O que é substituição tributária?
A substituição tributária é um regime que altera a forma tradicional de recolhimento do ICMS. Em vez de o imposto ser recolhido ao longo da cadeia — do fabricante até o consumidor final — ele é antecipado em um único momento, geralmente na saída da mercadoria da indústria ou do importador.
Esse mecanismo foi criado para combater a evasão fiscal e simplificar a fiscalização, mas para o contribuinte que emite a nota fiscal, representa um conjunto de obrigações adicionais: conhecer a legislação vigente no estado, identificar corretamente o produto sujeito à ST e preencher com precisão os campos fiscais da NF-e.
Mecanismo de antecipação do recolhimento do ICMS
Na prática, a substituição tributária antecipa o recolhimento do ICMS que seria devido por todos os integrantes da cadeia de circulação de uma mercadoria até o consumidor final.
Para isso, é calculado um valor presumido de venda final com base em uma Margem de Valor Agregado (MVA), definida pela legislação estadual.
Esse valor serve de base para o cálculo do ICMS-ST, que é recolhido de forma única e repassado ao estado pelo contribuinte substituto. Dessa forma, mesmo que o varejista não recolha o ICMS diretamente, ele já está embutido no custo de aquisição da mercadoria.
É um modelo que funciona bem para o fisco, mas que exige do contribuinte atenção redobrada, pois qualquer erro na base de cálculo, na aplicação da MVA ou na alíquota pode gerar inconsistências fiscais.
Papel do contribuinte substituto e substituído
No regime de substituição tributária, há dois perfis distintos de contribuintes:
- Contribuinte substituto: é aquele responsável por reter e recolher o ICMS-ST antecipadamente. Geralmente é o fabricante, importador ou atacadista que realiza a primeira operação de circulação da mercadoria.
- Contribuinte substituído: é quem adquire a mercadoria já com o ICMS-ST recolhido. Nesse caso, o varejista ou revendedor não precisa recolher o imposto novamente, mas deve destacar corretamente as informações da ST na nota fiscal para evitar erros de escrituração e inconsistências no controle fiscal.
É importante lembrar que o contribuinte substituído pode, em alguns casos, ter direito à restituição do imposto pago a mais, caso venda o produto por um valor inferior ao presumido.
Da mesma forma, pode ser responsabilizado caso revenda o produto para outro estado sem aplicar corretamente o diferencial de alíquota ou MVA ajustada.
Quando a substituição tributária se aplica?
A substituição tributária (ST) não é uma regra universal — seu uso depende de legislações estaduais ou federais que determinam quais produtos, operações ou setores devem adotar esse regime.
Abaixo, você encontrará um panorama claro sobre os cenários mais frequentes em que a ST é exigida e a razão dessa obrigatoriedade.
Produtos com legislação específica estadual ou nacional
Exemplos típicos incluídos nas listas de ST:
| Categoria | Exemplos comuns |
|---|---|
| Bebidas alcoólicas | Cerveja, vinhos, destilados |
| Bebidas não alcoólicas | Refrigerantes, energéticos |
| Combustíveis e lubrificantes | Gasolina, diesel, óleo lubrificante |
| Produtos farmacêuticos | Medicamentos em geral |
| Cosméticos e perfumaria | Loções, shampoos, perfumes |
| Autopeças | Pneus, filtros, amortecedores |
| Produtos alimentícios | Alguns refrigerados, conservas industriais |
| Material eletrônico | Baterias, pilhas e produtos químicos industriais |
Cada estado brasileiro publica listas de produtos sujeitos à substituição tributária, definindo tributos, MVA e regras aplicáveis. Além disso, alguns produtos são regulamentados por legislação federal (como combustíveis e medicamentos), que orientam ou complementam as normas estaduais.
Essas listas são dinâmicas, pois variam conforme decisões do Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) e cada Fazenda Estadual. Isso reforça a importância de estar sempre atualizado sobre os produtos comercializados pela empresa.
Situações mais comuns de aplicação
A substituição tributária se aplica principalmente nos seguintes momentos e operações:
- Venda do fabricante ou importador ao atacado: nessas operações iniciais, o fabricante, importador ou distribuidor — como contribuinte substituto — é responsável pelo recolhimento antecipado do ICMS-ST de toda a cadeia e destaca isso na NF-e com o CST “ICMS-ST” e valores correspondentes.
- Transferência interestadual: quando mercadorias sujeitas à ST são vendidos para outro estado, o ICMS-ST pode continuar acompanhado por regimes de DIFAL (diferencial de alíquota) — com regras específicas que combinam ICMS-ST e ICMS interestadual.
- Regime de substituição consolidado: alguns produtos possuem regimes especiais constantes que obrigam o recolhimento centralizado em uma única operação, simplificando a administração especialmente para varejo.
- Casos de substituição recíproca: em operações entre fabricantes, distribuidoras e atacadistas de diferentes estados, os dois contribuintes podem ser substitutos, cada um conforme a mercadoria e o destino final.
Leia também: “Quais impostos incidem sobre uma nota fiscal?”
Como preencher a nota fiscal com substituição tributária
Emitir uma nota fiscal com substituição tributária requer atenção redobrada aos detalhes técnicos, especialmente nas informações fiscais obrigatórias. Qualquer erro no preenchimento pode resultar em autuações, cobrança indevida ou recusa da NF-e pelo destinatário.
A seguir, veja como preencher corretamente os campos essenciais.
CFOP, CST, base de cálculo e valor do ICMS-ST
- CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações)
O CFOP indica o tipo de operação (venda, transferência, devolução etc.) e deve ser específico para transações sujeitas à substituição tributária. Por exemplo:
- 5.403 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, sujeita à ST (dentro do estado)
- 6.403 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, sujeita à ST (fora do estado)
Escolher o CFOP incorreto pode invalidar o crédito fiscal do cliente.
- CST (Código de Situação Tributária)
O CST indica como o ICMS foi tratado. Para ST, os códigos mais comuns são:
- 10 – Tributada com cobrança de ICMS por substituição tributária
- 60 – ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária
Esse código deve estar alinhado com o CFOP e com o regime tributário da empresa.
- Base de cálculo do ICMS-ST
A base de cálculo é definida pelo preço da mercadoria acrescido do MVA (Margem de Valor Agregado), fixado por legislação estadual. Esse valor serve de referência para calcular o ICMS-ST a ser recolhido. - Valor do ICMS-ST
Com a base de cálculo definida, aplica-se a alíquota do ICMS do estado de destino sobre o valor com MVA. O resultado é o valor do ICMS-ST a ser destacado e recolhido.
Importância do código NCM correto
O NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) é o código que classifica os produtos na nota fiscal. Cada NCM está vinculado a regras fiscais específicas, inclusive sobre a obrigatoriedade ou não da substituição tributária.
Erros no NCM podem levar a:
- Cálculo incorreto do ICMS-ST;
- Rejeição da nota fiscal pelo cliente ou Sefaz;
- Multas e autuações por classificação indevida de produto.
É importante verificar se o NCM utilizado consta na lista de produtos sujeitos à ST no estado em questão. Para isso, consulte regularmente os atos do Confaz e as legislações estaduais.
Leia também: “O que é código de situação tributária (CST) e como preencher corretamente”
Principais erros ao emitir nota com substituição tributária
A substituição tributária (ST) exige precisão no preenchimento da nota fiscal. Pequenos equívocos podem gerar problemas com o Fisco, devoluções por parte do cliente ou até autuações.
A seguir, veja os erros mais comuns e como evitá-los.
Códigos fiscais incorretos
O uso equivocado de códigos como CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) ou CST (Código de Situação Tributária) é um dos erros mais recorrentes.
- CFOP incompatível com a operação (ex: usar código de venda sem ST quando há retenção do ICMS);
- CST divergente do regime tributário ou do tipo de operação (ex: CST 00 quando deveria ser 10 ou 60).
Dica: Sempre verifique a natureza da operação, o estado de origem e destino e a situação tributária da empresa antes de definir os códigos.
Falta de destaque do valor retido
O ICMS-ST deve ser destacado corretamente no campo apropriado da NF-e. A ausência dessa informação pode gerar:
- Recusa da nota pelo destinatário;
- Perda do crédito fiscal;
- Inconsistência nos relatórios do SPED Fiscal.
O valor do ICMS-ST deve estar visível no DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), com os campos de base de cálculo, alíquota e valor do imposto preenchidos.
Erros no preenchimento do ICMS-ST
Além da ausência de destaque, outro erro comum é o preenchimento incorreto do ICMS-ST. Isso inclui:
- Aplicar alíquota errada para o estado de destino;
- Utilizar MVA (Margem de Valor Agregado) desatualizada;
- Calcular a base de cálculo sem considerar todos os encargos adicionais (frete, seguros, IPI).
Esses erros não apenas afetam a validade da nota, mas também podem causar prejuízos financeiros à empresa que paga a mais ou a menos o imposto devido.
Prevenir-se é essencial: mantenha sempre atualizadas as tabelas de MVA por estado, revise os parâmetros no seu sistema de emissão de NF-e e, sempre que possível, consulte sua contabilidade antes de realizar operações interestaduais com ST.
