Qual a importância de conhecer os tributos do seu negócio?
Empreender no Brasil exige mais do que uma boa ideia e força de vontade. A gestão tributária, muitas vezes deixada em segundo plano, é parte fundamental da administração de qualquer negócio. Ignorar os tributos é correr o risco de cobrar errado, pagar mais do que deveria ou deixar de recolher impostos obrigatórios.
Entender os tributos que incidem sobre suas operações permite planejar melhor os preços, prever o impacto no caixa e garantir que suas notas fiscais estejam corretas, sem inconsistências que possam gerar penalidades.
A seguir, veja dois fatores que tornam esse acompanhamento ainda mais essencial:
Impacto direto no preço, lucro e fluxo de caixa
Cada imposto tem um efeito direto sobre o preço final do produto ou serviço. Por exemplo, uma empresa que presta serviços está sujeita ao ISS (Imposto Sobre Serviços), enquanto uma empresa que vende mercadorias provavelmente paga ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
Além disso, existem contribuições sobre a receita, como PIS e Cofins, e tributos sobre o lucro, como IRPJ e CSLL. Se esses tributos não forem considerados corretamente:
- O preço de venda pode ser calculado abaixo do necessário, reduzindo a margem de lucro;
- O fluxo de caixa é comprometido, porque impostos mal planejados vencem e o dinheiro não está disponível;
- A empresa pode pagar mais impostos do que deveria, o que afeta diretamente sua competitividade.
Além disso, em muitos regimes tributários, como o Lucro Presumido ou o Lucro Real, a gestão eficiente dos tributos pode reduzir legalmente o valor a pagar, otimizando os resultados da empresa.
Relação profunda entre tributo, nota fiscal e regime tributário
Tributos não são uma realidade isolada, eles estão diretamente ligados à emissão de notas fiscais e ao regime tributário escolhido pela empresa. Cada operação registrada em uma NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) carrega informações fiscais essenciais, como:
- Tipo de imposto incidente (ICMS, ISS, PIS, Cofins etc.);
- Código fiscal correto (CFOP, CST, NCM);
- Base de cálculo e alíquotas aplicadas.
Se essas informações forem preenchidas incorretamente, a empresa corre o risco de:
- Ter a nota rejeitada pela Sefaz;
- Apurar tributos de forma errada, pagando mais ou menos do que deveria;
- Comprometer a escrituração contábil e gerar inconsistências no SPED Fiscal ou outras obrigações acessórias.
Além disso, o regime tributário adotado pela empresa, Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real, define como esses tributos são recolhidos e quais impostos devem ser acompanhados com mais atenção.
Por exemplo, empresas do Simples recolhem vários tributos em uma única guia, mas isso não elimina a necessidade de entender o que está sendo pago e como isso impacta os preços e a lucratividade.
Leia agora: “Quais impostos incidem sobre uma nota fiscal: ICMS, ISS, PIS e COFINS explicados”.
Os principais tributos que as empresas precisam acompanhar
Conhecer os principais tributos que incidem sobre as operações da sua empresa é essencial para manter o negócio em conformidade, tomar decisões estratégicas e evitar surpresas desagradáveis no caixa.
Abaixo, listamos os tributos mais relevantes, explicando o que eles são, quando se aplicam e como serão afetados pela Reforma Tributária.
ICMS: operações com mercadorias
O ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) é um tributo estadual, aplicado sobre a venda de produtos, transporte interestadual e intermunicipal, e algumas prestações de serviço.
Quem precisa pagar?
Empresas que vendem mercadorias físicas (varejo, atacado, e-commerce, indústria) ou realizam transporte de bens.
Como ele funciona?
- A alíquota varia de estado para estado (ex.: 7%, 12%, 18%, 25%);
- Pode haver substituição tributária (ICMS-ST) em cadeias específicas;
- É um dos tributos mais complexos, com grande impacto no preço e na margem de lucro.
Além disso, a forma como o ICMS é calculado e recolhido exige atenção ao CFOP, CST, NCM e demais campos da nota fiscal.
Como o IBS o substituirá
Com a Reforma Tributária, o ICMS será substituído pelo IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), que também incorporará o ISS. A proposta do IBS prevê:
- Alíquota única em todo o território nacional, definida por estado e município;
- Cobrança no destino da operação, e não mais na origem (mudança importante para empresas que vendem para fora do estado);
- Sistema de crédito financeiro amplo, que reduz o efeito cascata do imposto.
Na prática, o IBS promete simplificar a cobrança do ICMS, mas exigirá adaptação dos sistemas de emissão fiscal, já que mudam os códigos e a lógica de apuração.
ISS: serviços prestados
O ISS (Imposto Sobre Serviços) é um tributo municipal, aplicado sobre a prestação de serviços em geral, desde consultorias e serviços médicos até desenvolvimento de software ou manutenção predial.
Quem precisa pagar?
Empresas prestadoras de serviço de qualquer porte, inclusive profissionais liberais, autônomos e MEIs.
Como ele funciona?
- A alíquota varia conforme o município (geralmente entre 2% e 5%);
- É calculado sobre o valor da nota fiscal de serviço (NFS-e);
- Cada cidade pode ter regras específicas para retenção, isenção ou recolhimento.
Assim como o ICMS, o ISS impacta diretamente o valor do serviço, a precificação e a carga tributária final da empresa.
Como o IBS o substituirá
O IBS unificará o ISS e o ICMS em um único tributo sobre consumo. As principais mudanças em relação ao ISS incluem:
- Fim da variação municipal de alíquotas, haverá uma alíquota padrão com transparência nacional;
- A empresa deverá recolher o tributo conforme o domicílio do cliente (consumidor final), não mais onde o serviço é prestado;
- A substituição exigirá ajustes na emissão de NFS-e e nos sistemas de cálculo automático.
Para os prestadores de serviço, isso pode significar maior previsibilidade, mas também exigirá revisão do modelo de apuração e integração com sistemas fiscais mais modernos.
Leia agora: “IBS: entenda o substituto do ICMS e ISS”.
PIS/Cofins: contribuição sobre receita
O PIS (Programa de Integração Social) e a Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) são contribuições federais cobradas sobre a receita bruta da empresa.
Quem precisa pagar?
Praticamente todas as empresas com atividade econômica formal, exceto algumas isenções específicas (ex: entidades sem fins lucrativos).
Como funcionam?
- Alíquotas variam conforme o regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Real);
- Podem ser cumulativos (sem crédito de insumos) ou não cumulativos (com direito a crédito);
- A complexidade está na apuração e nos critérios para creditamento.
Empresas que não acompanham corretamente essas contribuições podem deixar de aproveitar créditos importantes ou cair em malha fina por apuração incorreta.
Como a CBS os substituirão
A CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) é o novo tributo federal que vai substituir PIS e Cofins.
Principais mudanças:
- Alíquota única (proposta inicial: 9,25%);
- Sistema não cumulativo por padrão, com direito a crédito integral de tudo que for insumo para a atividade econômica;
- Unificação de regras e fim das interpretações divergentes da Receita.
A CBS deve simplificar o sistema, mas exigirá adequação na forma de lançamento e categorização dos insumos para o correto aproveitamento dos créditos.
Saiba mais em: “Extinção do PIS/Cofins: como a CBS os substituirá?”.
IRPJ + CSL: impostos sobre lucro
O IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) e a CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) são tributos federais incidentes sobre o lucro da empresa.
Quem precisa pagar?
Empresas optantes pelo Lucro Presumido ou Lucro Real. No Simples Nacional, esses tributos estão embutidos na DAS, mas ainda assim devem ser acompanhados.
Como funcionam?
- IRPJ: alíquota de 15% sobre o lucro, com adicional de 10% para lucros acima de R$ 20 mil/mês;
- CSLL: alíquota de 9% sobre o lucro;
- O Lucro Presumido aplica margens fixas para estimar o lucro, enquanto o Lucro Real exige apuração detalhada de receitas e despesas.
Estes tributos têm grande impacto financeiro e precisam ser acompanhados de perto, especialmente por empresas com margens apertadas ou em crescimento.
Tributos acessórios: taxas, declarações, obrigações
Além dos tributos diretos, toda empresa precisa lidar com um conjunto de obrigações acessórias que têm impacto fiscal e contábil, mesmo que não envolvam pagamento de imposto imediato.
Exemplos:
- DCTF: Declaração de Débitos Tributários Federais;
- SPED Fiscal e Contábil;
- DIRF, DEFIS, EFD-Reinf e outras, conforme o regime tributário;
- Guarda de XMLs e documentos fiscais, inclusive para auditoria futura.
O não cumprimento dessas obrigações pode resultar em:
- Multas automáticas (mesmo sem débito de imposto);
- Impossibilidade de emitir certidão negativa (CND);
- Bloqueio de inscrição estadual ou CNPJ.
Leia agora: “Obrigações acessórias: o que muda e quando muda com a Reforma Tributária”.
O que muda com o IBS e CBS da Reforma Tributária
A Reforma Tributária aprovada em 2023 e com implementação prevista entre 2026 e 2033 está trazendo as mudanças mais profundas dos últimos 50 anos na forma como as empresas brasileiras pagam impostos sobre consumo.
E essas mudanças afetam diretamente a estrutura de tributos, os sistemas de emissão fiscal e a rotina contábil das empresas.
A introdução do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) marca a transição de um modelo fragmentado e cheio de exceções para um sistema mais simplificado, transparente e centralizado.
Simplificação da tributação sobre consumo
Hoje, empresas precisam lidar com um emaranhado de regras envolvendo ICMS, ISS, PIS e Cofins, cada um com sua lógica de cálculo, crédito, competência e obrigações acessórias distintas.
Com a chegada do IBS e da CBS, essa complexidade será reduzida por meio da substituição desses quatro tributos por apenas dois:
Principais vantagens da simplificação:
- Redução de erros na emissão de notas fiscais, já que haverá menos variações de alíquotas e regras locais;
- Crédito financeiro universal, com menos restrições sobre o que pode ou não ser descontado;
- Tributação no destino, o que diminui disputas entre estados e municípios e gera mais previsibilidade.
Para o empresário, isso significa menos tempo lidando com burocracias e mais foco na gestão do negócio. Porém, essa transição exigirá atenção às novas diretrizes legais e operacionais, especialmente durante o período de convivência entre o sistema antigo e o novo.
Unificação que exige adaptação fiscal
Apesar de a simplificação ser positiva no longo prazo, o curto e médio prazo demandará adaptação técnica e estratégica por parte das empresas, especialmente no que diz respeito à emissão da nota fiscal eletrônica, apuração de tributos e integração com sistemas contábeis.
O que as empresas precisarão fazer:
- Atualizar seus sistemas de emissão de notas fiscais (NF-e e NFS-e) para os novos campos obrigatórios do IBS e da CBS;
- Revisar a parametrização fiscal dos produtos e serviços, já que haverá mudanças nas tabelas de códigos fiscais;
- Treinar equipes fiscais e contábeis para lidar com os novos formatos de declaração e apuração;
- Adaptar contratos comerciais, já que a tributação no destino afeta o cálculo de preços interestaduais.
Além disso, haverá um período de transição até 2033, com a coexistência entre os tributos atuais e os novos. Isso exigirá conciliar obrigações em ambos os sistemas, o que reforça a importância de automatizar processos fiscais e contar com soluções que acompanhem essas mudanças.
Dúvidas sobre IBS e CBS na nota fiscal? Leia agora: “Modelo de nota fiscal com IBS e CBS: o que muda na emissão dos novos tributos”.
Conclusão: acompanhar tributos é essencial para evitar multas e erros na NF-e
Tributos são parte inseparável da rotina de qualquer empresa, e ignorar sua complexidade é um risco que nenhum negócio pode correr. Mais do que uma obrigação legal, acompanhar de perto os tributos empresariais permite precificar com inteligência, manter o caixa saudável e evitar penalidades.
Neste artigo, você viu:
- Quais são os tributos que merecem atenção constante (ICMS, ISS, PIS/Cofins, IRPJ, CSLL e obrigações acessórias);
- Como cada um impacta o seu negócio;
- E o que muda com a Reforma Tributária, que trará o IBS e a CBS para simplificar, mas também exigirá adaptação.
Seja qual for o tamanho da sua empresa, estar preparado para essas mudanças é fundamental. E quanto mais cedo você começar a revisar seus processos e sistemas, mais fácil será se adaptar com segurança.
Dica final: use ferramentas fiscais atualizadas, automatize suas rotinas e mantenha sua equipe ou contabilidade alinhada com as novidades legais. Isso é o que garante não só conformidade, mas também competitividade no novo cenário tributário brasileiro.
