O que significa a rejeição 938?
A rejeição 938 ocorre quando a nota fiscal eletrônica (NF-e) é transmitida para a SEFAZ sem o preenchimento de campos obrigatórios relacionados ao ICMS retido por substituição tributária. Essa falha impede a autorização da nota e exige atenção especial, pois está diretamente relacionada à tributação correta de produtos sujeitos à substituição tributária.
Geralmente, essa rejeição aparece em operações em que a empresa precisa demonstrar o ICMS-ST retido anteriormente, mas os valores não foram informados no XML — seja por erro de configuração, cadastro incompleto do produto ou uso incorreto do CST ou CFOP.
Entendendo a mensagem de erro
A mensagem que acompanha a rejeição 938 é bastante direta: “Rejeição 938: Não informada vBCSTRet, pST, vICMSSubstituto e vICMSSTRet.”
Isso significa que os seguintes campos, obrigatórios em operações com ICMS-ST retido anteriormente, não foram incluídos no XML da nota fiscal:
- vBCSTRet – Valor da Base de Cálculo do ICMS-ST retido
- pST – Percentual do ICMS-ST (Margem de Valor Agregado ou alíquota)
- vICMSSubstituto – Valor do ICMS substituído
- vICMSSTRet – Valor do ICMS-ST retido anteriormente
Mesmo que o CST ou CFOP utilizados indiquem que a operação exige a demonstração do ICMS-ST, se algum desses campos estiver ausente, a SEFAZ rejeita a nota com esse código.
Quais campos do XML estão ausentes
No layout do XML da NF-e, os campos envolvidos no erro 938 fazem parte do grupo de ICMS e precisam ser preenchidos de forma obrigatória quando:
- O CST for 60, 30 ou qualquer outro que implique retenção de ICMS-ST
- O CFOP representar venda de mercadoria com ST ou devolução com ICMS-ST retido
- A mercadoria estiver classificada com NCM e CEST sujeitos à substituição tributária
A ausência de apenas um desses campos já é suficiente para disparar a rejeição, mesmo que os demais estejam preenchidos.
Esses campos são especialmente críticos em operações de venda para varejo, onde o ICMS-ST já foi retido na indústria ou na distribuidora, e o contribuinte apenas destaca os valores.
Em que tipo de operação a rejeição costuma ocorrer
A rejeição 938 é mais frequente nos seguintes contextos:
1. Venda de mercadoria com ICMS-ST já retido
Quando uma empresa revende produtos que já vieram com o ICMS-ST retido na cadeia anterior (por exemplo, indústrias ou distribuidores), ela deve reproduzir esses valores na nota de venda. A falta dessa informação gera a rejeição.
2. Devolução de mercadoria com ICMS-ST
Notas fiscais de devolução de produtos com ST exigem que a empresa informe o valor do ICMS-ST retido na nota original. Isso é necessário para que o imposto seja corretamente ajustado na apuração do ICMS.
3. Reenvio de XML de fornecedor com erro
Muitas empresas importam XMLs de fornecedores para realizar devoluções ou movimentações internas. Se o XML original não possui os campos de ICMS-ST devidamente preenchidos e a empresa tenta replicar a nota, o erro pode se repetir na cadeia.
4. Venda interestadual com ICMS-ST
Embora menos comum, a rejeição 938 também pode surgir em operações interestaduais quando o regime de substituição tributária é mantido entre estados que possuem convênio. Nesses casos, os valores de ST também devem ser informados.
Causas mais comuns da rejeição 938
A rejeição 938 é um dos erros mais técnicos no processo de emissão da NF-e, mas tem como causa principal inconsistências entre o tipo de operação fiscal e os dados exigidos pelo ICMS-ST. Mesmo quando o sistema emissor permite a geração da nota, se os parâmetros fiscais não estiverem coerentes entre si, especialmente CFOP, CST, NCM e valores — a SEFAZ irá barrar a autorização do documento.
Abaixo, você confere os motivos mais recorrentes que levam à rejeição 938.
CFOPs que exigem ICMS-ST e não tiveram valores informados
Alguns CFOPs são indicativos diretos de operações sujeitas à substituição tributária, como vendas internas ou interestaduais de produtos que já tiveram o imposto retido anteriormente. Quando esses códigos são utilizados, a SEFAZ espera encontrar os valores de ICMS-ST destacados no XML.
Exemplos de CFOPs que comumente exigem ST:
- 5.405 – Venda de mercadoria sujeita à substituição tributária
- 6.405 – Venda interestadual com ICMS-ST
- 5.949 – Outras saídas de mercadoria com ICMS-ST
- 5.202 – Devolução de compra para revenda com ST
Se o contribuinte utiliza um desses códigos e não preenche os campos de vBCSTRet, pST, vICMSSubstituto ou vICMSSTRet, o sistema da SEFAZ irá gerar automaticamente a rejeição 938.
Saiba mais sobre CFOP em: “CFOP: o que é, para que serve e tabela“.
CST incompatível com operação de substituição tributária
Outro fator crítico é o uso incorreto do CST (Código de Situação Tributária). Alguns CSTs exigem, por padrão, que a nota fiscal contenha informações sobre o ICMS-ST. Quando isso não ocorre, há quebra da consistência tributária esperada pelo sistema de validação.
Exemplos de CSTs que exigem dados de ST:
- 60 – ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária
- 30 – Isenção ou não tributação com cobrança de ICMS por substituição
- 70 – Redução de base de cálculo e ST
- 10 – Tributada com cobrança de ICMS-ST
Se um CST como o 60 é usado, mas a base de cálculo, o percentual e os valores do ICMS substituído não são informados, o XML será rejeitado.
Saiba mais sobre a Substituição Tributária em: “O que é código de situação tributária (CST) e como preencher corretamente”.
Falta de base de cálculo ou percentual de ST
Mesmo quando o CFOP e o CST estão corretos, ainda é comum a rejeição 938 ocorrer por campos fiscais obrigatórios deixados em branco ou com valor zero, como:
- vBCSTRet – base de cálculo do ICMS-ST
- pST – percentual da ST aplicado
- vICMSSTRet – valor efetivamente retido
Essa falha normalmente ocorre por dois motivos:
- O produto não está corretamente configurado no sistema emissor
- O sistema não faz o preenchimento automático dos campos de ST e o usuário esquece de completar manualmente
Para evitar isso, é fundamental garantir que o cadastro de produtos esteja completo com NCM, CEST, alíquota de ST, CST e CFOP corretos, e que o sistema emissor esteja atualizado com as regras tributárias vigentes.
Erros na importação de XML de fornecedor
Muitas empresas utilizam a importação automática do XML de fornecedores para emitir notas de devolução ou entrada por retorno. No entanto, se o XML original veio sem os campos de ICMS-ST devidamente preenchidos, a duplicação ou devolução baseada nesse documento também apresentará erros.
Esse problema é comum quando o fornecedor:
- Emite nota sem destacar o ICMS-ST mesmo quando devido
- Usa CST ou CFOP incorretos, não representando a retenção de ICMS-ST
- Deixa campos de ST em branco no XML, embora o DANFE os exiba
Resultado: ao importar e reenviar esse XML como base, o sistema do destinatário replica o erro e a SEFAZ rejeita a nota.
Como evitar: Antes de gerar uma nota de devolução com base em XML importado, valide se os campos fiscais do ICMS-ST estão completos. Caso contrário, será necessário ajustar manualmente o CFOP, CST e os valores de ICMS retido antes de transmitir o documento.
Como corrigir a rejeição 938 passo a passo
A rejeição 938 pode parecer complexa, mas sua correção é totalmente possível com uma abordagem estruturada e técnica. O ponto central do erro está na ausência de informações obrigatórias relacionadas ao ICMS-ST, e para resolver, é necessário revisar se a operação exige a aplicação da substituição tributária e, se sim, garantir que os campos do XML estejam devidamente preenchidos.
A seguir, confira um passo a passo prático para identificar a causa e resolver a rejeição 938 com segurança.
Passo 1: identificar se a operação envolve ICMS-ST
Antes de tudo, é necessário entender se a nota fiscal realmente se refere a uma operação com substituição tributária. Isso depende de fatores como:
- O NCM do produto e sua inclusão em protocolos ou convênios de ST
- O CFOP utilizado (como 5.405, 6.405, 5.202, entre outros)
- O CST atribuído ao produto (especialmente códigos como 10, 30, 60 e 70)
- A UF de origem e de destino, já que a ST pode variar entre estados
Se a operação de fato envolver ICMS-ST, o contribuinte tem a obrigação de informar os valores retidos na cadeia anterior.
Não erre mais no ICMS-ST: Como emitir nota fiscal para produtos com ICMS-ST
Não erre mais no ICMS-ST, leia agora: “Como emitir nota fiscal para produtos com ICMS-ST”.
Passo 2: conferir CST, CFOP e CEST
Com a certeza de que a operação envolve ICMS-ST, o próximo passo é revisar se os códigos fiscais estão compatíveis entre si. Os principais pontos de atenção são:
- CST: deve representar corretamente a tributação. Ex.: CST 60 = ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária
- CFOP: deve indicar que a operação é com produto sujeito à ST
- CEST: obrigatório para produtos sujeitos à substituição tributária. A ausência ou erro nesse campo pode invalidar a operação
Erros de combinação entre CFOP, CST e CEST são uma das causas mais frequentes da rejeição 938, pois resultam em expectativa da SEFAZ de encontrar valores que não estão no XML.
Leia agora: “CEST: o guia completo do Código Especificador da Substituição Tributária”.
Passo 3: preencher campos obrigatórios:
Com os códigos corretos, é hora de preencher os campos específicos do ICMS-ST retido anteriormente. Esses valores devem ser informados por item na nota fiscal e precisam estar de acordo com a carga tributária prevista na legislação da UF envolvida.
vBCSTRet – Base de Cálculo da ST Retida
É o valor sobre o qual será calculado o ICMS-ST. Deve ser preenchido com base nas regras de formação do preço e na margem agregada (MVA) definida pelo estado.
pST – Percentual da ST
É o percentual aplicado sobre a base de cálculo da ST. Pode representar a MVA ou a alíquota utilizada para cálculo do ICMS-ST.
vICMSSubstituto – Valor do ICMS Substituído
É o valor estimado do ICMS que seria devido pelo contribuinte substituído. Preenchido em operações com CSTs que exigem esse campo.
vICMSSTRet – Valor do ICMS-ST Retido
É o valor do ICMS que foi efetivamente retido na operação anterior e que está sendo informado para fins de escrituração e apuração.
Alguns sistemas emissores não calculam automaticamente esses campos, sendo necessário configurá-los ou preenchê-los manualmente.
Passo 4: validar XML antes do envio
Após preencher os campos corretamente, o último passo é validar o XML da nota fiscal antes de transmiti-la à SEFAZ. Essa etapa garante que:
- Todos os campos obrigatórios estão presentes
- Os valores numéricos estão formatados corretamente
- O CST está compatível com o CFOP
- O CEST corresponde ao NCM do produto
- Não há campos em branco, valores zerados ou incoerentes
Se o seu sistema não oferece essa validação prévia, é altamente recomendável utilizar um validador de XML externo ou ativar uma função de pré-validação fiscal automatizada.
A transmissão só deve ser feita após essa conferência, para garantir que a rejeição 938 não volte a ocorrer.
Exemplos práticos de rejeição 938
Entender a teoria é importante, mas visualizar como a rejeição 938 acontece na prática ajuda a identificar o erro com mais facilidade e evitar recorrências. Abaixo, apresentamos três situações comuns em que essa rejeição é gerada, com explicações claras para facilitar o diagnóstico e a correção.
Venda de mercadoria sujeita à ST sem valor de ICMS informado
Cenário: Uma loja de materiais elétricos realiza a venda de um chuveiro elétrico, cuja NCM está sujeita à substituição tributária conforme convênio vigente no estado.
Erro: O emissor seleciona corretamente o CFOP 5.405 e o CST 60, mas esquece de preencher os campos de ICMS-ST no item da nota fiscal (vBCSTRet, pST, vICMSSubstituto, vICMSSTRet).
Resultado: A SEFAZ rejeita a nota com o código 938, já que esses campos são obrigatórios para produtos com ICMS retido anteriormente.
Como resolver: Preencher os valores de ST com base nas tabelas estaduais e validar o XML antes de reenviar.
Erro em nota de devolução
Cenário: Um supermercado devolve ao fornecedor uma caixa de sabão em pó comprada com ICMS-ST. A devolução é feita com CFOP 5.202 e CST 60, replicando os dados da nota de origem.
Erro: Apesar do CFOP e CST corretos, o valor do ICMS-ST que havia sido retido anteriormente não é destacado na devolução.
Resultado: Rejeição 938, pois a nota de devolução deve informar os mesmos valores de ICMS-ST da nota de entrada, quando a mercadoria for devolvida.
Como resolver: Recalcular os valores com base na nota original ou importar o XML do fornecedor corretamente preenchido, preenchendo os campos obrigatórios de ICMS-ST no item.
Recebimento de XML de fornecedor sem campo ST
Cenário: Uma empresa de cosméticos importa o XML da nota fiscal de compra emitida pelo fornecedor para realizar uma devolução.
Erro: O XML do fornecedor não possui os campos de ICMS-ST preenchidos, mesmo que a operação envolvesse substituição tributária. A empresa replica esse XML para devolução, resultando em XML com os mesmos campos em branco.
Resultado: A devolução é rejeitada com o código 938, pois o ICMS-ST não foi declarado, mesmo sendo devido.
Como resolver: Solicitar ao fornecedor a correção da nota original ou preencher manualmente os campos de ST conforme cálculo com base legal (consultando MVA, NCM, alíquota, etc.).
Como evitar a rejeição 938
A melhor forma de lidar com a rejeição 938 é evitar que ela ocorra. Essa rejeição está quase sempre ligada à falta de dados em operações sujeitas à substituição tributária (ICMS-ST). Isso significa que, quando o processo fiscal está bem ajustado desde o cadastro de produtos até a emissão da NF-e, o erro dificilmente acontece.
A seguir, confira as principais práticas para prevenir a rejeição 938 com segurança e eficiência.
Validação fiscal automática antes do envio
Um sistema emissor com validação fiscal automatizada é essencial para evitar não apenas a rejeição 938, mas diversas outras falhas técnicas. Essa funcionalidade permite que, antes mesmo do envio à SEFAZ, o XML seja revisado quanto a:
- Ausência de campos obrigatórios, como vBCSTRet, pST e vICMSSTRet
- Inconsistências entre CFOP e CST utilizados
- Divergências entre o cadastro do produto e as regras estaduais de ICMS-ST
A validação automática atua como uma camada de segurança, bloqueando a transmissão de notas incorretas e permitindo que os erros sejam corrigidos dentro do próprio sistema emissor, o que evita retrabalho e atrasos operacionais.
Dica prática: muitos ERPs e plataformas emissoras de NF-e já oferecem essa funcionalidade integrada, mas nem sempre ela está ativa por padrão. Verifique com sua equipe de TI ou suporte fiscal.
Correlação CFOP + CST + NCM no emissor
A combinação entre CFOP, CST e NCM é o núcleo da configuração tributária da nota fiscal. Quando essa correlação é mal definida ou desatualizada, a chance de erro, inclusive da rejeição 938, aumenta significativamente.
Veja por que essa relação é tão importante:
- CFOP define a natureza da operação (venda, devolução, transferência etc.)
- CST informa como o ICMS é tratado (tributado, isento, ST, diferido etc.)
- NCM determina se o produto está sujeito à substituição tributária, e qual o tratamento fiscal em cada UF
Sistemas emissores eficientes devem validar se essas três informações estão alinhadas entre si. Por exemplo: se você utiliza um CFOP de venda com ST (como 5.405), e o CST indica ICMS-ST (como o 60), mas o NCM não está vinculado a um CEST válido — a nota pode ser rejeitada.
Saiba tudo sobre NCM em: “NCM e nota fiscal: qual a relação?”.
Revisão das regras de tributação do produto
Um erro comum que leva à rejeição 938 é considerar que todos os produtos seguem o mesmo comportamento fiscal. Na prática, cada item pode ter regras distintas de tributação, principalmente quando a empresa vende para diferentes estados ou atua com múltiplas categorias de mercadorias.
Para evitar problemas como campos obrigatórios faltando, é importante manter o cadastro de produtos sempre atualizado com:
- Códigos NCM e CEST corretos
- Alíquotas de ICMS-ST aplicáveis por UF
- Definição clara do CST conforme regime tributário da empresa
- Histórico de operações anteriores (para preenchimento correto em devoluções ou remessas)
Além disso, produtos novos devem passar por validação tributária antes de serem incluídos no catálogo de vendas, evitando que uma configuração incorreta se propague para várias notas.
Perguntas frequentes sobre a rejeição 938
A rejeição 938 é bastante comum em operações com ICMS-ST e pode gerar diversas dúvidas no momento da correção. Abaixo, respondemos às perguntas mais recorrentes sobre esse erro, com foco em soluções práticas e orientações seguras.
Posso reenviar a mesma nota corrigida?
Sim. Quando a nota fiscal é rejeitada pela SEFAZ, ela não é registrada oficialmente, ou seja, não é necessário cancelamento. Isso permite que você corrija os campos exigidos, como vBCSTRet, pST, vICMSSubstituto e vICMSSTRet, e reenvie a nota com o mesmo número e série.
Importante: o prazo para envio da NF-e corrigida ainda precisa respeitar o tempo legal de emissão a partir da data de saída/entrada do produto.
Essa rejeição gera multa se não corrigida?
Não, a rejeição 938 por si só não gera multa, pois significa que a NF-e não foi aceita pela SEFAZ. No entanto, deixar de corrigir e emitir a nota corretamente pode causar:
- Irregularidade fiscal na operação, por ausência de documentação válida
- Problemas com clientes e transportadoras, pela falta de DANFE autorizado
- Multas por descumprimento de obrigações acessórias, caso a operação não seja registrada corretamente no prazo exigido
Portanto, embora a rejeição não gere penalidade direta, a falta de correção e emissão adequada pode sim resultar em autuações em casos de fiscalização.
O erro ocorre apenas em notas de venda?
Não. A rejeição 938 pode ocorrer em diferentes tipos de operação, desde que envolvam ICMS-ST. Os casos mais comuns são:
- Notas de venda de produtos com ICMS-ST retido anteriormente
- Notas de devolução, quando há necessidade de informar o ICMS-ST da nota de origem
- Remessas e retornos simbólicos com ST
- Transferências interestaduais, se houver convênio entre os estados para manter o regime de ST
Ou seja, qualquer operação em que a legislação exija a demonstração do ICMS-ST pode ser afetada por essa rejeição.
Como saber se o produto exige ST?
A exigência de substituição tributária depende de três fatores principais:
- O NCM do produto
- O estado de origem e o de destino da mercadoria
- Se há convênio ou protocolo entre os estados para aplicação do ICMS-ST
Você pode verificar essa informação por meio de:
- Consulta à tabela do CEST, vinculada ao NCM do produto
- Consulta às legislações estaduais e convênios do CONFAZ
- Uso de sistemas de classificação fiscal automatizada, que cruzam os dados e indicam a incidência de ST
Empresas que operam com múltiplas UFs devem ter atenção redobrada, pois a substituição tributária não é nacionalmente unificada.
Preciso de CEST para evitar esse erro?
Sim. Sempre que o produto for sujeito à substituição tributária, o preenchimento do CEST (Código Especificador da Substituição Tributária) é obrigatório.
A ausência do CEST no item da nota, quando o NCM exige, pode:
- Impedir o cálculo correto do ICMS-ST
- Gerar a rejeição 938 por ausência de campos obrigatórios
- Comprometer a escrituração fiscal e o SPED
Saiba tudo sobre o CEST em: “CEST: o guia completo do Código Especificador da Substituição Tributária”.
