Penalidades por não emissão ou omissão de nota fiscal: o que sua empresa precisa evitar

A obrigatoriedade da emissão de notas fiscais

Emitir nota fiscal é mais do que uma formalidade administrativa é uma obrigação legal imposta às empresas que realizam operações com impacto econômico, como vendas de mercadorias ou prestação de serviços.

Essa exigência existe para que a Receita Federal, a Sefaz estadual e as prefeituras possam controlar o recolhimento de tributos, monitorar transações comerciais e garantir a transparência fiscal em toda a cadeia produtiva.

Apesar disso, muitas empresas ainda negligenciam essa obrigação, seja por desconhecimento técnico, por erros operacionais ou até por tentativa de ocultar faturamento.

A seguir, vamos entender o que diz a lei, em quais situações a emissão da NF-e é obrigatória e qual é a diferença entre não emitir e omitir esse documento.

Legislação federal e estadual

A obrigatoriedade da emissão de nota fiscal está prevista em diversas normas de caráter nacional e regional, que, juntas, formam a base jurídica do sistema tributário brasileiro.

No âmbito federal:

A principal referência é o Código Tributário Nacional (CTN) – Lei nº 5.172/1966, que define a nota fiscal como uma obrigação acessória do contribuinte. Segundo o CTN, deixar de cumprir obrigações acessórias pode resultar em sanções fiscais, independentemente do pagamento do tributo em si.

Além disso, a Lei nº 8.137/1990, que trata dos crimes contra a ordem tributária, prevê penas de reclusão e multa para quem omite informações ou deixa de emitir documentos fiscais obrigatórios com o intuito de suprimir tributos.

A Receita Federal, por sua vez, exige a emissão de notas fiscais para:

• Controle do ICMS, IPI, PIS, COFINS e IRPJ;
• Escrituração de entradas e saídas no SPED (Sistema Público de Escrituração Digital);
• Auditorias eletrônicas baseadas na movimentação fiscal declarada.

No âmbito estadual:

Cada estado regulamenta, por meio da legislação do ICMS, os detalhes da emissão da NF-e modelo 55 para circulação de mercadorias. Por exemplo:

• Em São Paulo, a obrigatoriedade é regida pelo RICMS/SP (Decreto 45.490/2000);
• Em Minas Gerais, pelo RICMS/MG (Decreto 48.589/2023);
• Outros estados seguem normas semelhantes, com variações nos prazos, penalidades e exigências complementares.

Todos os estados exigem a emissão de NF-e para qualquer operação com circulação de mercadoria tributável, e em muitos casos, também para operações isentas ou com substituição tributária.

Operações em que a emissão é obrigatória

A emissão da nota fiscal é obrigatória sempre que há uma operação de natureza econômica, independentemente do valor ou do regime tributário da empresa. Isso inclui:

1. Venda de produtos e mercadorias

Seja no varejo, atacado, e-commerce ou venda direta, toda transação comercial que envolva circulação de bens exige a emissão de NF-e (modelo 55).

2. Prestação de serviços

A emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é obrigatória para prestadores que atuam como pessoa jurídica, incluindo:

• Serviços técnicos e intelectuais;
• Manutenções, transportes, consultorias, tecnologia;
• Serviços prestados a consumidores finais ou empresas.

3. Transferência entre filiais

Mesmo quando não há venda, o simples deslocamento de mercadoria entre estabelecimentos da mesma empresa (em estados diferentes ou dentro do mesmo estado) exige emissão de nota fiscal de transferência.

4. Bonificações, amostras e brindes

Essas operações exigem emissão de NF-e com o CFOP e CST apropriado, mesmo que não envolvam pagamento. A ausência pode ser interpretada como tentativa de omissão de receita.

5. Devoluções, consignações e remessas

Todas essas situações têm tratamentos fiscais específicos, mas em comum, exigem que a operação seja formalizada com emissão de nota fiscal, sob pena de inconsistência na escrituração e bloqueio de crédito fiscal.

6. Importações e exportações

A entrada ou saída de mercadorias do país exige emissão de nota fiscal, com destaque dos tributos federais e observância da legislação aduaneira.

Importante: mesmo empresas do Simples Nacional estão obrigadas a emitir nota fiscal, exceto em raríssimos casos de venda para pessoa física no varejo, dependendo da legislação estadual.

Diferença entre não emissão e omissão de NF-e

Embora os dois termos, não emissão e omissão, pareçam sinônimos, na prática fiscal eles possuem implicações jurídicas diferentes.

Não emissão:

Refere-se à falha em emitir a nota fiscal em uma operação obrigatória, seja por esquecimento, erro do sistema, desconhecimento ou negligência.
Exemplo: a empresa faz a venda, entrega a mercadoria, mas por desorganização interna, não gera a nota correspondente.

Consequência: aplicação de multa por descumprimento de obrigação acessória, podendo ser corrigida com emissão retroativa, mas com penalidades.

Omissão de nota fiscal:

É quando a empresa deliberadamente deixa de emitir o documento, com a intenção de ocultar receita e não recolher os impostos devidos.
Exemplo: vendas “por fora” registradas apenas no caixa, sem movimentação fiscal declarada.

Consequência: pode ser caracterizado como crime de sonegação fiscal, com aplicação de multa agravada, juros, bloqueio de CNPJ, apontamento em órgãos de fiscalização e, em casos extremos, ação penal por fraude fiscal.

Além disso, a omissão pode ser detectada por:

• Cruzamento eletrônico de dados da Receita Federal;
• SPED Fiscal e contribuições;
• Informações de cartão de crédito, movimentações bancárias e notas recebidas por clientes.

Leia também: “Erros mais comuns ao emitir NF-e e como corrigir”.

Quais são as penalidades previstas em lei

A não emissão ou omissão de nota fiscal é tratada com seriedade pela Receita Federal, pelas Secretarias da Fazenda estaduais e pelas prefeituras. Dependendo da gravidade e da recorrência, essas falhas podem gerar sanções administrativas, financeiras e até criminais.

As penalidades variam conforme o tipo da infração (intencional ou não), a natureza da operação, o regime tributário da empresa e a legislação vigente em cada esfera (municipal, estadual ou federal). Veja abaixo as principais consequências previstas em lei:

Multas financeiras por não emissão

A penalidade mais imediata para quem deixa de emitir nota fiscal é a aplicação de multas administrativas. Elas são aplicadas pelas Secretarias da Fazenda estaduais (no caso de NF-e de produtos) ou pelas prefeituras (em caso de NFS-e de serviços).

As multas variam conforme o estado e o município, mas costumam seguir critérios como:

• Valor fixo por documento não emitido;
• Percentual sobre o valor da operação;
• Percentual sobre o tributo não recolhido;
• Agravantes em caso de reincidência.

Exemplos práticos:

• São Paulo (RICMS/SP – Art. 527): multa de 10% do valor da operação, nunca inferior a 100 UFESPs, em caso de não emissão de NF-e em operações tributáveis.
• Minas Gerais (RICMS/MG – Art. 55): multa de 30% do valor da operação para omissão dolosa da nota fiscal.
• NFS-e em SP (Lei Municipal nº 13.701/2003): multa de até 100% do imposto devido, quando não há emissão ou registro do serviço.

Além das multas por infração específica, a empresa pode sofrer correção monetária, juros de mora e penalidades cumulativas se houver também inadimplência no pagamento do imposto devido.

Em alguns estados, a empresa pode ser autuada mesmo que a operação tenha sido isenta ou com alíquota zero, apenas pelo fato de não ter cumprido a obrigação acessória de emitir o documento fiscal.

Penalidades criminais por fraude ou sonegação

Quando a não emissão ou omissão da nota fiscal é praticada com dolo, ou seja, com intenção de sonegar tributos, ocultar receitas ou fraudar o Fisco, a empresa e seus responsáveis podem ser enquadrados na Lei nº 8.137/1990, que trata dos crimes contra a ordem tributária.

Art. 1º, Inciso V:

“Negar ou deixar de fornecer, quando obrigados, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.”

Pena prevista:

• Reclusão de 2 a 5 anos;
• E multa proporcional ao valor do tributo sonegado.

Além da esfera criminal, a empresa pode sofrer:

• Exclusão do Simples Nacional, caso esteja enquadrada nesse regime;
• Abertura de processo administrativo fiscal com cobrança retroativa dos tributos;
• Bloqueio de bens para garantir o crédito tributário.

Vale lembrar: mesmo que o valor da operação seja baixo, se ficar comprovada a intenção de fraudar o Fisco, o crime é configurado. A Receita não precisa provar o prejuízo, apenas a prática da conduta irregular.

Riscos de bloqueio do CNPJ pela Receita Federal

Além de multas e penalidades criminais, uma das consequências mais severas para quem omite ou deixa de emitir notas fiscais com frequência é o bloqueio ou suspensão do CNPJ.

Essa medida pode ser tomada quando a Receita Federal ou a Sefaz identifica que a empresa:

• Não emite notas por um longo período, mesmo com indícios de operação ativa;
• Está com divergências entre os dados fiscais e contábeis;
• Foi autuada e não regularizou a situação;
• Não apresentou declarações obrigatórias (como DCTF, EFD ou PGDAS-D).

O bloqueio do CNPJ pode gerar consequências como:

• Impossibilidade de emitir novas notas fiscais;
• Suspensão de acesso à inscrição estadual ou municipal;
• Cancelamento de alvarás ou licenças de funcionamento;
• Perda de acesso a linhas de crédito e contas bancárias empresariais;
• Restrição para operar no mercado B2B, já que outras empresas não conseguem emitir notas para um CNPJ inativo.

Muitos empreendedores descobrem o bloqueio do CNPJ no momento de vender ou renovar contratos, gerando atrasos e perda de oportunidades.

Saiba mais sobre o assunto: “Operações de prestação e subcontratação: quando emitir nota fiscal”.

Como evitar autuações e prejuízos fiscais

Mais do que saber o que não fazer, o caminho mais seguro é entender como agir de forma preventiva. Autuações por não emissão ou omissão de notas fiscais são evitáveis desde que a empresa adote processos adequados, conte com suporte técnico e mantenha controle sobre sua operação fiscal.

A seguir, veja três pilares essenciais para manter sua empresa em conformidade com o Fisco e longe de penalidades desnecessárias.

Uso de sistemas de emissão confiáveis

O primeiro passo para evitar falhas fiscais é contar com um sistema emissor de NF-e/NFS-e seguro, homologado e atualizado de acordo com as exigências da Receita Federal e das Sefaz estaduais.

Um sistema confiável deve:

• Realizar validações automáticas (ex.: CFOP, CST, CNPJ, NCM);
• Possibilitar o acesso fácil às notas emitidas e canceladas;
• Emitir documentos com layout XML e DANFE conforme o padrão nacional;
• Gerar relatórios para cruzamento com a contabilidade;
• Ter backup automático e armazenamento em nuvem.

Além disso, sistemas modernos como o ClickNotas oferecem recursos adicionais que vão além da simples emissão, como:

• Sugestões inteligentes de campos;
• Integração com o contador;
• Alertas para inconsistências;
• Emissão de CC-e (Carta de Correção Eletrônica) e notas complementares.

Usar sistemas não homologados, planilhas ou softwares ultrapassados aumenta significativamente o risco de emitir documentos inválidos ou com erros.

Revisão constante com suporte contábil

Mesmo com tecnologia de ponta, a supervisão humana especializada continua essencial, especialmente em empresas que lidam com operações mais complexas, como:

• Substituição tributária;
• Regimes especiais;
• Retenção de impostos;
• Diferencial de alíquota (DIFAL);
• Operações interestaduais.

Ter uma contabilidade ativa, acessível e integrada ao processo de emissão de notas reduz o risco de:

• Aplicar alíquotas incorretas;
• Escolher o CFOP errado;
• Deixar de destacar tributos obrigatórios;
• Usar códigos fiscais desatualizados.

O ideal é que o contador revise periodicamente:

• As notas emitidas no mês;
• O correto enquadramento tributário;
• As obrigações acessórias entregues;
• A congruência entre a emissão fiscal e os lançamentos contábeis.

Essa atuação preventiva evita autuações futuras e proporciona maior segurança no caso de auditorias fiscais.

Um dos erros mais comuns é delegar toda a responsabilidade da emissão à área operacional, sem envolvimento da contabilidade. Isso isola a tomada de decisão fiscal e aumenta o risco de inconsistências.

Automatização da emissão de notas

Automatizar a emissão fiscal vai muito além de acelerar o processo: é uma forma de padronizar, reduzir erros e garantir rastreabilidade total das operações.

A automação permite:

• Geração automática de nota a partir de pedidos de venda ou contratos;
• Integração com sistemas de ERP e controle de estoque;
• Atualização automática de tabelas de NCM, alíquotas e CFOPs;
• Regras pré-definidas por tipo de operação, cliente ou produto.

Empresas que automatizam sua emissão fiscal têm:

• Menor índice de rejeição de NF-e;
• Mais agilidade no faturamento e no envio ao cliente;
• Menor exposição ao risco de fiscalização;
• Facilidade na entrega de obrigações acessórias (SPED, EFD, DCTF).

Saiba mais sobre o assunto: “Automatização da emissão de notas fiscais: quando vale a pena”. 

Conclusão: emitir notas corretamente é proteger sua empresa de penalidades

Emitir notas fiscais corretamente não é apenas uma exigência legal é uma prática essencial para garantir a saúde financeira, a reputação e a segurança jurídica da sua empresa.

Como vimos neste conteúdo, a não emissão ou omissão de NF-e/NFS-e pode gerar multas pesadas, bloqueio do CNPJ, exclusão do Simples Nacional e até implicações criminais. E o mais importante: boa parte desses riscos pode ser evitada com organização, tecnologia e suporte contábil qualificado.

Empresas que adotam sistemas confiáveis, mantêm processos claros de emissão e contam com uma contabilidade ativa têm mais:

• Segurança para crescer;
• Facilidade na apuração de tributos;
• Proteção contra fiscalizações surpresa;
• E tranquilidade para tomar decisões com base em dados reais.