Tudo sobre ICMS

O que é o ICMS?

O ICMS (Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação) é um tributo estadual previsto na Constituição Federal de 1988 (artigo 155, inciso II).

Gerenciado pelas Secretarias de Fazenda (Sefaz) estaduais, ele incide sobre a circulação de mercadorias, transporte e serviços de comunicação, sendo um imposto indireto embutido no preço final e repassado ao consumidor.

Regulamentado pela Lei Complementar nº 87/1996, o ICMS utiliza o princípio da não cumulatividade, permitindo que empresas deduzam o imposto pago em compras (crédito fiscal) do devido em vendas (débito fiscal).

O que se caracteriza como mercadoria?

Mercadoria é todo bem móvel, corpóreo e suscetível de circulação econômica. Isso inclui:

• Produtos industrializados (ex: eletrodomésticos);
• Produtos agropecuários (ex: grãos);
• Matérias-primas (ex: aço, plástico);
• Produtos semiacabados.

Contudo, a linha entre bem e serviço pode ser tênue — como no caso de softwares, que podem ser tributados pelo ICMS ou ISS, dependendo da forma de disponibilização.

Por que o ICMS é importante para a economia?

O ICMS é vital para a economia brasileira, financiando serviços públicos essenciais e influenciando a competitividade das empresas. Conforme Diário do Comércio, em 2024, foram arrecadados R$ 79,7 bilhões em ICMS, volume 12,7% maior que o apurado um ano antes (R$ 70 bilhões) em Minas Gerais.

Além disso, ele serve como instrumento de política fiscal. Governos estaduais o utilizam para:

• Conceder incentivos fiscais (ex: Guerra Fiscal);
• Estimular indústrias locais;
• Arbitrar preços entre estados;
• Reduzir desigualdades regionais.

O correto planejamento tributário do ICMS permite às empresas:

• Reduzir custos operacionais;
• Evitar passivos fiscais futuros;
• Melhorar a previsibilidade financeira;
• Tornar-se mais competitiva em seu setor.

Características e princípios do ICMS

O ICMS possui características e princípios que definem sua aplicação e funcionamento, garantindo justiça fiscal e conformidade. Esses conceitos são fundamentais para entender como o imposto opera na prática.

H3 – Finalidade fiscal

O ICMS tem como principal finalidade arrecadar recursos para os estados, financiando serviços como saúde, educação e infraestrutura.

Diferente de tributos regulatórios (como o Imposto sobre Produtos Industrializados), sua função é fiscal, com foco na geração de receita.

Tributo real

O ICMS é um tributo real, ou seja, incide sobre o fato gerador (circulação de mercadorias ou serviços) independentemente das características do contribuinte, como renda ou porte.

A base de cálculo é objetiva e incide sobre a operação em si, independentemente das condições econômicas ou subjetivas do contribuinte. Isso o diferencia de tributos como o IRPJ ou o CSLL, que consideram a capacidade contributiva.

Proporcionalidade

O ICMS segue o princípio da proporcionalidade, com alíquotas aplicadas proporcionalmente ao valor da operação. Isso garante que transações de maior valor gerem maior arrecadação.

Plurifásico

O ICMS se manifesta em múltiplas etapas da cadeia produtiva. Isso significa que:

• O fabricante paga ICMS ao vender ao atacadista;
• O atacadista paga ICMS ao vender ao varejista;
• O varejista paga ICMS ao vender ao consumidor final.

Cada etapa envolve uma apuração distinta, gerando obrigações acessórias para todos os envolvidos.

Não cumulatividade: como funciona o crédito x débito de ICMS

A não cumulatividade garante que o imposto seja pago apenas sobre o valor agregado. Exemplo prático:

• Compra de insumos: R$ 10.000 (ICMS pago: R$ 1.800)
• Venda do produto final: R$ 15.000 (ICMS devido: R$ 2.700)
• ICMS a recolher: R$ 900 (2.700 – 1.800)

Esse crédito pode ser utilizado nos meses seguintes ou até mesmo transferido entre estabelecimentos da mesma empresa, desde que respeitadas as regras estaduais.

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Quem deve pagar o ICMS?

O ICMS é devido por contribuintes que realizam operações de circulação de mercadorias ou serviços tributáveis, incluindo:

• Empresas do Simples Nacional: pagam ICMS via DAS, mas podem recolher separadamente em operações específicas (ex.: DIFAL).
• Empresas no Lucro Presumido ou Real: contribuintes normais apuram o ICMS mensalmente via Sped Fiscal.
• MEIs: obrigados em operações de comércio com NF-e ou vendas interestaduais com DIFAL.
• Pessoas físicas: em casos raros, como importação de bens para uso próprio.

Por exemplo, uma loja de varejo em São Paulo paga ICMS ao vender produtos, enquanto um MEI que presta serviços (ex.: cabeleireiro) geralmente não recolhe ICMS, mas sim ISS.

Quem está isento de pagar ICMS?

As isenções do ICMS estão previstas na legislação federal e também nas legislações específicas de cada estado. As mais comuns incluem:

• MEI – Microempreendedor Individual: o MEI é isento do pagamento de ICMS quando se mantém dentro do limite de faturamento anual (R$ 81 mil em 2025) e realiza atividades permitidas no regime.
• Exportações: as exportações de mercadorias para o exterior são constitucionalmente isentas de ICMS.
• Produtos e setores com tratamento especial: medicamentos para doenças crônicas ou raras; produtos da cesta básica (arroz, feijão, óleo), entre outros;
• Entidades beneficentes e organizações sem fins lucrativos: ONGs, fundações, igrejas e entidades filantrópicas podem obter isenção
• Isenções estaduais temporárias ou setoriais:  diversos estados oferecem isenções ou reduções de base de cálculo temporárias com o objetivo de fomentar setores estratégicos.

Como calcular o ICMS?

O cálculo do ICMS é baseado na base de cálculo (valor da operação, incluindo frete e outros encargos) e na alíquota aplicável, variando por estado e tipo de operação. A fórmula básica é:
ICMS = Base de Cálculo × Alíquota

Por exemplo, uma venda de R$ 1.000 em São Paulo com alíquota de 18% gera:
ICMS = 1.000 × 0,18 = R$ 180

Cálculo com DIFAL e substituição tributária

• Diferencial de Alíquota (DIFAL): aplica-se a operações interestaduais para consumidores finais não contribuintes. Ex.: Uma venda de São Paulo (alíquota interestadual de 12%) para um consumidor no Rio de Janeiro (alíquota interna de 20%) gera DIFAL de 8% (20% – 12%).
• Substituição Tributária (ICMS-ST): o imposto é recolhido antecipadamente por um contribuinte (ex.: indústria) para toda a cadeia. Ex.: Uma cervejaria paga ICMS-ST pela venda ao distribuidor, cobrindo as etapas seguintes.

Base de cálculo: ICMS “por dentro” e “por fora”

• ICMS “por dentro”: O imposto está incluído na base de cálculo, exigindo um cálculo reverso. Ex.: Para uma venda de R$ 1.000 com alíquota de 18%, A base total com ICMS incluído é R$ 1.219,51, mas se o preço final for R$ 1.000 já com ICMS, o valor do ICMS é R$ 152,54.
• ICMS “por fora”: O imposto é calculado diretamente sobre a base. Ex.: R$ 1.000 × 18% = R$ 180.

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Quais operações incidem o ICMS?

O ICMS incide sobre uma ampla gama de operações econômicas, com foco na circulação de mercadorias e na prestação de serviços específicos.

Sua abrangência é um dos motivos pelos quais se torna complexo para apuração, especialmente quando se tratam de operações interestaduais ou com substituição tributária.

ICMS normal

Refere-se à tributação padrão nas vendas de mercadorias e prestações de serviços de transporte interestadual, intermunicipal e comunicação. A base de cálculo é o valor da operação e a alíquota depende do estado onde ocorre a transação.

Exemplos:

• Venda de produtos em loja física ou e-commerce;
• Serviços de telefonia e internet;
• Transporte de cargas entre municípios ou estados.

ICMS substituição tributária (ICMS-ST)

Neste regime, o imposto é recolhido de forma antecipada por um único elo da cadeia (geralmente o fabricante ou importador), que se responsabiliza pelo ICMS devido em todas as etapas seguintes, até o consumidor final.

É comum em setores como:

• Combustíveis;
• Bebidas alcoólicas;
• Cigarros;
• Cosméticos;
• Autopeças.

A base de cálculo utiliza a MVA (Margem de Valor Agregado), estimando o preço final ao consumidor.

ICMS diferencial de alíquota (DIFAL)

O DIFAL é aplicado quando uma empresa vende para consumidor final não contribuinte de outro estado. A diferença entre a alíquota interna do estado de destino e a interestadual deve ser recolhida.

Exemplo:

• Uma loja de SP vende para um cliente final na Bahia (BA);
• Alíquota interna da BA: 18%, interestadual: 12%;
• DIFAL = 6% recolhido para o estado de destino.

Saiba agora como consultar a sua inscrição estadual “O que é inscrição estadual?”

Quais operações não incidem o ICMS?

Apesar de sua ampla aplicação, o ICMS não incide sobre:

• Operações de exportação;
• Venda de livros, jornais e periódicos;
• Transferência de mercadorias entre filiais da mesma empresa (exceto em estados que adotam política diversa);
• Prestação de serviços sujeitos ao ISS (Imposto Sobre Serviços);
• Circulação de bens intangíveis não comercializáveis (como cessão de direitos autorais não onerosa).

O que é substituição tributária no ICMS?

A substituição tributária (ST) é um mecanismo de arrecadação antecipada do ICMS. Ela busca:

• Reduzir a evasão fiscal;
• Facilitar a fiscalização;
• Concentrar o recolhimento em menos contribuintes.

O contribuinte substituto calcula e paga o imposto previsto para as operações seguintes com base em uma tabela de preços sugeridos ou MVA definida pelo estado.

O contribuinte substituído, por sua vez, não recolhe ICMS nas vendas posteriores, desde que a operação esteja dentro do escopo da ST.

Como identificar a alíquota do ICMS?

As alíquotas do ICMS variam por estado, operação e produto, sendo definidas pelas Sefaz estaduais.

Alíquotas internas por estado

Cada estado define suas próprias alíquotas internas, que normalmente variam entre 17% e 20%. Essas alíquotas são aplicadas nas operações dentro do próprio estado (operações intramunicipais e intermunicipais).

Exemplos em 2025:

• São Paulo: 18%
• Rio de Janeiro: 20%
• Minas Gerais: 18%

Alíquota do Simples Nacional

Empresas do Simples Nacional pagam ICMS de forma unificada no DAS. A alíquota varia conforme a faixa de receita bruta acumulada, sendo parte integrante do percentual total pago.

A segregação do ICMS dentro do DAS é indicada no anexo I do Simples Nacional.

Alíquota para operações interestaduais

As operações entre estados seguem regras específicas:

• 12% entre estados das regiões Sul e Sudeste (exceto ES);
• 7% do Sul/Sudeste para Norte, Nordeste, Centro-Oeste e Espírito Santo.

Tabela ICMS 2025

As alíquotas do ICMS variam entre os estados brasileiros e podem ser consultadas diretamente nos sites das Secretarias da Fazenda (Sefaz) de cada estado.

Acessar a legislação atualizada ou utilizar ferramentas como o portal do Confaz e sistemas fiscais confiáveis, que mantêm as tabelas de ICMS sempre atualizadas para operações internas, interestaduais e regimes especiais.

Você também pode verificar as alíquotas diretamente na legislação estadual, nos convênios ICMS ou na sua contabilidade de confiança.

Regimes de apuração do ICMS

A apuração do ICMS determina o saldo a pagar ou creditar, variando por regime tributário.

RPA – Regime Periódico de Apuração

Adotado por empresas do lucro real ou presumido. Nessa modalidade, o contribuinte apura o ICMS a pagar mensalmente pela diferença entre débitos e créditos fiscais.

Periodicidade do recolhimento (mensal, quinzenal)

O recolhimento padrão ocorre mensalmente até o dia 20 do mês subsequente à apuração. Porém, alguns estados podem exigir antecipações quinzenais ou até semanais, dependendo do porte e atividade do contribuinte.

Como emitir nota fiscal com ICMS?

Vamos explorar os campos obrigatórios, o uso do CFOP, e os erros comuns na emissão de notas com ICMS

Campos obrigatórios e CFOP

Para emitir uma NF-e com ICMS, é necessário preencher corretamente os campos exigidos pela legislação (Nota Técnica 2020.001, Receita Federal). Os principais incluem:

• Dados do emitente: CNPJ, razão social, inscrição estadual, endereço.
• Dados do destinatário: CNPJ/CPF, nome, endereço, e inscrição estadual (se contribuinte).
• Descrição da operação: natureza da operação (ex.: venda, remessa), data, número da NF-e.
• Produtos ou serviços: código, descrição, quantidade, valor unitário, NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul).
• Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP): identifica o tipo de operação, como 5102 (venda estadual para consumidor final) ou 6108 (venda interestadual para não contribuinte).
• Dados do ICMS: alíquota, base de cálculo, valor do imposto, e, se aplicável, DIFAL ou ICMS-ST.

Erros comuns na emissão de nota com ICMS

Erros na emissão de NF-e com ICMS são frequentes, especialmente para pequenas empresas e MEIs, mas podem ser evitados com sistemas como o Clicknotas. Os mais comuns incluem:

• CFOP incorreto: usar 5102 (venda estadual) para uma operação interestadual (deve ser 6108, por exemplo). Isso altera a tributação e pode gerar rejeição.
• Alíquota errada: aplicar a alíquota interna (ex.: 18% em SP) em vendas interestaduais (7% ou 12%) ou esquecer o DIFAL.
• Base de cálculo equivocada: não calcular o ICMS “por dentro” quando exigido, subestimando o imposto.
• Falta de informações do destinatário: omitir a inscrição estadual de contribuintes ou CPF de consumidores finais.
• Não informar ICMS-ST ou DIFAL: esquecer de calcular o imposto devido em regimes especiais.

Como pagar o ICMS?

O pagamento do ICMS é uma etapa crítica para manter a conformidade fiscal. Dependendo do regime tributário (Simples Nacional ou normal) e do tipo de operação (interna ou interestadual), o imposto é recolhido por meio de guias específicas, com prazos definidos pelas Sefaz estaduais.

Tipos de documento de arrecadação (GNRE, DARE, etc.)

A depender do estado e da operação, o recolhimento pode ser feito via:

• DARE (Documento de Arrecadação Estadual);
• GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais);
• Documento de Arrecadação do Simples (DAS).

Como pagar pelo Simples Nacional

Empresas no Simples Nacional recolhem o ICMS via Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), que unifica impostos como ICMS, ISS e contribuições federais.

A alíquota do ICMS varia de 1,25% a 3,95%, conforme a faixa de faturamento e atividade (Anexo I, Lei Complementar nº 123/2006).

No entanto, operações específicas exigem pagamento separado:

• DIFAL: recolhido via GNRE para vendas interestaduais a consumidores finais não contribuintes.
• ICMS-ST: pago via GNRE ou DARE, dependendo do estado.
• Sublimite ultrapassado: se o faturamento anual exceder R$ 180.000 a R$ 360.000 (varia por estado), o ICMS é apurado como no regime normal.

O que acontece se eu não recolher este imposto?

Não recolher o ICMS pode trazer consequências graves. As penalidades afetam a saúde financeira e a continuidade do negócio, tornando a conformidade essencial.

Multas e juros

• Multas podem variar entre 20% a 100% do valor devido;
• Juros de mora baseados na taxa Selic;
• Correção monetária aplicada retroativamente.

Inscrição em dívida ativa e outras penalidades

• Inscrição em dívida ativa: Débitos não pagos são inscritos na dívida ativa estadual, podendo levar à execução fiscal, penhora de bens, e bloqueio de contas bancárias.
• Bloqueio fiscal: A empresa pode ser impedida de emitir NF-e, obter Certidões Negativas de Débito (CND), ou participar de licitações públicas.
• Responsabilidade solidária: Sócios ou MEIs podem ser responsabilizados pessoalmente em casos de dolo ou fraude, afetando o patrimônio pessoal.
• Restrições comerciais: Fornecedores e parceiros podem suspender negócios com empresas inadimplentes.

Como um sistema pode te ajudar com o ICMS?

A gestão do ICMS pode ser complexa, mas sistemas fiscais como o ClickNotas transformam o processo, oferecendo automação, precisão e integração com a Sefaz.

Emissão automática de notas

O ClickNotas emite NF-e e NFS-e automaticamente, preenchendo campos como CFOP, alíquotas, e valores do ICMS com base nas informações da operação. Isso elimina a necessidade de preenchimento manual, reduzindo erros.

Cálculo automático de alíquotas e regimes

O ClickNotas calcula o ICMS, DIFAL, e ICMS-ST automaticamente, usando tabelas de alíquotas atualizadas para cada estado e regime tributário (Simples Nacional ou normal).

Ele também ajusta cálculos para operações específicas, como importações ou produtos com MVA.

Integração com a SEFAZ e controle fiscal

Integra diretamente com as Sefaz estaduais, transmitindo NF-e, validando dados, e gerando relatórios fiscais compatíveis com o Sped Fiscal e a Escrituração Fiscal Digital (EFD).

Ele também oferece controle de prazos, alertas de vencimento, e arquivamento de documentos fiscais.