Como regularizar uma nota fiscal rejeitada: principais motivos e o que fazer

O que é uma nota fiscal rejeitada?

Uma nota fiscal rejeitada é aquela que, ao ser transmitida para a Secretaria da Fazenda (Sefaz), não passou pelas validações automáticas do sistema autorizador e, por isso, não foi aceita como documento fiscal válido.

Isso significa que, embora a nota tenha sido gerada pelo sistema emissor, ela não foi autorizada pela Sefaz, o que a torna inexistente do ponto de vista fiscal. Em outras palavras, a empresa não pode utilizá-la para acobertar mercadorias, prestar serviços, gerar crédito de ICMS ou registrar operações contábeis.

Ao contrário da nota fiscal cancelada, que é autorizada e, depois, anulada formalmente, a nota rejeitada nunca chegou a ser registrada oficialmente, pois apresentou alguma inconsistência que impediu a autorização imediata.

Principais características de uma NF-e rejeitada:

• Possui um código de rejeição específico, emitido pela Sefaz;
• Não gera DANFE válido;
• Não pode ser enviada ao cliente;
• Não integra o SPED ou obrigações acessórias;
• Deve ser corrigida e retransmitida para regularização.

As rejeições geralmente envolvem erros de preenchimento, inconsistência de dados fiscais ou técnicos, como problemas no certificado digital, CFOP incorreto, duplicidade, CNPJ inválido, entre outros.

Principais fatores que levam a nota fiscal ser rejeitada?

A rejeição de uma NF-e ocorre quando a Secretaria da Fazenda identifica inconsistências nos dados informados no momento da transmissão.

Esses erros podem ser de natureza técnica, tributária, cadastral ou estrutural, e cada um é identificado por um código de rejeição específico, que ajuda o contribuinte a entender e corrigir o problema.

Conhecer os principais códigos de rejeição é fundamental para agilizar a regularização, evitar paralisações no faturamento e prevenir autuações por descumprimento de obrigações acessórias.

A seguir, explicamos os códigos mais comuns e o que fazer em cada situação.

Códigos 207 e 208: CNPJ inválido

Esses dois códigos indicam que o CNPJ informado na nota fiscal está inválido, incorreto ou sem autorização para operação fiscal.

• 207 – CNPJ do emitente inválido:
  O número do CNPJ informado no campo do emitente não existe na base da Receita Federal ou não está ativo para emissão de NF-e.
• 208 – CNPJ do destinatário inválido:
  O destinatário da nota possui CNPJ inválido, cancelado, com erro de digitação ou divergente do cadastro nacional.

Como resolver:

• Confirme o CNPJ no site da Receita Federal;
• Verifique se o cliente está ativo e regular;
• Corrija a nota fiscal e reenvie com o CNPJ correto.

Código 213: Inconsistência com Certificado Digital

Esse erro indica que houve falha na assinatura digital da NF-e, que é obrigatória para garantir a integridade e autenticidade do documento.

Isso pode ocorrer por:

• Certificado digital vencido;
• Certificado incompatível (ex.: uso de e-CPF para empresa);
• Problema de configuração no software emissor.

Como resolver:

• Verifique se o certificado digital está válido e ativo;
• Reinstale ou atualize o certificado no sistema;
• Use um certificado A1 ou A3 válido e compatível com o CNPJ da empresa.

Código 220: Fim do prazo de cancelamento

Este erro aparece quando se tenta cancelar uma NF-e fora do prazo permitido, que normalmente é de até 168 horas (7 dias) após a autorização da nota, podendo variar conforme o estado.

Uma nota rejeitada não precisa ser cancelada, mas se a tentativa for feita após esse prazo, o sistema da Sefaz não permitirá o cancelamento.

Como resolver:

• Verifique se a nota realmente foi autorizada antes de tentar o cancelamento;
• Caso o prazo tenha expirado, será necessário fazer uma carta de correção (caso o erro permita) ou emitir uma nota de devolução ou estorno fiscal.

Códigos 229 a 234: Problemas com a IE

Esses códigos de rejeição estão relacionados à Inscrição Estadual do emitente ou do destinatário, e podem indicar:

• IE inválida;
• IE incompatível com o tipo de operação;
• IE obrigatória não informada em operação que exige substituição tributária;
• IE de contribuinte isento informada indevidamente.

Como resolver:

• Confirme a IE no SINTEGRA ou no site da Sefaz estadual do destinatário;
• Se o destinatário for isento, marque corretamente o campo “ISENTO”;
• Verifique se o CFOP utilizado exige IE válida.

Código 327: CFOP inválido para devolução de mercadoria

Esse código aparece quando o CFOP usado na NF-e não corresponde a uma operação de devolução, mas a nota é identificada como tal.

Isso pode acontecer, por exemplo, ao tentar fazer devolução de venda interestadual com CFOP de operação interna, ou ao usar um CFOP de entrada para saída.

Como resolver:

• Revise se o CFOP utilizado está correto para devoluções;
• Exemplos comuns para devolução:
  • 1.202 / 2.202 – Devolução de compra para industrialização;
  • 1.201 / 2.201 – Devolução de compra para comercialização;
  • 5.202 / 6.202 – Devolução de venda.

Código 539: Duplicidade

Este erro indica que a nota fiscal já foi transmitida com a mesma chave de acesso, ou seja, mesmo número, série e CNPJ do emitente.

É um erro comum quando:

• A nota já foi autorizada e tenta-se transmiti-la novamente;
• Há falha na comunicação entre sistema e Sefaz, e o usuário tenta reenviar manualmente.

Como resolver:

• Verifique se a nota foi realmente autorizada (consulte o status da NF-e);
• Se sim, utilize o XML autorizado e o DANFE original;
• Não tente transmitir novamente a mesma nota — isso configura duplicidade.

Códigos 602 e 603: Discrepância com PIS e Cofins

Essas rejeições ocorrem quando há inconsistência no preenchimento de alíquotas, CST ou valores de PIS e Cofins.

• 602 – Total do PIS difere do somatório dos itens;
• 603 – Total da Cofins difere do somatório dos itens.

Como resolver:

• Verifique se as alíquotas de PIS/Cofins estão corretas por item;
• Use CST compatível com o regime tributário da empresa;
• Atualize o emissor fiscal para garantir o cálculo automático correto.

Como saber se a nota foi rejeitada?

Esse tipo de rejeição acontece ainda na fase de autorização, ou seja, antes mesmo da nota ser considerada válida juridicamente. Por isso, é essencial saber onde e como identificar o erro o quanto antes.

Quando uma nota fiscal é transmitida para a Sefaz, ela passa por uma série de validações automáticas no sistema do governo.

Se qualquer uma dessas validações falhar, seja por erro no CNPJ, código fiscal, valores, certificado digital ou campos obrigatórios, a nota não será autorizada e o sistema retornará uma mensagem de rejeição com um código numérico e descrição do erro.

Essa mensagem pode ser visualizada de diferentes formas, dependendo da plataforma utilizada para a emissão. Veja a seguir onde encontrar essa informação.

1. Mensagem de erro no sistema emissor

A forma mais comum de identificar uma rejeição é por meio da mensagem automática exibida no próprio sistema emissor de NF-e. Ao tentar transmitir a nota, o sistema retorna uma notificação com algo semelhante a:

❌ “Rejeição 539: Duplicidade de NF-e com diferença na chave de acesso.”

Essas mensagens são padronizadas e seguem os códigos de rejeição definidos pela Sefaz. Um bom emissor de notas deve permitir a consulta detalhada desse retorno e, de preferência, orientar sobre a correção do erro.

2. Consulta de NF-e no site da Sefaz

Outra forma de confirmar se uma nota foi rejeitada é por meio da consulta direta no portal da NF-e da Sefaz, utilizando a chave de acesso da nota. No site, você pode inserir a chave de 44 dígitos e visualizar o status da nota.

• Se a nota tiver sido autorizada, o site mostrará o DANFE e o status como “Autorizado o uso da NF-e”.
• Se tiver sido rejeitada, aparecerá a mensagem “NF-e inexistente na base nacional”, indicando que a autorização não foi concluída.

3. Arquivo de retorno XML

Toda NF-e transmitida gera um XML de retorno, que deve conter o protocolo de autorização ou a mensagem de rejeição. No XML de uma nota rejeitada, você encontrará uma tag <cStat> com um código de status (ex.: cStat=539) e uma descrição do motivo, como:

<cStat>539</cStat>

<xMotivo>Rejeição: Duplicidade de NF-e</xMotivo>

Esse arquivo é fundamental para auditorias e escrituração contábil e deve ser armazenado mesmo em casos de rejeição.

4. Notificações por e-mail (em emissores integrados)

Algumas plataformas de gestão e ERPs integrados à Sefaz também oferecem notificações automáticas por e-mail sempre que ocorre uma rejeição, já indicando o motivo e o próximo passo.

Isso ajuda principalmente quando a emissão é feita por equipes diferentes (vendas, faturamento, contabilidade), permitindo uma ação rápida para correção e reemissão.

Leia mais: “Arquivo XML: tudo sobre o documento fiscal obrigatório“.

Erros comuns para rejeição de notas fiscais

A rejeição de uma NF-e costuma estar associada a erros que poderiam ser evitados com uma conferência adequada ou a utilização de um sistema emissor mais completo. Em muitas empresas, esses erros se tornam recorrentes e atrasam o faturamento, geram retrabalho e até causam problemas fiscais mais sérios.

Abaixo listamos os erros mais comuns que provocam rejeição na Sefaz e explicamos como preveni-los no dia a dia.

Erro de preenchimento

Esse é o tipo de erro mais frequente e, infelizmente, também o mais negligenciado. Pequenas falhas no preenchimento da NF-e, como campos obrigatórios deixados em branco, descrições incoerentes, formato de data inválido, ou valores com casas decimais incorretas, podem causar a rejeição da nota.

Esses erros são detectados pelo validador automático da Sefaz no momento da transmissão. Por isso, é essencial que o sistema emissor valide esses campos antes do envio.

Dica prática: utilize emissores que façam validação prévia dos campos obrigatórios e exibam alertas antes de transmitir a NF-e.

Duplicidade

O erro por duplicidade acontece quando a mesma nota fiscal é enviada mais de uma vez com a mesma chave de acesso (mesma série, número e CNPJ). Nesses casos, o sistema retorna o código de rejeição 539.

Isso é comum quando:

• O sistema de emissão trava ou desconecta no momento do envio;
• O emissor tenta reenviar a nota sem verificar se já foi autorizada.

Como evitar: sempre verifique o status da NF-e no sistema da Sefaz antes de reenviar. Se a nota já foi autorizada, use o XML e o DANFE existentes.

CNPJ/CPF inválido

Códigos de rejeição como 207, 208 ou 210 indicam que o CNPJ ou CPF informado no campo de emitente ou destinatário está incorreto, inativo ou não cadastrado na Receita Federal.

Também pode ocorrer quando:

• O número está com erro de digitação;
• O destinatário é isento, mas o campo foi preenchido incorretamente;
• A empresa ainda não está habilitada para emissão de NF-e.

Solução: valide o CNPJ/CPF no site da Receita Federal antes de emitir a nota. E, no caso de clientes isentos de IE, sempre marque a opção “ISENTO” corretamente.

Assinatura digital

Todo arquivo de NF-e precisa ser assinado digitalmente com um certificado digital válido do tipo A1 ou A3, vinculado ao CNPJ da empresa.

Se houver algum problema nessa assinatura, como:

• Certificado vencido;
• Assinatura feita com e-CPF em vez de e-CNPJ;
• Falha de integração entre sistema e certificado;

A nota será rejeitada com erro, como o código 213.

Códigos fiscais

O uso incorreto de CFOP, CST ou CSOSN é um erro que pode causar rejeição imediata da NF-e ou provocar problemas na escrituração posterior.

Exemplos de erros comuns:

• CFOP de entrada usado em operação de saída (ou vice-versa);
• CST inválido para o regime tributário da empresa;
• Incompatibilidade entre CFOP e ICMS-ST.

Códigos como 327 (CFOP inválido) estão entre os mais comuns nesse grupo.

Quantidade e valor do problema

Erros na quantidade de produtos ou valores calculados (como total, impostos, frete ou desconto) também podem gerar rejeição da nota.

Alguns exemplos:

• Somatório incorreto dos valores por item;
• Discrepância entre o valor total da nota e o valor dos itens;
• Incompatibilidade nos campos de base de cálculo.

Isso gera erros como os códigos 602 e 603, relacionados ao PIS e Cofins.

Problemas técnicos

Nem todos os erros vêm do preenchimento manual. Às vezes, a rejeição ocorre por problemas técnicos, como:

• Falhas de conexão com o servidor da Sefaz;
• Incompatibilidade entre o software emissor e o ambiente nacional da NF-e;
• XML gerado fora do padrão exigido.

Embora nem sempre seja culpa do usuário, essas falhas podem bloquear a transmissão da nota e precisam ser identificadas rapidamente para evitar atrasos no faturamento.

Leia mais: “Notas fiscais MEI: quais os tipos e como emitir?”

Tabela com a lista de rejeições da nota fiscal

Embora existam mais de 900 códigos de rejeição definidos pela Sefaz, alguns são mais comuns e ocorrem com frequência nas operações do dia a dia.

Abaixo, listamos os principais códigos de rejeição que impactam empresas de diferentes setores, junto com uma breve descrição do problema envolvido.

Códigos de rejeição mais comuns

• 207 – CNPJ do emitente inválido: o CNPJ informado não está ativo ou contém erro de digitação.
• 208 – CNPJ do destinatário inválido: o cliente não está com cadastro regular na Receita Federal.
• 213 – Assinatura digital inválida: o certificado digital está vencido, é incompatível ou há falha na integração.
• 220 – Prazo de cancelamento excedido: a nota não pode mais ser cancelada pelo emissor, por ter ultrapassado o limite de tempo.
• 229 a 234 – IE inválida: problema na Inscrição Estadual do emitente ou destinatário, geralmente por estar faltando ou mal preenchida.
• 327 – CFOP inválido para devolução: operação de devolução mal classificada.
• 539 – Duplicidade de NF-e: já existe uma nota fiscal com a mesma chave de acesso.
• 572 – Rejeição: total do ICMS difere do somatório dos itens: os valores somados dos itens não batem com o total declarado.
• 602 e 603 – Divergência no PIS/Cofins: o valor total desses tributos não confere com o somatório dos itens.

Para uma lista completa e atualizada, consulte a documentação técnica da NF-e no Portal Nacional da Sefaz.

Importante: ao receber um código de rejeição, consulte a descrição completa no sistema emissor ou no XML de retorno, e corrija exatamente o campo indicado, não tente adivinhar ou reemitir a NF-e sem entender o erro.

É possível cancelar uma nota rejeitada?

Essa é uma dúvida muito comum entre emissores, principalmente quando há confusão entre os termos “rejeitada”, “cancelada” e “inutilizada”.

A resposta direta é: não, uma nota fiscal rejeitada não pode ser cancelada.

Isso acontece porque a rejeição impede que a NF-e seja autorizada pela Sefaz, ou seja, ela nunca existiu oficialmente. Logo, não há o que cancelar. O cancelamento só é possível para notas já autorizadas, que receberam um protocolo da Sefaz e passaram a ter validade jurídica.

O que fazer se a nota fiscal for rejeitada?

Quando a nota é rejeitada, o ideal é agir de forma rápida e precisa para não impactar o fluxo operacional da empresa. Veja o passo a passo:

1. Identifique o código de rejeição: ao tentar transmitir a nota, o sistema exibirá uma mensagem com o código do erro. Esse número indica o motivo exato da rejeição (ex: 539 para duplicidade, 213 para assinatura inválida).
2. Leia a descrição do erro e analise o campo afetado: em sistemas bem estruturados, o erro aparecerá destacado, com sugestões de correção. Se necessário, consulte a documentação oficial da NF-e para entender a natureza do erro.
3. Corrija as informações diretamente na nota: não tente emitir uma nova nota com os mesmos dados, isso pode causar nova rejeição ou duplicidade. Edite a nota original (ex.: ajuste o CNPJ, CFOP, valor ou certificado) antes de reenviar.
4. Reenvie a NF-e corrigida: após corrigir o erro, envie a nota novamente ao ambiente autorizador da Sefaz. Se tudo estiver correto, a nota será autorizada.
5. Verifique o retorno da Sefaz: sempre confirme se a nota foi autorizada, consultando o status no próprio sistema emissor ou no portal da Sefaz. Guarde o XML autorizado e o DANFE como documentos fiscais válidos.

Qual prazo para corrigir e reenviar uma nota fiscal rejeitada?

Uma das grandes vantagens da nota fiscal ser rejeitada apesar do transtorno que causa, é que ela ainda não possui validade jurídica. Ou seja, não foi registrada oficialmente e, portanto, não está sujeita a prazos formais de cancelamento ou estorno, como ocorre com as notas autorizadas.

Não existe um prazo legal fixo para corrigir e reenviar uma NF-e rejeitada, pois ela tecnicamente nunca foi validada pela Sefaz. No entanto, na prática, o emissor deve agir com agilidade para:

• Não atrasar a entrega ou liberação de mercadorias;
• Evitar falhas na escrituração fiscal (principalmente em operações do mesmo dia);
• Cumprir com obrigações acessórias como SPED Fiscal, EFD-Contribuições e envio de XML a terceiros.

Conclusão: Como o ClickNotas pode ajudar a prevenir a rejeição de notas fiscais

Evitar a rejeição de notas fiscais não depende apenas da atenção humana — depende de tecnologia, automatização e validação fiscal inteligente. E é exatamente nisso que o ClickNotas se destaca.

Com a plataforma do ClickNotas, sua empresa conta com:

• Validação automática de dados fiscais antes da transmissão à Sefaz;
• Alerta em tempo real sobre inconsistências, com explicações claras dos códigos de rejeição;
• Configuração inteligente de CFOP, CST, CSOSN e alíquotas, de acordo com o regime tributário da empresa;
• Histórico completo de todas as notas emitidas, rejeitadas e corrigidas;
• Emissão em massa para altos volumes.

Além disso, o ClickNotas oferece um painel intuitivo e fácil de usar, com foco em eficiência operacional e conformidade fiscal. Isso significa menos tempo perdido com erros técnicos e mais foco naquilo que realmente importa: a gestão do seu negócio com segurança tributária.