No complexo ecossistema do ICMS, o regime de Substituição Tributária (ST) é um dos temas que mais gera dúvidas e problemas para gestores fiscais e contadores. E dentro desse regime, o CFOP 5405 ocupa um lugar fundamental para as empresas que atuam na condição de contribuinte substituído.
Utilizar este código de forma incorreta pode significar a dupla tributação, a perda de créditos fiscais e severas autuações.
Este guia completo foi desenvolvido para desvendar todos os aspectos do CFOP 5405. Você vai entender exatamente o que ele representa, em quais situações sua aplicação é obrigatória, como ele se diferencia de outros CFOPs da mesma família e quais são os impactos tributários e contábeis de seu uso.
Dominar este conhecimento é essencial para garantir a conformidade fiscal de operações envolvendo mercadorias como bebidas, combustíveis, autopeças, materiais de construção e outros itens sujeitos à ST.
O que significa o CFOP 5405
O CFOP 5405 é um código fiscal que classifica uma operação muito específica e comum no comércio varejista e atacadista: a venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, em operação interestadual, sujeita ao regime de substituição tributária, onde a empresa vendedora atua na condição de contribuinte substituído.
Em termos mais simples, é o código usado quando uma empresa compra um produto de um fornecedor (que já recolheu o ICMS-ST por toda a cadeia) e depois revende esse mesmo produto para um cliente em outro estado, sem a necessidade de recolher qualquer imposto adicional relativo à Substituição Tributária.
Saiba mais em: “Substituição tributária: o que sua empresa precisa saber para emitir corretamente”.
Definição oficial na tabela de CFOPs
A estrutura numérica do CFOP 5405 revela sua natureza:
- 5: Indica que se trata de uma “Venda de Mercadorias”.
- 4: Especifica que a operação é uma “Venda de Mercadoria Adquirida ou Recebida de Terceiros”.
- 0: Define que se trata de uma operação interestadual.
- 5: Este é o dígito crucial. O “5” identifica que a operação é com “Mercadoria Sujeita ao Regime de Substituição Tributária, na Condição de Contribuinte Substituído”.
Portanto, a decodificação é: Venda (5) de Mercadoria de Terceiros (4) Interestadual (0) com ST, como Substituído (5).
Confira todos os códigos CFOP em: “CFOP: o que é, para que serve e tabela”.
Diferença entre contribuinte substituto e substituído
Este é o conceito mais importante para entender o CFOP 5405. A Substituição Tributária “substitui” o momento do recolhimento do imposto.
- Contribuinte substituto: É a empresa (normalmente o industrial, importador ou atacadista) que tem a obrigação legal de recolher o ICMS devido por toda a cadeia de circulação da mercadoria, incluindo as operações futuras (do distribuidor, atacadista e varejista). Ele “substitui” os demais contribuintes no pagamento do imposto. Ao vender a mercadoria, ele emite uma nota fiscal com CFOP específico para substituto (como 5401 ou 5403) e recolhe o ICMS-ST.
- Contribuinte substituído: É a empresa (normalmente o comércio varejista ou atacadista final) que adquire a mercadoria do substituto. Como o imposto referente à sua operação de venda (e de toda a cadeia) já foi recolhido antecipadamente pelo substituto, ela é “substituída” na obrigação de recolher esse ICMS. Ao revender a mercadoria, ela utiliza o CFOP 5405 para indicar ao Fisco que o ICMS-ST já foi recolhido.
- Analogia: Pense em um pedágio. O substituto é quem paga o pedágio completo da estrada (incluindo as praças que ainda não foram alcançadas). O substituído é quem usa a estrada depois, sem precisar parar para pagar, porque o pedágio já foi quitado.
Relação do código com operações de ICMS-ST
O CFOP 5405 está ligado ao conceito de “encerramento de cadeia” na Substituição Tributária. Ele sinaliza para o Fisco que a mercadoria em questão já teve a sua obrigação tributária integral quitada pelo contribuinte substituto original.
Dessa forma, a empresa substituída (que usa o 5405) fica isenta de calcular e recolher novo ICMS-ST sobre a sua operação de venda, desde que o valor de venda seja igual ou inferior ao valor base utilizado pelo substituto para o cálculo do ST.
Saiba mais sobre o assunto em: “DIFAL: como calcular?” e “Como calcular o ICMS?”.
Quando utilizar o CFOP 5405
A aplicação do CFOP 5405 está ao cumprimento rigoroso de uma série de requisitos legais. Sua utilização indevida pode caracterizar sonegação fiscal.
Operações interestaduais com ICMS-ST já recolhido
Este é o cenário principal. A empresa deve usar o CFOP 5405 quando:
- A mercadoria é sujeita ao regime de ST: A legislação estadual e os convênios interestaduais devem listar o produto como sujeito a este regime.
- A empresa é contribuinte substituído: Ela não é a fabricante/importadora, mas sim uma revendedora.
- O ICMS-ST foi recolhido anteriormente: Na nota fiscal de entrada da mercadoria (comprada do substituto), deve constar o valor do ICMS-ST recolhido, com um CFOP de entrada adequado (como 1405).
- A operação de saída é interestadual: A venda é destinada a um cliente em outra Unidade Federada.
- Não há fato gerador de novo ICMS-ST: O preço de venda praticado pelo substituído é igual ou inferior ao valor base (preço máximo de venda ao consumidor final) considerado no cálculo original do ST.
Situações em que não há destaque de imposto adicional
A principal característica de uma nota fiscal com CFOP 5405 é a ausência de destaque de ICMS-ST na guia de impostos.
Como a obrigação tributária já foi cumprida pelo substituto, a empresa substituída não precisa calcular, destacar nem recolher um novo valor de ICMS-ST. O imposto devido na operação é apenas o ICMS próprio, calculado pela alíquota interestadual, se for o caso. A função do CFOP 5405 é justamente informar essa situação à fiscalização.
Leia também: “Nota fiscal para empresas de comércio: quais cuidados tomar com CFOP, NCM e tributação”.
Exemplos práticos de aplicação do CFOP 5405
Para solidificar o entendimento, vejamos exemplos de setores onde o CFOP 5405 é amplamente utilizado.
Venda de bebidas sujeitas à substituição tributária
- Cenário: Um atacadista de São Paulo compra cerveja de uma grande cervejaria (contribuinte substituto). A cervejaria emite a nota fiscal com CFOP 5401 ou 5403, recolhendo o ICMS-ST integral. Esse atacadista então vende a cerveja para um bar no Rio de Janeiro.
- Mercadoria de terceiros? Sim (adquirida da cervejaria).
- Operação interestadual? Sim (SP -> RJ).
- Mercadoria sujeita a ST? Sim (bebidas).
- ICMS-ST já recolhido? Sim (pela cervejaria).
- O atacadista é o substituto ou substituído? Substituído.
- CFOP correto para a venda do atacadista para o bar: 5405.
Comercialização de produtos de higiene e cosméticos
- Cenário: Uma distribuidora de produtos de limpeza em Minas Gerais compra sabão em pó de um fabricante (substituto). O fabricante recolhe o ICMS-ST. A distribuidora vende o sabão para um mercado em Goiás.
- Mercadoria de terceiros? Sim.
- Operação interestadual? Sim (MG -> GO).
- Mercadoria sujeita a ST? Sim (produtos de higiene estão frequentemente na lista).
- ICMS-ST já recolhido? Sim.
- A distribuidora é substituída? Sim.
- CFOP correto: 5405.
Saída de autopeças para consumidor final com ICMS-ST já recolhido
- Cenário: Uma auto center no Paraná compra pneus de um importador (substituto). O importador recolhe o ICMS-ST. A auto center vende o pneu para um cliente final (pessoa física) no Mato Grosso.
- Mercadoria de terceiros? Sim.
- Operação interestadual? Sim (PR -> MT).
- Mercadoria sujeita a ST? Sim (pneus são comumente sujeitos a ST).
- ICMS-ST já recolhido? Sim.
- A auto center é substituída? Sim.
- CFOP correto: 5405.
Perguntas frequentes sobre o CFOP 5405
O CFOP 5405 gera crédito de ICMS?
Não. Esta é uma característica fundamental. Como a empresa está na condição de substituída e o ICMS-ST já foi recolhido integralmente pelo substituto, a operação de venda com CFOP 5405 não gera crédito de ICMS para o adquirente (cliente).
O destinatário desta nota fiscal não poderá se creditar do valor do ICMS, pois a operação representa o fim da cadeia para efeitos de ST. O crédito foi gerado para a empresa substituída na nota de entrada quando ela comprou do substituto.
Posso usar o 5405 em operações de devolução?
Geralmente, não. As operações de devolução devem, idealmente, “desfazer” a operação original.
Qual a diferença prática entre 5403 e 5405?
Esta é uma das comparações mais importantes:
- CFOP 5403: Venda de mercadoria adquirida de terceiros, sujeita a ST, na condição de contribuinte substituto. É usado pelo fabricante/importador/atacadista que recolhe o ICMS-ST.
- CFOP 5405: Venda de mercadoria adquirida de terceiros, sujeita a ST, na condição de contribuinte substituído. É usado pelo comércio que já recebeu a mercadoria com o ST pago e não precisa recolhê-lo novamente.
- Resumo: 5403 é para quem recolhe o ST. 5405 é para quem não recolhe porque o ST já foi pago.
Conclusão: CFOP 5405 garante regularidade fiscal para empresas como substituídas
O CFOP 5405 é, portanto, uma ferramenta essencial para a correta escrituração fiscal de empresas que atuam como elo final na cadeia de circulação de mercadorias sujeitas à Substituição Tributária. Seu uso correto sinaliza ao Fisco que a obrigação principal do ICMS foi cumprida antecipadamente pelo contribuinte substituto, evitando a bitributação e garantindo a regularidade da operação.
Aplicar o CFOP 5405 de maneira inadequada, seja usando-o indevidamente ou deixando de usá-lo quando necessário, pode levar a graves passivos tributários, including autuações por não recolhimento de impostos. A chave para a conformidade está em:
- Identificar corretamente se a empresa é substituta ou substituída em cada operação
- Verificar se a mercadoria está de fato enquadrada no regime de ST por força de lei.
- Conferir se na nota fiscal de entrada consta o recolhimento do ICMS-ST.
- Configurar o sistema ERP para aplicar automaticamente o CFOP 5405 nas situações adequadas.
Em um cenário fiscal cada vez mais automatizado e rigoroso, o conhecimento detalhado de códigos como o CFOP 5405 deixa de ser uma opção e se torna uma necessidade competitiva para a sobrevivência e o crescimento dos negócios.
Em caso de dúvidas sobre o enquadramento específico de uma operação, a consulta a um contador especializado em ICMS e Substituição Tributária é sempre a medida mais segura.
