O que é reembolso de despesas e quando ele ocorre?
O reembolso de despesas é um procedimento pelo qual a empresa devolve a um colaborador ou prestador de serviço um valor que ele desembolsou em nome da organização.
Esse tipo de gasto precisa ter sido previamente autorizado ou estar alinhado com a política interna da empresa, além de estar diretamente relacionado às suas atividades operacionais.
O ponto principal é que o colaborador atua como um intermediário momentâneo, realizando uma despesa necessária para o funcionamento da empresa, seja por urgência, conveniência ou ausência de meios diretos de pagamento corporativo no momento da compra.
Viagens corporativas, deslocamentos e compras emergenciais
Entre as situações mais comuns que geram reembolso estão:
- Viagens a trabalho: quando o colaborador arca com despesas como passagens, hospedagem, alimentação e transporte local durante visitas a clientes, eventos ou filiais da empresa;
- Deslocamentos urbanos: como o uso de transporte público, aplicativos de mobilidade, combustível para carro próprio ou táxi, geralmente quando o colaborador precisa sair da sede para uma tarefa específica;
- Compras emergenciais: aquisição de materiais, peças ou suprimentos urgentes que precisam ser resolvidos no ato, e não havia disponibilidade de recursos da empresa naquele momento.
Em todos esses casos, é fundamental que os gastos sejam justificados e documentados adequadamente para que o reembolso ocorra dentro dos critérios legais e fiscais.
Política de reembolso e documentação necessária
Para evitar conflitos e garantir a segurança jurídica da empresa e do colaborador, é essencial ter uma política de reembolso clara e documentada. Esse documento deve definir:
- Quais tipos de despesas são elegíveis para reembolso;
- Os limites por tipo de gasto (ex.: alimentação até R$ 60 por dia);
- Prazos para solicitação após a realização da despesa;
- Procedimentos e responsáveis pela validação interna.
Além disso, a política precisa estabelecer os documentos obrigatórios para o reembolso, como:
- Nota fiscal emitida em nome da empresa, sempre que possível;
- Comprovantes de pagamento (como recibos, tickets e extratos);
- Justificativa clara da despesa, relacionada à atividade executada.
Sem essa documentação, o reembolso pode ser desconsiderado para fins contábeis e fiscais, além de aumentar o risco de glosas em auditorias.
Como funciona a emissão de nota fiscal para reembolso
Emitir nota fiscal para fins de reembolso pode gerar dúvidas, especialmente sobre quem deve emiti-la, em nome de quem, e quais informações precisam constar no documento. É importante compreender que o reembolso em si não exige uma nota nova emitida pela empresa, mas sim a apresentação da nota fiscal original do fornecedor da despesa, com os dados corretos.
NF emitida pela empresa ou pelo fornecedor?
A resposta direta: a nota fiscal que justifica o reembolso não é emitida pela empresa reembolsante, nem pelo colaborador. Ela deve ser emitida pelo fornecedor do serviço ou produto diretamente em nome da empresa que irá arcar com o custo.
Exemplos:
- Se um colaborador compra uma peça de reposição em uma loja, a nota fiscal deve ser emitida com os dados da empresa;
- Em um hotel ou restaurante, o ideal é que a nota contenha o CNPJ da empresa;
- Em serviços como transporte (aplicativos, táxis), é recomendável pegar recibo ou fatura eletrônica com descrição da corrida e CPF/CNPJ envolvido.
Nos casos em que a nota fiscal não pode ser emitida com o CNPJ da empresa, é necessário justificar e anexar documentos complementares, como a política de reembolso e autorização interna para o gasto.
Cuidados com o CNPJ e descrição da despesa
Para que a despesa seja aceita na contabilidade da empresa e esteja de acordo com a legislação fiscal, a nota fiscal usada como base para reembolso deve seguir critérios rigorosos:
- CNPJ da empresa: sempre que possível, a nota deve ser emitida em nome da empresa. Isso facilita o lançamento contábil e a dedução do valor, quando permitido;
- Descrição detalhada: a nota deve trazer uma descrição clara e objetiva do produto ou serviço adquirido. Evite documentos genéricos ou com códigos pouco descritivos;
- Data e valor compatíveis com a justificativa do reembolso e com a viagem ou tarefa executada;
- Discriminação de impostos: especialmente importante para notas de prestadores de serviços, onde pode haver retenção de tributos.
Esses cuidados evitam que a nota seja considerada inválida em auditorias e facilitam a integração com o sistema fiscal e contábil da empresa.
Quais regras fiscais devem ser seguidas no reembolso
Embora o reembolso de despesas seja uma prática comum nas empresas, ele deve seguir normas fiscais específicas para não comprometer a regularidade contábil e evitar passivos tributários.
A chave está na correta retenção de tributos, quando exigida, e na devida escrituração dessas operações no sistema fiscal da empresa.
Obrigatoriedade de retenção, caso aplicável
Dependendo da natureza do serviço adquirido e do valor da nota fiscal apresentada para reembolso, pode haver obrigações acessórias de retenção de tributos. As mais comuns incluem:
- ISS (Imposto Sobre Serviços): quando o prestador é pessoa jurídica e o serviço está listado na LC 116/2003;
- INSS: se o serviço envolver cessão de mão de obra;
- IRRF, PIS, COFINS e CSLL: para determinados tipos de prestação de serviço com valores superiores ao limite de isenção.
Esses tributos devem ser retidos na fonte pela empresa que realiza o reembolso — desde que o serviço esteja sujeito à retenção e recolhidos em guias próprias, como DARF e GPS, nos prazos legais.
Por isso, mesmo em casos de reembolso, se a nota estiver em nome da empresa e a atividade for tributável, é preciso analisar cuidadosamente a obrigatoriedade de retenção.
Escrituração correta no SPED
As despesas reembolsadas com base em nota fiscal devem ser lançadas corretamente na escrituração fiscal e contábil, respeitando os layouts do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Isso inclui:
- Registro na EFD-Contribuições, quando houver incidência de PIS e COFINS;
- Lançamento na ECD (Escrituração Contábil Digital), para integrar a movimentação na contabilidade da empresa;
- Inclusão na EFD-Reinf, quando envolver retenções previdenciárias e outros encargos relacionados a serviços.
O não cumprimento dessas obrigações pode resultar em inconsistências nos dados enviados ao fisco, penalidades e até glosas de despesas em auditorias fiscais.
Leia também: “SPED: o que é e para que serve?”
Dicas para organizar e armazenar essas notas corretamente
Mais do que emitir e receber notas fiscais corretamente para reembolso, sua empresa precisa adotar boas práticas de organização, conferência e arquivamento.
Isso evita erros fiscais, perda de documentos e garante que a empresa esteja preparada para eventuais auditorias, seja internas ou da Receita Federal.
Emissor de nota fiscal
Uma ferramenta confiável de emissão e gestão de NFS-e é indispensável para garantir que os dados estejam sempre acessíveis, organizados e em conformidade com as exigências dos municípios.
Para empresas que operam com prestação de serviços ou realizam reembolsos com frequência, o uso de um sistema emissor facilita:
- O arquivamento seguro das notas fiscais recebidas e emitidas;
- A verificação automática de campos obrigatórios;
- A integração com a contabilidade e com o SPED.
Se você ainda não utiliza uma plataforma especializada, vale a pena conhecer o ClickNotas, que oferece um emissor ágil, compatível com prefeituras de todo o Brasil e ideal para manter o controle fiscal de forma centralizada.
Regras de guarda e conferência de dados
Além da emissão, é fundamental cuidar da conservação e validação das notas fiscais usadas em processos de reembolso. Algumas práticas recomendadas incluem:
- Armazenamento digital e físico das notas fiscais por, no mínimo, cinco anos (prazo legal de exigência fiscal);
- Organização por centro de custo ou projeto, facilitando o rastreio da origem da despesa;
- Conferência periódica dos dados fiscais, como CNPJ, data, valor, descrição e tributos destacados;
- Criação de um fluxo interno de aprovação com responsáveis por validar cada etapa do reembolso, da solicitação ao lançamento contábil.
Esses cuidados reduzem significativamente o risco de falhas, retrabalho e problemas com o fisco e, ao mesmo tempo, fortalecem a transparência da empresa com seus colaboradores e prestadores.
