Quando esse tipo de nota é necessária?
Nem todo serviço técnico exige atenção especial na emissão da nota, mas quando há deslocamento para fora do município de origem da empresa, a situação muda de figura. Isso porque o ISS deve ser recolhido no local onde a atividade é executada, e não no município de origem do prestador (salvo exceções previstas em lei).
Em outras palavras: se sua empresa está sediada em Campinas, mas envia um técnico para prestar assistência em Sorocaba, a nota fiscal deve refletir o município de Sorocaba como local de execução.
Assistência técnica, instalação e manutenção em outro município
Os exemplos mais comuns de serviços que geram essa necessidade são:
- Assistência técnica em equipamentos: como computadores, impressoras, máquinas industriais ou sistemas de climatização;
- Instalação de produtos e soluções tecnológicas: como softwares, equipamentos de rede ou painéis solares;
- Manutenção preventiva ou corretiva: de sistemas elétricos, hidráulicos, refrigeração, entre outros.
Em todos esses casos, o técnico precisa se deslocar até o cliente. Logo, a nota fiscal deve refletir onde o serviço foi realmente prestado — e não apenas o endereço da empresa prestadora.
Envio de técnicos ou prestadores para locais diversos
Outro cenário bastante comum é quando uma empresa possui contratos de manutenção contínua em várias filiais ou unidades de um mesmo cliente espalhadas por diferentes cidades.
Imagine, por exemplo, uma empresa de TI contratada para cuidar da infraestrutura de uma rede de supermercados. A cada semana, técnicos podem estar em cidades diferentes realizando chamados. Para cada atendimento, a nota fiscal deve indicar corretamente o município onde a atividade foi realizada.
Esse cuidado evita problemas futuros, como cobranças indevidas de ISS em mais de um local, ou até questionamentos da prefeitura sobre a origem do serviço.
Confira também: “Nota fiscal por estado: tudo que você precisa saber”.
Quais informações devem constar na NF?
Depois de entender quando a nota fiscal precisa ser emitida fora do domicílio, é hora de olhar para o preenchimento em si. Aqui, cada detalhe faz diferença: o município informado, a descrição do serviço e até os códigos de identificação. Erros simples podem resultar em cobrança de imposto no lugar errado ou em rejeição da nota pela prefeitura.
Município de prestação, descrição detalhada do serviço e NBS
- Município de prestação: o campo mais importante. Ele deve indicar a cidade onde o serviço foi efetivamente realizado. Essa informação é crucial para o recolhimento correto do ISS. Exemplo: uma empresa de climatização de Campinas que instala aparelhos em clientes de Jundiaí precisa emitir a nota informando Jundiaí como local de execução.
- Descrição detalhada do serviço: evite usar descrições genéricas como “serviços técnicos” ou “manutenção”. Quanto mais claro o texto, mais segurança para o cliente e para o fisco. Melhor prática: “Manutenção corretiva em sistema de refrigeração comercial – troca de compressor e ajuste de pressão”.
- NBS (Nomenclatura Brasileira de Serviços): é um código que identifica o tipo de serviço prestado. Ele funciona de forma semelhante ao NCM usado em mercadorias, trazendo padronização e evitando dúvidas na tributação.
Esses três pontos — município, descrição e NBS — garantem que a nota esteja em conformidade e reduzem o risco de glosas ou autuações.
Impostos aplicáveis: ISS e retenções
Além da parte descritiva, é essencial destacar os impostos que incidem sobre a prestação:
- ISS (Imposto Sobre Serviços): deve ser recolhido no município onde o serviço aconteceu, conforme regra geral da Lei Complementar nº 116/2003. Algumas exceções existem (como planos de saúde, construção civil e outros serviços específicos), mas para assistência técnica e manutenção a regra é essa.
- Retenções na fonte: dependendo do tomador do serviço, pode haver retenção de tributos federais, como:
- IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte);
- CSLL, PIS e Cofins (retenções de contribuições sociais);
- INSS, quando há cessão de mão de obra.
Exemplo prático: se a sua empresa prestar serviço técnico para uma grande indústria, é possível que ela retenha parte desses tributos diretamente na fonte, repassando apenas o valor líquido da nota.
Confira também: “ISSQN: o guia completo”.
Como emitir corretamente a nota?
Saber quais informações devem constar na nota é apenas a primeira etapa. O próximo passo é entender como emitir o documento corretamente, utilizando o sistema adequado e escolhendo o tipo de nota que se aplica ao seu caso.
A boa notícia é que, apesar das diferenças entre municípios, a emissão segue uma lógica parecida: acessar o sistema da prefeitura, preencher os campos obrigatórios e confirmar a operação. Ainda assim, existem detalhes que merecem atenção.
Sistema emissor
Cada município é responsável por disponibilizar sua própria plataforma de emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e). Em cidades maiores, o processo costuma ser 100% online, acessível pelo portal da prefeitura.
- Acesso ao sistema: geralmente feito com login e senha cadastrados pelo CNPJ da empresa.
- Campos obrigatórios: descrição detalhada do serviço, município da prestação, dados do tomador e tributos incidentes.
- Integração com softwares de gestão: empresas que emitem notas em grande volume podem integrar o sistema municipal a um ERP ou a plataformas de automação, como o ClickNotas, agilizando a rotina e reduzindo erros manuais.
Por exemplo, uma empresa de manutenção em São Paulo acessa o portal “Nota do Milhão” para emitir suas NFS-e, enquanto uma empresa de Campinas utiliza o sistema GISS Online, também integrado à prefeitura local.
Diferenças entre nota avulsa e nota regular
Outro ponto que gera dúvidas é o tipo de nota que deve ser emitido. Aqui, a diferença está principalmente na frequência e no porte da empresa.
- Nota avulsa:
- Emitida diretamente no site da prefeitura, de forma manual;
- Indicada para autônomos, MEIs ou pequenas empresas que emitem poucas notas no mês;
- Simples, mas pode se tornar trabalhosa quando o volume de emissão aumenta.
- Nota regular:
- Utilizada por empresas que precisam emitir notas com frequência;
- Normalmente está integrada a sistemas de gestão, evitando retrabalho;
- Garante maior controle e organização contábil, principalmente quando há deslocamentos frequentes para vários municípios.
Em resumo: quem emite poucas notas pode se virar bem com a avulsa, mas para operações constantes e mais complexas, a regular é a melhor escolha.
Leia agora: “8 vantagens de emitir NF-e para empresas”.
Cuidados com transporte e vínculo fiscal
Em muitos atendimentos técnicos, o profissional não leva apenas a sua mão de obra, mas também materiais, peças de reposição ou equipamentos necessários para realizar o serviço. É aí que entra um ponto delicado: separar corretamente a prestação de serviço da circulação de mercadorias.
Isso porque o ISS incide sobre a mão de obra, enquanto o ICMS pode incidir sobre as mercadorias enviadas. Misturar tudo em uma única nota pode gerar inconsistências e até autuações.
NF de remessa de material e prestação simultânea
Quando o serviço envolve também o transporte de materiais, o correto é emitir duas notas distintas:
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica): deve detalhar a mão de obra, informando o município de execução e os tributos aplicáveis (ISS e retenções, quando houver).
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de produtos): deve ser emitida para acompanhar peças, equipamentos ou insumos que estão sendo enviados para o local do serviço.
Por exemplo, uma empresa de refrigeração vai até um supermercado em outra cidade para realizar a troca de compressores.
- Na NFS-e, ela registra o serviço de manutenção e instalação do equipamento.
- Na NF-e, ela registra a remessa dos compressores e das peças utilizadas.
Esse cuidado garante que:
- O ISS seja recolhido corretamente pelo município onde o serviço foi prestado;
- O ICMS seja recolhido sobre as mercadorias transportadas, de acordo com a legislação estadual;
- O cliente tenha clareza sobre os valores de serviço e de materiais.
Em casos de prestação simultânea (quando mão de obra e mercadoria são inseparáveis), ainda assim é recomendável detalhar ambas as naturezas, sempre orientado pela contabilidade para evitar glosas fiscais.
Conclusão
Emitir nota fiscal para prestação de serviço técnico fora do domicílio exige atenção redobrada: o município da execução precisa estar correto, a descrição deve ser clara, o NBS precisa ser informado e os impostos, especialmente o ISS, recolhidos no lugar certo.
E, quando há transporte de materiais junto com a mão de obra, separar a NFS-e (serviço) da NF-e (mercadoria) é fundamental para evitar problemas fiscais.
Esses cuidados garantem que a empresa fique em conformidade, transmita segurança para o cliente e reduza o risco de autuações ou glosas.Para simplificar ainda mais esse processo, uma boa solução é utilizar ferramentas como o ClickNotas, que automatizam a emissão, o armazenamento e a gestão das notas fiscais, reduzindo erros e economizando tempo da sua equipe.
Com isso, você mantém sua empresa organizada, cumpre as exigências fiscais e ganha tranquilidade para focar no que realmente importa: o seu negócio.
