Crédito fiscal de ICMS e PIS/COFINS: como funciona e o que pode ser abatido

O que é crédito fiscal e como funciona?

O crédito fiscal é um dos principais mecanismos de compensação tributária no Brasil. Ele permite que empresas reduzam o valor a pagar de determinados tributos, com base no que já foi recolhido em etapas anteriores da cadeia de produção ou circulação.

Esse sistema está previsto nas normas dos principais tributos indiretos como ICMS, PIS e COFINS e é essencial para evitar a cumulatividade de impostos nas operações empresariais.

A seguir, entenda os fundamentos desse mecanismo e por que ele é tão importante na contabilidade tributária.

Definição legal de crédito fiscal

Do ponto de vista legal, crédito fiscal é o direito de o contribuinte deduzir tributos pagos anteriormente, quando esses valores são considerados insumos ou custos para fins de apuração de tributos não cumulativos.

No caso do:

• ICMS: o direito ao crédito está previsto no art. 20 da Lei Complementar nº 87/1996 (Lei Kandir).
• PIS/COFINS: as regras estão nas Leis nº 10.637/2002 (PIS) e nº 10.833/2003 (COFINS), que definem quem pode utilizar crédito e em quais hipóteses.

O crédito só pode ser aproveitado se:

• Houver previsão legal específica;
• A operação estiver documentada corretamente (NF-e válida);
• A empresa estiver no regime tributário correto (como Lucro Real, no caso do PIS/COFINS).

Diferença entre crédito e débito fiscal

A distinção entre crédito e débito fiscal é fundamental para compreender como se dá a apuração dos tributos:

A empresa compensa os créditos com os débitos no período de apuração. Se sobrar crédito, pode haver saldo credor, que pode ser compensado ou transferido (dependendo da legislação de cada tributo).

Princípio da não-cumulatividade

O princípio da não-cumulatividade é a base conceitual que justifica o uso do crédito fiscal. Ele está presente tanto na Constituição Federal (art. 155, §2º, I – ICMS; art. 195, §12 – PIS/COFINS) quanto às legislações infraconstitucionais.

Esse princípio determina que: o imposto só deve incidir sobre o valor agregado em cada etapa da cadeia.

Ou seja, não se deve pagar imposto sobre imposto.

Exemplo:

• Uma indústria compra matéria-prima por R$ 10.000 com ICMS de R$ 1.800.
• Ao vender o produto final por R$ 20.000, com ICMS de R$ 3.600, ela pode descontar os R$ 1.800 pagos antes.
• Logo, o ICMS a recolher será de R$ 1.800 (3.600 – 1.800).

Esse sistema garante mais justiça tributária, evita o efeito cascata e melhora o controle do fisco sobre a cadeia produtiva.

Leia agora: “ICMS: o que é?”. 

Crédito de ICMS: regras e limites

O aproveitamento do crédito de ICMS é um direito assegurado ao contribuinte sempre que a mercadoria ou serviço adquirido for essencial à atividade da empresa e estiver dentro da legalidade fiscal. Porém, esse direito não é absoluto: ele depende de requisitos formais e materiais bem definidos em legislação, além de estar sujeito a vedações específicas.

Acompanhe os principais critérios que determinam quando o ICMS pode (ou não) ser creditado.

Requisitos para aproveitamento do crédito de ICMS

De acordo com o artigo 20 da Lei Complementar nº 87/1996 (Lei Kandir), para que o crédito do ICMS seja considerado legítimo, é necessário que:

1. A operação anterior esteja documentada por nota fiscal válida e eletrônica (NF-e).
2. A mercadoria ou serviço seja destinado à operação subsequente tributada.
3. A empresa seja contribuinte do ICMS e esteja em atividade regular.
4. A entrada da mercadoria seja efetiva no estabelecimento (com exceções para vendas à ordem ou remessas diretas).
5. O CFOP e o CST da nota de entrada estejam compatíveis com o aproveitamento de crédito.

Além disso, o crédito só pode ser lançado no mesmo mês da entrada da mercadoria ou em até cinco anos, desde que respeitados os requisitos fiscais (vide jurisprudência sobre decadência).

Operações que geram direito a crédito

Algumas situações clássicas em que o crédito de ICMS é permitido incluem:

• Compra de mercadorias para revenda.
• Matérias-primas, embalagens e insumos usados na produção.
• Serviços de transporte intermunicipal e interestadual vinculados à operação tributada.
• Energia elétrica, desde que consumida no processo produtivo.
• Aquisição de bens do ativo imobilizado, com aproveitamento proporcional (1/48 por mês, conforme art. 20, §5º, LC 87/96).
• Importações tributadas com ICMS.

Importante: se a operação de saída for isenta ou não tributada, normalmente não há direito a crédito. Mas há exceções, como exportações, que geram crédito outorgado ou ressarcimento.

Limitações e vedações legais

Apesar de amplo, o direito ao crédito de ICMS possui restrições legais importantes. São hipóteses comuns de vedação ao crédito:

• Aquisição de mercadoria para uso ou consumo próprio (como material de escritório).
• Energia elétrica para uso administrativo (exceto se comprovadamente vinculada ao processo produtivo).
• Despesas com combustíveis e lubrificantes, salvo para empresas específicas (transportadoras, por exemplo).
• Ativo imobilizado em operações com isenção ou redução de base incompatíveis com o crédito.
• Serviços de comunicação não essenciais à operação tributada.

Além disso, erros formais na nota fiscal (como CST incorreto, ausência de CFOP compatível ou documentos inválidos) também impedem o crédito e podem gerar glosa na fiscalização.

Atenção: utilizar créditos indevidos pode gerar multa, juros e autuações. Por isso, o mapeamento tributário e a revisão fiscal mensal são essenciais para empresas com grande volume de entrada de notas.

Aprenda a calcular o ICMS em: “ICMS: como calcular”. 

Crédito de PIS/PASEP e COFINS

As contribuições do PIS/PASEP e da COFINS também permitem o aproveitamento de crédito fiscal, desde que a empresa esteja no regime de apuração não cumulativo. Assim como no ICMS, o objetivo do crédito é evitar a tributação em cascata — ou seja, o pagamento repetido do tributo em diferentes etapas da cadeia.

Essa possibilidade, no entanto, não se aplica a todas as empresas, e o aproveitamento está condicionado a critérios legais específicos.

Regime cumulativo vs não-cumulativo

A forma como a empresa apura o PIS e a COFINS influencia diretamente na possibilidade de aproveitar créditos:

• Regime cumulativo:
  • Aplica-se a empresas no Lucro Presumido e Simples Nacional.
  • Não permite o aproveitamento de créditos.
  • As alíquotas são menores:
    • PIS: 0,65%
    • COFINS: 3%
• Regime não cumulativo:
  • Obrigatório para empresas no Lucro Real.
  • Permite o crédito sobre uma série de despesas e aquisições.
  • As alíquotas são maiores:
    • PIS: 1,65%
    • COFINS: 7,6%

O modelo não cumulativo segue o mesmo princípio do ICMS: permite abater créditos gerados nas entradas do valor devido nas saídas.

Base de cálculo e alíquotas

A base de cálculo do PIS e da COFINS é, em regra, a receita bruta da empresa, definida nos termos da Lei 12.973/2014.

As alíquotas aplicáveis variam conforme o regime:

Importante: no regime não cumulativo, os valores pagos nas aquisições (desde que permitidos por lei) podem ser creditados para abater o montante a recolher.

Documentação necessária para aproveitamento

O aproveitamento dos créditos de PIS e COFINS exige que a empresa mantenha em ordem todos os documentos fiscais, especialmente:

• Notas fiscais de entrada válidas (com dados completos, CFOP compatível e CST correto);
• Comprovação da utilização do insumo na atividade da empresa (produção, prestação de serviços, revenda, etc.);
• Classificação contábil coerente com o plano de contas;
• Registro correto nas obrigações acessórias:
  • EFD-Contribuições
  • Livro Registro de Apuração do PIS e da COFINS

Além disso, o crédito só pode ser registrado no mês de aquisição ou, em alguns casos, em até 5 anos, desde que respeitados os critérios legais (vide IN RFB nº 1.911/2019).

Saiba mais sobre PIS/COFINS em: “PIS e COFINS: eles são importantes para quem emite nota fiscal?”. 

O que pode e o que não pode ser abatido

Tanto o ICMS quanto o PIS e a COFINS, quando apurados sob o regime não cumulativo, permitem que a empresa aproveite créditos fiscais para reduzir o valor dos tributos a pagar. No entanto, a legislação estabelece limites claros sobre o que pode ou não ser incluído como crédito e ignorar essas regras pode levar à glosa do crédito, autuações e multas.

Veja a seguir os itens que geralmente são aceitos e aqueles que costumam ser vedados para crédito fiscal.

O que pode ser abatido do crédito fiscal ICMS e PIS/COFINS

Abaixo, os itens mais comuns que geram direito a crédito, desde que devidamente documentados e vinculados à atividade-fim da empresa:

Crédito de ICMS:

• Matérias-primas, produtos intermediários e material de embalagem
• Energia elétrica usada no processo produtivo
• Mercadorias destinadas à revenda
• Serviços de transporte intermunicipal e interestadual
• Ativo imobilizado (com crédito fracionado em 48 meses – 1/48 ao mês)
• Produtos adquiridos para exportação
• Importações tributadas com ICMS

Crédito de PIS/COFINS (regime não cumulativo):

• Aquisição de insumos (materiais e serviços utilizados diretamente na atividade)
• Energia elétrica usada nas operações da empresa
• Aluguéis de imóveis e máquinas utilizados na atividade operacional
• Depreciação e amortização de bens do ativo imobilizado
• Armazenagem de mercadorias e fretes na venda
• Serviços de transporte vinculados às operações tributadas
• Contratos de prestação de serviços com PJ com retenção tributária (em alguns casos)

Dica: no caso do PIS/COFINS, o conceito de “insumo” é jurisprudencialmente ampliado, ou seja, não está só no que é consumido diretamente na produção, mas também no que é essencial e relevante à atividade da empresa (STJ – REsp 1.221.170).

O que não pode ser abatido do crédito fiscal ICMS e PIS/COFINS

Nem todas as despesas geram direito a crédito. Veja os principais exemplos de itens vedados por lei:

Crédito de ICMS:

• Despesas administrativas (material de escritório, limpeza, etc.)
• Combustíveis e lubrificantes, exceto para empresas transportadoras
• Serviços de comunicação, salvo quando essenciais à atividade
• Mercadorias destinadas ao ativo fixo (sem apropriação via 1/48)
• Produtos destinados ao uso ou consumo próprio
• Operações com isenção ou não incidência, salvo previsão legal específica

Crédito de PIS/COFINS:

• Despesas financeiras e multas
• Remuneração de autônomos ou empregados (inclusive encargos)
• Distribuição de lucros ou dividendos
• Gastos com marketing e publicidade
• Materiais de uso e consumo interno
• Itens não diretamente ligados à atividade operacional da empresa

Atenção: mesmo que o item faça parte da rotina da empresa, se não houver previsão legal expressa ou não atender ao critério de essencialidade, o crédito será considerado indevido em fiscalização.

Leia agora: “Quais impostos incidem sobre uma nota fiscal: ICMS, ISS, PIS e COFINS explicados”. 

Apuração e compensação dos créditos

A apuração e compensação dos créditos fiscais é a etapa em que a empresa calcula o quanto pode abater dos tributos devidos com base nos créditos acumulados. Esse processo deve ser feito com precisão e sempre em conformidade com a legislação, para evitar erros que possam gerar glosas fiscais, multa e impugnações em auditorias.

Entenda agora como funciona esse procedimento nos principais tributos: ICMS, PIS e COFINS.

Período de apuração mensal

A apuração dos créditos fiscais é, via de regra, mensal. Ao final de cada período, a empresa compara:

• Débitos fiscais (tributos a recolher sobre vendas e receitas)
  MENOS
• Créditos fiscais (valores a compensar de aquisições anteriores): Tributo a pagar ou saldo credor.

Exemplo prático:

• Débito de ICMS no mês: R$ 12.000
• Crédito de ICMS no mês: R$ 9.000
• Valor a recolher: R$ 3.000

O mesmo se aplica a PIS e COFINS no regime não cumulativo.

Empresas devem guardar os documentos fiscais por pelo menos 5 anos, já que esse é o prazo decadencial para apuração e revisões fiscais.

Limites de compensação

Nem todo crédito pode ser usado livremente. Existem regras e limites legais para compensar tributos entre si, especialmente quando falamos de:

ICMS:

• Só pode ser compensado com débitos do mesmo tributo (ICMS com ICMS).
• Em alguns estados, há restrições quanto a compensações interestaduais ou de produtos com isenção.
• Para transferência entre estabelecimentos da mesma empresa, é necessário observar a autorização da SEFAZ estadual.

PIS e COFINS:

• Os créditos devem ser apurados dentro do mesmo regime tributário (não cumulativo).
• Não podem ser usados para compensar outros tributos federais automaticamente, salvo se for feito via Per/Dcomp (Pedido de Restituição ou Compensação).
• Há vedação de compensação com tributos do Simples Nacional ou com débitos parcelados.

O saldo credor de um mês pode ser utilizado para compensar débitos futuros, desde que corretamente escriturados.

Restituição e transferência de créditos

Se a empresa não conseguir utilizar o crédito no próprio período,  por exemplo, se teve mais crédito do que débito, existem formas legais de recuperar ou transferir esse valor:

No caso do ICMS:

• É possível transferir saldo credor para outro estabelecimento da mesma empresa (mesmo CNPJ raiz), dependendo da autorização da SEFAZ.
• Pode ser solicitada restituição em caso de pagamento indevido ou a maior, conforme art. 150, §1º da Constituição Federal e LC 87/96.
• Algumas operações (como exportação) permitem ressarcimento do crédito acumulado.

No caso do PIS/COFINS:

• A compensação pode ser feita com outros tributos federais, via sistema Per/DComp da Receita Federal.
• Empresas exportadoras, por exemplo, podem pedir ressarcimento em dinheiro dos créditos presumidos.
• Créditos acumulados também podem ser utilizados para compensar débitos previdenciários, conforme decisões mais recentes do STJ e da PGFN.

Em ambos os casos, a restituição ou compensação requer documentação robusta, comprovação de legitimidade e correta escrituração.

Contabilização e escrituração

A correta contabilização e escrituração dos créditos fiscais é essencial para garantir o aproveitamento legítimo dos valores, evitar glosas e manter a empresa em conformidade com as fiscalizações da Receita Federal e das secretarias estaduais de Fazenda.

Seja no caso do ICMS, PIS ou COFINS, é indispensável que os créditos estejam devidamente registrados nos livros contábeis e fiscais, com base em documentação idônea e dentro dos prazos legais.

Lançamentos contábeis obrigatórios

Na contabilidade, os créditos fiscais devem ser registrados como ativos compensáveis. O lançamento padrão, na maioria dos casos, é feito da seguinte forma:

Exemplo de lançamento contábil:

Compra de mercadoria com ICMS recuperável:

• Débito: Conta de crédito de ICMS a recuperar (ativo circulante)
• Crédito: Conta de fornecedores ou caixa (passivo/circulante)

Se for PIS ou COFINS não cumulativos:

• Débito: Conta de crédito de PIS/COFINS a recuperar
• Crédito: Conta de fornecedores ou caixa

Esses lançamentos são fundamentais para:

• Demonstrar a origem do crédito.
• Registrar a apuração correta do tributo no período.
• Suportar futuras compensações ou restituições.

O não registro contábil impede o uso do crédito em compensações federais (como Per/DComp) ou estaduais.

Livros fiscais e registros digitais

Além dos livros contábeis, os créditos fiscais precisam ser devidamente escriturados nos livros fiscais e, obrigatoriamente, enviados por meio eletrônico nos seguintes sistemas:

ICMS:

• Livro Registro de Entradas

• EFD ICMS/IPI (SPED Fiscal)

PIS/COFINS:

• EFD-Contribuições (SPED Contribuições)
  • Bloco M: Apuração das contribuições
  • Bloco F: Créditos aproveitados
  • Bloco 1: Documentos e operações geradoras de crédito

A omissão ou erro nesses registros pode comprometer:

• A validade dos créditos apurados
• A regularidade fiscal da empresa
• A possibilidade de compensar ou transferir saldos credores

Dica: mantenha sempre o CST (Código de Situação Tributária) e o CFOP alinhados com o tipo de crédito declarado.

Obrigações acessórias relacionadas

A apuração e escrituração dos créditos fiscais estão atreladas ao cumprimento de várias obrigações acessórias, que variam conforme o tributo:

Além disso, em processos de fiscalização eletrônica ou auditoria tributária, é comum que o fisco exija:

• XML das notas fiscais eletrônicas (NF-e)
• Comprovantes de pagamentos
• Relatórios de rateio e apropriação de insumos (especialmente no caso de PIS/COFINS)

Leia agora: “Escrituração fiscal digital: o que é, para que serve e como preparar sua empresa”. 

Perguntas frequentes sobre crédito fiscal

Esta seção responde às dúvidas mais comuns de quem atua com apuração tributária, escrituração fiscal e análise de créditos de ICMS, PIS e COFINS. As respostas foram estruturadas com base na legislação vigente e práticas recomendadas.

Posso aproveitar crédito de ICMS de anos anteriores?

Sim, desde que os créditos estejam dentro do prazo de decadência de cinco anos (contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao fato gerador).

No entanto, o aproveitamento retroativo precisa seguir alguns cuidados:

• A entrada da mercadoria ou serviço deve estar com propriamente documentada.
• O crédito não pode ter sido lançado anteriormente.
• É necessário escriturar o crédito no livro fiscal com a devida justificativa contábil.

Muitos estados exigem que esse aproveitamento seja informado por meio de retificação do SPED Fiscal ou apresentação de um pedido formal à SEFAZ, conforme legislação local.

Como funciona o crédito-presumido?

O crédito-presumido é um benefício fiscal concedido por leis estaduais ou federais que permite à empresa lançar créditos de forma estimada, independentemente da ocorrência real de determinadas operações.

Exemplos comuns:

• Crédito presumido de ICMS para empresas exportadoras (ressarcimento de ST ou acúmulo de crédito).
• Crédito presumido de PIS/COFINS para determinados setores (agroindústria, transportadoras, etc.).

Atenção: o uso do crédito-presumido substitui o crédito real (não são cumulativos) e requer previsão legal específica. Também exige registros adequados na escrituração contábil e na EFD.

O que fazer com créditos não utilizados?

Quando a empresa acumula mais crédito do que débito (ou seja, gera saldo credor), existem três caminhos possíveis:

1. Compensar em períodos futuros: os créditos podem ser utilizados nos meses seguintes, desde que escriturados corretamente.
2. Solicitar restituição: possível em casos de pagamento indevido, exportações ou regimes especiais. A restituição de ICMS depende de processo junto à SEFAZ; no caso de PIS/COFINS, utiliza-se o sistema Per/DComp da Receita Federal.
3. Transferir entre estabelecimentos (no caso de ICMS): permitido em alguns estados mediante autorização expressa da SEFAZ, especialmente entre filiais com mesmo CNPJ raiz.

Recomenda-se o controle centralizado dos créditos acumulados, com planilhas ou sistema ERP, para evitar vencimento do prazo legal de aproveitamento (5 anos).