O que é o Sintegra?
O Sintegra é a sigla para Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços. Criado para modernizar e padronizar a forma como as empresas prestavam informações ao fisco, ele permitiu que os dados fiscais passassem a ser transmitidos eletronicamente.
Em outras palavras: o Sintegra foi um grande passo para substituir livros fiscais em papel por relatórios digitais, aumentando a eficiência da fiscalização e reduzindo erros de preenchimento manual.
Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços
O nome pode parecer longo, mas traduz bem a função do sistema: centralizar informações sobre a circulação de mercadorias e serviços entre estados brasileiros.
Com ele, cada operação registrada por uma empresa, seja compra, venda ou transferência, passa a constar em um banco de dados eletrônico, permitindo que as Secretarias da Fazenda acompanhem de forma mais precisa as movimentações que impactam no recolhimento do ICMS.
Em termos práticos: se uma empresa de São Paulo vende um lote de produtos para um cliente em Minas Gerais, essa operação deve ser registrada no Sintegra, garantindo que os dois estados tenham acesso às informações fiscais.
Qual o seu objetivo?
O objetivo do Sintegra é tornar mais transparente e eficiente o controle do ICMS, além de fortalecer o combate à sonegação. Entre as finalidades mais importantes, estão:
- Padronizar a prestação de informações fiscais em todo o país;
- Facilitar o cruzamento de dados entre empresas, estados e Receita Federal;
- Aumentar a agilidade da fiscalização, reduzindo fraudes e inconsistências;
- Garantir maior segurança jurídica para empresas que atuam em operações interestaduais.
Em resumo: o Sintegra surgiu como uma solução para organizar e monitorar o trânsito de mercadorias e serviços no Brasil, servindo de base para sistemas ainda mais modernos, como o SPED Fiscal.
Quais informações são transmitidas pelo Sintegra?
O Sintegra foi criado para centralizar e organizar dados fiscais relacionados às operações de mercadorias e serviços. Assim, o fisco consegue acompanhar de forma padronizada todas as movimentações que influenciam no recolhimento do ICMS.
De modo geral, três grupos de informações são transmitidos por meio do sistema: registros de entradas e saídas de mercadorias, dados de apuração do ICMS e inventário de estoque.
Registros de entradas e saídas de mercadorias
Toda compra ou venda realizada pela empresa deve ser registrada no Sintegra. Esses registros permitem que a Secretaria da Fazenda acompanhe a circulação de mercadorias entre estados e dentro do próprio território estadual.
- Entradas: notas fiscais de compras, devoluções de mercadorias, aquisições interestaduais.
- Saídas: vendas de produtos, transferências para filiais, remessas para clientes em outros estados.
Na prática, isso significa que o fisco consegue cruzar dados: se uma empresa declara uma venda em São Paulo, o comprador de Minas Gerais precisa ter a mesma operação registrada como entrada.
Apuração de ICMS
Além do registro de entradas e saídas, o Sintegra também reúne informações relacionadas à apuração do ICMS.
Esses dados permitem que a Secretaria da Fazenda acompanhe se a empresa está calculando e recolhendo o imposto de forma correta, cruzando as operações realizadas com o valor de imposto informado.
De forma prática, o sistema mostra:
- Base de cálculo do ICMS em cada operação;
- Créditos e débitos de ICMS gerados a partir das entradas e saídas;
- Valor do imposto devido no período.
Isso garante mais transparência e reduz o risco de inconsistências fiscais, já que os dados enviados podem ser comparados com outras obrigações acessórias da empresa.
Inventário de estoque
Outro ponto importante no Sintegra é o inventário de estoque. Nele, a empresa informa a quantidade e o valor das mercadorias em estoque em datas específicas, geralmente no fim do exercício fiscal.
Esse cruzamento é essencial para a fiscalização, porque mostra se as entradas e saídas registradas correspondem ao saldo final. Se a empresa declarou muitas vendas, mas o estoque não diminuiu, por exemplo, o sistema pode identificar inconsistências e apontar possíveis falhas ou indícios de sonegação.
Quem é obrigado a enviar o Sintegra?
O envio do Sintegra é uma obrigação acessória que recai sobre empresas que realizam operações sujeitas ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
Mas, como se trata de uma exigência estadual, as regras podem mudar conforme cada Secretaria da Fazenda (Sefaz).
De forma geral, podemos dividir a obrigatoriedade em dois grupos: empresas contribuintes do ICMS (quase sempre obrigadas) e empresas do Simples Nacional (que podem ser dispensadas, dependendo do estado).
Empresas contribuintes do ICMS, conforme legislação estadual
De modo geral, todas as empresas que sejam contribuintes do ICMS precisam transmitir o Sintegra regularmente. Isso inclui:
- Comércio atacadista e varejista, que movimentam mercadorias interestaduais;
- Indústrias, responsáveis pela produção e circulação de bens;
- Empresas de transporte, quando a operação envolve serviços interestaduais sujeitos ao ICMS.
A periodicidade costuma ser mensal, mas o prazo exato de entrega é definido por cada estado.
Exemplo: uma indústria em São Paulo que envia produtos para clientes no Paraná deve registrar essas saídas no Sintegra e entregar os arquivos dentro do prazo estabelecido pela Sefaz-SP.
Exceções para empresas optantes pelo Simples Nacional, dependendo do estado
Embora o Simples Nacional simplifique grande parte das obrigações tributárias, a dispensa do Sintegra não é automática em todos os estados.
- Estados que dispensam: em várias localidades, os optantes pelo Simples não precisam enviar o Sintegra, já que utilizam declarações simplificadas.
- Estados que ainda exigem: em alguns estados, mesmo as empresas do Simples podem ser obrigadas a transmitir os arquivos, principalmente quando realizam operações interestaduais.
Isso significa que cada empresa precisa consultar a Sefaz do seu estado ou contar com orientação de um contador para confirmar se está ou não dispensada dessa obrigação.
Como enviar o Sintegra corretamente?
A entrega do Sintegra exige atenção a alguns requisitos técnicos definidos pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado. O processo pode variar um pouco entre regiões, mas em geral segue três etapas principais: usar o programa validador oficial, gerar os arquivos dentro do layout estabelecido e respeitar os prazos de entrega.
Utilizar o programa validador fornecido pela Sefaz
O primeiro passo é baixar o programa validador disponibilizado pela Sefaz do estado em que a empresa está registrada. Esse software é responsável por:
- Receber as informações extraídas do sistema de gestão ou ERP da empresa;
- Conferir se os dados foram preenchidos corretamente;
- Validar e transmitir o arquivo eletrônico à Sefaz.
Cada estado pode disponibilizar sua própria versão do programa. Por isso, é importante acessar o site oficial da Sefaz para garantir que você está usando a versão atualizada.
Gerar os arquivos conforme o layout estabelecido
Os arquivos do Sintegra devem ser gerados seguindo um layout padronizado definido pela Sefaz. Esse layout contém regras específicas sobre:
- Estrutura do arquivo (campos obrigatórios, códigos e tabelas);
- Tipos de registros aceitos (entradas, saídas, inventário etc.);
- Formato de envio (geralmente em TXT).
Exemplo: se uma nota de saída não tiver o código fiscal correto (CFOP), o programa validador rejeita o arquivo e a empresa não consegue concluir o envio.
É fundamental que o sistema emissor de notas ou ERP da empresa esteja integrado e atualizado para gerar os arquivos dentro desse padrão.
Cumprir os prazos de entrega definidos pela legislação
O prazo de envio também varia conforme cada estado, mas geralmente o Sintegra deve ser transmitido mensalmente.
- Alguns estados estabelecem prazos fixos (ex.: até o dia 15 de cada mês);
- Outros permitem que o prazo coincida com a entrega de outras obrigações fiscais.
- O não cumprimento no prazo pode gerar multas, juros e até bloqueio da inscrição estadual.
Por isso, é recomendável que a empresa mantenha um calendário fiscal atualizado e, sempre que possível, automatize os lembretes para evitar atrasos.
Conclusão
O Sintegra foi, por muitos anos, um dos principais instrumentos de controle fiscal no Brasil e, mesmo com o avanço do SPED Fiscal, ainda permanece obrigatório em diversos estados.
Saber o que é, quais informações transmite, quem deve entregar e como enviá-lo corretamente é fundamental para que a empresa evite erros, inconsistências e multas por descumprimento de prazos.
Mais do que uma obrigação acessória, o Sintegra é parte da rotina de conformidade fiscal das empresas contribuintes do ICMS, funcionando como um elo entre contribuintes e a fiscalização estadual.
Para simplificar esse processo e reduzir riscos, a recomendação é investir em automatização dos processos fiscais e contar com o apoio de uma contabilidade especializada. Assim, sua empresa ganha tempo, minimiza falhas e garante tranquilidade na gestão tributária.
