O que os marketplaces exigem quanto à emissão de NF?
A emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e) é uma exigência comum em praticamente todos os marketplaces que atuam no Brasil. Essa obrigatoriedade não é apenas uma formalidade: trata-se de um requisito legal previsto na legislação tributária e que impacta diretamente na operação de lojistas online.
Ao vender em plataformas como Amazon, Shopee e Mercado Livre, o vendedor precisa comprovar cada transação realizada por meio da NF-e. Essa exigência tem três objetivos principais:
- Atender à legislação fiscal: garantindo que o ICMS e demais tributos sejam recolhidos corretamente.
- Proteger o consumidor: oferecendo um documento legal que assegura seus direitos de troca, garantia e comprovação da compra.
- Resguardar o próprio marketplace: já que as plataformas precisam demonstrar transparência e conformidade perante a Receita Federal e os órgãos de fiscalização.
Além do aspecto legal, a emissão da nota fiscal também funciona como uma barreira contra a concorrência desleal. Sem esse controle, empresas que sonegam impostos poderiam vender mais barato, prejudicando vendedores que cumprem as regras.
Sem NF-e, não há venda regular em marketplaces. Ainda que cada plataforma adote políticas e prazos próprios, a regra é clara, o documento fiscal precisa ser emitido e, muitas vezes, enviado para o sistema do marketplace antes da liberação da mercadoria.
Políticas de obrigatoriedade por plataforma
Embora a obrigação de emitir nota fiscal esteja prevista por lei, cada marketplace implementa suas próprias regras internas de controle, exigência e prazos. Veja como funciona nas três principais plataformas:
Amazon
A Amazon Brasil possui uma das políticas mais rigorosas em relação à emissão de notas fiscais. Todo vendedor, independentemente do tamanho da operação, deve emitir NF-e para cada pedido, seja ele uma venda ao consumidor final ou a outra empresa.
Além disso:
- A Amazon exige que a nota fiscal seja anexada à plataforma antes da expedição do pedido, especialmente para vendedores que utilizam o programa FBA (Fulfillment by Amazon).
- As informações da nota precisam estar consistentes com os dados do pedido, incluindo valor total, impostos, frete e descontos.
- A ausência da nota fiscal dentro do prazo pode resultar na suspensão da conta ou bloqueio dos fundos das vendas.
Shopee
A Shopee também exige nota fiscal para um número crescente de vendedores, principalmente à medida que o faturamento aumenta ou quando a empresa ultrapassa certos limites mensais de receita.
Pontos importantes sobre a Shopee:
- Empresas do Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real que vendem na plataforma devem emitir NF-e regularmente.
- Para vendedores com CNPJ, a emissão de NF-e é obrigatória desde o primeiro pedido.
- MEIs (Microempreendedores Individuais) podem ter isenção em algumas situações, mas, ao ultrapassar o limite de R$ 81.000 anuais ou vender para pessoas jurídicas, precisam emitir.
- A Shopee faz auditorias periódicas e pode solicitar cópias das NF-e emitidas.
Mercado Livre
O Mercado Livre adota uma abordagem mais flexível, mas vem endurecendo as regras nos últimos anos.
O que você precisa saber:
- Para vendedores que ultrapassam um volume ou valor específico de vendas mensais, a emissão de NF-e passa a ser obrigatória.
- Algumas categorias, como eletrônicos, eletrodomésticos e informática, têm exigência de nota fiscal desde a primeira venda.
- Para vendedores de menor porte, ainda é possível entregar o produto ao cliente sem a nota física, mas a NF deve ser gerada e arquivada, caso a Receita ou a própria plataforma solicite posteriormente.
- O Mercado Livre pode bloquear anúncios ou reter o saldo de vendas caso a emissão de notas fiscais esteja irregular.
Penalidades por não emitir a nota fiscal
A emissão da nota fiscal em marketplaces não é apenas um requisito burocrático: ela é a base da relação entre o lojista, o consumidor, a plataforma e o Fisco. Quando esse processo é negligenciado, as consequências se multiplicam em diferentes frentes jurídicas, financeiras, comerciais e até reputacionais.
Deixar de emitir NF-e ou emiti-la de forma incorreta pode parecer, num primeiro momento, um detalhe técnico sem grande impacto. No entanto, o resultado vai muito além de uma simples notificação.
O lojista coloca em risco a continuidade do negócio, a confiança do cliente e a própria legalidade das operações. A seguir, entenda em profundidade os principais riscos e por que cada um deles é tão crítico:
- Bloqueio ou suspensão da conta no marketplace: os marketplaces monitoram com rigor o cumprimento das obrigações fiscais. Isso porque eles também respondem, em parte, à Receita e precisam preservar sua credibilidade como intermediadores de vendas.
Assim, quando identificam vendedores que não emitem notas fiscais de forma consistente, podem aplicar medidas como:
- Advertências iniciais, que já prejudicam os indicadores de reputação do lojista.
- Bloqueio temporário de anúncios, reduzindo drasticamente a visibilidade dos produtos.
- Suspensão definitiva da conta, impedindo o acesso à base de clientes e à vitrine digital que esses canais oferecem. No caso da Amazon, por exemplo, a ausência recorrente de NF resulta não só na suspensão da loja, mas também no congelamento do saldo das vendas já realizadas, impactando diretamente o fluxo de caixa.
- Multas fiscais e autuações da Receita: além das penalidades aplicadas pelas plataformas, há ainda o risco, muitas vezes mais grave, das sanções fiscais.
A Receita Federal e as Secretarias de Fazenda estaduais cruzam dados em tempo real. Cada nota emitida significa uma operação invisível para o Fisco, que pode ser caracterizada como sonegação fiscal.
As consequências incluem:
- Multas que variam entre 10% e 100% do valor da operação, acrescidas de juros e correção monetária.
- Inclusão do débito em dívida ativa, o que restringe crédito, impede participação em licitações e pode levar a protestos judiciais.
- Risco criminal em casos de reincidência ou valores expressivos, já que a sonegação é tratada como crime tributário.
- Retenção de valores e bloqueio de repasses: marketplaces como o Mercado Livre e a Shopee têm mecanismos de proteção que permitem reter os valores das vendas até que o vendedor comprove a emissão das notas fiscais. Na prática, isso significa que a empresa pode vender, faturar e até enviar o produto ao cliente, mas ficar sem receber o pagamento até regularizar a situação.
Esse tipo de bloqueio afeta diretamente o capital de giro, comprometendo:
- O pagamento de fornecedores.
- A reposição de estoque.
- O cumprimento de prazos de entrega e até salários da equipe.
- Perda de confiança do consumidor: para o cliente, a nota fiscal não é apenas um papel ou arquivo eletrônico: ela é a garantia legal da compra. Sem a NF-e, o consumidor perde o respaldo em situações como troca de produto, solicitação de garantia ou registro de reclamação formal. Como reflexo:
- Há um aumento de reclamações no Procon e no Reclame Aqui.
- A reputação da loja na plataforma cai, o que impacta diretamente os algoritmos de ranqueamento e a visibilidade dos anúncios.
- Clientes insatisfeitos deixam avaliações negativas públicas, prejudicando futuras vendas.
- Risco acumulado em fiscalizações futuras: mesmo que a falta de emissão não gere penalidade imediata, ela cria um passivo oculto. Em fiscalizações futuras, a Receita pode exigir a comprovação de todas as vendas realizadas nos últimos cinco anos.
Se o lojista não tiver as notas fiscais correspondentes, será obrigado a:
- Pagar todos os tributos retroativamente, com multa e juros.
- Justificar a ausência documental em processos administrativos ou judiciais.
- Lidar com bloqueios de inscrição estadual e até o fechamento temporário do CNPJ.
Quais informações devem constar na nota fiscal?
Emitir a nota fiscal de forma correta nas vendas por marketplaces não é apenas uma exigência da plataforma e do Fisco. É também uma maneira de evitar problemas com o cliente, com a contabilidade e com a própria gestão do seu negócio.
Cada detalhe no preenchimento da NF-e pode fazer a diferença entre uma venda regular e uma dor de cabeça futura com multas ou retrabalho.
Identificação do comprador e do canal de venda
O primeiro cuidado é garantir que a nota fiscal contenha os dados completos do comprador. Isso inclui:
- Nome completo ou razão social do cliente;
- CPF ou CNPJ;
- Endereço completo de entrega;
- E-mail ou outros contatos, caso a plataforma exija.
Além disso, muitos marketplaces exigem que a nota traga um campo identificando que a venda foi feita através deles.
Por exemplo:
- Algumas empresas usam o campo “Informações Complementares” para incluir algo como: “Venda realizada através da plataforma [Amazon / Mercado Livre / Shopee]”.
Essa informação facilita a conferência interna da plataforma e pode ser exigida em auditorias internas dos marketplaces.
CFOP e CST corretos para operação de venda online
Outro ponto fundamental está na correta escolha do CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e do CST (Código de Situação Tributária).
Esses códigos indicam ao Fisco:
- O tipo de operação;
- A origem e o destino da mercadoria;
- O regime tributário aplicado.
Exemplos de CFOP para vendas em marketplaces:
Se a sua empresa é optante pelo Simples Nacional, os códigos de CST também precisam refletir essa condição. Exemplos comuns de CST para Simples Nacional são “102”, “103”, ou “400”, dependendo do caso.
Atenção: escolher o CFOP ou o CST errado pode gerar rejeição da nota fiscal na SEFAZ, além de erros na apuração de impostos como ICMS, PIS e COFINS.
Leia também: “O que é código de situação tributária (CST) e como preencher corretamente”.
Como integrar o sistema de emissão com os marketplaces
Se você vende regularmente em plataformas como Amazon, Shopee e Mercado Livre, sabe que a rotina de emissão de notas fiscais pode rapidamente se tornar um gargalo de tempo e produtividade.
A boa notícia é que hoje já existem soluções que integram diretamente o seu emissor de NF-e ao painel de vendas do marketplace.
APIs e emissores com integração automática
A maioria dos grandes marketplaces oferece APIs (Interfaces de Programação de Aplicações) que permitem que sistemas de emissão de notas fiscais se conectem diretamente ao painel da plataforma.
Na prática, o que isso significa?
- Assim que um pedido é confirmado no marketplace, as informações da venda (dados do cliente, produtos vendidos, valores, etc.) são automaticamente enviadas para o sistema emissor.
- O sistema gera a NF-e com os dados já preenchidos, reduzindo o risco de erro humano.
- Após a emissão, a nota pode ser enviada de volta ao marketplace automaticamente, caso a plataforma exija esse envio (como é o caso da Amazon, por exemplo).
Benefícios da automação na operação de e-commerce
Investir em uma integração automatizada traz uma série de vantagens práticas para quem trabalha com vendas em marketplaces:
- Redução de erros de digitação: Como os dados são puxados diretamente do pedido, diminuem as chances de divergências de valor, quantidade ou identificação do cliente.
- Agilidade no envio da NF-e: Muitas plataformas exigem que a nota fiscal seja enviada logo após a confirmação da venda. A automação garante o cumprimento desses prazos.
- Menor retrabalho: Se a nota for rejeitada pela SEFAZ por algum motivo técnico, o próprio sistema pode alertar e permitir correções rápidas.
- Facilidade no controle fiscal: Com a integração, você mantém um histórico organizado de todas as notas emitidas por canal de venda.
Como evitar erros ao emitir notas para marketplaces
Mesmo utilizando sistemas automatizados, erros na emissão de notas fiscais ainda acontecem com frequência em marketplaces como Amazon, Shopee e Mercado Livre. Esses equívocos podem parecer pequenos, mas muitas vezes resultam em rejeição da nota pela SEFAZ, inconsistências na contabilidade, bloqueio de anúncios ou até multas fiscais.
A seguir, veja os erros mais comuns, por que eles ocorrem e como evitá-los com práticas simples de gestão e automação.
Duplicidade de dados, códigos e divergência de valor
Um dos problemas mais frequentes é a emissão de duas notas fiscais para o mesmo pedido. Isso pode ocorrer por falha na integração entre o sistema de vendas e o emissor de NF-e, ou quando o vendedor tenta lançar manualmente notas já processadas.
Como evitar:
- Monitore relatórios de pedidos para identificar notas já emitidas.
- Configure alertas no seu sistema para impedir a geração de uma nova NF com o mesmo número de pedido.
- Prefira emissores integrados aos marketplaces, que atualizam automaticamente o status da nota.
CFOP ou CST incorretos: escolher o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) ou o CST (Código de Situação Tributária) errado é outro erro recorrente. Isso acontece principalmente em operações interestaduais ou quando o cliente pertence a um regime tributário específico.
Como evitar:
- Revise o cadastro fiscal dos produtos, garantindo que cada item tenha CFOP e CST configurados corretamente.
- Crie regras automáticas no sistema emissor para selecionar o CFOP de acordo com o tipo de operação (venda local, interestadual, para consumidor final etc.).
- Consulte regularmente as tabelas atualizadas de CFOP e CST para evitar o uso de códigos desatualizados.
Divergência de valores: diferenças entre os valores da nota e os do pedido também são comuns, principalmente quando há fretes, descontos ou promoções aplicados pela plataforma e não replicados na NF-e.
Como evitar:
- Configure o sistema para importar automaticamente valores de frete, taxas e descontos aplicados pelo marketplace.
- Crie um fluxo de conferência antes de transmitir a NF, comparando os totais da nota com os do pedido.
- Utilize emissores integrados que sincronizam os dados diretamente do marketplace, reduzindo falhas de digitação.
Emissão retroativa e cancelamento em plataformas específicas
Outro cuidado importante é com a emissão retroativa (quando você esquece de emitir a NF no prazo e tenta emitir dias depois) e o cancelamento de notas.
Cada marketplace tem políticas próprias sobre isso:
- Amazon: permite a atualização de documentos fiscais na plataforma, mas dentro de prazos curtos após a venda.
- Shopee: limita o envio de XMLs retroativos e pode penalizar vendedores que não emitem a nota no prazo.
- Mercado Livre: em alguns casos, bloqueia anúncios de vendedores reincidentes em atrasos ou erros de emissão fiscal.
Além disso, do lado da SEFAZ, o prazo para cancelamento de uma NF-e geralmente é de até 24 horas, dependendo da legislação estadual.
Dica prática: sempre que precisar cancelar ou emitir uma nota retroativa, consulte o regulamento da SEFAZ do seu estado e a política da plataforma para evitar problemas com bloqueios ou suspensão da conta.
Leia também: “Emissão retroativa de nota fiscal: é possível? Quais os riscos e prazos legais”.
Conclusão
Com o aumento da fiscalização e as exigências específicas de cada marketplace, ter um processo de emissão bem estruturado, rápido e livre de erros se tornou fundamental para quem deseja escalar as vendas online.
Se você ainda faz esse processo de forma manual ou enfrenta dificuldades para acompanhar os requisitos de cada canal de venda, talvez seja a hora de investir em uma solução que automatize e integre sua emissão de NF-e com os principais marketplaces.
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