XML na Reforma Tributária: o que muda?

O que é o XML da nota fiscal?

O XML é o formato digital estruturado das notas fiscais eletrônicas, como NF-e, NFS-e, CT-e, entre outras. Ele carrega todas as informações fiscais, jurídicas e contábeis de uma transação comercial ou prestação de serviço.

É esse arquivo que possui validade legal perante a Receita Federal e a Sefaz, pois contém a assinatura digital do emissor e segue um padrão técnico nacional.

Ao contrário do DANFE, que é uma representação visual, o XML é o documento fiscal oficial utilizado para:

• Apuração de impostos;
• Geração de obrigações acessórias;
• Auditorias;
• Cruzamentos de dados no SPED e sistemas de fiscalização eletrônica.

Leia também: “Arquivo XML: tudo sobre o documento fiscal obrigatório”. 

Função fiscal, contábil e jurídica do XML

O XML tem três funções principais dentro da rotina empresarial e do sistema tributário:

1. Função fiscal: É a fonte primária de dados para cálculo de tributos como ICMS, ISS, PIS, Cofins e, futuramente, IBS e CBS.
2. Função contábil: Alimenta sistemas ERP e softwares de contabilidade com dados padronizados e auditáveis.
3. Função jurídica: Serve como documento legal em fiscalizações, disputas tributárias e comprovação de operações comerciais.

Essas funções serão potencializadas pela Reforma Tributária, já que o novo modelo prevê a apuração automática com base nos dados contidos no XML, sem a necessidade de declarações paralelas.

Qual a diferença entre XML e DANFE?

É muito comum que empresas confundam o XML com o DANFE, mas eles têm funções diferentes:

• XML:
  • É o documento fiscal eletrônico oficial;
  • Possui validade jurídica;
  • Deve ser armazenado por até 11 anos (com a Reforma);
  • Contém todos os campos fiscais e tributários da operação;
  • É usado para apuração de impostos e cruzamento de dados.
• DANFE:
  • É apenas uma representação gráfica da NF-e ou NFS-e;
  • Não possui validade legal;
  • Serve para acompanhar a mercadoria ou facilitar a visualização dos dados.

Importante: com a Reforma Tributária, o DANFE perderá ainda mais relevância. O que vale é o XML completo, válido e corretamente preenchido.

Saiba mais em: “O que é Danfe e XML: conheça os documentos essenciais para o registro fiscal”. 

Por que o XML se torna ainda mais estratégico na Reforma Tributária?

Com a implantação da Reforma Tributária e a criação de impostos como IBS e CBS, a apuração de tributos no Brasil passará a ser majoritariamente eletrônica, automática e baseada em dados estruturados.

E, nesse cenário, o XML da nota fiscal se consolida como a peça-chave para garantir a correta arrecadação, fiscalização e partilha dos impostos entre União, estados e município

Base da apuração eletrônica de tributos,

Um dos pilares da Reforma é a não cumulatividade plena, o que significa que os impostos pagos nas etapas anteriores poderão ser creditados automaticamente, e a apuração desses créditos será feita com base nos dados declarados no XML da nota fiscal.

Isso elimina etapas manuais e reduz a dependência de declarações paralelas como SPED, EFD-Contribuições ou GIA. Ou seja, a própria nota fiscal eletrônica se transforma na principal fonte de apuração tributária.

A empresa que emitir uma NF-e ou NFS-e deverá garantir que o XML:

• Esteja completo e com os campos obrigatórios atualizados (incluindo códigos de IBS e CBS);
• Traga corretamente as alíquotas aplicáveis;
• Indique com precisão o local de destino da operação (crucial para repartição do imposto).

Na prática, qualquer erro no XML pode gerar falhas na apuração dos tributos, perda de crédito ou autuação fiscal.

Cruzamento automático de dados

Além de servir para apuração, o XML será usado como base para cruzamento automático de informações fiscais, promovendo maior:

• Rastreabilidade das operações;
• Transparência entre contribuintes e Fisco;
• Segurança jurídica nas obrigações acessórias.

Com os dados do XML integrados diretamente aos sistemas do Comitê Gestor do IBS e da Receita Federal (para a CBS), as autoridades fiscais poderão:

• Detectar inconsistências em tempo real;
• Validar automaticamente créditos tributários;
• Impedir que operações não registradas sejam creditadas.

Esse modelo de fiscalização por cruzamento de XMLs representa um avanço em relação ao modelo atual, que ainda depende de muitas declarações manuais e controles paralelos.

Entenda a centralidade da digitalização na Reforma Tributária em: “Reforma Tributária e digitalização: como a tecnologia pode ajudar na conformidade”. 

O XML com IBS e CBS

Com a implementação do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), o layout das notas fiscais eletrônicas também será ajustado. Isso significa que o XML, documento digital com validade jurídica, precisará incorporar novos campos e validações específicas para os novos tributos.

Essas mudanças tornam o XML ainda mais importante para a conformidade tributária e para o correto funcionamento da apuração eletrônica proposta pela Reforma.

Novas informações fiscais esperadas

Embora os layouts oficiais ainda estejam em desenvolvimento por parte da Receita Federal, do Comitê Gestor do IBS e do ENCAT (órgão técnico que coordena as notas fiscais eletrônicas), já se sabe que o XML passará a conter:

• Campos específicos para identificar IBS e CBS separadamente de outros tributos como ICMS, IPI, PIS e Cofins;
• Indicação da alíquota-padrão e alíquota efetiva, inclusive com possíveis exceções ou regimes especiais;
• Dados sobre o destino da operação, necessários para a nova regra de tributação no destino;
• Informações sobre o tipo de bem ou serviço, com códigos atualizados (provavelmente em alinhamento com NBS e NCM);
• Códigos que indicam o direito ao crédito fiscal em cada etapa da cadeia (para garantir a não cumulatividade plena).

Esses novos campos exigirão que empresas e softwares estejam atualizados, tanto em termos tecnológicos quanto processuais. A emissão de um XML incompleto ou com dados incorretos poderá impedir o uso de crédito pelo destinatário e gerar falhas na apuração dos tributos.

Impactos na validação das notas

A validação da nota fiscal pelo sistema da Sefaz e do Comitê Gestor do IBS será muito mais rigorosa no novo modelo. Isso significa:

• Regras de validação prévia mais completas, impedindo a autorização de notas com falhas tributárias;
• Bloqueio automático de XMLs com alíquotas ou dados inconsistentes com as regras do IBS e CBS;
• Recusa de crédito fiscal para o destinatário quando o XML não estiver adequado aos novos parâmetros legais.

Além disso, será exigida uma padronização nacional, com regras válidas para todas as unidades da federação, reduzindo a atual complexidade de diferentes exigências estaduais e municipais.

Dica prática: empresas devem revisar seus emissores de notas fiscais (ERP ou sistemas próprios) e garantir que eles sejam adaptáveis ao novo layout XML, com suporte técnico contínuo para atualizações futuras.

Saiba tudo sobre as mudanças no modelo de nota fiscal na Reforma Tributária em: “Modelo de nota fiscal com IBS e CBS: o que muda na emissão dos novos tributos”. 

Fiscalização e armazenamento no novo modelo

Com o avanço da digitalização e a chegada da Reforma Tributária, o modelo de fiscalização tributária no Brasil será radicalmente transformado. As autoridades fiscais terão acesso a dados mais completos, em tempo real, e os arquivos XML continuarão sendo o principal instrumento para esse controle.

A fiscalização será baseada em cruzamentos automáticos, e o armazenamento correto do XML passará a ser ainda mais essencial, tanto para o cumprimento legal quanto para a comprovação de créditos fiscais e a conformidade da empresa.

Prazos legais mantidos

Mesmo com a implementação do IBS e da CBS, os prazos para armazenamento dos documentos fiscais eletrônicos, especialmente os arquivos XML, continuam válidos e devem ser respeitados.

Segundo a legislação atual (Ajuste SINIEF 07/2005), o prazo padrão é de 5 anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da emissão. Porém, a Reforma Tributária já prevê a possibilidade de extensão desse prazo para até 11 anos, conforme propostas em discussão sobre os novos modelos de apuração.

Ou seja: armazenar o XML por longos períodos, em ambiente seguro e com backup, continua sendo uma exigência legal e agora se torna uma estratégia de segurança fiscal.

Além disso:

• O armazenamento deve ser feito no formato digital original (XML assinado digitalmente);
• A responsabilidade é tanto do emissor quanto do destinatário da nota fiscal;
• Arquivos em PDF, DANFE impresso ou imagem não substituem o XML para fins de fiscalização.

Aumento da rastreabilidade fiscal

Um dos principais objetivos da Reforma é ampliar a transparência e o controle digital das operações entre empresas e o Fisco. Para isso, a rastreabilidade de cada transação tributária será fortalecida, e o XML será o ponto central desse monitoramento.

Com a nova arquitetura fiscal:

• As notas fiscais (e seus XMLs) serão integradas a um sistema nacional de apuração e partilha de tributos;
• O Fisco poderá rastrear o caminho da nota fiscal desde a origem até o destino, identificando a incidência e o pagamento de IBS e CBS em cada etapa;
• Erros, omissões ou divergências no XML serão automaticamente detectados e poderão impedir a tomada de crédito ou gerar autuações.

Além disso, com o uso crescente de tecnologias como inteligência artificial e big data pela Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS, as empresas precisarão investir em processos mais robustos de emissão, armazenamento e auditoria de XMLs.

Leia também: “Armazenamento do XML: quando fazer e prazos”. 

Perguntas frequentes sobre XML na Reforma Tributária

1. O XML será usado para calcular automaticamente os tributos?

Sim. Com a entrada em vigor do IBS e da CBS, o XML da nota fiscal será a base oficial para o cálculo automático dos tributos. A apuração dos valores devidos (e dos créditos tributários) será feita diretamente a partir dos dados informados no XML como alíquota, valor da operação, natureza da receita e destino da mercadoria ou serviço.

Esse modelo elimina a necessidade de declarações redundantes e reforça a importância de preencher o XML corretamente, com todos os campos exigidos.

2. Empresas precisarão armazenar mais informações no XML?

Sim, e com mais rigor. O layout do XML será ajustado para comportar novos campos específicos para IBS e CBS, como:

• Alíquota padrão e efetiva dos tributos;
• Indicador de direito a crédito;
• Identificação do local de destino (para repartição tributária);
• Natureza da operação conforme nova legislação.

Esses dados são essenciais para a apuração automatizada. Portanto, os emissores de nota fiscal (ERPs e plataformas) precisam estar atualizados para atender à nova estrutura do XML exigida pelo Fisco.

3. O XML ganha mais peso em fiscalizações?

Com certeza. O XML já era importante, mas com a Reforma Tributária ele se torna o documento central para auditorias e cruzamentos eletrônicos. A fiscalização será baseada em dados em tempo real, e a rastreabilidade fiscal será feita diretamente por meio do XML assinado digitalmente.

Erros ou omissões nesse arquivo podem:

• Impedir a apropriação de créditos fiscais;
• Causar divergências nos sistemas da Receita ou do Comitê Gestor do IBS;
• Gerar autuações e penalidades.

Empresas que não atualizarem seus sistemas ou não adotarem boas práticas de emissão e armazenamento do XML estarão mais expostas a riscos fiscais.

4. O DANFE perde relevância com a Reforma Tributária?

Sim, parcialmente. O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) continua existindo, mas com função secundária. Ele segue acompanhando a mercadoria e servindo como representação gráfica da NF-e ou NFS-e, mas não tem valor jurídico para fins fiscais.

Na prática:

• O XML é o documento válido para comprovação, apuração de tributos e fiscalização;
• O DANFE não substitui o XML para armazenagem, crédito fiscal ou regularidade junto ao Fisco.

Portanto, empresas que ainda tratam o DANFE como principal documento fiscal precisarão rever seus processos urgentemente para garantir conformidade no novo modelo tributário.

Saiba o que muda na emissão de notas com a Reforma em: “A Reforma Tributária e o impacto na emissão de NF-e”. 

Conclusão: o XML é uma das bases da tributação digital na Reforma Tributária

A Reforma Tributária marca uma mudança histórica no sistema fiscal brasileiro, e o XML da nota fiscal eletrônica está no centro dessa transformação.

Mais do que um simples arquivo técnico, o XML passa a ser o principal documento fiscal com valor jurídico, contábil e operacional, sobre o qual se baseiam:

• A apuração automática dos novos tributos (IBS e CBS);
• O cálculo de créditos fiscais em todas as etapas da cadeia;
• A repartição correta dos impostos entre União, estados e municípios;
• E o monitoramento digital em tempo real por parte do Fisco.

Nesse novo cenário, empresas de todos os portes precisam encarar o XML como um ativo estratégico da gestão fiscal. Emitir, armazenar e validar corretamente os arquivos se torna uma obrigação que vai além da conformidade: é uma condição para continuar competitivo, seguro e apto a usufruir dos benefícios da não cumulatividade plena.

Além disso, com a intensificação da fiscalização eletrônica, falhas no preenchimento do XML poderão gerar:

• Perda de créditos;
• Invalidação de notas fiscais;
• Autuações por parte do Comitê Gestor do IBS e da Receita Federal.

Em resumo: o XML será o elo entre a operação da empresa e o novo sistema tributário nacional. Por isso, entender suas mudanças, atualizar os sistemas e treinar as equipes é essencial para se adaptar à era da tributação digital no Brasil.