O que é gestão tributária e por que pequenas empresas erram tanto?
A gestão tributária é o conjunto de práticas e processos que garantem que a empresa cumpra corretamente suas obrigações fiscais, evitando riscos legais e aproveitando oportunidades de economia nos tributos.
Isso inclui:
- Escolher o regime tributário ideal (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real);
- Fazer o lançamento correto das notas fiscais;
- Conferir documentos fiscais e relatórios contábeis;
- Armazenar os XMLs de NF-e e NFS-e corretamente;
- Realizar o pagamento dos impostos no prazo certo.
Apesar de parecer básico, muitas empresas, principalmente as menores, negligenciam ou subestimam essa gestão. Isso acontece por vários motivos: falta de conhecimento técnico, sobrecarga de tarefas, ausência de um contador proativo ou ainda a crença de que “esse tipo de problema só acontece com empresa grande”.
Mas a realidade é o oposto. Quanto menor o negócio, maior o impacto de qualquer erro tributário, por menor que ele seja.
Falta de controle fiscal
A ausência de um controle fiscal estruturado é um dos erros mais comuns. Isso significa não ter clareza sobre:
- Quais impostos a empresa paga;
- Quais alíquotas se aplicam a cada tipo de operação;
- Quais documentos precisam ser emitidos ou armazenados;
- Quando os tributos devem ser pagos.
Sem esse controle, é comum que o empreendedor:
- Deixe de pagar um imposto;
- Pague tributos a mais do que deveria;
- Emita notas fiscais com erros nos códigos (CFOP, CST, NCM);
- Não perceba que a empresa ultrapassou o limite do Simples Nacional, o que pode gerar desenquadramento e dívida.
Esse tipo de falha, ainda que pareça pequena no início, pode gerar problemas sérios com o Fisco, e acabar com a saúde financeira do negócio.
Ausência de processos padronizados
Outro ponto crítico é a falta de padronização dos processos fiscais dentro da empresa. Na prática, isso significa que cada colaborador emite nota de um jeito, os lançamentos são feitos sem conferência e não existe um procedimento claro para validar ou revisar operações tributárias.
Essa informalidade favorece:
- Erros na emissão de notas fiscais;
- Inconsistência nos dados fiscais enviados ao contador;
- Dificuldade para responder a fiscalizações ou auditorias.
Além disso, sem processos padronizados, fica quase impossível escalar o negócio de forma segura, já que o risco de erro cresce com o aumento do volume de operações.
A solução começa com documentar processos e usar ferramentas de automação que integrem o setor financeiro com o fiscal, reduzindo erros humanos e ganhando mais controle sobre os tributos pagos.
Se aprofunde no tema: “Gestão tributária: o que é e como fazer”.
Os 6 principais erros de gestão tributária
A seguir, listamos os erros mais frequentes cometidos por pequenas empresas e profissionais autônomos quando o assunto é gestão tributária.
Ao entender cada um deles, você poderá prevenir problemas fiscais e fortalecer a saúde financeira do seu negócio.
1. Emitir notas fiscais com CFOP, CST ou NCM incorretos
Um dos erros mais recorrentes (e perigosos) na rotina fiscal é a emissão de notas fiscais com códigos incorretos, como o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), CST (Código de Situação Tributária) e a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul).
Por que isso acontece?
- Falta de conhecimento técnico sobre os códigos;
- Desatualização dos cadastros no sistema de emissão;
- Copiar códigos de notas anteriores sem revisar o tipo de operação.
Quais os riscos?
- Rejeição da nota fiscal pela Sefaz;
- Apuração incorreta de impostos (ICMS, IPI, PIS/COFINS);
- Multas e autuações em fiscalizações;
- Distorção nos relatórios contábeis.
Com a entrada da Reforma Tributária 2025, é esperado que ocorram alterações relevantes na tabela NCM e nos regimes de apuração, o que exige atenção redobrada.
Saiba tudo sobre esses códigos em: “CFOP: o que é, para que serve e tabela”, “Tabela CST: o que é e códigos”, e “O que muda na NCM com a Reforma Tributária 2025?”.
2. Não conferir notas antes da transmissão para a Sefaz
Em muitas empresas, a nota fiscal é emitida e enviada para a Sefaz sem qualquer tipo de conferência. Isso é um erro crítico, pois qualquer dado preenchido incorretamente pode gerar rejeição ou inconsistência fiscal.
Exemplos de erros comuns:
- CNPJ do destinatário errado;
- Produto sem NCM ou com descrição divergente;
- Alíquota de imposto inadequada;
- Erros de digitação em valores ou quantidades.
Além disso, quando a nota é rejeitada e ninguém percebe, o produto ou serviço fica sem documento fiscal válido, o que compromete o faturamento e o controle tributário.
Por isso, ter um processo de revisão pré-transmissão é essencial para evitar transtornos e retrabalhos.
Leia também: “Rejeição da nota fiscal: guia completo e principais tipos”.
3. Não guardar XMLs corretamente
Muitos empreendedores acreditam que apenas o DANFE (a representação visual da nota) é necessário. Mas quem tem validade jurídica é o XML, o arquivo digital que contém todas as informações fiscais da operação.
O que diz a legislação?
A empresa é obrigada a armazenar os arquivos XML por no mínimo 5 anos, sob risco de autuação em caso de fiscalização.
Quais os erros mais comuns?
- Deixar os XMLs apenas no e-mail;
- Perder arquivos por falta de backup;
- Depender do cliente ou fornecedor para recuperar XMLs antigos.
O ideal é contar com um sistema que armazene automaticamente os XMLs em nuvem, com organização por data, cliente, valor ou tipo de operação.
Saiba tudo sobre DANFE e XML em: “O que é Danfe e XML: conheça os documentos essenciais para o registro fiscal”.
4. Registrar operações atrasadas ou incompletas
Outro erro comum é deixar para registrar as operações fiscais dias ou até semanas depois que ocorreram. O problema aqui não é apenas a desorganização, mas o risco de descasamento entre a realidade e os dados fiscais da empresa.
Riscos envolvidos:
- Apuração incorreta de tributos;
- Lançamentos que não batem com as notas emitidas;
- Dificuldade para comprovar transações em auditorias.
Além disso, muitas vezes, o registro atrasado acaba sendo feito de forma superficial ou incompleta, sem considerar detalhes importantes como os impostos incidentes ou o CFOP correto.
5. Misturar operações de compra e venda sem revisão fiscal
É bastante comum, especialmente em empresas que vendem e compram produtos, que haja mistura entre operações de entrada e saída. Isso ocorre quando não se diferencia, por exemplo:
- Produtos para revenda vs. produtos de uso interno;
- Compras interestaduais com substituição tributária vs. compras locais comuns.
Quando isso não é analisado com atenção, há erro na apuração do ICMS, perda de créditos tributários e risco de recolhimento indevido.
A revisão fiscal periódica, com o apoio de um contador, é essencial para manter a escrituração correta das operações e garantir o aproveitamento legal de créditos.
6. Não usar um sistema integrado entre financeiro e fiscal
Em muitas empresas, o setor financeiro funciona isolado do setor fiscal, e esse desalinhamento gera falhas graves. Por exemplo:
- Lançamentos de pagamento sem emissão de nota;
- Notas fiscais emitidas sem registro na contabilidade;
- Diferença entre o faturamento real e o declarado.
A falta de integração entre os dados financeiros e fiscais prejudica a análise do fluxo de caixa, compromete a tomada de decisão e pode gerar inconformidades com o Fisco.
Solução ideal:
Adotar um sistema que integre a gestão financeira com a emissão de notas fiscais, permitindo:
- Emissão automatizada e sem erros;
- Conferência automática de documentos;
- Relatórios fiscais alinhados com o financeiro.
Isso reduz o retrabalho, melhora o controle dos tributos e garante mais segurança em caso de auditorias ou fiscalizações.
Como evitar esses erros
Evitar erros de gestão tributária não significa que você precisa se tornar especialista em contabilidade ou passar horas estudando legislação fiscal. O caminho está em organizar processos internos, automatizar rotinas críticas e ter uma visão clara sobre como sua empresa se relaciona com os tributos.
Abaixo, mostramos dois pilares essenciais para eliminar falhas fiscais e manter sua empresa em conformidade com o Fisco.
Revisão de regras fiscais internas
O primeiro passo para evitar erros tributários é revisar as regras fiscais que sua empresa adota atualmente. Muitos problemas nascem porque a empresa segue processos antigos, desatualizados ou baseados em suposições, e não em orientações técnicas.
O que revisar, na prática:
- Códigos fiscais utilizados nas notas (CFOP, CST, NCM);
- Regime tributário adotado: ele ainda é o mais vantajoso para seu faturamento atual?
- Tipos de operação realizadas (venda de produtos, prestação de serviços, operações interestaduais, etc.);
- Procedimentos de emissão e conferência de notas fiscais.
É importante que todos esses pontos estejam documentados e padronizados, mesmo em empresas pequenas. Essa clareza facilita o treinamento da equipe, a comunicação com o contador e a identificação rápida de inconsistências.
Dica prática:
Crie um checklist fiscal interno, com regras claras para a emissão e validação de documentos. E revise esse material sempre que houver mudanças na legislação — como a chegada da Reforma Tributária, que exigirá ajustes em diversos códigos e enquadramentos fiscais.
Automação e conferência automática de documentos
Muitos dos erros fiscais mais comuns, como códigos incorretos, notas rejeitadas ou falta de armazenamento de XML, são causados por falhas humanas em tarefas manuais. A boa notícia é que a maior parte desses riscos pode ser eliminada com automação.
Como a automação ajuda:
- Validação automática dos campos da nota fiscal antes do envio à Sefaz;
- Sugestão automática de CFOPs e CSTs conforme o tipo de operação;
- Armazenamento em nuvem dos XMLs, organizado por CNPJ, data ou tipo de transação;
- Alertas de erro e rejeição em tempo real;
- Integração entre o setor financeiro e o sistema de emissão fiscal.
Plataformas como a ClickNotas oferecem essas funcionalidades com foco em usuários que não têm conhecimento técnico aprofundado, tornando a gestão fiscal mais segura e simples no dia a dia.
Além disso, automatizar a conferência e o registro de documentos permite que o empreendedor foque no que realmente importa: crescer o negócio, em vez de apagar incêndios fiscais.
Conclusão: gestão tributária eficiente reduz riscos e melhora o seu caixa
A gestão tributária não precisa ser um bicho de sete cabeças, mas também não pode ser negligenciada. Os erros que listamos ao longo deste artigo são mais comuns do que se imagina e, infelizmente, têm um custo alto: multas, perda de créditos fiscais, retrabalho e prejuízos financeiros que comprometem o crescimento do negócio.
Pequenas e médias empresas tendem a errar mais nesse campo não por má-fé, mas por falta de processos estruturados, conhecimento técnico e ferramentas adequadas. E é justamente aí que está a chave para a mudança: com revisão interna das rotinas fiscais e o uso de sistemas automatizados, é possível transformar a gestão tributária de uma dor de cabeça em uma vantagem competitiva.
Além de evitar problemas com o Fisco, uma gestão eficiente:
- Melhora o controle do fluxo de caixa;
- Garante previsibilidade financeira;
- Contribui para a saúde e longevidade da empresa.
Se você quer reduzir riscos, ganhar tempo e ter mais segurança em suas operações fiscais, o caminho é simplificar. E para isso, contar com uma plataforma como a ClickNotas faz toda a diferença.
