O que são obrigações fiscais?
As obrigações fiscais são os compromissos legais que uma empresa assume com os órgãos tributários, em nível federal, estadual e municipal, para garantir que suas atividades estejam declaradas, registradas e tributadas de forma correta.
Elas estão diretamente ligadas à responsabilidade da empresa em pagar tributos corretamente (obrigação principal) e informar suas movimentações ao Fisco (obrigação acessória).
Embora o Simples Nacional traga simplificações importantes, nenhum regime tributário isenta completamente uma empresa dessas obrigações. Mesmo negócios pequenos, com baixo faturamento ou poucos funcionários, precisam prestar contas de forma regular para evitar autuações.
Diferença entre obrigação principal e acessória
Esse é um ponto crucial para todo empreendedor entender.
Obrigação principal: é o ato de pagar os tributos devidos, como impostos, taxas e contribuições sociais. Exemplos:
- Pagamento do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional);
- Recolhimento do INSS patronal;
- Pagamento de ISS ou ICMS, conforme a atividade.
O não pagamento da obrigação principal gera dívida ativa, com cobrança judicial e inclusão do CNPJ em cadastros de inadimplência.
Obrigação acessória: são todos os deveres ligados à informação e documentação fiscal, como declarações, escrituração e relatórios que a empresa deve apresentar à Receita Federal e demais órgãos. Elas não envolvem pagamento direto, mas têm o mesmo peso legal.
Exemplos de obrigações acessórias:
- Emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e ou NFS-e);
- Entrega da DCTFWeb, eSocial e EFD-Reinf;
- Apresentação da DEFIS, ECF ou ECD;
- Escrituração contábil digital.
Não cumprir uma obrigação acessória pode gerar multas automáticas, mesmo que a empresa esteja com os tributos pagos em dia. Essa distinção é importante porque ambas as obrigações são fiscalizadas e descumpri-las compromete a regularidade da empresa, inclusive no Simples Nacional.
Fiscalização, multas e compliance
O cumprimento dessas obrigações fiscais não é uma mera formalidade. Cada vez mais, a Receita Federal utiliza sistemas automatizados para cruzar dados e identificar inconsistências, o que torna a fiscalização mais eficiente e frequente.
Multas por descumprimento:
- Atraso na entrega da DCTFWeb: multa mínima de R$ 200,00 por mês ou fração;
- Ausência de envio do eSocial: bloqueio na geração da DCTFWeb e impossibilidade de recolher o INSS;
- Falta de pagamento do DAS: multa de 0,33% ao dia, até o limite de 20%, além de juros pela Selic.
Compliance fiscal:
Manter uma empresa em dia com suas obrigações fiscais significa atuar dentro do que chamamos de compliance fiscal. Isso envolve:
- Cumprimento de prazos;
- Organização de documentos;
- Acompanhamento da legislação;
- Utilização de sistemas confiáveis para envio das declarações.
Empresas que adotam boas práticas de compliance não só evitam penalidades, como também ganham vantagens competitivas: conseguem crédito com mais facilidade, participam de licitações e têm mais segurança jurídica para crescer.
Quais são as principais obrigações fiscais para PMEs
As PMEs precisam cumprir uma série de obrigações fiscais além da emissão de nota fiscal. Essas exigências garantem que a empresa esteja em conformidade com a legislação tributária, evite penalidades e mantenha a saúde financeira e contábil do negócio.
Abaixo, listamos as principais obrigações que toda PME deve acompanhar com regularidade, independentemente de estar no Simples Nacional, Lucro Presumido ou outro regime.
Escrituração contábil e fiscal
A escrituração contábil e fiscal é o processo de registrar todas as movimentações financeiras e patrimoniais da empresa, com base em documentos como notas fiscais, extratos bancários, recibos e contratos.
Ela é composta por dois grandes blocos:
- Escrituração contábil: envolve o registro de entradas e saídas, balancetes, balanço patrimonial, demonstração de resultados (DRE), entre outros.
- Escrituração fiscal: é focada nos dados usados para o cálculo de tributos, como ICMS, ISS, PIS, Cofins, IPI e INSS.
Mesmo empresas do Simples Nacional estão obrigadas a manter escrituração contábil, especialmente quando:
- Têm sócios ou investidores;
- Buscam financiamentos;
- Precisam apresentar demonstrações contábeis em auditorias ou licitações.
Além disso, a escrituração correta serve de base para o envio das declarações obrigatórias, como DCTFWeb, DEFIS, ECF, entre outras.
Declaração do Simples Nacional e entrega do DAS
As empresas optantes pelo Simples Nacional têm uma rotina fiscal mais simplificada, mas isso não elimina responsabilidades.
A principal obrigação mensal é a entrega da declaração no PGDAS-D — o sistema onde a empresa informa seu faturamento mensal para que seja calculado o valor de tributos a pagar.
Com base nessa declaração, é gerado o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), que unifica diversos impostos em uma só guia, como:
- IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, ISS e/ou ICMS;
- CPP (Contribuição Previdenciária Patronal), quando aplicável.
Prazos importantes:
- O DAS vence todo dia 20 de cada mês;
- A declaração PGDAS-D deve ser entregue antes do vencimento.
Atrasos no pagamento ou na entrega da declaração geram multas e juros automáticos, além de impedir a emissão da certidão negativa de débitos (CND).
DCTFWeb e eSocial para pequenas empresas
Mesmo no Simples Nacional, as PMEs com funcionários ou prestadoras de serviços com retenção de INSS são obrigadas a enviar outras obrigações acessórias importantes: DCTFWeb e eSocial.
DCTFWeb: declaração onde são informados os valores devidos de contribuições previdenciárias (INSS), com base nos dados já enviados pelo eSocial e pela EFD-Reinf. Ela substituiu a antiga GFIP para fins previdenciários.
- Obrigatória para empresas com empregados ou retenções de INSS;
- Deve ser entregue mensalmente via e-CAC;
- Gera automaticamente o DARF previdenciário (código 5001).
eSocial: sistema unificado onde a empresa registra eventos trabalhistas, como admissões, folha de pagamento, férias, demissões, etc. Serve como base para:
- Cálculo de encargos trabalhistas;
- Envio da DCTFWeb;
- Regularidade perante INSS e FGTS.
Mesmo uma PME com apenas um funcionário CLT já está obrigada a usar o eSocial e entregar a DCTFWeb
Saiba mais: “Simples Nacional: como funciona o regime e o que sua empresa precisa saber”.
Como organizar o cumprimento de obrigações fiscais
Manter as obrigações fiscais em dia pode parecer desafiador, especialmente para pequenas e médias empresas que não contam com grandes equipes administrativas. No entanto, com organização, tecnologia adequada e acompanhamento profissional, é possível transformar essa rotina em um processo fluido, seguro e eficiente.
A seguir, veja como estruturar sua gestão fiscal para evitar multas, garantir conformidade e otimizar tempo.
O papel do contador e dos softwares de emissão de notas
O primeiro passo para uma gestão fiscal eficiente é contar com o apoio de um contador experiente. O profissional da contabilidade é responsável por:
- Apontar quais são as obrigações da empresa com base no seu regime tributário;
- Preencher e enviar corretamente as declarações exigidas;
- Acompanhar prazos de entrega e vencimento dos tributos;
- Orientar sobre possíveis mudanças legais que impactam diretamente o negócio.
Além disso, é fundamental que a empresa utilize softwares de emissão de notas fiscais integrados à contabilidade. Esses sistemas:
- Automatizam o registro de notas emitidas;
- Facilitam a geração de relatórios para apuração de tributos;
- Permitem a integração com plataformas como eSocial, DCTFWeb e EFD-Reinf;
- Reduzem erros manuais e evitam perda de documentos fiscais.
Uma PME que emite todas as notas manualmente e envia dados por e-mail ao contador corre sérios riscos de atrasos, inconsistências e autuações.
Automatizações possíveis
A automação fiscal está cada vez mais acessível para pequenas empresas. Com ferramentas simples, é possível reduzir o retrabalho, minimizar falhas humanas e garantir que os prazos sejam cumpridos automaticamente.
Algumas automatizações recomendadas incluem:
- Geração automática do DAS no portal do Simples Nacional;
- Emissão de DARFs diretamente após o envio da DCTFWeb;
- Integração com sistemas bancários para débito automático de tributos;
- Envio automático de eventos do eSocial (admissões, desligamentos, férias, etc.);
- Lembretes de vencimentos fiscais integrados ao calendário ou ERP da empresa.
A automação não substitui a figura do contador, mas otimiza o trabalho de ambos os lados e melhora a conformidade da empresa.
Conferências periódicas
Além da automação e do suporte contábil, é fundamental estabelecer uma rotina de conferências periódicas para manter o controle das obrigações fiscais. Boas práticas incluem:
- Verificar mensalmente se todas as notas fiscais foram emitidas corretamente;
- Conferir o envio de declarações como PGDAS-D, DCTFWeb, eSocial e DEFIS;
- Acompanhar os comprovantes de pagamento do DAS, INSS, DARFs, etc.;
- Avaliar, com o contador, se a empresa está no regime tributário mais vantajoso;
- Arquivar e organizar digitalmente os documentos fiscais (obrigatórios por lei).
Empresas que mantêm essa rotina minimizam riscos de inconsistências no cruzamento de dados pela Receita Federal, algo cada vez mais comum com o uso de inteligência artificial no processo de fiscalização.
Dica prática para PMEs:
Crie um checklist mensal de obrigações fiscais, em conjunto com seu contador, para garantir que nada passe despercebido. Isso ajuda a:
- Estabelecer uma rotina clara;
- Compartilhar responsabilidades entre contador e gestor;
- Facilitar auditorias, financiamentos e fiscalizações futuras.
Leia também: “Como organizar as notas fiscais da sua PME para prestação de contas e auditoria”.
Quais documentos e prazos sua PME precisa acompanhar
Gerenciar as obrigações fiscais de uma PME vai além de saber o que deve ser entregue. É essencial também ter controle sobre quando cada documento ou declaração precisa ser enviado ou pago. Afinal, atrasos podem resultar em multas automáticas, restrições no CNPJ e até problemas com a Receita Federal.
A boa notícia é que, com organização, ferramentas certas e apoio contábil, é possível cumprir todos os prazos fiscais com segurança, sem estresse ou surpresas no caixa da empresa.
Principais declarações e suas datas de entrega
Abaixo, você confere as principais obrigações fiscais que uma pequena ou média empresa precisa cumprir, especialmente se estiver no regime do Simples Nacional ou tiver funcionários registrados.
PGDAS-D (Simples Nacional)
▸ Declaração mensal de receitas para apuração dos tributos unificados.
▸ Prazo: até o dia 20 do mês seguinte ao faturamento.
DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional)
▸ Guia de pagamento que reúne impostos federais, estaduais e municipais.
▸ Prazo: até o dia 20 de cada mês.
DCTFWeb
▸ Declaração dos débitos previdenciários com base nas informações do eSocial e da EFD-Reinf.
▸ Prazo: até o dia 15 do mês seguinte.
eSocial
▸ Sistema unificado de eventos trabalhistas (admissão, folha de pagamento, férias, desligamentos etc.).
▸ Prazo: até o dia 15 do mês seguinte à competência.
EFD-Reinf
▸ Declaração complementar ao eSocial, voltada a retenções de INSS sobre serviços e outras obrigações fiscais.
▸ Prazo: até o dia 15 do mês seguinte.
DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais)
▸ Declaração anual obrigatória para empresas do Simples Nacional.
▸ Prazo: até 31 de março de cada ano.
ECF (Escrituração Contábil Fiscal)
▸ Obrigatória para empresas fora do Simples, como no Lucro Presumido ou Real.
▸ Prazo: até o final de julho, conforme o calendário da Receita Federal.
ECD (Escrituração Contábil Digital)
▸ Escrituração contábil completa em formato digital.
▸ Prazo: geralmente até o final de maio ou junho, conforme o tipo de empresa.
RAIS e DIRF (quando aplicável)
▸ Algumas empresas ainda precisam enviar essas declarações, embora muitas tenham sido substituídas pelo eSocial.
▸ Prazo: varia conforme legislação do ano-base.
Boas práticas para não esquecer nenhum prazo
Mesmo sabendo o que entregar e quando, muitas empresas acabam cometendo erros por falta de controle ou por confiar apenas na memória ou em comunicações informais com o contador. Aqui estão algumas boas práticas que toda PME deve adotar para manter a rotina fiscal em dia:
Crie um calendário fiscal personalizado: monte um calendário mensal com todos os prazos fiscais da sua empresa. Você pode usar:
- Planilhas no Google Sheets;
- Lembretes no Google Agenda;
- Ferramentas de gestão como Trello ou Notion.
Mantenha contato ativo com o contador: estabeleça uma rotina de checagem mensal:
- Quais obrigações já foram entregues?
- Quais ainda estão pendentes?
- Há documentos faltando?
Isso evita falhas de comunicação e entrega fora do prazo.
Organize seus documentos fiscais digitalmente: tenha uma pasta na nuvem com tudo separado por mês:
- Notas fiscais emitidas;
- Comprovantes de pagamento (DAS, DARF, INSS);
- Declarações enviadas (PDFs ou prints dos recibos).
Isso facilita a vida da empresa e do contador, e agiliza em caso de auditorias.
Automatize o que for possível: use softwares que
- Emita alertas de vencimento de tributos;
- Gerem guias automaticamente (como o DAS e o DARF);
- Notifiquem sobre eventos pendentes no eSocial.
Não deixe para o último dia: deixar para enviar declarações ou emitir guias no prazo final aumenta o risco de:
- Erros no preenchimento;
- Instabilidade nos sistemas do governo;
- Perda de prazos por falhas técnicas.
Antecipar-se é sempre melhor do que remediar. A regularidade fiscal protege seu negócio de multas e transmite credibilidade para fornecedores, clientes e instituições financeiras.
Saiba mais: “Quais documentos fiscais sua empresa precisa guardar e por quanto tempo”.
Conclusão
Desde a declaração mensal do Simples Nacional (PGDAS-D) até a entrega de obrigações acessórias como DCTFWeb e eSocial, cada etapa exige atenção a prazos, documentos e regras específicas. E mesmo empresas pequenas, com estrutura enxuta, precisam estar em dia com essas exigências para crescer com segurança.
Felizmente, com o apoio de um contador qualificado, uso de softwares integrados e a adoção de boas práticas organizacionais, sua empresa pode automatizar grande parte desses processos, e garantir que nenhuma obrigação seja esquecida.
Manter-se em dia com o Fisco não é apenas uma exigência legal, mas uma estratégia inteligente de gestão. A conformidade fiscal é o que sustenta a credibilidade e a longevidade de qualquer negócio, especialmente no universo das PMEs.
