O que são CFOP e NCM e por que eles são importantes?
A rotina de emissão de notas fiscais exige mais do que apenas preencher campos: exige atenção às regras fiscais que regulam o comércio em todo o território nacional. É nesse cenário que CFOP e NCM ganham protagonismo.
Ambos os códigos estão presentes em toda nota fiscal e, juntos, determinam a legalidade, a correta tributação e a rastreabilidade de cada operação comercial.
CFOP: natureza da operação fiscal
O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) indica o tipo de operação que está sendo realizada. Ele sinaliza para os sistemas fiscais do governo se aquela nota corresponde a uma venda, devolução, transferência entre filiais, bonificação ou outra finalidade.
A escolha do CFOP correto garante:
- A correta apuração do ICMS;
- Que o cliente possa se creditar dos tributos quando devido;
- Que sua empresa evite enquadramentos errados e cruzamentos fiscais inconsistentes.
Por exemplo:
- 5.102 é usado em vendas dentro do mesmo estado;
- 6.102 em vendas interestaduais;
- 5.910 para remessa de bonificações.
Tudo sobre CFOP em: “CFOP: o que é, para que serve e tabela”.
NCM: classificação fiscal do produto
Já o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) é um código padronizado utilizado para identificar a natureza de cada produto comercializado. Com base nele, o Fisco aplica as alíquotas corretas de IPI, PIS, COFINS e ICMS.
Cada produto tem seu código específico, formado por oito dígitos. E engana-se quem acha que usar um código genérico é mais seguro: erros na classificação podem gerar multas, impedir a emissão da nota fiscal ou até travar operações com substituição tributária.
O NCM é importante para:
- Aplicar a tributação correta;
- Determinar se o produto tem isenção, alíquota reduzida ou regime especial;
- Evitar bloqueios em operações interestaduais.
Saiba mais sobre NCM em: “NCM: o que é, para que serve e tabela”.
Como escolher corretamente o CFOP para sua operação?
Escolher o CFOP certo na emissão de uma nota fiscal é uma das etapas mais importantes — e também uma das mais negligenciadas — por empresas do comércio.
O problema é que um código fiscal preenchido de forma errada pode alterar totalmente a tributação da operação, gerar erros na apuração de impostos e até bloquear o crédito do cliente.
A regra básica é: o CFOP deve sempre refletir o tipo da operação, a localização do comprador ou destinatário e se há ou não transferência de propriedade da mercadoria.
Vendas dentro e fora do estado, devoluções, bonificações
Veja os casos mais comuns e os CFOPs que devem ser utilizados:
Vendas dentro do estado
- CFOP 5.102 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros.
Usado quando você está vendendo para um cliente dentro do mesmo estado onde sua empresa está registrada.
Vendas interestaduais
- CFOP 6.102 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, para fora do estado. Necessário quando o cliente está em outro estado. Atenção: operações interestaduais envolvem diferencial de alíquota (DIFAL), que pode impactar o valor total da nota.
Devoluções de venda
- CFOP 1.202 (devolução de venda dentro do estado)
- CFOP 2.202 (devolução interestadual)
Nesses casos, o cliente devolve uma mercadoria vendida anteriormente, e você precisa informar a operação corretamente para recuperar o estoque e ajustar a tributação.
Bonificações e brindes
- CFOP 5.910 (remessa em bonificação dentro do estado)
- CFOP 6.910 (remessa em bonificação fora do estado)
Muito usado quando a empresa envia um item gratuito como cortesia ou promoção. Mesmo sem cobrança, a operação precisa de nota fiscal para trânsito da mercadoria e controle de estoque.
Dica prática:
Sempre que tiver dúvidas sobre qual CFOP usar, verifique:
- O tipo da operação (venda, devolução, remessa, etc.);
- O local de destino da mercadoria (mesmo estado ou outro estado);
- Se há incidência de tributos ou se a operação é simbólica (como no caso de brindes).
Veja também: “Nota fiscal interestadual: diferencial de alíquota e o que muda na emissão”.
Como classificar corretamente o NCM?
A correta classificação do NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) é essencial para garantir que a tributação da nota fiscal esteja de acordo com a legislação. E embora pareça apenas um número de oito dígitos, esse código tem um peso enorme na hora de calcular impostos como IPI, PIS, COFINS e ICMS.
Usar um NCM genérico ou equivocado pode gerar multa, bloqueio da emissão de notas, e até problemas com a liberação de cargas em transportadoras e fronteiras estaduais.
Tabela do IBGE, penalidades por erro
O NCM de um produto deve ser consultado na tabela oficial da Receita Federal, baseada na classificação da ONU (Sistema Harmonizado) e adaptada ao Mercosul. O IBGE também divulga descrições e exemplos de aplicação para auxiliar na escolha correta.
Cada código NCM corresponde a uma descrição técnica e a uma carga tributária específica. Por exemplo:
- Alimentos básicos geralmente têm isenção ou alíquota reduzida;
- Eletrônicos, bebidas e cosméticos costumam ter carga tributária mais alta.
Penalidades por erro na classificação do NCM:
- Multas de até 1% do valor da operação ou valores fixos por documento;
- Impedimento de emissão de NF-e por rejeição automática do sistema da Sefaz;
- Risco de autuação em malhas fiscais automatizadas (SPED, EFD, Malha PJ).
Dica prática: Utilize ferramentas de busca específicas para NCM ou consulte o contador da empresa. Evite “chutar” códigos ou copiar NCMs de concorrentes sem confirmar a aplicação correta ao seu produto.
Exceções fiscais e alíquotas reduzidas
Nem todos os produtos seguem o mesmo padrão de tributação. Muitos têm tratamento tributário especial, especialmente no comércio de alimentos, medicamentos, livros, produtos recicláveis, entre outros.
Essas exceções podem gerar:
- Isenções fiscais (alíquota 0%);
- Alíquotas reduzidas (ex: ICMS de 4% ou 7%);
- Regimes de substituição tributária ou tributação monofásica (especialmente em bebidas, combustíveis e cosméticos).
Por isso, classificar o NCM corretamente também garante que sua empresa não pague tributos a mais. Em alguns casos, usar o NCM errado faz com que o sistema aplique uma alíquota maior do que a devida, e o prejuízo vai direto para o seu caixa.
Leia também: “Tabela NCM: O Guia Completo”.
Quais erros são mais comuns e como evitá-los?
No dia a dia de empresas do comércio, especialmente em operações com grande volume de notas fiscais, é comum que erros aconteçam, principalmente na escolha do CFOP e na classificação do NCM.
O problema é que esses erros, mesmo que pequenos, podem impactar diretamente a tributação e gerar consequências legais e financeiras.
Abaixo, destacamos os dois erros mais recorrentes e como evitá-los com boas práticas:
CFOP incompatível com o tipo de operação
Um dos deslizes mais comuns é usar um CFOP que não reflete a realidade da operação. Por exemplo, aplicar o código de venda (5.102) em uma nota que, na verdade, corresponde a uma remessa de bonificação (5.910). Isso altera a natureza da operação e pode gerar:
- Tributação indevida de ICMS;
- Dificuldade para o cliente se creditar dos impostos;
- Erros na apuração do SPED Fiscal;
- Possível autuação por descumprimento da legislação.
Como evitar:
- Crie uma planilha ou mapa de CFOPs utilizados pela empresa, com exemplos e situações práticas;
- Treine a equipe de faturamento sobre os tipos de operação e seus respectivos códigos;
- Utilize emissores fiscais atualizados, como o ClickNotas, que alertam para CFOPs incoerentes com a operação.
Produtos com NCM genérico ou inválido
Outro erro comum, e perigoso, é utilizar um NCM “padrão” para todos os produtos ou códigos genéricos como “21069090” ou “00000000”, acreditando que isso resolve o problema momentaneamente.
As consequências desse tipo de erro incluem:
- Rejeição da nota fiscal pela Sefaz;
- Perda de credibilidade com o cliente, especialmente em operações interestaduais;
- Fiscalização por indícios de fraude ou sonegação;
- Impossibilidade de aproveitar benefícios fiscais específicos.
Como evitar:
- Faça auditorias regulares nos cadastros de produtos para verificar se o NCM está atualizado e correto;
- Consulte a tabela oficial do IBGE ou use ferramentas automatizadas de classificação fiscal;
- Oriente a equipe para nunca copiar NCMs sem conferir a descrição completa e a aplicação ao seu tipo de mercadoria.
Se aprofunde no assunto: “Código de situação tributária (CST): o que é e como preencher corretamente”.
Conclusão
Escolher um CFOP compatível com a natureza da operação e classificar o NCM corretamente são ações que reduzem riscos de multas, glosas e inconsistências contábeis. E mais: elas protegem o seu negócio em um ambiente tributário cada vez mais monitorado digitalmente, especialmente com o avanço da fiscalização eletrônica.
Se sua empresa ainda comete erros com frequência, o caminho é claro: capacitação da equipe, revisão periódica dos cadastros e uso de ferramentas fiscais inteligentes que ajudam a automatizar e validar esses dados com segurança — como o ClickNotas.
