Gestão eletrônica de documentos fiscais: o que a legislação exige

Hellen Mota

23 de dezembro, 2025

Contabilidade

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Com o avanço da digitalização no ambiente contábil e fiscal brasileiro, a gestão eletrônica de documentos fiscais deixou de ser uma alternativa tecnológica e se tornou uma obrigação legal para empresas de todos os portes.

Hoje, emitir e armazenar documentos fiscais eletrônicos, como NF-e, NFC-e, NFS-e, entre outros, exige muito mais do que simplesmente emitir uma nota e guardar um PDF. A legislação impõe regras claras sobre quem deve armazenar, por quanto tempo e em qual formato com destaque para a obrigatoriedade do XML, o verdadeiro documento fiscal com validade jurídica.

O que é gestão eletrônica de documentos fiscais?

A gestão eletrônica de documentos fiscais é o conjunto de processos que garante o controle, organização, armazenamento, integridade e consulta dos documentos fiscais eletrônicos obrigatórios emitidos ou recebidos pelas empresas.

Esse processo deve seguir normas legais, envolver tecnologia confiável e estar integrado à rotina contábil e fiscal, desde a emissão até auditorias ou fiscalizações.

Conceito e escopo legal

O conceito de gestão eletrônica está previsto em diversas normas fiscais brasileiras, especialmente no que diz respeito à obrigatoriedade de armazenar o XML da nota fiscal eletrônica.

Entre as legislações mais relevantes, destacam-se:

Ajuste SINIEF 07/2005: institui a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e exige a guarda eletrônica do XML pelo emitente e pelo destinatário;
Ajuste SINIEF 09/2007: determina as regras para o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
Manual da NF-e do ENCAT: detalha os requisitos técnicos, jurídicos e operacionais para emissão, validação e armazenamento dos documentos fiscais eletrônicos.

A legislação exige que as empresas:

Mantenham os documentos fiscais eletrônicos em formato digital original (XML);
Garantam a autenticidade, integridade e legibilidade desses documentos;
Possibilitem acesso imediato em caso de fiscalização;
Armazenem os arquivos por um período mínimo (geralmente 5 anos, podendo chegar a 11 em alguns casos).

Quais documentos fiscais entram nesse controle

A gestão eletrônica não se limita apenas à NF-e. Diversos tipos de documentos exigem controle e armazenamento digital adequado. Entre os principais, estão:

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos)
NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)
NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)
CF-e SAT (Cupom Fiscal Eletrônico – SP)
Notas fiscais de devolução
Cartas de correção eletrônicas
Documentos de cancelamento de notas

Atenção: o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) não substitui o XML. Ele serve apenas como representação gráfica da nota e não tem valor jurídico se usado isoladamente.

Empresas que não mantêm controle adequado desses arquivos correm riscos fiscais, incluindo perda de crédito tributário, multas e problemas com o fisco em auditorias ou fiscalizações eletrônicas.

O que a legislação brasileira exige em relação a gestão eletrônica de documentos fiscais?

A legislação fiscal brasileira estabelece regras bem definidas sobre como as empresas devem lidar com seus documentos fiscais eletrônicos. Essas exigências têm como foco garantir que as informações estejam disponíveis, íntegras e juridicamente válidas, tanto para controle interno quanto para auditorias e fiscalizações da Receita Federal e SEFAZ.

A seguir, você confere os principais pontos legais que envolvem o armazenamento e validade dos documentos fiscais digitais, especialmente os arquivos XML, o verdadeiro documento fiscal com valor jurídico.

Prazos legais de armazenamento do XML

De acordo com o Ajuste SINIEF 07/2005 e a Lei 12.741/2012, empresas que emitem ou recebem documentos fiscais eletrônicos devem armazenar os arquivos XML por, no mínimo, 5 anos contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da emissão.

Contudo, esse prazo pode ser maior em casos específicos, como:

Documentos fiscais vinculados a processos judiciais ou administrativos;
Empresas enquadradas em regimes especiais de fiscalização;
Novas exigências trazidas pela Reforma Tributária, que poderão estender esse período para até 11 anos, conforme já aprovado em alguns contextos relacionados ao IBS e CBS.

Além disso:

A responsabilidade pela guarda do XML não é apenas do emissor, mas também do destinatário da nota fiscal;
O descumprimento desse prazo pode resultar em multas, perda de crédito tributário e complicações em fiscalizações eletrônicas.

Importante: o armazenamento deve ser em formato digital original, ou seja, XML assinado digitalmente. Arquivos PDF, DANFE ou capturas de tela não substituem esse requisito legal.

Validade jurídica dos documentos eletrônicos

O XML da NF-e, CT-e, NFS-e e outros documentos eletrônicos só tem validade jurídica se:

Estiver no formato original do sistema emissor (XML estruturado);
Contiver assinatura digital válida, que assegure sua autenticidade e integridade;
Estiver disponível para consulta, compartilhamento e fiscalização a qualquer momento.

A assinatura digital utilizada nos documentos segue o padrão ICP-Brasil, o mesmo exigido para certificados digitais de empresas, e tem a função de:

Confirmar a autoria do emissor;
Garantir que o conteúdo do documento não foi alterado após sua emissão;
Servir como prova legal em disputas fiscais ou processos judiciais.

Por isso, o XML assinado é o documento que vale perante a Receita Federal e SEFAZ. O DANFE, que muitas empresas usam para controle interno ou envio ao cliente, é apenas uma representação gráfica sem validade legal se isolado.

Leia também: “Armazenamento do XML: quando fazer e prazos”.

Riscos do descumprimento das exigências legais

Ignorar as regras sobre a gestão eletrônica de documentos fiscais não é apenas uma falha operacional, é um risco real para a saúde tributária da empresa.

A legislação brasileira é clara quanto às obrigações de armazenamento, integridade e apresentação dos documentos fiscais eletrônicos. O não cumprimento dessas exigências pode resultar em multas, perda de créditos tributários e problemas sérios em fiscalizações.

Multas e penalidades fiscais

As penalidades por não armazenar corretamente os documentos fiscais eletrônicos (especialmente o XML) variam conforme o tipo de descumprimento e a legislação de cada estado ou município, mas, de forma geral, envolvem:

Multas fixas ou por documento não apresentado, que podem ir de R$ 500,00 a R$ 1.500,00 por nota fiscal não armazenada;
Multas por não apresentação do documento em fiscalizações, com base no artigo 57 da Instrução Normativa RFB nº 1.863/2018;
Perda do direito ao crédito de ICMS, IPI, PIS e Cofins, caso o XML não esteja disponível para comprovação;
Penalidades acessórias, como a impedimento de gerar ou utilizar créditos tributários nos regimes não cumulativos.

Vale lembrar que o simples armazenamento do DANFE (em papel ou PDF) não é suficiente para evitar essas penalidades. A exigência é sempre pelo XML assinado digitalmente.

Problemas em fiscalizações e auditorias

Além das multas diretas, a ausência ou má gestão dos documentos fiscais eletrônicos pode comprometer a empresa durante fiscalizações, tanto presenciais quanto eletrônicas (cruzamento de dados via SPED).

Riscos comuns incluem:

Autuação imediata por falta de documentação exigida, especialmente em empresas do Simples Nacional que deixam de guardar o XML;
Glosa de créditos fiscais em caso de inconsistência entre o documento armazenado e o emitido;
Suspensão da inscrição estadual em estados que exigem regularidade fiscal contínua;
Aumento de exigências em auditorias internas e externas, principalmente para empresas com certificações ISO ou sujeitas a compliance fiscal rigoroso.

Empresas que não mantém controle digital eficiente ficam mais vulneráveis a erros manuais, documentos corrompidos e falhas na entrega de obrigações acessórias como EFD, DCTFWeb e eSocial.

Boas práticas na gestão eletrônica

Organização e padronização dos documentos

Uma gestão eficiente começa com organização e padronização. É fundamental que os documentos fiscais sejam armazenados de forma lógica, acessível e segura, garantindo que qualquer XML possa ser recuperado de forma rápida, seja para auditorias, cruzamentos fiscais ou apuração de impostos.

Boas práticas incluem:

Criar pastas organizadas por CNPJ, mês/ano e tipo de documento (NF-e, NFS-e, CT-e, etc.);
Usar nomes de arquivos padronizados, incluindo a chave de acesso da NF-e;
Manter os arquivos em nuvem com backup automático, evitando riscos de perda por falha física;
Aplicar controle de versão, para evitar duplicidades ou arquivos inválidos.

Um padrão consistente reduz erros e facilita a localização de documentos em fiscalizações ou durante a entrega do SPED.

Integração entre emissão, armazenamento e consulta

A digitalização total do ambiente fiscal exige que os sistemas da empresa estejam integrados entre si. Não basta emitir a nota fiscal corretamente, é preciso garantir que o documento seja armazenado de forma automática, com possibilidade de consulta segura e rastreável.

Boas práticas de integração:

Utilizar um ERP com módulo fiscal integrado à SEFAZ;
Automatizar o processo de captura e armazenamento de XMLs (emitidos e recebidos);
Adotar plataformas que ofereçam painéis de consulta com filtros por data, valor, CNPJ e CFOP;
Garantir que os dados estejam disponíveis para os setores contábil, fiscal e jurídico de forma segura e controlada.

A integração reduz retrabalho, aumenta a segurança jurídica e permite respostas rápidas em fiscalizações eletrônicas ou revisões internas.

Saiba mais sobre as boas práticas de guarda em: “Quais documentos fiscais sua empresa precisa guardar e por quanto tempo”.

Gestão eletrônica e a Reforma Tributária

Intensificação do controle digital

Um dos objetivos da Reforma é acabar com a complexidade e as brechas do sistema atual, promovendo transparência e eficiência na arrecadação. Para isso, será adotado um modelo de apuração automática e eletrônica, em que o Fisco terá acesso direto aos dados das operações por meio da emissão de documentos como:

NF-e (produtos)
NFS-e (serviços)
CT-e e MDF-e (transporte)
XMLs e registros eletrônicos no SPED

Esse novo modelo aumenta significativamente o nível de controle da Receita Federal e dos entes subnacionais, com cruzamento automático de informações, bloqueio de créditos indevidos e monitoramento constante da conformidade fiscal.

Ou seja: empresas que não tiverem sua gestão fiscal digitalizada e organizada ficarão vulneráveis a penalidades, glosas de crédito e problemas de compliance.

Papel dos documentos fiscais na apuração eletrônica

Na prática, o XML da nota fiscal eletrônica passa a ser a base oficial para apuração do IBS e da CBS. Todos os dados da transação como valor da operação, alíquota, local de destino, CNPJ do emitente e do destinatário, serão capturados diretamente pelo sistema nacional e usados para calcular:

Quanto a empresa deve recolher;
Quanto poderá aproveitar de crédito tributário;
Para qual estado ou município o imposto será repartido.

Isso elimina a necessidade de declarações manuais ou duplicadas e fortalece a conexão entre emissão, apuração e arrecadação, mas exige que o XML esteja completo, correto e emitido de acordo com a legislação vigente.

A gestão eletrônica, nesse cenário, não é apenas um apoio contábil: é a espinha dorsal da apuração fiscal no novo sistema tributário brasileiro.

Preparado para a Reforma Tributária? Saiba o cronograma completo em: “Reforma Tributária: o que muda e cronograma tributário até 2033”.

Perguntas frequentes sobre gestão eletrônica

1. Guardar apenas o DANFE é suficiente?

Não. O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) não substitui o XML da nota fiscal. Ele serve apenas como uma representação gráfica da NF-e, usada para acompanhar a mercadoria em trânsito ou facilitar a visualização de informações.

No entanto, o XML assinado digitalmente é o único documento com validade jurídica reconhecida pela Receita Federal e SEFAZ.

2. Por quanto tempo o XML deve ser armazenado?

De acordo com o Ajuste SINIEF 07/2005, o prazo padrão é de 5 anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da emissão do documento fiscal.

Contudo, esse prazo pode se estender nos seguintes casos:

Processos judiciais ou administrativos em andamento;
Legislação estadual ou municipal específica;
Regras da Reforma Tributária, que podem ampliar o prazo para até 11 anos, conforme novos critérios de apuração do IBS e da CBS.

3. Quem é responsável pelo armazenamento do XML?

A responsabilidade não é exclusiva do emissor da nota fiscal. Ambos os envolvidos na transação têm obrigações claras:

Emissor: deve gerar, assinar digitalmente e armazenar o XML por todo o prazo legal.
Destinatário (comprador ou tomador de serviço): também deve armazenar o XML, especialmente se quiser usar o crédito fiscal vinculado à operação.

Empresas que recebem mercadorias ou serviços e não armazenam o XML correm o risco de perder créditos de ICMS, PIS, Cofins e outros tributos.

4. A Reforma Tributária muda esses prazos?

Ainda não há mudança definitiva, mas sim indicações claras de aumento no rigor. Com a criação do IBS e da CBS, e o modelo de apuração eletrônica por documento, a guarda dos XMLs passará a ter ainda mais importância.

Fontes da Receita e da proposta da Reforma já sinalizam a possibilidade de:

Prazos de até 11 anos para guarda dos documentos eletrônicos;
Obrigatoriedade de manter os dados disponíveis para cruzamentos automáticos por sistemas nacionais;
Fiscalizações cada vez mais baseadas em rastreamento digital, sem aviso prévio.

Saiba o que muda na emissão de notas com a Reforma em: “A Reforma Tributária e o impacto na emissão de NF-e”.

Conclusão: gestão eletrônica como base da conformidade fiscal

A gestão eletrônica de documentos fiscais deixou de ser apenas uma boa prática administrativa para se tornar uma obrigação legal e estratégica.

Com o avanço das tecnologias fiscais, o cruzamento automático de informações e a transformação trazida pela Reforma Tributária, manter os documentos organizados, íntegros e armazenados corretamente é essencial para qualquer empresa que deseja se manter em dia com o Fisco e com a legislação.

Ignorar esses requisitos pode trazer multas, glosas de crédito, dificuldades em auditorias e prejuízos financeiros reais. Por outro lado, uma empresa que adota boas práticas de gestão eletrônica garante:

Redução de riscos fiscais e contábeis;
Facilidade na apuração de tributos e emissão de obrigações acessórias;
Prontidão para fiscalizações e auditorias eletrônicas;
Conformidade total com os novos modelos de apuração do IBS e CBS.

Em resumo, a gestão eletrônica eficiente não é apenas um requisito legal, é um pilar da saúde tributária da empresa e da sua competitividade a longo prazo.

Agora é a hora de revisar processos, atualizar sistemas e integrar a emissão, armazenamento e consulta de documentos fiscais com foco na digitalização e no futuro da contabilidade no Brasil.