O que é a rejeição 539 na nota fiscal?
A Rejeição 539 ocorre quando o sistema da Secretaria da Fazenda (Sefaz) identifica uma tentativa de emissão de uma NF-e com número e série já utilizados, mas com alterações nos dados que compõem a chave de acesso. Essa combinação é interpretada como uma duplicidade com diferença, e por isso a nota é automaticamente rejeitada.
Em outras palavras, você está tentando emitir uma nova nota fiscal com o mesmo número e série de uma NF-e já autorizada, mas com alguma alteração em campos obrigatórios, como o CNPJ do destinatário, o valor total, o código do município ou a data de emissão. Essas mudanças geram uma nova chave de acesso, e o sistema não permite que o mesmo número de nota seja utilizado com outra chave.
Essa rejeição é bastante comum em empresas que:
- Tentam corrigir uma NF-e já autorizada reenviando uma nova versão com o mesmo número;
- Alteram dados fiscais sem cancelar previamente a nota anterior;
- Estão com falhas na sincronização entre sistemas de gestão e emissores fiscais.
Importante: A duplicidade não está relacionada ao envio em duplicidade da mesma NF-e, mas sim ao uso do mesmo número e série em notas que geram chaves diferentes.
Significado do erro e quando ele ocorre
Em termos práticos, a Rejeição 539 significa que:
“Já existe uma nota fiscal com este número, série e CNPJ do emissor registrada na Sefaz, mas os dados desta nova tentativa de envio são diferentes da original.”
Esse erro normalmente aparece quando o emissor:
- Tenta corrigir uma NF-e já autorizada alterando dados que não podem ser modificados diretamente;
- Reenvia uma nota já transmitida anteriormente, mas com campos alterados, criando uma nova Chave de Acesso.
Diferença entre duplicidade e segunda via da nota fiscal
É importante diferenciar dois conceitos:
- Segunda via da NF-e: é apenas a reimpressão ou reenvio da mesma nota já autorizada, com a mesma Chave de Acesso;
- Duplicidade com diferença (Rejeição 539): acontece quando se tenta autorizar uma nova nota com dados diferentes, mas utilizando o mesmo número e série de uma nota já aprovada.
Ou seja, não é possível substituir uma NF-e autorizada por uma nova. É preciso seguir os trâmites corretos de cancelamento ou correção.
Saiba tudo sobre rejeição da nota fiscal em: “Rejeição da nota fiscal: guia completo e principais tipos”.
Por que ocorre a rejeição 539?
A Rejeição 539 acontece principalmente quando há tentativa de reenviar uma nota fiscal já autorizada, mas com alguma alteração nos dados fiscais que modificam a Chave de Acesso. Mesmo que o número e a série da NF-e sejam os mesmos, o sistema da Sefaz entende como uma duplicidade com diferenças, o que gera automaticamente a rejeição.
Essa situação pode acontecer tanto por erro operacional quanto por desconhecimento das regras da NF-e. Abaixo, explicamos os dois principais cenários:
Reenvio indevido de uma NF-e que deveria ser corrigida
Um dos erros mais comuns que geram a Rejeição 539 é tentar corrigir uma NF-e já autorizada gerando uma nova nota com o mesmo número e série, mas com campos alterados.
Exemplo prático:
- Você emite uma NF-e com número 123, série 1, e ela é autorizada pela Sefaz.
- Após autorização, percebe que o endereço do cliente estava errado.
- Em vez de usar carta de correção, o usuário altera o endereço no sistema e tenta transmitir novamente a NF-e número 123, série 1.
- Como o campo “endereço do destinatário” influencia a Chave de Acesso, a nova versão da nota tem uma chave diferente da original.
- Resultado: Rejeição 539.
Solução correta:
- Para ajustes como endereço, utilize a Carta de Correção Eletrônica (CC-e).
- Para erros que não podem ser corrigidos via CC-e, o caminho é cancelar a nota original (se estiver dentro do prazo) e emitir uma nova NF-e com novo número.
Alterações nos dados fiscais gerando nova chave de acesso
A Chave de Acesso da NF-e é composta por diversos elementos: CNPJ do emitente, número da nota, série, data de emissão, UF, modelo da nota, entre outros. Alterar qualquer campo que compõe essa chave, mesmo que minimamente, e tentar reenviar a nota com o mesmo número/série resulta em duplicidade com diferença.
Alguns exemplos de campos que altera a Chave de Acesso:
- Data de emissão
- CNPJ do destinatário
- Código do município
- Código do modelo da nota
- Código numérico
Se você mudar qualquer um desses campos e tentar manter o mesmo número de nota, a Sefaz identifica como uma nova Chave de Acesso e rejeitará por duplicidade.
Como corrigir a rejeição 539
Corrigir a Rejeição 539 exige atenção aos detalhes da identificação da nota fiscal, além de entender qual o procedimento adequado: carta de correção ou cancelamento. A boa notícia é que, uma vez identificada a causa, a solução é rápida, desde que esteja dentro dos prazos legais.
Verifique o número, série e chave da nota
O primeiro passo para resolver a rejeição 539 é comparar a nota que está sendo enviada com a que já foi autorizada.
O que checar:
- Número da NF-e
- Série
- Chave de Acesso gerada automaticamente pelo sistema
Se o número e a série forem iguais, mas a nova tentativa tiver alguma alteração nos campos que geram a Chave de Acesso, o erro de duplicidade será acionado.
Acesse o portal da Sefaz ou use seu emissor de notas para consultar a NF-e já autorizada. Assim, você confirma se a nota já está registrada e qual foi sua Chave de Acesso.
Utilize o cancelamento ou a carta de correção quando necessário
Depois de identificar a diferença, você precisará decidir qual ação seguir:
1. Use a Carta de Correção Eletrônica (CC-e)
Indicado quando o erro pode ser corrigido sem alterar informações fiscais críticas.
Exemplos de ajustes permitidos por CC-e:
- Endereço do destinatário
- Dados adicionais
- Peso, volume, placas de veículos
- CFOP, desde que não altere o imposto devido
Como fazer:
- Acesse seu emissor de notas
- Localize a nota fiscal rejeitada
- Emita uma CC-e com as informações corretas
2. Cancele a NF-e e emita uma nova
Indicado quando a correção afeta campos que alteram a Chave de Acesso, como:
- Data de emissão
- CNPJ do destinatário
- Valor total
- CST/CSOSN
- Código do município
Importante: o cancelamento só pode ser feito dentro do prazo legal (normalmente 24 horas após a autorização).
Como fazer:
- Solicite o cancelamento da NF-e autorizada via sistema emissor
- Aguarde a autorização de cancelamento pela Sefaz
- Emita uma nova nota com novo número
Evite tentar forçar o envio de uma nova NF-e com o mesmo número da original. Isso só reforçará o erro de duplicidade.
Leia também: “Carta de Correção de Nota Fiscal: tudo o que você precisa saber”.
Boas práticas para evitar duplicidade
Evitar a Rejeição 539 é, acima de tudo, uma questão de controle e padronização. Como esse erro está diretamente ligado à emissão duplicada de notas fiscais com diferenças na Chave de Acesso, é essencial adotar boas práticas que garantam consistência na numeração, validação e envio das NF-es.
Confira abaixo os principais cuidados:
Controle de sequência numérica de NF-e
Um dos erros mais frequentes nas empresas é a reutilização indevida do número da NF-e, geralmente por desconhecimento ou falhas operacionais.
Para evitar isso:
- Mantenha o controle interno rigoroso da numeração das notas por série e modelo;
- Certifique-se de que cada número seja utilizado apenas uma vez;
- Evite emitir manualmente NF-es sem consultar o histórico da última nota aprovada;
- Use bloqueios automáticos no sistema emissor para impedir a repetição de números já autorizados.
Dica prática: Configure o seu emissor para incrementar automaticamente o número da NF-e a cada nova emissão. Isso reduz a chance de erro humano e garante uma sequência fiscal íntegra.
Integração com emissor de notas e automação fiscal
Sistemas desatualizados, falhas de comunicação entre áreas ou erros manuais são grandes vilões quando o assunto é duplicidade de NF-e.
Para evitar retrabalho, rejeições e problemas fiscais:
- Utilize sistemas emissores de NF-e integrados ao seu ERP ou sistema de gestão contábil;
- Habilite funções de validação automática da chave de acesso antes do envio à Sefaz;
- Adote ferramentas que emitem alertas sobre conflitos de numeração ou inconsistências tributárias;
- Treine a equipe fiscal para verificar sempre o status da última nota emitida, especialmente quando houver necessidade de reemissão por erro.
Empresas que trabalham com grandes volumes de NF-e ou com operações descentralizadas (filiais, centros de distribuição, etc.) devem priorizar soluções com automação tributária e rastreabilidade completa de cada documento.
Conclusão: duplicidade é um erro evitável com boas rotinas fiscais
A Rejeição 539 é um tipo de erro comum, mas completamente evitável com o uso correto de boas práticas fiscais. Em sua essência, trata-se de um conflito entre dados alterados e o reaproveitamento do mesmo número e série de nota fiscal, algo que pode ser evitado com um mínimo de organização no processo de emissão de NF-e.
Compreender como funciona a Chave de Acesso, saber quando utilizar a Carta de Correção ou optar pelo cancelamento da NF-e, e manter um controle rigoroso da sequência numérica, são atitudes simples que evitam prejuízos operacionais, glosas e problemas de compliance fiscal.
Além disso, o uso de ferramentas automatizadas de emissão e validação ajuda a reduzir significativamente a ocorrência desse tipo de rejeição.
Como o ClickNotas ajuda a identificar rejeições antes do envio à Sefaz
O ClickNotas é mais do que um emissor de NF-e — é uma plataforma inteligente de gestão fiscal, com foco em prevenir erros antes que eles causem impactos no seu negócio.
Com ele, você conta com:
- Validação automática da NF-e antes do envio à Sefaz, identificando campos obrigatórios e inconsistências;
- Alerta de duplicidade de numeração em tempo real;
- Histórico completo de documentos emitidos, facilitando o controle da sequência fiscal;
- Integração com sistemas contábeis e ERPs, garantindo fluidez entre os setores;
- Suporte especializado para orientar sobre rejeições, correções e boas práticas de emissão.
Empresas que utilizam soluções como o ClickNotas minimizam erros operacionais e ganham tempo com rotinas fiscais mais seguras e eficientes.
