor tributário.
Conclusão
A relação entre o NCM e a nota fiscal é direta e essencial para a conformidade fiscal de qualquer empresa que comercializa produtos. O código NCM não apenas facilita a tributação e a classificação de mercadorias, mas também evita problemas como rejeição de notas ou multas.
Ao entender onde o NCM aparece, os riscos de erros e as boas práticas para acertar na escolha do código, você garante uma gestão fiscal mais eficiente e segura.
