O que é a Escrituração Fiscal Digital (EFD)?
A EFD é um conjunto de registros eletrônicos que traz em detalhes todas as operações fiscais da empresa, vendas, compras, estoque, impostos apurados. Esses registros são enviados ao fisco através do SPED, representando uma modernização da escrituração antiga, antiga, manuscrita ou em planilhas.
- Maior assertividade no envio de dados, já que o sistema realiza checagens, evita erros e impede informações faltantes ou fora do padrão.
- Transparência e rastreabilidade, com possibilidade de cruzamento direto entre informações declaradas por empresas e as que constam nos sistemas federais e estaduais.
- Agilidade operacional, pois elimina a digitação manual, gera relatórios automaticamente e permite integrar dados entre setores como fiscal, financeiro e estoque.
Parte integrante do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital)
A EFD é apenas um dos braços do SPED, um sistema nacional que digitalizou praticamente toda a escrituração brasileira. Além dela, o SPED engloba a escrituração contábil (ECD), a nota fiscal eletrônica (NF-e) e o SPED Contribuições, entre outros.
Esse ecossistema digital garante que empresas, contadores e fisco falem a mesma “língua eletrônica”.
Isso agiliza cruzamentos, melhora a fiscalização e reduz significativamente retrabalhos e inconsistências entre dados, afinal, a informação sai uma única vez e é usada por várias obrigações.
Objetivo de padronizar e digitalizar a escrituração fiscal das empresas
A principal meta da EFD é padronizar todos os documentos e informações relevantes, como notas fiscais, apuração de ICMS, IPI, PIS/COFINS, entre outros, por meio de um layout fixo exigido pelo fisco.
As vantagens incluem:
- Uniformização nacional: a mesma estrutura de informações é utilizada em todos os estados, reduzindo a chance de erros por falta de padrão.
- Facilidade no envio e no armazenamento: tudo é feito eletronicamente, com armazenagem segura e organizada.
- Redução de multas e penalidades: a consistência dos dados diminui riscos que surgem da deficiência nas conferências manuais.
- Valorização da gestão interna: com relatórios completos e precisos, a empresa tem visão real do estoque, impostos a pagar e performance fiscal.
Leia também: “Sped: o que é e para que serve?”
Quais são os principais blocos da EFD?
A estrutura da Escrituração Fiscal Digital (EFD) é dividida em blocos temáticos. Cada bloco agrupa informações específicas sobre as operações fiscais da empresa.
Dominar esses blocos é essencial para garantir que os dados enviados ao fisco estejam completos, organizados e dentro do padrão exigido.
A seguir, explicamos os blocos mais relevantes que compõem a EFD:
Bloco 0: Abertura, Identificação e Referências
Este é o ponto de partida da escrituração fiscal. O Bloco 0 reúne os dados cadastrais da empresa, como razão social, CNPJ, endereço, informações do contador responsável e a identificação do período de apuração.
Além disso, ele inclui tabelas de referência usadas nos demais blocos, como código de produtos, unidades de medida e natureza das operações. É essencial que todas essas informações estejam atualizadas, pois qualquer erro neste bloco pode comprometer a integridade de toda a EFD.
Bloco C: Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI)
O Bloco C é um dos mais movimentados da EFD, pois concentra os registros das notas fiscais de entrada e saída de mercadorias — tanto de vendas quanto de compras — que envolvam ICMS e/ou IPI.
Aqui entram:
- NF-e de vendas para clientes;
- NF-e de compras de fornecedores;
- Operações interestaduais;
- Devoluções e bonificações.
Além de identificar as operações, esse bloco traz os valores envolvidos, base de cálculo, alíquotas, créditos e débitos de ICMS/IPI e outros dados essenciais para a correta apuração dos tributos.
Bloco D: Documentos Fiscais II – Serviços (ICMS)
Já o Bloco D trata dos documentos fiscais ligados à prestação de serviços, especialmente quando há incidência de ICMS, como em serviços de transporte intermunicipal ou interestadual e telecomunicações.
Empresas que atuam nesses setores devem preencher este bloco com:
- Conhecimentos de transporte eletrônico (CT-e);
- Notas fiscais de serviços de comunicação;
- Detalhamento de valores e tributos relacionados às prestações.
O correto preenchimento do Bloco D garante que o ICMS incidente sobre serviços esteja devidamente informado e apurado, evitando glosas ou divergências.
Bloco E: Apuração do ICMS e do IPI
Por fim, o Bloco E fecha o ciclo da escrituração fiscal com a apuração dos tributos. Com base nas informações registradas nos blocos anteriores (C e D), ele calcula:
- Créditos e débitos de ICMS e IPI;
- Saldos anteriores e transferências de créditos;
- Valores a recolher ou saldos credores para períodos seguintes.
Esse bloco é fundamental porque consolida os dados e define quanto a empresa precisa pagar ou compensar em relação ao ICMS e IPI. Um erro aqui pode resultar em pagamento incorreto de tributos, o que acarreta multas e necessidade de retificação.
Quem está obrigado a entregar a EFD?
A obrigatoriedade da Escrituração Fiscal Digital (EFD) varia conforme o regime tributário da empresa e a legislação fiscal vigente no estado onde ela está sediada. Entender quem precisa entregar a EFD evita autuações por omissão de informações e garante conformidade com o fisco.
A seguir, destacamos os principais enquadramentos obrigados a enviar essa escrituração digital:
Empresas do regime Lucro Real e Lucro Presumido
As empresas optantes pelos regimes de Lucro Real e Lucro Presumido estão entre as principais obrigadas à entrega da EFD. Isso porque essas modalidades tributárias exigem um controle mais rigoroso e detalhado das obrigações acessórias, especialmente no que diz respeito ao ICMS e ao IPI.
Essas empresas devem enviar mensalmente a EFD ICMS/IPI, que substitui antigas obrigações em papel e centraliza os dados fiscais em um ambiente digital auditável. A não entrega, entrega fora do prazo ou com erros pode gerar penalidades significativas, além de impedir a emissão de certidões negativas.
Algumas empresas do Simples Nacional, conforme legislação estadual
Embora o Simples Nacional simplifique o cumprimento de diversas obrigações fiscais, isso não significa que seus optantes estejam totalmente dispensados da EFD.
Alguns estados brasileiros exigem a entrega da EFD ICMS/IPI para empresas do Simples, especialmente quando atuam em setores específicos — como o comércio de combustíveis, bebidas ou produtos com substituição tributária.
Além disso, a obrigatoriedade pode surgir quando a empresa realiza operações interestaduais, atua com produtos sujeitos à substituição tributária ou utiliza incentivos fiscais que exigem controle detalhado do ICMS.
Por isso, é fundamental que empresas do Simples verifiquem a legislação fiscal do seu estado para saber se devem enviar a EFD. Em caso de dúvida, vale consultar um contador ou o site da Secretaria da Fazenda estadual.
Como preparar sua empresa para a EFD?
Para garantir que sua empresa esteja pronta para cumprir a Escrituração Fiscal Digital (EFD ICMS/IPI), é essencial adotar uma abordagem integrada e preventiva.
As ações a seguir são fundamentais para evitar inconsistências, rejeições no envio e possíveis multas:
Adotar sistemas de gestão integrados
Utilizar um ERP ou sistema fiscal integrado facilita a coleta e consolidação das informações fiscais, eliminando lançamentos manuais e reduzindo erros. Esses sistemas devem gerar os arquivos da EFD automaticamente no padrão exigido pelo PVA da Receita Federal.
- Integração entre módulos (compras, vendas, estoque, contabilidade) garante coerência nos dados enviados.
- A maioria dos ERPs oferecem conexão direta com o PVA, agilizando a geração e validação dos arquivos.
Manter registros fiscais atualizados e consistentes
A base de dados da EFD requer precisão extrema. É imprescindível:
- Revisar cadastros de produtos (NCM), CFOP e CST para evitar retrabalhos.
- Atualizar inventários e apurações mensais de ICMS/IPI, mantendo-os sincronizados com as movimentações reais.
- Monitorar regras estaduais, já que algumas exigências variam de estado para estado — especialmente em relação à inclusão de arquivos do bloco K.
Capacitar a equipe responsável pela escrituração
Mesmo com tecnologia, é essencial que sua equipe compreenda os processos e supervisione o envio:
- Treinamentos técnicos ajudam no entendimento dos blocos principais (0, C, D, E etc.) e seus registros.
- Orientação para uso do PVA: saber interpretar alertas e erros facilita a correção precoce.
- Atualização constante sobre mudanças no layout ou manual prático da EFD – por exemplo, o leiaute 019 (versão 118) do SPED de 2025
Fique atento aos prazos de envio
A Escrituração Fiscal Digital deve ser transmitida mensalmente à Receita Estadual até o dia 15 do mês seguinte ao período de apuração. Caso a data coincida com finais de semana ou feriados, o envio deve ser antecipado para o último dia útil anterior.
A não entrega ou envio fora do prazo pode acarretar multas que variam entre R$ 500 e R$ 1.500 por mês, de acordo com o porte e regime tributário da empresa. Por isso, é essencial criar um calendário fiscal e automatizar alertas com a contabilidade ou o sistema ERP da empresa.
Verifique se sua empresa está mesmo obrigada
Embora a EFD seja obrigatória para empresas do Lucro Real e Lucro Presumido, algumas empresas do Simples Nacional também devem transmiti-la, especialmente se operarem com:
- Substituição tributária;
- Antecipação tributária;
- Diferimento do ICMS.
A obrigatoriedade pode variar conforme o estado. Por exemplo, SP, MG, RS e PR são mais rigorosos e exigem a entrega mesmo de empresas de menor porte, desde que atuem com operações tributadas de forma diferenciada.
Utilize ferramentas de validação avançada
Para evitar erros e retrabalho, empresas mais estruturadas podem (e devem) adotar ferramentas de revisão automatizada de escrituração, como:
- Revisores fiscais integrados ao ERP, que cruzam dados de NF-e, estoque, contabilidade e impostos;
- Validações de campos críticos, como CST, CFOP e NCM;
- Auditorias preventivas, que simulam a apuração do ICMS/IPI e identifica inconsistências;
- Verificadores de XMLs de NF-e, garantindo que toda movimentação está refletida na EFD.
Essas ferramentas não apenas reduzem riscos fiscais como otimizam a rotina da equipe contábil, trazendo mais segurança no envio mensal dos arquivos
Conclusão
A Escrituração Fiscal Digital deixou de ser apenas uma obrigação acessória para se tornar uma etapa essencial da gestão tributária moderna.
Mais do que cumprir exigências legais, a EFD permite estruturar dados fiscais com precisão, reduzir falhas operacionais e reforçar a credibilidade da empresa diante do Fisco.
Preparar-se adequadamente envolve mais do que tecnologia: exige uma equipe bem treinada, processos bem definidos e atenção constante aos prazos e regras vigentes.
