Como emitir nota fiscal de devolução?
Emitir nota fiscal de devolução pode parecer complexo à primeira vista, mas com as informações corretas em mãos, o processo se torna simples e prático.
O mais importante é entender que esse documento deve refletir fielmente a operação original que está sendo desfeita, seja ela uma venda ou uma compra.
Antes de preencher qualquer campo, é fundamental identificar se a devolução será total ou parcial, e se envolve produtos tributados por ICMS, IPI ou outros impostos. A partir disso, você poderá seguir o passo a passo com mais segurança.
Quais documentos são necessários?
Para emitir a nota fiscal de devolução corretamente, você vai precisar reunir as seguintes informações e documentos:
- Nota fiscal da operação original: essa é a base da devolução. Você deve referenciar número, série, data e chave de acesso.
- Motivo da devolução: uma descrição objetiva, como produto com avaria, pedido errado ou troca por outro item.
- Dados do cliente ou fornecedor: CNPJ ou CPF, endereço, inscrição estadual (se houver), e outros dados cadastrais.
- Detalhes dos produtos devolvidos: descrição, código, quantidade, valor unitário e total, tudo conforme a nota original.
- CFOP correto: o Código Fiscal de Operações e Prestações precisa corresponder ao tipo de devolução (compra ou venda, dentro ou fora do estado).
- Certificado digital da empresa: para validar e autorizar a emissão da nota junto à Sefaz.
Com esses dados prontos, você já pode iniciar o preenchimento da nota no seu sistema emissor.
Saiba mais sobre a nota fiscal de devolução em: “Nota fiscal de devolução: o guia completo”.
Passo a passo para emissão da nota
Emitir uma nota fiscal de devolução exige atenção aos detalhes, mas o processo pode ser simples quando feito com organização. Veja o passo a passo básico:
- Acesse seu sistema emissor de notas: escolha um emissor autorizado, como o ClickNotas, e faça login com os dados da sua empresa.
- Escolha o tipo de nota: selecione a opção “devolução” como finalidade da nota fiscal.
- Informe os dados do destinatário: preencha os dados do cliente ou fornecedor, conforme o cadastro e a nota fiscal original.
- Referencie a nota de origem: inclua o número, série e chave de acesso da nota fiscal que está sendo devolvida.
- Descreva os produtos: adicione os itens devolvidos com os mesmos dados usados na venda ou compra: nome, quantidade, valor unitário e total.
- Defina o CFOP corretamente: esse é um dos pontos mais críticos da nota. O CFOP define o tipo de operação e o tratamento tributário.
- Inclua o motivo da devolução: seja claro e objetivo ao explicar por que a mercadoria está sendo devolvida.
- Assine e envie a nota: finalize com a assinatura digital e transmita a nota para a Sefaz.
Definição do CFOP e preenchimento correto
O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) é um código numérico que indica o tipo de movimentação de mercadorias. No caso de devolução, ele deve indicar que a operação é de retorno de mercadoria, e pode variar de acordo com:
- Se a devolução é de compra ou venda
- Se a operação é dentro do estado (CFOP iniciando com 1 ou 5)
- Se a operação é interestadual (CFOP iniciando com 2 ou 6)
- Se a devolução é de produto para comercialização, uso, industrialização etc.
Usar o CFOP errado pode causar problemas no lançamento fiscal e gerar inconsistências tributárias.
Descubra qual CFOP usar em: “CFOP para devolução de compra: qual usar?”.
Erros comuns ao emitir nota de devolução
Mesmo sendo uma tarefa rotineira, a emissão de nota fiscal de devolução ainda gera dúvidas e erros nesse processo podem causar transtornos com o Fisco, prejudicar o controle do estoque e impactar os tributos da empresa. Veja os mais comuns:
- Não referenciar a nota fiscal original: muitos esquecem de informar a nota de origem da devolução, o que invalida a operação perante a Sefaz.
- Escolher o CFOP errado: um dos erros mais recorrentes. Usar o código incorreto compromete o crédito de impostos e a escrituração contábil.
- Esquecer de justificar a devolução: o motivo precisa ser claro e coerente com a situação, omitir essa informação pode gerar autuações.
- Preencher dados inconsistentes: diferenças entre a nota original e a devolução, como valores ou descrição do produto, causam rejeições no envio da NF-e.
- Não assinar digitalmente ou não transmitir à Sefaz: sem assinatura e validação, a nota não tem validade fiscal.
Evitar esses erros é essencial para manter a conformidade e evitar retrabalho.
Como automatizar esse processo com o ClickNotas
A emissão de nota fiscal de devolução pode ser feita de forma muito mais rápida e segura quando você utiliza uma plataforma pensada para facilitar sua rotina fiscal.
O ClickNotas é uma solução online que permite emitir todos os tipos de NF-e, inclusive as de devolução, com poucos cliques e validação automática.
Economize tempo e evite falhas fiscais
Com o ClickNotas, você tem:
- Modelos prontos para devolução que já orientam sobre os campos obrigatórios
- Sugestões de CFOPs segundo o tipo de operação
- Validação de dados em tempo real para reduzir erros e rejeições
- Histórico completo de notas emitidas, tudo armazenado na nuvem
- Interface simples que permite emitir e enviar a NF-e direto para a Sefaz, com assinatura digital integrada
Automatizar esse processo é mais do que uma questão de produtividade. É uma forma de garantir que cada devolução seja feita com segurança, agilidade e conformidade fiscal.
Conclusão
Emitir nota fiscal de devolução corretamente é uma etapa essencial para manter o controle fiscal e evitar dores de cabeça com o Fisco.
Cada devolução precisa estar bem documentada, com os códigos certos e justificativas claras, garantindo que os impostos sejam ajustados e que a empresa continue operando com segurança.
Se você ainda faz esse processo manualmente ou com dificuldade, o ClickNotas pode ser o aliado ideal. Automatize a emissão, reduza o risco de erros e ganhe mais tempo para focar no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.
