O que os marketplaces exigem quanto à emissão de NF?
Quando você começa a vender em marketplaces, a emissão de nota fiscal deixa de ser opcional na maioria dos casos. As plataformas passaram a exigir a comprovação fiscal de cada venda como forma de atender à legislação brasileira e garantir maior segurança ao consumidor.
Além de proteger o cliente, a exigência de NF também ajuda as plataformas a manterem boa reputação perante os órgãos reguladores e a Receita Federal.
Políticas de obrigatoriedade por plataforma
Embora a obrigação de emitir nota fiscal esteja prevista por lei, cada marketplace implementa suas próprias regras internas de controle, exigência e prazos. Veja como funciona nas três principais plataformas:
Amazon
A Amazon Brasil possui uma das políticas mais rigorosas em relação à emissão de notas fiscais. Todo vendedor, independentemente do tamanho da operação, deve emitir NF-e para cada pedido, seja ele uma venda ao consumidor final ou a outra empresa.
Além disso:
- A Amazon exige que a nota fiscal seja anexada à plataforma antes da expedição do pedido, especialmente para vendedores que utilizam o programa FBA (Fulfillment by Amazon).
- As informações da nota precisam estar consistentes com os dados do pedido, incluindo valor total, impostos, frete e descontos.
- A ausência da nota fiscal dentro do prazo pode resultar na suspensão da conta ou bloqueio dos fundos das vendas.
Shopee
A Shopee também exige nota fiscal para um número crescente de vendedores, principalmente à medida que o faturamento aumenta ou quando a empresa ultrapassa certos limites mensais de receita.
Pontos importantes sobre a Shopee:
- Empresas do Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real que vendem na plataforma devem emitir NF-e regularmente.
- Para vendedores com CNPJ, a emissão de NF-e é obrigatória desde o primeiro pedido.
- MEIs (Microempreendedores Individuais) podem ter isenção em algumas situações, mas, ao ultrapassar o limite de R$ 81.000 anuais ou vender para pessoas jurídicas, precisam emitir.
- A Shopee faz auditorias periódicas e pode solicitar cópias das NF-e emitidas.
Mercado Livre
O Mercado Livre adota uma abordagem mais flexível, mas vem endurecendo as regras nos últimos anos.
O que você precisa saber:
- Para vendedores que ultrapassam um volume ou valor específico de vendas mensais, a emissão de NF-e passa a ser obrigatória.
- Algumas categorias, como eletrônicos, eletrodomésticos e informática, têm exigência de nota fiscal desde a primeira venda.
- Para vendedores de menor porte, ainda é possível entregar o produto ao cliente sem a nota física, mas a NF deve ser gerada e arquivada, caso a Receita ou a própria plataforma solicite posteriormente.
- O Mercado Livre pode bloquear anúncios ou reter o saldo de vendas caso a emissão de notas fiscais esteja irregular.
Penalidades por não emitir a nota fiscal
Deixar de emitir nota fiscal ao vender em marketplaces como Amazon, Shopee e Mercado Livre não é apenas uma infração contratual com a plataforma é também uma violação da legislação fiscal brasileira.
As consequências podem atingir tanto a sua loja nas plataformas quanto sua empresa junto à Receita Federal e órgãos estaduais.
Veja os principais riscos e penalidades:
1. Bloqueio ou suspensão da conta no marketplace
Todas as plataformas têm regras claras sobre a obrigatoriedade de emissão de nota fiscal. O não cumprimento pode gerar desde advertências até o bloqueio definitivo da conta.
Na Amazon, por exemplo, o descumprimento recorrente resulta em suspensão da loja e congelamento de saldo. Já na Shopee e no Mercado Livre, a conta pode ser temporariamente suspensa, com bloqueio de anúncios e impossibilidade de receber novos pedidos.
2. Multas fiscais e autuações pela Receita
Além das penalidades internas dos marketplaces, há o risco de multa por sonegação fiscal.
Cada estado brasileiro possui regras próprias, mas, de forma geral, a multa por não emissão de NF pode variar entre 10% e 100% do valor da operação, além de juros.
Se o Fisco identificar a venda sem documentação fiscal, a empresa também pode ser incluída em processos de dívida ativa.
3. Retenção de valores e bloqueio de repasses
Marketplaces como o Mercado Livre podem reter o valor das vendas até que a regularização fiscal seja comprovada. Em alguns casos, o vendedor só recupera o saldo ao apresentar as notas fiscais pendentes ou ao comprovar a emissão retroativa com pagamento das devidas multas e encargos.
4. Perda de confiança do consumidor
A ausência de nota fiscal também prejudica a confiança do cliente. Muitos consumidores, ao não receber a NF, questionam a legalidade da operação e abrem reclamações diretamente na plataforma ou nos órgãos de defesa do consumidor, como o Procon.
5. Problemas futuros em fiscalizações
Mesmo que o marketplace não bloqueie a conta de imediato, a falta de emissão de notas pode gerar passivos fiscais que, futuramente, resultarão em autuações retroativas, com cobrança de impostos devidos, multa e juros sobre um longo período.
Quais informações devem constar na nota fiscal?
Emitir a nota fiscal de forma correta nas vendas por marketplaces não é apenas uma exigência da plataforma e do Fisco. É também uma maneira de evitar problemas com o cliente, com a contabilidade e com a própria gestão do seu negócio.
Cada detalhe no preenchimento da NF-e pode fazer a diferença entre uma venda regular e uma dor de cabeça futura com multas ou retrabalho.
Identificação do comprador e do canal de venda
O primeiro cuidado é garantir que a nota fiscal contenha os dados completos do comprador. Isso inclui:
- Nome completo ou razão social do cliente;
- CPF ou CNPJ;
- Endereço completo de entrega;
- E-mail ou outros contatos, caso a plataforma exija.
Além disso, muitos marketplaces exigem que a nota traga um campo identificando que a venda foi feita através deles.
Por exemplo:
- Algumas empresas usam o campo “Informações Complementares” para incluir algo como: “Venda realizada através da plataforma (Amazon / Mercado Livre / Shopee)”.
Essa informação facilita a conferência interna da plataforma e pode ser exigida em auditorias internas dos marketplaces.
CFOP e CST corretos para operação de venda online
Outro ponto fundamental está na correta escolha do CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e do CST (Código de Situação Tributária).
Esses códigos indicam ao Fisco:
- O tipo de operação;
- A origem e o destino da mercadoria;
- O regime tributário aplicado.
Exemplos de CFOP para vendas em marketplaces:
Se a sua empresa é optante pelo Simples Nacional, os códigos de CST também precisam refletir essa condição. Exemplos comuns de CST para Simples Nacional são “102”, “103”, ou “400”, dependendo do caso.
Atenção: escolher o CFOP ou o CST errado pode gerar rejeição da nota fiscal na SEFAZ, além de erros na apuração de impostos como ICMS, PIS e COFINS.
Leia também (em breve): “O que é código de situação tributária (CST) e como preencher corretamente”.
Como integrar o sistema de emissão com os marketplaces
Se você vende regularmente em plataformas como Amazon, Shopee e Mercado Livre, sabe que a rotina de emissão de notas fiscais pode rapidamente se tornar um gargalo de tempo e produtividade.
A boa notícia é que hoje já existem soluções que integram diretamente o seu emissor de NF-e ao painel de vendas do marketplace.
APIs e emissores com integração automática
A maioria dos grandes marketplaces oferece APIs (Interfaces de Programação de Aplicações) que permitem que sistemas de emissão de notas fiscais se conectem diretamente ao painel da plataforma.
Na prática, o que isso significa?
- Assim que um pedido é confirmado no marketplace, as informações da venda (dados do cliente, produtos vendidos, valores, etc.) são automaticamente enviadas para o sistema emissor.
- O sistema gera a NF-e com os dados já preenchidos, reduzindo o risco de erro humano.
- Após a emissão, a nota pode ser enviada de volta ao marketplace automaticamente, caso a plataforma exija esse envio (como é o caso da Amazon, por exemplo).
Benefícios da automação na operação de e-commerce
Investir em uma integração automatizada traz uma série de vantagens práticas para quem trabalha com vendas em marketplaces:
- Redução de erros de digitação: Como os dados são puxados diretamente do pedido, diminuem as chances de divergências de valor, quantidade ou identificação do cliente.
- Agilidade no envio da NF-e: Muitas plataformas exigem que a nota fiscal seja enviada logo após a confirmação da venda. A automação garante o cumprimento desses prazos.
- Menor retrabalho: Se a nota for rejeitada pela SEFAZ por algum motivo técnico, o próprio sistema pode alertar e permitir correções rápidas.
- Facilidade no controle fiscal: Com a integração, você mantém um histórico organizado de todas as notas emitidas por canal de venda.
Como evitar erros ao emitir notas para marketplaces
Mesmo com automação, alguns erros ainda são comuns e podem gerar complicações fiscais e até bloqueios de contas nas plataformas.
Duplicidade de dados, códigos e divergência de valor
Alguns dos principais problemas enfrentados por vendedores de marketplaces na emissão de NF-e incluem:
- Duplicidade de notas: Gerar duas notas para o mesmo pedido por erro de integração ou lançamento manual.
- CFOP ou CST incorretos: Especialmente em operações interestaduais ou em vendas para clientes com regimes tributários específicos.
- Divergência entre o valor da nota e o valor da venda registrada na plataforma: Incluindo casos onde o frete ou descontos não são corretamente refletidos na NF-e.
Como evitar?
- Revise o cadastro de produtos e códigos fiscais no seu sistema de emissão.
- Mantenha as alíquotas e CFOPs configurados conforme o tipo de cliente e localidade.
- Utilize emissores que permitam integração direta, como o ClickNotas, para minimizar o trabalho manual.
Emissão retroativa e cancelamento em plataformas específicas
Outro cuidado importante é com a emissão retroativa (quando você esquece de emitir a NF no prazo e tenta emitir dias depois) e o cancelamento de notas.
Cada marketplace tem políticas próprias sobre isso:
- Amazon: permite a atualização de documentos fiscais na plataforma, mas dentro de prazos curtos após a venda.
- Shopee: limita o envio de XMLs retroativos e pode penalizar vendedores que não emitem a nota no prazo.
- Mercado Livre: em alguns casos, bloqueia anúncios de vendedores reincidentes em atrasos ou erros de emissão fiscal.
Além disso, do lado da SEFAZ, o prazo para cancelamento de uma NF-e geralmente é de até 24 horas, dependendo da legislação estadual.
Dica prática: sempre que precisar cancelar ou emitir uma nota retroativa, consulte o regulamento da SEFAZ do seu estado e a política da plataforma para evitar problemas com bloqueios ou suspensão da conta.
Leia também (em breve): “Emissão retroativa de nota fiscal: é possível? Quais os riscos e prazos legais”.
Conclusão
Com o aumento da fiscalização e as exigências específicas de cada marketplace, ter um processo de emissão bem estruturado, rápido e livre de erros se tornou fundamental para quem deseja escalar as vendas online.
Se você ainda faz esse processo de forma manual ou enfrenta dificuldades para acompanhar os requisitos de cada canal de venda, talvez seja a hora de investir em uma solução que automatize e integre sua emissão de NF-e com os principais marketplaces.
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