Por que a apuração tradicional se torna inviável com IBS e CBS?
O modelo tradicional (ICMS/ISS) resulta de múltiplas legislações, apuração muitas vezes por estabelecimento e várias obrigações acessórias que “reconstroem” a operação. Isso eleva o custo de conformidade e amplia divergências e contencioso, com fechamento mensal mais manual e pouco previsível.
Com IBS e CBS, a apuração passa a se apoiar nos DF-e (NF-e, NFC-e, CT-e, NFS-e e eventos). O sistema processa os dados de forma sistemática, e os débitos/créditos dependem do registro digital. Sai a “declaração posterior” e entra a conformidade orientada por dados.
A governança do IBS aponta para a apuração padronizada, integrada e centralizada, substituindo a lógica segregada do ICMS/ISS. Por isso, o modelo tradicional fica “inviável” pela escala e velocidade, não por falta de técnica do contador. Exige integração e validação contínuas, e não planilhas, conferências manuais e consolidações tardias.
Entenda mais sobre os novos tributos em: “Reforma tributária: CBS, IBS, Imposto Seletivo (IS) e novas alíquotas”.
O conceito de apuração assistida
A LC nº 214/2025 permite que o Comitê Gestor do IBS e a RFB apresentem ao contribuinte a apuração assistida do saldo de IBS/CBS do período. O saldo é calculado com base em DF-e, informações de extinção de débitos (pagamento, compensação, recolhimento pelo adquirente etc.) e outros dados do contribuinte. Ou seja, o sistema usa o que já foi registrado e rastreado para pré-compor o resultado
Na prática, o contribuinte recebe um rascunho oficial antes do vencimento, com a trilha do que entrou como débito, crédito e eventos que afetaram a apuração. Ele então confirma ou ajusta o que foi apresentado. Essa confirmação/ajuste pode gerar confissão de dívida e constituição do crédito tributário.
Ponto crítico: se a apuração assistida é apresentada, a apuração “do contribuinte” não começa do zero. Ela acontece por ajustes sobre a proposta do sistema. Assim, a discussão migra de “como calculei” para “por que ajustei o que o sistema trouxe”.
Diferença entre apuração manual, automática e assistida
Apuração manual é o modelo mais comum nas PMEs: o contribuinte (com o contador) reúne documentos, aplica regras, calcula o saldo e entrega obrigações, assumindo o risco de o Fisco discordar depois.
Apuração automática, no sentido estrito, seria um sistema que fecha o saldo sozinho, sem interação do contribuinte. Não é o padrão: a LC 214/2025 prevê um fluxo em que o Fisco apresenta a apuração e o contribuinte valida, ajusta ou contesta.
Apuração assistida é um meio-termo: o Fisco usa dados já recebidos (DF-e, eventos e pagamentos) para pré-compor o saldo e abre uma janela de revisão. O contribuinte segue responsável, e ainda pode haver lançamento de ofício se surgirem diferenças depois.
Saiba também: “Princípio da legalidade tributária na Reforma Tributária: o que realmente muda na prática“.
O papel do Fisco e dos sistemas emissores
No ambiente da Reforma Tributária do Consumo, a Receita Federal já publicou manuais e materiais do piloto que deixam claro o fluxo tecnológico: DF-e → processamento → apuração assistida → extinção de débitos → apropriação de créditos.
Esses materiais reforçam transparência, facilitação da conformidade e agilidade na extinção do débito, com reflexo direto no reconhecimento mais rápido do crédito do adquirente — sempre com base no que consta nos documentos fiscais.
É aí que entram emissores e ERPs: se o documento fiscal é a peça central, parametrização, cadastros e validações deixam de ser detalhe. A RFB enfatiza que débitos e créditos seguem o que está no documento, e que o processamento respeita ordem cronológica e eventos.
Leia também: “A Reforma Tributária e o impacto na emissão de NF-e”.
Como funcionará a apuração assistida na prática
A forma mais concreta de entender a apuração assistida hoje é olhar para o que está sendo testado no Piloto RTC–CBS, criado para simulações em ambiente controlado, sem efeitos fiscais/jurídicos nas operações simuladas. Esse piloto foi instituído por norma da Receita e tem duração prevista até 31/12/2026, com participação por convite.
Embora o piloto trate de CBS em produção restrita, ele antecipa a lógica operacional do sistema, inclusive as formas de extinção do débito (pagamento, compensação, recolhimento pelo adquirente) e o vínculo entre extinção do débito do fornecedor e apropriação do crédito pelo adquirente.
Coleta dos dados a partir das notas fiscais
A apuração assistida parte da lógica de que, ao realizar operações, o contribuinte emite um DF-e e esse documento alimenta o sistema. Nos materiais da Receita, essas informações têm caráter declaratório e configuram confissão do valor de IBS/CBS consignado.
Nos “Primeiros Passos”, o fluxo é didático: enviar um XML, aguardar o processamento e ver o débito surgir. Depois, acompanhar como ele é extinto: pagamento do fornecedor, recolhimento pelo adquirente ou compensação com créditos.
Para a PME, o recado é direto: erro na nota (classificação, base, alíquota, identificações, eventos) nasce erro na apuração apresentada. A apuração assistida não corrige cadastro — ela apenas evidencia o resultado de um cadastro bem (ou mal) parametrizado.
Entenda mais sobre o tema: “Por que a NF-e é essencial para a apuração de tributos“.
Validações automáticas e cruzamento de informações
O sistema faz cruzamentos e validações em camadas. Na camada técnica, se o XML tiver erro de estrutura, transmissão ou campos obrigatórios, ele pode nem entrar no processamento e exige correção na origem.
Na camada fiscal-operacional, os débitos entram em fila, são ordenados (inclusive por ordem cronológica do documento) e são extintos pelas modalidades previstas. No piloto, há processamento periódico, status como “aguardando processamento” e telas separando “apuração”, “eventos” e “outras informações”.
Na camada econômica do IVA, o crédito do adquirente tende a depender da extinção do débito do fornecedor, reforçando rastreabilidade e não cumulatividade operacional. O manual mostra créditos “não apropriados” até a extinção, com opção como o RAD (recolhimento pelo adquirente) para destravar a apropriação no piloto.
O que acontece quando há inconsistência nos dados?
Em inconsistências técnicas (XML inválido ou campos essenciais errados), o impacto imediato é falha no envio/aceite ou necessidade de reprocessar/corrigir, porque o documento não entra “limpo” no fluxo. O manual de primeiros passos recomenda revisar o XML e acionar suporte se o erro persistir.
Em inconsistências fiscais (classificação inadequada, parametrização ou tratamento cadastrados incorretamente), o problema aparece como saldo distorcido, divergência de crédito e necessidade de ajustes na apuração assistida. O risco é o contribuinte confirmar (por ação ou omissão) um saldo que não reflete a realidade.
O risco jurídico é direto: pela LC 214/2025, confirmar ou ajustar pode implicar confissão e constituição do crédito, e o silêncio no prazo pode levar à presunção de correção do saldo apurado. Na prática, inconsistência não tratada vira passivo por inércia.
Confira mais sobre o tema: “Reforma Tributária e digitalização: como a tecnologia pode ajudar na conformidade“.
Responsabilidades do contribuinte e do contador
O termo “assistida” pode confundir: não é apuração “terceirizada”. A lei reduz assimetria de informações, mas não transfere a responsabilidade ao Estado. O contribuinte segue sujeito a lançamento de ofício por diferenças encontradas depois.
O desenho documental reforça isso: o que vai no DF-e é declaratório e, no piloto, aparece como confissão do valor devido no documento. Na prática, a nota fiscal vira prova a favor ou contra o contribuinte com muito mais rapidez. Erro na origem tende a virar problema visível no sistema.
Para o contador de PME, o foco muda: menos “conserto no fim do mês” e mais governança de emissão. Entram em cena revisão de cadastros, testes de consistência e auditoria contínua. O contador passa a garantir que a empresa esteja “pronta para ser apurada” todos os dias.
Riscos de confiar em dados mal emitidos
No IVA, crédito é caixa: se o crédito do adquirente depende de eventos ligados à operação e à extinção do débito, qualquer erro em emissão pode travar apropriação e gerar ruído comercial (cliente cobrando crédito, fornecedor com pendência, disputa sobre correção).
O manual do piloto ilustra isso de forma didática: o adquirente enxerga créditos “não apropriados” quando o fornecedor ainda não extinguiu o débito, e existem mecanismos de recolhimento pelo adquirente que são vinculados à operação. Ou seja, o sistema “amarra” as pontas — e quem emite errado cria uma bola de neve operacional.
Também vale notar que a própria lógica do sistema foi pensada para favorecer autorregularização e transparência, o que tende a reduzir o tempo entre o erro e a detecção. Isso é positivo para conformidade, mas ruim para quem depende de “ajustes tardios” para fechar o mês.
Confira também: “Como mapear produtos e serviços para a Reforma Tributária sem comprometer a operação“.
Penalidades por erro reiterado
Em 2026 (transição/teste), a regra é cheia de nuances: a LC 214/2025 admite dispensa de recolhimento de IBS/CBS, desde que o contribuinte cumpra as obrigações acessórias; se não cumprir, a fiscalização pode atuar.
Com as mudanças de 2026, se houver auto de infração por descumprir obrigação acessória de IBS/CBS, o sujeito passivo pode ser intimado a suprir a omissão em 60 dias e, se atender, a penalidade pode ser extinta — estímulo à correção rápida, sem “reincidência silenciosa”.
Passada a transição, dois pontos pesam no “erro reiterado”: confirmar/ajustar a apuração assistida pode implicar confissão e constituição do crédito; e o silêncio no prazo pode gerar presunção de correção do saldo.
Em termos simples, o novo risco não é só “multa por erro”: é o erro virar débito constituído rapidamente, com trilha digital e menos espaço para discutir “como chegou nesse número”.
Leia também: “Parametrização fiscal errada: quais são os riscos financeiros e operacionais na Reforma Tributária“.
Como se preparar para a apuração assistida desde já
A maioria das PMEs vê 2026 como “ano de alíquota baixa”, mas a alíquota é o menor ponto.
O maior risco é operacional: emissão, cadastros, integrações e rotina de conferência. Os materiais do piloto existem justamente para forçar testes e ajustes, exigindo mudança cultural e preparo.
Uma estratégia prática é trabalhar em três trilhas: processo, cadastro e tecnologia. Quando as três conversam, a apuração assistida vira aliada; quando não, vira retrabalho diário. O objetivo é reduzir erro na origem e evitar correções tardias.
Padronização da emissão de notas fiscais
Padronizar a emissão não é “layout bonito”: é aplicar sempre igual tributação, natureza da operação, classificação do item/serviço e eventos em toda a PME. No piloto, o sistema considera ordem cronológica e status de processamento, então rotina inconsistente tende a ser penalizada.
Na prática, vale implementar um checklist mínimo por tipo de operação, com campos críticos e validações automáticas (quando possível). Exemplos que costumam gerar “efeito cascata” no IVA:
- Classificação do item/serviço e tratamento tributário (parametrização coerente)
- Identificação correta de emitente/destinatário (CNPJ, vínculos e cadastros)
- Eventos e correções (processo claro para cancelar/substituir quando permitido)
Veja: “Como preparar o emissor de notas fiscais para a Reforma Tributária em 2026“.
Revisão de cadastros fiscais (produtos, serviços, clientes)
Se a apuração é “movida a DF-e”, então o cadastro deixa de ser “tarefa do financeiro” e vira infraestrutura tributária. O piloto evidencia que o sistema lê o que está no documento e processa créditos/débitos a partir dali. Logo, cadastro errado vira apuração errada.
Uma revisão pragmática para PMEs (sem querer “perfeição impossível”) costuma incluir:
- Produtos/serviços com descrição padronizada e regras de tributação coerentes
- Clientes/fornecedores com dados cadastrais consistentes (CNPJ/endereços/qualificações)
- Mapeamento do “tipo de operação” (venda, devolução, bonificação, prestação recorrente) com rotina de eventos/documentos correta
Leia também: “O que muda na NCM com a Reforma Tributária 2025?“.
O papel da ClickNotas na apuração assistida
Em um sistema que depende da qualidade do DF-e, o emissor deixa de ser só “faturamento” e vira peça de conformidade. Como a apuração assistida usa DF-e e outras informações, acertar os dados na origem reduz ajustes, divergências e risco de confirmar saldo indevido.
Soluções de emissão e gestão documental ajudam o contador com padronização, organização e rastreabilidade. Também reduzem erros técnicos e apoiam o cliente a manter consistência, e o blog da ClickNotas pode servir como material de orientação para PMEs.
Conclusão: apuração assistida exige organização, não improviso
A apuração assistida não elimina o contador nem zera o risco: ela migra para um modelo em que o Fisco pode apresentar o saldo de IBS/CBS e o contribuinte confirma ou ajusta. Isso gera efeitos jurídicos (confissão, constituição do crédito e presunção por silêncio) e ainda admite lançamento de ofício se surgirem diferenças depois.
O potencial de ganho é alto — transparência, autorregularização e agilidade na apropriação de créditos — mas depende de governança. Só funciona bem quando a empresa trata emissão, cadastros e processos como base da conformidade, e não como ajuste de fim de mês.
Para PMEs, o melhor “projeto 2026” não é discutir alíquota, e sim arrumar a casa: padronizar emissão, revisar cadastros e criar conferência contínua. Quem se antecipa reduz retrabalho, diminui risco e tende a transformar a apuração assistida em vantagem competitiva.
Perguntas frequentes sobre apuração assistida
Nesta seção, reunimos as dúvidas mais comuns de contadores e advogados de PMEs sobre a apuração assistida e seus efeitos práticos no dia a dia. A ideia é esclarecer, de forma direta, o que muda na rotina, quais cuidados tomar e o que esperar do novo modelo para IBS e CBS.
1. A apuração assistida substitui o contador?
Não, a apuração assistida não substitui o contador: o Fisco pode apresentar o saldo, mas o contribuinte precisa confirmar ou ajustar, com possível confissão e constituição do crédito; e o silêncio pode gerar presunção de correção.
Por isso, a revisão técnica segue indispensável. Na prática, o contador ganha ainda mais peso ao garantir qualidade dos dados e governança de processos, evitando confirmação de erros e passivos por inércia.
2. O Simples Nacional também será impactado?
Em 2026, a LC 214/2025 indica que as alíquotas de IBS/CBS do período não se aplicam ao Simples Nacional, reduzindo o impacto financeiro direto. Mesmo assim, há impacto operacional, porque a cadeia do regime regular depende de DF-e bem emitidos e cadastros consistentes para processamento e créditos.
Por isso, a PME do Simples pode ter de ajustar emissão e rotinas para não virar gargalo, mesmo sem recolher IBS/CBS como regime regular.
3. O que acontece se eu emitir notas com erro?
Erros tendem a aparecer já na apuração: a nota pode não ser processada, distorcer saldos e travar o crédito do adquirente até a extinção do débito, com maior rastreabilidade e transparência.
O risco jurídico é validar (ou deixar presumir) saldo com dados incorretos; “assistida” não é “sem responsabilidade”: o sistema mostra o que entendeu e você deve corrigir antes de confirmar.
