Por que guardar documentos fiscais é obrigatório?
A legislação tributária brasileira é clara: as empresas precisam manter arquivados seus documentos fiscais e contábeis por um período mínimo, que varia de acordo com o tipo de documento. Isso porque eles representam a comprovação oficial de que tributos foram recolhidos e que as operações da empresa estão em conformidade com a lei.
Não cumprir essa exigência pode trazer consequências sérias, como multas pesadas, glosa de créditos fiscais, perda de benefícios tributários e até ações judiciais. Por isso, a guarda de documentos não deve ser encarada como uma burocracia sem sentido, mas sim como uma forma de proteção e segurança para o negócio.
Comprovação perante o fisco
Em uma eventual fiscalização, seja da Receita Federal, da Secretaria da Fazenda estadual ou da prefeitura, a empresa pode ser intimada a apresentar documentos referentes a operações realizadas nos últimos anos.
Imagine, por exemplo, que sua empresa emitiu notas fiscais de serviços em 2019 e, em 2024, a prefeitura decide revisar declarações daquele período. Se os arquivos XML das NFS-e não forem apresentados, o fisco pode entender que a operação não existiu ou foi omitida, aplicando autuações e exigindo o pagamento do imposto novamente, acrescido de multa e juros.
Ou seja: guardar documentos fiscais é a prova material da regularidade tributária da empresa. Sem eles, a palavra do contribuinte não tem valor perante o fisco.
Apoio à contabilidade e segurança jurídica
Além de atender às exigências do fisco, a guarda de documentos fiscais também é essencial para o trabalho contábil e para a proteção jurídica do negócio.
Do ponto de vista contábil, ter acesso fácil e rápido a documentos como notas fiscais, guias de tributos e escrituração digital permite que o contador faça lançamentos corretos, apure tributos de forma precisa e mantenha as demonstrações financeiras alinhadas com a realidade da empresa.
Já sob a ótica jurídica, esses documentos podem ser decisivos em casos de:
- Disputas comerciais: por exemplo, um cliente que alega não ter recebido determinado produto ou serviço;
- Questões trabalhistas: quando é necessário comprovar retenções e recolhimentos de encargos;
- Litígios tributários: ações em que o contribuinte precisa provar que já pagou determinado imposto.
Portanto, armazenar documentos fiscais é tanto uma obrigação quanto uma estratégia de proteção e governança empresarial.
Quais documentos fiscais precisam ser armazenados?
Quando falamos em arquivamento fiscal, muitos gestores pensam apenas em guardar as notas fiscais emitidas. Mas, na prática, o leque de documentos obrigatórios é muito mais amplo e envolve não só comprovantes de venda e prestação de serviços, como também livros digitais, declarações acessórias e guias de recolhimento de tributos.
Conhecer esses documentos e entender a função de cada um é fundamental para manter a conformidade com a legislação e evitar dores de cabeça futuras.
NF-e, NFS-e e DANFE
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) são os principais documentos fiscais das empresas. Elas registram oficialmente operações de venda de produtos ou de prestação de serviços, servindo como base para cálculo de tributos e comprovação de receita.
O que muita gente não sabe é que guardar apenas o DANFE impresso não basta. O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é apenas uma representação gráfica da NF-e, utilizado para acompanhar a mercadoria durante o transporte. O documento que realmente tem validade legal é o arquivo XML da NF-e ou da NFS-e, que deve ser armazenado digitalmente pelo emitente e também pelo destinatário da nota.
Exemplo prático: se sua empresa compra mercadorias de um fornecedor e não arquiva o XML da NF-e, em uma fiscalização você pode perder o direito de usar aquele crédito de ICMS, já que o fisco exige a apresentação do arquivo original.
Portanto, ao pensar em quais notas fiscais guardar, lembre-se: sempre armazene os XMLs originais (tanto emitidos quanto recebidos), de forma organizada e em local seguro.
Livros fiscais digitais e escrituração
Com o avanço da digitalização, muitas obrigações acessórias migraram do papel para os sistemas eletrônicos. É o caso dos livros fiscais e contábeis digitais, entregues por meio do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).
Entre os principais, destacam-se:
- ECD (Escrituração Contábil Digital): substitui os antigos livros contábeis em papel (Diário e Razão);
- ECF (Escrituração Contábil Fiscal): usada para apuração do IRPJ e CSLL;
- EFD-Contribuições: abrange a apuração de PIS e COFINS;
- EFD-ICMS/IPI: registro digital das operações que envolvem ICMS e IPI.
Embora sejam transmitidos eletronicamente, esses arquivos devem ser armazenados pela empresa, pois podem ser exigidos em fiscalizações futuras. Além disso, a guarda garante que o contador tenha acesso ao histórico completo da escrituração, facilitando revisões, verificações e auditorias.
Outro ponto importante: mesmo que o envio seja feito pelo escritório contábil, a responsabilidade legal pela guarda dos arquivos é da empresa. Ou seja, o empresário deve garantir que todos os arquivos SPED estejam organizados e acessíveis.
Comprovantes de impostos pagos (DAS, GNRE, DCTF)
Outro grupo essencial de documentos fiscais são os comprovantes de recolhimento de tributos. Eles funcionam como recibos que atestam que o imposto foi efetivamente pago.
Os principais exemplos incluem:
- DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional): guia única paga por empresas optantes pelo Simples Nacional, englobando tributos federais, estaduais e municipais.
- GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais): usada para recolhimento de ICMS em operações interestaduais, especialmente no regime de substituição tributária.
- DARF/DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais): declaração entregue mensalmente por empresas do Lucro Presumido e Lucro Real, acompanhada do recolhimento via DARF.
Guardar esses comprovantes é indispensável para provar a quitação dos tributos. Imagine receber uma notificação de “débito em aberto” da Receita Federal. Se a empresa não tiver o DARF pago arquivado, terá dificuldade em comprovar o pagamento e pode acabar pagando novamente.
Além disso, em auditorias internas ou em processos de recuperação de créditos tributários, esses documentos são fundamentais para análise detalhada da carga tributária
Leia também: “DANFE e NF-e: o que são, como gerar e quais as diferenças”.
Leia também: “Escrituração fiscal digital: o que é, para que serve e como preparar sua empresa”.
Por quanto tempo os documentos devem ser guardados?
Saber quais documentos fiscais guardar é apenas o primeiro passo. A grande dúvida dos empresários e gestores é: por quanto tempo devo manter esses documentos armazenados?.
A resposta não é única, já que a legislação brasileira define prazos diferentes de guarda, de acordo com a natureza do documento e do tributo envolvido. Além disso, existem situações específicas em que o período de arquivamento pode ser estendido, como em processos trabalhistas ou ações judiciais.
Prazos legais para cada tipo de documento fiscal
De maneira geral, a regra mais conhecida é a da prescrição e decadência tributária, prevista no Código Tributário Nacional (CTN). Segundo os artigos 173 e 174 do CTN, a Fazenda Pública tem 5 anos para:
- Constituir um crédito tributário (cobrar um imposto não declarado ou não pago);
- Executar judicialmente um débito já constituído.
Na prática, isso significa que os documentos fiscais devem ser guardados por, no mínimo, 5 anos contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da ocorrência do fato gerador.
Exemplos:
- Uma NF-e emitida em março de 2023 deve ser mantida até, pelo menos, 31 de dezembro de 2028;
- Um DARF pago em abril de 2022 deve ser guardado até 31 de dezembro de 2027.
Alguns documentos específicos seguem essa mesma lógica:
- NF-e, NFS-e e XMLs correspondentes → 5 anos;
- Comprovantes de pagamento de tributos (DAS, DARF, GNRE etc.) → 5 anos;
- Livros fiscais e escriturações digitais (SPED, ECD, ECF etc.) → 5 anos.
Esse período garante que, em caso de fiscalização ou intimação, a empresa tenha como comprovar tanto suas operações quanto os pagamentos realizados.
Riscos em caso de perda ou ausência na fiscalização
Não cumprir os prazos de guarda pode gerar consequências sérias. Em uma fiscalização, a ausência de documentos fiscais pode ser interpretada como sonegação ou omissão de informações, mesmo que o tributo tenha sido efetivamente pago.
Entre os riscos mais comuns estão:
- Glosa de créditos tributários: por exemplo, se a empresa não apresentar o XML da NF-e de compras, pode perder o direito de usar aquele crédito de ICMS.
- Autuações e multas: a Receita Federal, as Secretarias da Fazenda estaduais e as prefeituras podem aplicar penalidades por falta de documentos.
- Cobrança em duplicidade: sem o comprovante de pagamento do tributo, a empresa pode ser obrigada a pagar novamente, caso não consiga provar a quitação.
- Dificuldade em processos judiciais: contratos ou notas fiscais sem documentação de suporte podem ser questionados em disputas comerciais ou trabalhistas.
Em termos práticos, não guardar documentos fiscais é abrir mão da principal forma de defesa contra questionamentos do fisco.
Documentos com prazos estendidos: retenção de tributos e ações trabalhistas
Apesar do prazo padrão de 5 anos, existem documentos que precisam ser mantidos por períodos maiores, principalmente em casos relacionados à trabalhistas ou a retenções tributárias.
Alguns exemplos:
- Documentos trabalhistas: a CLT estabelece que comprovantes de salários, férias, FGTS e encargos sociais podem ser exigidos por até 10 anos, considerando o prazo prescricional das ações trabalhistas (Lei nº 13.467/2017).
- Retenção de tributos: comprovantes de retenção de IRRF, INSS, PIS, COFINS e CSLL devem ser guardados por pelo menos 10 anos, pois podem ser objeto de compensações ou questionamentos posteriores.
- Processos judiciais ou administrativos em aberto: se a empresa estiver respondendo a uma ação fiscal, trabalhista ou cível, todos os documentos relacionados devem ser mantidos até a decisão definitiva, mesmo que já tenham ultrapassado o prazo legal padrão.
Por isso, muitos especialistas recomendam adotar a política de guardar documentos fiscais e contábeis por pelo menos 10 anos, garantindo uma margem de segurança contra possíveis questionamentos futuros.
Como armazenar os documentos com segurança e organização
Saber quais documentos fiscais guardar e por quanto tempo é apenas metade do trabalho. O desafio real das empresas está em armazenar esses documentos de forma segura, organizada e acessível. Afinal, não adianta ter a documentação se, na hora de uma fiscalização, ela não puder ser encontrada ou se estiver corrompida.
Existem duas formas principais de armazenamento: o físico (em papel) e o digital (arquivos eletrônicos). Cada modelo tem suas particularidades, vantagens e limitações e é justamente aí que entra a importância de adotar sistemas de gestão documental.
Armazenamento físico x digital
Durante muito tempo, as empresas foram obrigadas a manter armários e caixas cheias de papéis: notas fiscais impressas, comprovantes de pagamento e livros contábeis. Embora esse método ainda seja usado por algumas organizações, ele apresenta diversos problemas:
- Risco de perda ou deterioração: papéis podem ser extraviados, queimados, rasgados ou até mesmo apagados com o tempo.
- Dificuldade de acesso: localizar uma nota fiscal emitida há quatro anos pode demandar horas de busca em arquivos físicos.
- Custo elevado: espaço físico, móveis, impressão e até digitalização posterior representam despesas constantes.
- Baixa segurança: documentos armazenados em papel são mais suscetíveis a roubo, danos ambientais e acesso não autorizado.
Com a digitalização e a obrigatoriedade da NF-e, NFS-e e SPED, o cenário mudou radicalmente. Hoje, grande parte da documentação fiscal é emitida e recebida de forma digital, o que facilita o armazenamento eletrônico.
As vantagens do armazenamento digital incluem:
- Ocupam menos espaço físico: arquivos XML, PDF e outros formatos podem ser guardados em servidores ou na nuvem.
- Facilidade de busca: sistemas permitem localizar um documento por CNPJ, número da nota, data ou valor em segundos
- Maior segurança: soluções digitais contam com backup automático, criptografia e controle de acesso.
- Atendimento às exigências legais: como os XMLs das NF-e devem ser armazenados exatamente no formato original, o digital garante integridade e conformidade.
A recomendação de especialistas é manter cópias digitais organizadas, mesmo que ainda haja obrigação de armazenar versões impressas em algumas situações específicas.
Sistemas de gestão documental e nota fiscal eletrônica
Guardar documentos digitais em pastas soltas no computador não é suficiente — além de inseguro, pode gerar confusão e dificultar auditorias. O ideal é adotar sistemas de gestão documental integrados, capazes de automatizar o processo de armazenamento e garantir que nada seja perdido.
Um bom sistema de gestão documental oferece:
- Organização automática de NF-e e NFS-e: baixa, válida e armazena XMLs e DANFEs recebidos e emitidos sem depender de processos manuais.
- Integração com SPED e obrigações acessórias: facilita a entrega das escriturações fiscais digitais ao fisco.
- Controle de prazos: alerta para vencimento de documentos ou guias de tributos, evitando multas por atraso.
- Segurança em nuvem: armazenamento criptografado, backups automáticos e acesso restrito a usuários autorizados.
- Relatórios e auditoria: permite comprovar rapidamente a existência e validade de documentos em fiscalizações.
Um exemplo prático: imagine que sua empresa receba dezenas de NF-e de fornecedores por mês. Sem um sistema, seria necessário salvar manualmente cada XML e garantir que esteja em conformidade.
Já com uma plataforma como o ClickNotas, todos os documentos são capturados automaticamente da SEFAZ, validados e armazenados em ambiente seguro, prontos para serem acessados a qualquer momento.
Além disso, a digitalização e automação reduzem a dependência de papéis, contribuem para a sustentabilidade e aumentam a eficiência dos departamentos fiscal e contábil.
Leia também: “SPED: o que é e para que serve?”.
