O que é uma nota fiscal de remessa?
A nota fiscal de remessa é um tipo de nota fiscal eletrônica usada para documentar o envio de uma mercadoria que será movimentada fisicamente, mas sem que isso represente uma venda. Em outras palavras, é uma forma de legalizar o transporte de produtos que ainda pertencem à empresa, mesmo estando fora do seu endereço fiscal.
Essa nota é exigida pela legislação brasileira para fins de controle tributário, transporte legal de mercadorias e, principalmente, para proteger o contribuinte em situações onde o bem sai de um local e retorna posteriormente, como ocorre em consertos, exposições e demonstrações.
Ao contrário da NF de venda, ela não representa receita e, na maioria dos casos, não gera impostos, embora o preenchimento exija atenção aos códigos fiscais corretos para evitar erros de tributação.
Diferença entre remessa e venda
Essa é uma dúvida comum, principalmente entre pequenos empreendedores que estão emitindo notas fiscais pela primeira vez.
A venda implica na transferência de propriedade da mercadoria para um cliente mediante pagamento. Nela, incidem tributos como ICMS, PIS e COFINS, dependendo do regime tributário da empresa.
Já a remessa não envolve pagamento nem transferência de titularidade. Ela ocorre quando a empresa:
- Envia o produto para outro estabelecimento próprio;
- Encaminha a mercadoria para um terceiro fazer manutenção;
- Disponibiliza o bem para uma feira, evento ou cliente experimentar;
- Destina o item à industrialização por um parceiro.
Portanto, o objetivo da NF de remessa é formalizar essa movimentação temporária, documentando que o bem ainda é da empresa — evitando interpretações erradas pelo Fisco, como uma “venda não declarada”.
Por que emitir uma NF de remessa?
Emitir esse tipo de nota fiscal é mais do que uma obrigação fiscal, é uma prática que protege a empresa juridicamente e ajuda na gestão operacional. Veja alguns motivos fundamentais:
- Evitar problemas durante o transporte: transportadoras e órgãos de fiscalização exigem que a mercadoria esteja acompanhada da nota correspondente, mesmo que não seja uma venda.
- Atender à legislação tributária: em muitos estados, circular com mercadoria sem nota é infração grave, com penalidades que incluem apreensão do bem e multas que podem chegar a 50% do valor estimado da operação.
- Controlar estoques e logística: ao emitir uma remessa, a empresa mantém o registro de entrada e saída da mercadoria, o que ajuda a identificar perdas, extravios ou devoluções pendentes.
- Facilitar o retorno da mercadoria: para que a mercadoria retorne de forma legal ao estoque da empresa, também será preciso emitir uma nota fiscal de retorno. Sem a nota original de remessa, esse processo fica irregular.
Veja também: “Nota fiscal para prestação de serviço técnico fora do domicílio: como preencher”.
Situações que exigem nota de remessa
Nem toda movimentação de mercadoria está ligada a uma venda. E é justamente nessas situações que a nota fiscal de remessa se torna obrigatória.
Abaixo, destacamos os principais cenários em que esse tipo de documento deve ser emitido:
Remessa para conserto, exposição, doação, demonstração e industrialização
- Conserto ou manutenção: quando um equipamento é enviado para reparo — seja em garantia ou não —, a empresa deve emitir uma NF de remessa com o CFOP adequado. Mesmo que o bem vá retornar, a movimentação precisa estar documentada para evitar problemas com o transporte ou o Fisco.
- Exposição ou feiras: empresas que participam de eventos e feiras com produtos em mostruário devem emitir NF de remessa. Isso comprova que os bens foram deslocados temporariamente e não foram vendidos.
- Doação: toda vez que a empresa doa um bem (como equipamentos antigos ou produtos promocionais), precisa emitir uma NF de remessa com CFOP específico para doações. Embora haja saída de estoque, não há receita — mas ainda assim, há implicações fiscais.
- Demonstração (teste de produto): é comum no varejo e na indústria disponibilizar produtos para teste com clientes ou revendedores. Esses itens precisam ser acompanhados por nota fiscal, e devem retornar ou ser formalmente adquiridos após o período de teste.
- Industrialização por terceiros: quando uma empresa envia matéria-prima para que outra empresa faça um processo de industrialização (como pintura, montagem ou acabamento), deve emitir uma NF de remessa. O material será processado e devolvido — e todo esse fluxo deve estar amparado por notas fiscais.
Remessa para depósito próprio ou de terceiros
- Depósito próprio (entre filiais): se a empresa tem mais de uma unidade e deseja movimentar estoque entre os estabelecimentos, essa operação também requer uma NF de remessa. Mesmo sendo do mesmo CNPJ raiz, é necessário comprovar o trânsito da mercadoria.
- Depósito de terceiros (armazéns ou operadores logísticos): no caso de armazenagem em locais administrados por terceiros, como operadores logísticos, é obrigatório documentar a remessa para fins de controle fiscal. Essa prática é comum em e-commerces, por exemplo, que terceirizam sua logística.
Como preencher corretamente uma NF de remessa
Emitir a nota é mais simples do que parece — desde que você saiba os dados certos. A seguir, explicamos os pontos mais importantes do preenchimento:
H3. CFOPs específicos para cada tipo de remessa
O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) identifica a natureza da movimentação. Ele varia de acordo com a origem/destino (dentro ou fora do estado) e o tipo da operação. Aqui vão alguns exemplos comuns:
- 5.915 / 6.915 – Remessa para conserto ou reparo
- 5.905 / 6.905 – Remessa para depósito fechado ou armazém geral
- 5.910 / 6.910 – Remessa em bonificação, doação ou brinde
- 5.912 / 6.912 – Remessa para demonstração
- 5.901 / 6.901 – Remessa para industrialização por encomenda
A escolha do CFOP correto é fundamental para evitar erros de tributação, rejeições da nota e complicações futuras em auditorias.
Leia também: “CFOP: o que é, para que serve e tabela”.
CST, base de cálculo e ICMS
Outro ponto-chave no preenchimento da NF de remessa é o CST (Código de Situação Tributária), que define a forma de tributação do ICMS na operação.
As situações mais comuns incluem:
- CST 40 – Isento de ICMS
- CST 41 – Não tributado
- CST 50 – Suspensão do ICMS
Além do CST, é preciso preencher a base de cálculo e o valor do ICMS, mesmo que seja “R$ 0,00”. Isso garante que a nota esteja corretamente estruturada no XML e seja aceita pela Sefaz.
Leia também: “ICMS: o que é?“.
Fique por dentro: “O que é código de situação tributária (CST) e como preencher corretamente”.
Quais erros devem ser evitados?
Mesmo sendo um documento fiscal que não envolve venda, a nota fiscal de remessa exige tanto cuidado quanto uma NF-e comum. Pequenos deslizes no preenchimento ou no controle de retorno podem gerar sérios transtornos com o Fisco.
A seguir, destacamos os erros mais frequentes e como evitá-los.
Tributação indevida
Esse é um dos erros mais comuns, especialmente entre empresas que ainda não têm apoio contábil especializado ou utilizam emissores genéricos.
A remessa, por não envolver receita, geralmente não deve ter cobrança de impostos como ICMS, PIS e COFINS. No entanto, se a nota for emitida com o CFOP errado ou com um CST incorreto, o sistema pode entender que se trata de uma venda, gerando cobranças indevidas de tributos.
Esse tipo de erro pode afetar o caixa da empresa, gerar divergências em obrigações acessórias (como a EFD ICMS/IPI) e até impedir a compensação correta de créditos fiscais.
Como evitar:
- Confirme com o contador o CFOP e CST corretos para cada tipo de remessa.
- Utilize emissores atualizados, que alertam para inconsistências fiscais.
- Não copie configurações de notas de venda para notas de remessa.
Falta de comprovação do retorno da mercadoria
Outro erro grave, e muitas vezes negligenciado, é não emitir a nota fiscal de retorno quando a mercadoria voltar ao estoque da empresa.
Isso acontece, por exemplo, quando um equipamento enviado para conserto retorna ao remetente, mas a empresa não documenta a devolução. O problema? Fica parecendo que o item ainda está fora do estoque, ou pior: que foi vendido sem registro.
Além de desorganizar a gestão de inventário, essa falha pode gerar questionamentos durante fiscalizações, especialmente se o bem for de alto valor ou se a operação estiver sendo auditada.
Como evitar:
- Crie uma rotina interna para registrar o retorno de todos os itens enviados em remessa.
- Mantenha comunicação com o cliente ou parceiro para alinhar prazos e documentos.
- Emita sempre uma nota de retorno com o CFOP correspondente (ex.: 1.916 ou 2.916 para retorno de conserto).
Entenda também: “Substituição tributária: o que sua empresa precisa saber para emitir corretamente”.
Conclusão
Seja para consertos, demonstrações, industrialização ou transferências internas, cada tipo de remessa exige atenção a detalhes fiscais específicos, como CFOP, CST e tributação. E, acima de tudo, a emissão da NF de retorno fecha o ciclo de maneira legal e transparente.
Caso sua empresa ainda emita essas notas manualmente ou utilize sistemas limitados, vale considerar emissores como o ClickNotas, que automatizam o processo, reduzem riscos e integram com seu ERP ou contador com facilidade.
Com a base certa, emitir nota de remessa deixa de ser uma dor de cabeça e passa a ser uma tarefa simples, segura e estratégica.
