O que é NFS-e?
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é um documento digital que registra a prestação de serviços, sendo a versão eletrônica da nota fiscal convencional.
Seu principal objetivo é formalizar a transação de serviços para que os prestadores cumpram com as exigências fiscais municipais, já que a NFS-e é emitida e controlada pela prefeitura do município onde o serviço é prestado.
Com a NFS-e, é possível automatizar o processo de emissão e envio para os clientes, além de garantir que os registros fiscais estejam em conformidade com as exigências do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
A emissão digital facilita o armazenamento e o acesso às notas, eliminando a necessidade de impressão e arquivamento físico.
Quem precisa emitir NFS-e?
Todos os prestadores de serviços que se enquadram nas categorias determinadas pela legislação municipal precisam emitir a NFS-e para cada serviço prestado.
A obrigatoriedade varia conforme o município, sendo importante verificar junto à prefeitura local se o seu negócio está sujeito a essa exigência. De maneira geral, empresas de contabilidade, consultorias, serviços de TI, entre outros, frequentemente precisam emitir NFS-e.
Saiba mais sobre em: “Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): quando e quem é obrigado a emitir?”.
Documentação necessária
Para emitir uma NFS-e corretamente, é essencial que o prestador de serviços tenha em mãos toda a documentação exigida pela prefeitura do município onde está cadastrado.
Cada prefeitura pode ter requisitos específicos, mas, em geral, os documentos mais comuns são:
- Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ): É o documento básico que identifica o prestador de serviços como uma empresa. O CNPJ precisa estar ativo e regular para que a NFS-e seja emitida;
- Cadastro mobiliário municipal: Esse é o registro que vincula o prestador de serviços ao município. Ele comprova que a empresa está autorizada a operar e prestar serviços na cidade;
- Certificado Digital: Em muitas cidades, é necessário ter um certificado digital para validar as emissões. Ele garante que a NFS-e é autêntica e evita fraudes, além de facilitar o envio e o armazenamento dos documentos fiscais;
- Dados do tomador de serviços: Para emitir uma NFS-e, é fundamental saber quem está recebendo o serviço. O prestador deve ter em mãos o nome completo ou razão social do tomador, CNPJ ou CPF, e, em alguns casos, o endereço completo;
- Informações sobre o serviço prestado: Para o preenchimento correto, é importante ter uma descrição detalhada do serviço prestado, o valor cobrado, a data de execução, e os códigos de tributação, como o Código de Serviço (CNAE) e a alíquota do ISS aplicada.
Passo a passo para emitir a NFS-e
Emitir uma NFS-e exige seguir alguns passos padronizados, mas que podem variar conforme o sistema utilizado. Vamos detalhar o processo geral para garantir que o prestador de serviços saiba exatamente o que fazer:
Passo 1: Acesso ao sistema da Prefeitura ou ao emissor de NFS-e
O primeiro passo para emitir a NFS-e é acessar o sistema disponibilizado pela prefeitura do município onde o prestador de serviços está registrado. Algumas cidades possuem seus próprios sistemas, enquanto outras podem aceitar o uso de sistemas emissores terceirizados, como o ClickNotas.
É importante verificar com a prefeitura se há um software específico ou se há flexibilidade para utilizar sistemas homologados. No caso de usar um sistema como o ClickNotas, o processo tende a ser mais ágil e integrado, garantindo que a nota seja emitida e enviada automaticamente para o cliente.
Passo 2: Cadastro e login no sistema
Uma vez acessado o sistema, é necessário fazer o login. No primeiro acesso, o prestador precisará se cadastrar, informando dados como CNPJ, número do cadastro municipal e, em alguns casos, o certificado digital para validação. É essencial que o cadastro esteja atualizado para evitar problemas na emissão.
Passo 3: Preenchimento dos dados obrigatórios
Após o login, o sistema pedirá o preenchimento das informações do tomador de serviço e do serviço prestado. Essas informações incluem:
- Dados do tomador: Nome ou razão social, CNPJ ou CPF, endereço completo;
- Descrição do serviço: Uma breve explicação sobre o que foi realizado, como “Consultoria Financeira” ou “Manutenção de Equipamentos”;
- Valor do serviço: Deve ser informado o valor bruto e, se houver retenção de impostos como ISS, INSS ou IR, é importante detalhar;
- Data e código do serviço: O prestador deverá informar a data de realização e o código de serviço (CNAE).
Passo 4: Revisão e verificação das informações
Antes de gerar a NFS-e, é crucial revisar todas as informações inseridas. Erros comuns, como digitação incorreta de CNPJ, valores inconsistentes ou descrição inadequada, podem resultar em autuações fiscais ou necessidade de correção, o que gera retrabalho.
A recomendação é que o prestador faça essa revisão de forma atenta e, se possível, conte com um software que facilite a verificação automática, como o ClickNotas, que possui funções de verificação automática de preenchimento.
Passo 5: Geração e envio da NFS-e
Com todas as informações corretas, é hora de gerar a NFS-e. O sistema da prefeitura ou o emissor escolhido gerará o documento eletrônico, com o código de validação e a chave de acesso.
Após a geração, é possível enviar a NFS-e diretamente para o cliente via e-mail ou link para acesso. Isso garante que o tomador do serviço receba a nota imediatamente e esteja ciente das obrigações fiscais.
Passo 6: Armazenamento e backup da NFS-e emitida
A legislação brasileira exige que as NFS-e sejam armazenadas por, no mínimo, 5 anos. Isso é importante para fins de auditoria e controle fiscal. O prestador pode optar por armazenar em servidores próprios ou utilizar sistemas que oferecem armazenamento seguro e backup automático.
Essa prática não só garante a segurança dos documentos, mas também facilita a gestão e consulta futura, caso seja necessário.
Erros comuns na emissão de NFS-e
Mesmo com um processo bem estruturado, é comum que erros aconteçam na emissão da NFS-e. Alguns dos erros mais frequentes incluem:
- Preenchimento incorreto de dados do tomador: Nome, CPF/CNPJ ou endereço incorretos podem invalidar a nota;
- Código de serviço ou alíquota errada: Selecionar um código incorreto pode resultar em diferenças nos cálculos tributários e penalidades;
- Falta de atualização cadastral: Se os dados cadastrais da empresa não estiverem atualizados, a nota pode não ser emitida corretamente ou ser rejeitada pelo sistema da prefeitura.
Saiba como evitar erros na emissão de NFS-e em: “8 maiores erros na emissão de NFS-e e como evitá-los”.
Benefícios de utilizar um sistema de emissão de NFS-e
Optar por um sistema como o ClickNotas traz diversas vantagens:
- Agilidade no processo: A emissão é rápida e permite que o prestador se concentre em outras atividades importantes do negócio;
- Integração com a SEFAZ: O sistema já está homologado e se comunica diretamente com a Secretaria da Fazenda, reduzindo a chance de erros;
- Suporte especializado: Contar com um suporte disponível por vários canais agiliza a resolução de problemas, evitando interrupções no processo de emissão.
Conclusão
Emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é fundamental para a regularidade fiscal e a credibilidade do prestador de serviços. Seguindo os passos descritos e garantindo a documentação adequada, é possível realizar o processo de forma simples e eficiente.
Ao utilizar sistemas emissores como o ClickNotas, que oferecem suporte técnico e automação para tornar a emissão de notas ainda mais prática e segura, você irá revolucionar a forma como lida com suas obrigações fiscais.
Caso você tenha dúvidas ou precise de mais informações sobre como emitir a sua NFS-e, não hesite em entrar em contato com nosso suporte!
