O que é nota fiscal?
Nota fiscal é o documento que registra e comprova uma transação comercial, com dados sobre os bens ou serviços comercializados, os preços e tributos, bem como as partes envolvidas.
Esse documento traz segurança para as relações comerciais, tanto para quem vende quanto para quem compra. Na sua gestão interna, as empresas também podem utilizar as notas fiscais para gerenciar suas finanças e fazer estimativas de faturamento.
Além disso, as notas fiscais são utilizadas pelos órgãos fiscalizadores para confirmar as transações comerciais e cobrar os impostos devidos, como ICMS e ISS.
Por isso, a emissão da nota fiscal é uma obrigação das empresas no Brasil. Caso não o façam, podem ser criminalizadas por sonegação fiscal. Elas devem ser emitidas por pessoas jurídicas, tanto nas vendas para outras empresas quanto para pessoas físicas.
A exceção ocorre com o Microempreendedor Individual (MEI), que só tem obrigação de emitir nota fiscal quando vender produtos ou serviços para pessoas jurídicas, quando elas não emitirem nota fiscal de entrada.
Por que a NF-e foi implementada?
A Nota Fiscal Eletrônica é um dos tipos de notas fiscais, tanto para vendas físicas quanto virtuais, emitida e armazenada eletronicamente, tendo a sua validade garantida pelo uso de um certificado digital.
Esse documento foi criado pela Receita Federal, em conjunto com as Secretarias de Fazenda dos Estados. Diante do volume crescente de transações digitais e do aumento da evasão fiscal, as autoridades tributárias trabalharam, a partir de 2005, no projeto da Nota Fiscal Eletrônica.
O projeto se voltou para a integração do processo de controle fiscal, com os objetivos de melhorar o intercâmbio de dados entre os fiscos, reduzir custos e entraves burocráticos e fortalecer a fiscalização.
A Nota Fiscal Eletrônica passou a fazer parte do dia a dia da maioria das empresas, no lugar da emissão manual. Como vamos ver mais adiante, existem diferentes tipos de notas fiscais eletrônicas, como a NF-e (para produtos), a NFS-e (para serviços) e outros.
Desde 2018, o tradicional talão de notas fiscais já não é mais aceito. Dessa forma, o documento digital trouxe mais praticidade para as empresas e confiabilidade para as operações, além de melhorar o controle fiscal e diminuir a sonegação no país.
Quais as informações contidas nela?
Nota fiscal é um documento oficial. Deve ser preenchido com atenção, com algumas informações obrigatórias. A seguir, vamos entender melhor como funciona esse documento e o que deve constar nele.
Itens obrigatórios contidos na NF-e
Na hora de emitir uma NF-e, você vai perceber que muitos campos são obrigatórios. Eles são exigidos pelas autoridades para garantir a validade do documento.
A obrigatoriedade dos campos varia conforme o tipo de nota que se deseja emitir, mas estes são alguns itens geralmente obrigatórios na NF-e:
- Dados da NF-e (data de emissão, número e série);
- Dados do emitente (CNPJ, razão social, endereço completo e telefone);
- Natureza da operação;
- Dados do destinatário (CNPJ, razão social e endereço completo, quando for pessoa jurídica);
- Cálculo do imposto;
- Valor total da nota;
- Dados dos Produtos/Serviços (código, descrição, NCM, CST, CFOP, unidade, quantidade, valor unitário, valor total, base de cálculo do ICMS próprio, valor do ICMS próprio, alíquota do ICMS).
Além dos campos obrigatórios, a NF-e deve ter a assinatura digital do emitente, além do protocolo de Autorização de Uso pelo Fisco. No DANFE, deve constar ainda a chave de acesso para consulta à NF-e.
Como interpretar uma nota fiscal
Para entender uma nota fiscal, você deve olhar para o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que traz a representação gráfica dos dados da NF-e.
O DANFE não tem validade fiscal — ele é apenas uma representação, de forma compreensível, com uma chave de acesso e código para consulta da NF-e no sistema. O arquivo XML da nota fiscal é o documento com validade fiscal e legal.
Então, olhando o DANFE, primeiramente é preciso entender qual tipo de nota fiscal você está visualizando. Procure identificar se é uma nota fiscal de entrada (identificada pelo número “0”) ou de saída (identificada pelo número “1”).
Além disso, identifique a Natureza da Operação, que pode ser Venda de Mercadorias, Prestação de Serviço, Devolução, entre outras.
Depois, olhe também para as informações do emitente e do destinatário. Com os dados de CNPJ ou CPF, razão social, Inscrição Estadual, endereço e telefone, você pode saber quem emitiu e quem recebeu a nota fiscal.
Para saber a qual produto ou serviço a nota fiscal se refere, olhe para a seção “Dados dos Produtos/Serviços”. Ali você pode conferir o detalhamento dos itens, como o código, a descrição, o valor unitário e o valor total da compra/venda.
No caso da venda de produtos, você pode conferir também a seção Cálculo dos Impostos e entender o que compõe o valor final. Confira a base de cálculo do ICMS, o valor do ICMS, valor do frete, valor do seguro, descontos, outras despesas e, por fim, o valor total da nota.
Para que a nota fiscal serve e como ela funciona?
A nota fiscal serve para a fiscalização das empresas pelos órgãos responsáveis pela tributação e circulação de mercadorias no Brasil.
Quando uma venda é realizada e registrada em nota fiscal, o Fisco analisa os dados contidos no documento para autorizar a transação.
As autoridades tributárias também utilizam as notas fiscais para registrar as entradas e saídas das empresas e verificar se estão recolhendo e declarando corretamente os seus impostos, a fim de evitar a sonegação.
As notas fiscais também são conferidas, quando os produtos circulam pelo Brasil por meio de transportadoras, inclusive os Correios. Isso ajuda a evitar o tráfico de mercadorias e aumentar a segurança no transporte.
Além disso, as notas fiscais também dão mais segurança para os consumidores, que, quando recebem uma nota fiscal de uma compra, sabem que estão fazendo negócio com uma empresa legalmente constituída.
A nota é também um registro legal da transação, que protege o consumidor na relação comercial.
A emissão da NF-e é feita por meio de um software emissor. Quando o comprador faz um pedido de compra ou um pagamento de serviço, a nota fiscal é preenchida e emitida eletronicamente.
O documento deve ter a assinatura do emitente por meio de certificado digital, que garante sua autoria e autenticidade.
Então, o documento digital, em formato XML, é enviado para a Fazenda do estado ou município e para a Receita Federal. Em alguns segundos, o Fisco retorna para o emitente a Autorização de Uso, que atesta a sua validade para o comprador e órgãos fiscalizadores.
A partir daí, o vendedor pode emitir o DANFE para enviar ao comprador ou acompanhar o transporte da mercadoria, além de armazenar a NF-e para seus relatórios e análises fiscais.
Quem deve emitir nota fiscal?
A Lei nº 8.846, de 21 de janeiro de 1994, dispõe sobre a emissão de notas fiscais e a sua obrigatoriedade para as empresas no Brasil. A seguir, vamos ver as obrigações das empresas em detalhes.
Prazos e obrigatoriedades para emissão de NF-e
De maneira geral, a emissão de notas fiscais é uma obrigação de todas as empresas que comercializam mercadorias ou prestam serviços no Brasil, com exceções específicas definidas em legislação.
A emissão da nota fiscal não tem prazo para ocorrer. Em alguns casos, a empresa deve emitir a nota antes do fato gerador — é o caso da venda de mercadorias, por exemplo, cuja nota deve ser emitida antes de circularem (o DANFE acompanha os itens no transporte).
Em outros casos, pode ocorrer depois do fato gerador (no caso de prestação de alguns serviços, por exemplo) ou concomitantemente a ele.
Já o prazo para cancelamento de uma NF-e é de 24 horas — quando ocorre erro no preenchimento ou desistência da transação, por exemplo. Em alguns estados, é possível cancelar a nota fiscal em um prazo mais estendido, seguindo regras específicas de cada local.
Além disso, a maioria dos estados e prefeituras exige o armazenamento das notas pelo prazo de cinco anos. Mesmo que as autoridades tenham acesso à NF-e, é obrigação do usuário manter o armazenamento, para eventuais trocas de produtos, fiscalização ou outras situações.
Tipos de empresas obrigadas a emitir
Todas as empresas são obrigadas a emitir nota fiscal no Brasil, com exceções específicas.
A emissão da Nota Fiscal de Produto eletrônica (NF-e) é obrigatória para toda empresa que venda produtos, que seja credenciada pela Secretaria de Estado da Fazenda e que tenha CNPJ ou, no caso de produtor rural, CPF e Inscrição Estadual.
Já a emissão de Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) é uma obrigação para qualquer empresa prestadora de serviços que tenha CNPJ e seja contribuinte do ISS (Imposto Sobre Serviços).
A exceção em relação à obrigatoriedade da emissão de nota fiscal é o MEI. O Microempreendedor Individual é dispensado da emissão em duas situações:
- Quando a venda for para consumidor final pessoa física;
- Quando a venda for de produtos para pessoa jurídica, desde que o destinatário emita nota fiscal de entrada.
Se a empresa vender algum serviço para pessoa jurídica ou se vender produtos para CNPJ que não emita nota fiscal de entrada, o MEI é obrigado a emitir a nota fiscal de saída.
Situações que exigem a emissão
Em toda venda de produto ou serviço no Brasil, a emissão de nota fiscal é exigida pelas autoridades. A necessidade de emissão independe do valor da transação, das partes envolvidas, se pessoa física ou jurídica (considerando as exceções do MEI).
Quais as consequências de não emitir ou emitir errado?
Segundo a Lei nº 8.846/1994, a falta da emissão da nota fiscal no momento da operação e o registro de valor inferior ao da transação são caracterizados como omissão de receita ou de rendimentos.
Se a Receita Federal constatar a omissão, realizada com o objetivo de sonegar impostos, podem ser aplicadas sanções, de acordo com a gravidade da infração. As empresas podem:
- Receber multas pelo valor da renda omitida;
- Ser penalizadas com a suspensão ou cancelamento do CNPJ;
- Ser processadas criminalmente, em caso de apropriação indébita;
- Sofrer cobranças judiciais das suas dívidas fiscais pela Fazenda Nacional.
Perceba que a falta de emissão de notas fiscais — considerada como omissão de receita — pode ser entendida como infração grave e gerar profundos impactos fiscais e financeiros. Portanto, é fundamental ter cuidado com a emissão de notas na sua empresa.
Quais são os tipos de nota fiscal?
Agora, vamos conhecer os principais tipos de nota fiscal eletrônica, que podem ser para produtos, serviços, produtores rurais, entre outras situações.
Nota Fiscal de Produto eletrônica (NF-e)
A NF-e é o tipo mais tradicional de nota fiscal eletrônica. É de responsabilidade das Secretarias de Estado da Fazenda.
Esse documento é emitido ao comprador na aquisição de produtos e mercadorias, com cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) ou IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e)
A NFS-e é a versão da nota fiscal eletrônica para a prestação de serviços. É de responsabilidade do município em que está registrado o CNPJ da empresa prestadora do serviço. A NFS-e contempla o recolhimento do ISS (Imposto Sobre Serviços), de âmbito municipal.
Nota Fiscal do Consumidor eletrônica (NFC-e)
A NFC-e é utilizada em operações de compra e venda no comércio e no varejo, mas é voltada para aquelas realizadas presencialmente ou envolvendo entrega em domicílio ao consumidor final.
É o documento usado, por exemplo, em farmácias, açougues, mercados etc., para substituir os cupons fiscais comuns nesse tipo de estabelecimento.
Nota Fiscal de Produtor eletrônica (NFP-e)
A NFP-e é destinada a produtores rurais, que tenham seu cadastro ativo como Produtor Primário da Fazenda e queiram emitir suas notas fiscais eletronicamente.
É o documento que substitui a Nota Fiscal de Produtor, emitida anteriormente em papel. A partir de 2024, a NFP-e deve se tornar obrigatória para os produtores rurais.
Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e)
O CT-e é voltado para operações de transporte de carga entre estados e municípios, tributadas pelo ICMS. O objetivo desse documento é oferecer maior rapidez ao processar faturas, evitar pagamentos duplicados e discrepâncias entre a nota e os produtos transportados.
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
O MDF-e é usado para integrar operações que envolvem movimentações mais complexas. Nesse documento, diferentes documentos são vinculados a uma única carga. Por isso, costuma ser utilizado no transporte rodoviário interestadual, por exemplo.
6 benefícios de emitir NF-e
Notas fiscais em papel deixaram de ser aceitas para darem lugar às notas fiscais eletrônicas. A seguir, entenda melhor os benefícios da NF-e:
1. Redução de custos
A NF-e evita a compra do talão de notas fiscais e a necessidade de impressão. Dessa forma, resulta em redução de custos para o emissor. Além disso, é possível automatizar a emissão de notas e ter ganho de escala, o que também gera economia de tempo e recursos.
2. Confiabilidade
As notas fiscais eletrônicas despertam mais confiança para o comprador. Com a padronização dos dados e o registro eletrônico das operações, quem compra um produto ou serviço tem maior segurança sobre a empresa e a relação comercial estabelecida.
3. Cumprimento legal
Emitir NF-e é uma obrigação legal. Portanto, você precisa se adaptar a esse tipo de emissão, que vale para todas as empresas no Brasil. Não emitir notas fiscais e omitir receitas da sua empresa são ações que podem gerar punições e criminalizações.
4. Maior controle fiscal
A NF-e facilita o controle fiscal da sua empresa, já que todos os dados estão registrados de forma digital. Assim, você tem maior garantia de registrar todas as suas transações, sem falhas de preenchimento, e gerenciar melhor suas finanças e projeções de faturamento.
5. Proteção ao consumidor e melhor relacionamento com os clientes
A NF-e é também uma proteção para o consumidor. O preenchimento eletrônico da operação de compra/venda garante um registro confiável para o consumidor na sua relação com a empresa. Isso ajuda a fortalecer o relacionamento de confiança com os clientes.
6. Direito a créditos fiscais
Com a emissão de notas fiscais, a Receita Federal pode atestar a existência, a legalidade e o cumprimento das obrigações do seu negócio. Dessa forma, é possível ter direito a créditos fiscais em relação a alguns impostos. Verifique essa possibilidade com uma assessoria contábil.
Como emitir NF-e?
Embora seja um processo simples, a emissão da NF-e deve seguir alguns passos e regras. Confira agora como fazer isso.
O que é necessário para começar a emitir?
Para começar a emitir NF-e, primeiramente é preciso fazer o credenciamento da sua empresa na Secretaria da Fazenda do seu estado (para venda de produtos) ou município (para prestação de serviços).
O processo de credenciamento pode variar de um ente para outro, então é preciso conferir os procedimentos na sua região.
NF-e e certificado digital
Outro requisito para começar a emitir NF-e é a obtenção de um certificado digital, que permite a assinatura da nota fiscal e garante a sua autoria, integridade e validade jurídica. A assinatura deve ser feita antes de enviar o arquivo XML para validação do Fisco.
Você deve adquirir uma certificação em uma Autoridade Certificadora, credenciada pela ICP Brasil. Os tipos existentes são o Certificado A1 (digital, com validade de 1 ano) e o Certificado A3 (físico, com validade de 3 anos).
Passo a passo para começar a emitir
Agora que você já sabe como funciona a emissão da NF-e e os principais requisitos, vamos ver o passo a passo completo para a emissão:
- Fazer o cadastramento de emissor na Secretaria de Estado da Fazenda;
- Adquirir um certificado digital A1 ou A3;
- Adotar um emissor de nota fiscal próprio ou de terceiros;
- Preencher os dados da nota fiscal e gerar o arquivo XML;
- Assinar o documento com o certificado digital;
- Enviar o arquivo para autorização pela Secretaria da Fazenda;
- Gerar o DANFE, enviar ao comprador e incluir no transporte da mercadoria.
Quando automatizar a emissão de NF-e?
A opção pela automação de emissão da NF-e pode ser interessante quando você tem um alto volume de transações e quer aumentar a eficiência e agilidade da sua equipe.
O processo de digitalização das notas fiscais, por meio da NF-e, permite a automação da sua emissão por meio de softwares. Isso ajuda a otimizar e escalar a emissão de notas fiscais.
Além disso, a automação reduz as chances de erros no preenchimento e garante a conformidade com a legislação fiscal, que passa por mudanças constantes, mas que as atualizações dos softwares acompanham.
O que são emissores de nota fiscal?
A emissão de NF-e depende de um emissor de nota fiscal, que pode ser próprio, adquirido de um fornecedor ou disponibilizado pelo Fisco. O software deve ser configurado corretamente para a emissão e permitir a comunicação com a Secretaria da Fazenda para o envio dos dados.
Como você viu, a emissão de notas fiscais ganhou praticidade com o surgimento da NF-e, mas ainda assim apresenta uma série de procedimentos que você deve saber.
Emitir a nota fiscal eletrônica não é apenas uma obrigação legal, mas também uma solução para melhorar seus controles e otimizar essa tarefa burocrática.
Para isso, conte com um emissor de nota fiscal confiável para o seu negócio, que garanta a conformidade com a legislação tributária e permita automatizar as emissões. Você vai ganhar mais agilidade e eficiência com o nosso software emissor. Experimente agora!
