Quais impostos incidem sobre uma nota fiscal: ICMS, ISS, PIS e COFINS explicados

Quais tributos estão presentes em uma nota fiscal?

Nem toda nota fiscal terá todos os tributos. A incidência depende do tipo de operação (venda ou serviço), da atividade econômica exercida e do regime tributário da empresa.

A seguir, detalhamos os principais impostos e como eles costumam aparecer no documento fiscal:

ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços

O ICMS é um tributo estadual obrigatório para empresas que comercializam mercadorias, transportam produtos entre estados ou prestam serviços de comunicação. Ele incide sobre:

• Vendas de produtos;
• Importações;
• Transporte interestadual e intermunicipal;
• Serviços de telecomunicação.

A alíquota varia conforme o estado e o tipo de operação. Operações internas (dentro do mesmo estado) geralmente aplicam alíquotas entre 17% e 18%, enquanto operações interestaduais podem variar entre 7% e 12%.

Na nota fiscal, é necessário preencher corretamente os campos de base de cálculo, alíquota aplicada, valor do ICMS, origem da mercadoria, CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e CST (Código de Situação Tributária), além de considerar a possibilidade de ICMS-ST (substituição tributária), quando aplicável.

ISS: Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza

O ISS é um tributo municipal e incide sobre a prestação de serviços definidos na Lei Complementar 116/2003. É obrigatório para profissionais autônomos, empresas de serviços e prestadores diversos, como escritórios de contabilidade, agências de marketing, clínicas médicas, entre outros.

As alíquotas do ISS variam de acordo com o município, geralmente entre 2% e 5%. Alguns municípios concedem isenção para MEIs, enquanto outros exigem a emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) mesmo para microempreendedores.

A nota fiscal de serviço deve conter campos como base de cálculo do ISS, alíquota utilizada, valor do imposto e local de incidência (município onde o serviço foi prestado). Esse detalhe é importante, pois o ISS deve ser recolhido no local da efetiva prestação do serviço, salvo exceções previstas em lei.

PIS e COFINS: contribuições federais sobre receita bruta

O PIS (Programa de Integração Social) e a COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) são tributos federais que incidem sobre o faturamento das empresas.

• Empresas do Simples Nacional: recolhem PIS e COFINS de forma unificada dentro do DAS, sem detalhamento por operação na nota.
• Empresas do Lucro Presumido (cumulativo): alíquotas de 0,65% para o PIS e 3% para a COFINS, sem direito a créditos.
• Empresas do Lucro Real (não cumulativo): alíquotas de 1,65% (PIS) e 7,6% (COFINS), com possibilidade de créditos sobre custos e despesas.

Na nota fiscal, especialmente para empresas dos regimes presumido e real, é obrigatório destacar a base de cálculo, as alíquotas aplicadas e os valores dos tributos. Isso ajuda na transparência e facilita a apuração e compensação dos tributos nas obrigações acessórias.

Quando cada imposto se aplica?

A incidência de impostos em uma nota fiscal depende diretamente da natureza da operação — se há venda de produto ou prestação de serviço —, da localização envolvida e do regime tributário da empresa.

Vamos detalhar cada aspecto para esclarecer quando ICMS, ISS, PIS e COFINS entram em cena.

Tipo de produto ou serviço vendido

1. ICMS

• Sempre presente em transações que envolvem circulação de mercadorias — ou sejam produtos físicos: vendas em lojas, e‑commerce, importações, transferências entre filiais etc.
• Também incide em serviços relacionados a transporte e comunicação (alguns estados tratam como ISS, mas regra comum é ICMS).

2. ISS

• Aplicável apenas a serviços, com base na Lista de Serviços, por exemplo: manutenção, design, consultoria, advocacia, psicólogo, contabilidade, planos de saúde etc.
• Não vale para venda de mercadorias, mesmo que acompanhadas de serviços agregados — o foco é a atividade principal.

3. PIS e COFINS

• Cobrados em praticamente todas as operações, sejam de mercadorias ou serviços, caso a empresa esteja no Lucro Presumido ou Lucro Real.
• No Simples Nacional, esses tributos são recolhidos de maneira unificada no DAS.

É fundamental identificar corretamente se a operação refere-se à venda ou ao serviço prestado — isso define qual imposto será aplicado e como ele deve ser destacado na nota.

Local da operação e regime tributário da empresa

1. Local da operação

• ICMS:
  • Para operações internas, prevalece a alíquota do estado onde ocorre a venda.
  • Em operações interestaduais, aplica-se uma alíquota interestadual (7% a 12%) e, frequentemente, destaca-se a diferença de alíquota — o chamado DIFAL, fundamental para empresas optantes pelo Simples Nacional que realizam venda interestadual.
• ISS: Aplica-se com base no local onde o serviço foi efetivamente prestado — geralmente o município de execução, mesmo que a empresa esteja sediada em outra cidade.
• PIS/COFINS: Independem do local da operação; incidem sempre que a empresa está enquadrada nos regimes que obrigam sua apuração (Lucro Real ou Presumido).

2. Regime tributário da empresa

• Simples Nacional:
  • ICMS e ISS estão incluídos no valor do DAS; sem destaque separado na nota.
  • PIS/COFINS recolhidos em conjunto no DAS.
• Lucro Presumido:
  • ICMS, ISS, PIS e COFINS são destacados separadamente e calculados conforme percentuais fixos sobre o faturamento.
• Lucro Real:
  • Exige destaque individual de tributos; empresas podem aproveitar créditos tributários relacionados ao PIS/COFINS.

Importante: o mesmo produto pode gerar diferentes impostos, dependendo de onde está sendo vendido (mesmo estado ou outro estado). Da mesma forma, um mesmo serviço pode exigir ICMS ou ISS, dependendo da legislação estadual ou municipal.

Neste contexto, o correto enquadramento e emissão da nota fiscal não é apenas uma questão de cumprir obrigações é também estratégia para evitar erros, multas e garantir previsibilidade no fluxo de caixa.

Leia também: “Simples Nacional: como funciona o regime e o que sua empresa precisa saber”.
Leia também: “Sped: o que é e para que serve?”.

Como esses tributos aparecem na nota fiscal?

Emitir uma nota fiscal corretamente exige mais do que registrar valores e produtos. É preciso destacar adequadamente os tributos envolvidos, conforme o tipo de operação e o regime tributário da empresa.

Preencher os campos obrigatórios garante não apenas a conformidade com o fisco, mas também evita multas e retrabalho contábil.

Campos obrigatórios para destaque de cada imposto

Cada imposto possui campos específicos que devem ser preenchidos no sistema emissor da nota fiscal (como NFe, NFSe ou sistema próprio integrado ao ERP). A seguir, destacamos os principais:

• ICMS (Nota Fiscal Eletrônica – NFe)
  • CST ou CSOSN: identifica a situação tributária (ex: 00 = tributado integralmente).
  • CFOP: classifica a operação (ex: venda, transferência, devolução).
  • Base de cálculo (vBC): valor sobre o qual o ICMS será calculado.
  • Alíquota (pICMS): varia por estado e operação (interna ou interestadual).
  • Valor do ICMS (vICMS): resultado do cálculo da alíquota sobre a base.
• ISS (Nota Fiscal de Serviços – NFSe)
  • Alíquota do ISS: geralmente entre 2% e 5%, definida pelo município.
  • Valor do ISS: base de cálculo vezes a alíquota.
  • Código do serviço: conforme lista da Lei Complementar 116/2003.
• PIS e COFINS (NFe e também para Lucro Presumido/Real)
  • CST PIS/COFINS: define o regime de apuração (ex: 01 = operação tributável).
  • Base de cálculo e alíquota: variam conforme regime (cumulativo ou não).
  • Valor total do PIS e da COFINS: destacado individualmente.

Se a empresa estiver no Simples Nacional, os impostos são calculados de forma unificada no DAS — mas ainda assim, em alguns municípios e estados, pode ser necessário o destaque para fins de informação fiscal ou exigências do sistema.

Como preencher corretamente e evitar autuações fiscais

Evitar erros no preenchimento dos tributos na nota fiscal é essencial para manter a empresa em conformidade e prevenir sanções. Aqui estão algumas boas práticas:

1. Conferir o enquadramento tributário da empresa: se for do Simples Nacional, o sistema emissor deve estar configurado para não exigir destaque indevido.
2. Utilizar corretamente os códigos fiscais (CFOP, CST/CSOSN): cada tipo de operação tem códigos específicos. Usar o código errado pode gerar glosas fiscais ou impedir o aproveitamento de crédito por parte do comprador.
3. Manter os dados atualizados no sistema: alíquotas de ICMS, ISS, PIS e COFINS mudam com frequência. Atualizações automáticas ou revisões manuais são indispensáveis.
4. Verificar o NCM dos produtos: o código da mercadoria impacta diretamente o ICMS e PIS/COFINS. Um erro aqui pode gerar tributação incorreta e risco de autuação.
5. Validar com a contabilidade: principalmente em operações interestaduais ou com substituição tributária. Um olhar técnico previne falhas graves.
6. Evitar campos em branco ou com preenchimento genérico: mesmo que o imposto não seja devido (ex: isenção ou imunidade), a justificativa precisa constar no campo correspondente com o código correto.

Preencher corretamente a nota fiscal é mais do que uma formalidade: é um escudo contra fiscalizações e um indicador de organização tributária. No próximo tópico, vamos mostrar como esses tributos impactam sua precificação e fluxo de caixa.

Impacto dos tributos na precificação e no fluxo de caixa

Os tributos que incidem sobre a nota fiscal não são apenas obrigações legais: eles afetam diretamente a rentabilidade, o preço final dos produtos e o controle do fluxo de caixa.

Ignorar esses impactos pode levar a decisões financeiras equivocadas, como precificar abaixo do custo real ou ter dificuldades para pagar impostos nos vencimentos corretos.

A seguir, explicamos como calcular corretamente os impostos e apresentamos estratégias para proteger sua margem de lucro mesmo com a alta carga tributária.

Como calcular os valores para cada imposto

Calcular os tributos de forma correta é o primeiro passo para precificar bem e manter a saúde financeira. Veja como considerar os principais:

• ICMS: varia por estado e tipo de operação (interna, interestadual, substituição tributária). É calculado sobre a base de cálculo da mercadoria ou serviço, podendo ser destacado ou embutido no preço.
• ISS: aplicado sobre o valor do serviço prestado, conforme a alíquota municipal. O cálculo é direto: base x alíquota = valor do imposto.
• PIS e COFINS: dependem do regime da empresa:
  • Cumulativo (Lucro Presumido): alíquotas fixas (PIS: 0,65%, COFINS: 3%).
  • Não cumulativo (Lucro Real): alíquotas maiores (PIS: 1,65%, COFINS: 7,6%) com possibilidade de abatimento de créditos fiscais.
• Simples Nacional: o cálculo é feito com base no faturamento e no anexo correspondente ao CNAE. O valor total dos impostos é unificado no DAS, mas é essencial acompanhar as faixas de faturamento, pois a alíquota cresce progressivamente.

Estratégias para não comprometer a margem de lucro

1. Precificação estratégica: inclui os tributos no cálculo do preço de venda. Não basta cobrir o custo do produto — o valor dos impostos deve ser considerado na formação da margem.
2. Classificação correta de produtos e serviços: erros no NCM, CNAE ou alíquota podem gerar pagamento indevido ou prejuízo por aproveitamento incorreto de créditos.
3. Aproveitamento de créditos fiscais: empresas no Lucro Real podem abater tributos pagos na aquisição de insumos. Use essa vantagem para reduzir o custo efetivo.
4. Avaliação periódica do regime tributário: o Simples Nacional pode deixar de ser vantajoso à medida que o faturamento cresce. Simular cenários em outros regimes evita surpresas e prejuízos.
5. Planejamento tributário com apoio contábil: profissionais especializados podem identificar formas legais de reduzir a carga tributária, otimizar o uso de incentivos fiscais e melhorar o fluxo de caixa.
6. Controle de vencimentos e pagamentos: tributos pagos com atraso geram multas e juros. Use alertas e automações para não perder prazos.

Gerir tributos com inteligência é essencial para manter a empresa lucrativa e competitiva. A forma como os impostos são tratados influencia diretamente no desempenho financeiro — e uma nota fiscal bem preenchida é o ponto de partida.

Leia também: “Como a nota fiscal impacta seu fluxo de caixa e como usar isso a favor da sua gestão financeira”.

Conclusão

ICMS, ISS, PIS e COFINS não são apenas siglas burocráticas são tributos que, se mal compreendidos ou calculados, podem comprometer desde a precificação até o fluxo de caixa do negócio.

Saber quando cada imposto se aplica, como destacá-los corretamente na nota fiscal e de que forma impactam a margem de lucro permite que o empreendedor tome decisões mais conscientes, evite autuações fiscais e mantenha a sustentabilidade do negócio a longo prazo.

Mais do que cumprir obrigações legais, dominar a tributação na emissão de notas é um diferencial competitivo. E com o apoio das ferramentas certas e o suporte contábil adequado, essa gestão pode ser mais simples, eficiente e segura.