O que a Reforma Tributária prevê para obrigações acessórias
A Reforma Tributária, promulgada por meio da Emenda Constitucional nº 132/2023, não se limita à reestruturação de tributos. Um de seus objetivos centrais, e menos comentado fora dos meios técnicos, é a redução da complexidade do cumprimento das obrigações acessórias, que hoje representa um dos maiores custos operacionais para empresas no Brasil.
Atualmente, o sistema exige que os contribuintes enviem diversas obrigações acessórias diferentes, com layouts específicos, prazos distintos e regras que variam conforme o ente federativo (União, estados e municípios).
Simplificação e unificação gradual
Um dos principais objetivos da Reforma é reduzir a complexidade do cumprimento das obrigações acessórias, que hoje representam uma grande parte do tempo e do custo da gestão tributária no Brasil.
Atualmente, uma empresa pode ter que preencher e entregar dezenas de declarações distintas, com regras diferentes para cada tributo e ente federativo.
Com a criação dos novos tributos IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), haverá também a substituição gradual das obrigações acessórias atuais por modelos mais simples, padronizados e digitais.
A proposta prevê:
- Declarações unificadas, com informações fiscais consolidadas em uma única entrega;
- Plataformas digitais centralizadas, com integração entre Receita Federal, estados e municípios;
- Eliminação de sobreposições entre declarações federais, estaduais e municipais.
Essa unificação promete melhorar a fluidez dos processos fiscais e dar mais previsibilidade à rotina tributária das empresas, principalmente as de médio e grande porte que operam em múltiplos estados e municípios.
Promessa de redução do custo de conformidade
Segundo dados do Banco Mundial (Doing Business), o Brasil lidera o ranking de países com maior número de horas gastas para cumprir obrigações fiscais: cerca de 1.500 horas por ano por empresa. Isso representa um custo altíssimo, especialmente para pequenas empresas que não contam com equipes tributárias robustas.
Com a Reforma, espera-se que a padronização dos processos fiscais e o uso de tecnologia integrada tragam uma redução expressiva nesse custo de conformidade.
Na prática, isso significa:
- Menos tempo gasto com conferência e preenchimento de declarações;
- Redução de inconsistências e retrabalho entre diferentes sistemas fiscais;
- Mais automatização e controle digital, com foco na qualidade da informação.
Ainda que a transição demande ajustes e adaptações, o cenário futuro tende a ser mais favorável para quem busca eficiência e conformidade fiscal com menos burocracia.
Leia também: “Reforma Tributária: saiba quais impostos serão extintos e quais os substituirão”.
O papel do IBS e CBS na simplificação
A criação do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) é o ponto central da Reforma Tributária, e ambos os tributos têm uma missão dupla: simplificar a cobrança de impostos e facilitar a forma como as empresas prestam contas ao Fisco.
Enquanto o IBS substitui ICMS (estadual) e ISS (municipal), a CBS reunirá PIS e COFINS (federais) em um único imposto. Essa reformulação traz consigo novos modelos de declaração, arrecadação e escrituração fiscal, que tendem a impactar profundamente as obrigações acessórias de todo o sistema empresarial brasileiro.
Declarações unificadas
Uma das maiores promessas da Reforma é a unificação das obrigações acessórias, permitindo que as informações fiscais sejam prestadas em formato padronizado e único, tanto para a CBS quanto para o IBS.
Isso representa uma mudança radical se comparado ao modelo atual, onde:
- Tributos diferentes exigem declarações separadas;
- Cada estado pode adotar regras próprias de ICMS;
- Municípios têm exigências distintas para o ISS.
Com a CBS e o IBS, a ideia é que as empresas não precisem mais replicar os mesmos dados em múltiplas obrigações acessórias. Em vez disso, um único envio eletrônico poderá atender às exigências da Receita Federal, dos estados e dos municípios, reduzindo:
- Redundâncias de informação;
- Possibilidades de erro;
- Retrabalho fiscal e contábil.
Essa padronização também facilita o desenvolvimento de sistemas fiscais integrados (como ERPs), reduzindo a complexidade tecnológica enfrentada pelas empresas.
Arrecadação centralizada pelo Comitê Gestor
Outro aspecto relevante na simplificação das obrigações acessórias é a criação de um Comitê Gestor Nacional do IBS, que será responsável por:
- Receber a arrecadação do imposto;
- Distribuir a receita automaticamente entre estados e municípios;
- Definir regras operacionais padronizadas para a apuração e declaração do tributo.
Na prática, isso significa que o contribuinte não precisará lidar com as exigências separadas de cada ente da federação. Mesmo que a empresa atue em vários estados ou municípios, a apuração do IBS será única, centralizada e com uma só obrigação acessória entregue digitalmente.
Para a CBS, o mesmo princípio será adotado: será declarada à Receita Federal em sistema próprio, com base em escrituração unificada e digital, similar ao modelo de apuração do IVA adotado em diversos países.
Entenda mais sobre os novos tributos em: “Reforma tributária: CBS, IBS, Imposto Seletivo (IS) e novas alíquotas”.
Cronograma das mudanças
Etapas de 2026 a 2033
As mudanças previstas na Reforma Tributária não serão aplicadas de forma imediata. Para garantir uma transição segura, tanto para o poder público quanto para as empresas, o novo sistema tributário será implantado progressivamente ao longo de sete anos, entre 2026 e 2033.
Esse cronograma escalonado vale tanto para os novos tributos (IBS, CBS e IS) quanto para a substituição das obrigações acessórias atuais, que deixarão de existir conforme os impostos antigos forem extintos.
Veja as principais etapas:
- 2026
Início da fase de transição.
• Entram em vigor a CBS e o IBS em caráter experimental, com alíquota reduzida.
• Empresas passam a entregar obrigações acessórias em modelo duplo: as atuais (PIS, COFINS, ICMS, ISS) e as novas (CBS e IBS). - 2027
Extinção de PIS e COFINS, e adoção definitiva da CBS.
• Primeira simplificação concreta nas declarações federais.
• Redução do volume de obrigações acessórias relacionadas à contribuição federal. - 2029 a 2032
Transição gradual do ICMS e ISS para o IBS.
• Alíquotas dos tributos antigos vão sendo reduzidas, enquanto a do IBS aumenta.
• Obrigações acessórias estaduais e municipais passam a seguir o modelo do IBS, padronizado nacionalmente. - 2033
Encerramento do modelo tributário atual.
• Apenas CBS, IBS e Imposto Seletivo estarão vigentes.
• Obrigações acessórias anteriores serão oficialmente substituídas por um sistema digital unificado.
Durante todo o período de transição, empresas deverão conviver com dois sistemas paralelos, o que exigirá atenção redobrada à conformidade fiscal, além de ajustes constantes em sistemas, rotinas e estrutura contábil.
Entenda o cronograma completo de transição da Reforma em: “Quais são os prazos de implementação da Reforma Tributária até 2033?”.
Como empresas devem se preparar desde já
Embora as mudanças mais profundas só passem a valer a partir de 2026, o momento de se preparar é agora. Isso porque os impactos da Reforma Tributária exigem ajustes estruturais, treinamento de equipe, modernização de sistemas e revisão de todos os processos relacionados à apuração de tributos e cumprimento de obrigações acessórias.
Atualização de sistemas contábeis
A adoção de novos tributos e declarações unificadas exige que os sistemas contábeis e fiscais das empresas estejam prontos para:
- Calcular e registrar os novos impostos (CBS, IBS e IS);
- Adaptar os layouts das obrigações acessórias unificadas;
- Integrar informações fiscais em tempo real com plataformas dos entes federativos;
- Atender à não cumulatividade plena dos novos tributos.
Empresas que utilizam ERPs ou softwares emissores próprios devem entrar em contato com seus fornecedores para entender o plano de atualização, exigências técnicas e prazos de adaptação.
Leia no CertClick: “Os aspectos contábeis da Reforma Tributária”.
Automação e revisão de processos internos
A Reforma também representa uma oportunidade (ou necessidade) de modernizar processos internos relacionados à gestão tributária. Isso inclui:
- Automatização do preenchimento e envio das obrigações acessórias;
- Redefinição de fluxos de conferência fiscal;
- Capacitação da equipe contábil e fiscal para operar nos dois modelos (transição);
- Revisão das rotinas de apuração de impostos, escrituração e arquivamento digital.
A recomendação é que empresas adotem desde já uma postura proativa, com auditorias internas, planejamento tributário alinhado com as novas regras e investimento em governança fiscal.
Conclusão: uma transição guiada garante conformidade em todas as etapas
A Reforma Tributária representa a maior transformação do sistema tributário brasileiro nas últimas décadas, e suas mudanças vão muito além da substituição de impostos. A reestruturação das obrigações acessórias promete reduzir significativamente a complexidade, os custos e os riscos envolvidos na apuração e cumprimento das exigências fiscais.
No entanto, essa simplificação não será automática. Ela exigirá que empresas acompanhem de perto cada fase do cronograma, compreendam o novo modelo de escrituração e se adaptem gradualmente às exigências dos tributos CBS e IBS. Isso inclui atualizar sistemas contábeis, revisar processos internos e capacitar as equipes que lidam com a rotina fiscal.
Ter um plano de transição estruturado com prazos, responsabilidades e ferramentas é o caminho mais seguro para manter a conformidade tributária em todas as etapas da mudança.
O futuro do sistema fiscal brasileiro é mais digital, integrado e simplificado. Mas ele começa a ser construído agora. Quem se prepara desde já, ganha eficiência e evita surpresas.
