Como cancelar uma nota fiscal eletrônica: prazos, regras e implicações legais

O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital que registra, de forma oficial, uma operação de venda de mercadorias ou prestação de serviços. Ela substitui o modelo tradicional em papel e tem como objetivo facilitar o controle fiscal por parte da Receita Federal e das Secretarias de Fazenda estaduais, além de reduzir custos operacionais para as empresas.

A NF-e é gerada por meio de um sistema emissor autorizado e enviada eletronicamente para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do estado onde a empresa está registrada. Para ser válida, ela precisa ser autorizada pela SEFAZ e conter uma assinatura digital que garanta a autenticidade e integridade dos dados.

Cada nota é identificada por uma chave numérica única de 44 dígitos, e após a autorização, sua emissão passa a constar nos registros oficiais da empresa, tanto para fins fiscais quanto contábeis.

Importante: existem diferentes tipos de documentos fiscais eletrônicos, como a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) e a NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica). Este conteúdo está focado principalmente na NF-e modelo 55, usada em operações com mercadorias.

Principais motivos de cancelamento de Nota Fiscal

O cancelamento de uma nota fiscal eletrônica pode ser necessário por diversos motivos. O ponto em comum entre eles é que, em geral, o erro é identificado após a autorização da NF-e pela SEFAZ, mas antes da efetiva circulação da mercadoria ou prestação do serviço.

Abaixo, listamos os principais cenários que levam ao cancelamento:

1. Preenchimento incorreto de dados

Um dos erros mais comuns é o preenchimento incorreto de campos como:

• CNPJ ou CPF do destinatário;
• Endereço;
• Dados do produto ou serviço;
• Quantidade ou unidade de medida.

Erros desse tipo podem inviabilizar o uso da nota para fins fiscais ou contábeis, sendo necessário o cancelamento e reemissão.

2. Cálculo incorreto de tributos

Se os impostos destacados na nota como ICMS, IPI, PIS, COFINS ou ISS forem calculados incorretamente, isso pode gerar problemas futuros, inclusive na escrituração fiscal. Quando o erro não pode ser corrigido com uma carta de correção, o ideal é cancelar a nota e emitir uma nova.

3. Data de emissão errada

Emitir a nota em uma data diferente da operação real pode causar conflito com o calendário fiscal, principalmente em fechamentos contábeis mensais. Quando o erro compromete o período fiscal correto, recomenda-se o cancelamento.

4. Desistência da transação

Se por algum motivo o cliente desistir da compra, o pedido foi cancelado ou a venda foi interrompida antes da entrega da mercadoria ou da prestação do serviço, a nota deve ser cancelada para não gerar obrigações tributárias indevidas.

5. Emissão duplicada

É possível que, por falha humana ou do sistema, a nota tenha sido emitida mais de uma vez para a mesma transação. Nesse caso, uma das versões deve ser cancelada.

Dica prática: o cancelamento só é permitido quando não houver circulação da mercadoria ou início da prestação do serviço. Caso contrário, será necessário fazer uma devolução ou nota de estorno, não um cancelamento.

Leia também: Emissão retroativa de nota fiscal: é possível?

Regras para cancelamento da NF-e

O cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) segue regras fiscais específicas estabelecidas pelo Ajuste SINIEF 07/2005 e pelas legislações estaduais. O principal critério é que o cancelamento só pode ser feito se a mercadoria ainda não tiver saído do estabelecimento ou, no caso de serviços, se a prestação ainda não tiver ocorrido.

Além disso, o cancelamento deve ocorrer dentro do prazo legal, por meio de um sistema autorizado, com o envio da justificativa adequada à Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Após isso, a NF-e cancelada continua existindo no sistema, mas com status de “cancelada” e sem efeitos fiscais ou contábeis.

Outros pontos importantes que definem as regras:

• O cancelamento deve ser feito no mesmo sistema emissor da nota, seja via software ERP, sistema da prefeitura (NFS-e) ou emissor da SEFAZ.
• É obrigatório possuir certificado digital para assinar o pedido de cancelamento.
• O evento de cancelamento gera um registro oficial no XML da nota, com chave única e motivo declarado.

Atenção: Caso o prazo seja perdido, a nota não poderá ser cancelada. Nesse caso, será necessário emitir uma nota de devolução, de estorno ou uma nota complementar, dependendo da situação.

Saiba mais sobre como emitir nota fiscal de devolução.

Qual o prazo para o cancelamento de uma nota fiscal?

O prazo para cancelar uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) varia conforme a legislação da Secretaria da Fazenda de cada estado, mas, de forma geral, existe um período limite após a autorização da nota em que o cancelamento é permitido.

Esse limite costuma ser curto e precisa ser respeitado à risca. Após a emissão da nota, a empresa tem apenas algumas horas ou dias para solicitar o cancelamento, desde que a mercadoria ainda não tenha sido enviada ou o serviço não tenha sido prestado.

Nos próximos tópicos, explicaremos o que fazer quando o cancelamento é solicitado após os prazos mais comuns, como 24 horas ou 7 dias.

Como fazer o cancelamento da Nota Fiscal?

Cancelar uma NF-e é um procedimento simples, mas que exige atenção aos detalhes e o uso de ferramentas adequadas. Abaixo está o passo a passo mais comum para realizar esse processo de forma correta:

1. Acesse o sistema emissor utilizado pela empresa (ERP, emissor gratuito da SEFAZ ou software próprio).
2. Localize a nota fiscal emitida que precisa ser cancelada.
3. Verifique se o prazo legal para cancelamento ainda está vigente.
4. Clique na opção de cancelamento da NF-e.
5. Informe uma justificativa clara e objetiva do motivo do cancelamento.
6. Assine digitalmente a solicitação com o certificado digital da empresa.
7. Aguarde a validação da SEFAZ e arquive o comprovante de cancelamento.

Importante: as notas fiscais só podem ser canceladas se a operação ainda não tiver se concretizado, ou seja, se o produto não foi enviado e o serviço não foi iniciado.

Como cancelar uma nota fiscal depois de 7 dias?

Cancelar uma nota fiscal após sete dias da sua autorização não é permitido de forma automática pela maioria dos estados. Isso porque o prazo legal para cancelamento costuma ser de até 168 horas (7 dias corridos), e, uma vez vencido esse prazo, o sistema da SEFAZ bloqueia o cancelamento direto.

Se a nota foi emitida há mais de 7 dias, você pode:

• Emitir uma nota de devolução, caso a mercadoria retorne ao emitente;
• Emitir uma nota de estorno para anular os efeitos fiscais, se não houver devolução física;
• Solicitar um cancelamento extemporâneo junto à SEFAZ (em alguns estados), apresentando justificativa formal e documentação, esse processo é burocrático e pode não ser aceito.

Atenção: A tentativa de cancelar uma nota fora do prazo, sem seguir os procedimentos adequados, pode resultar em multa e problemas na escrituração fiscal.

Como cancelar uma nota fiscal depois de 24 horas?

Se o cancelamento não for feito dentro de 24 horas da emissão, prazo comum adotado por muitos estados, ainda pode haver uma janela de tempo estendida (em algumas UFs) que permite o cancelamento até 168 horas.

Porém, se tanto o prazo de 24h quanto o de 7 dias tiverem passado, o cancelamento não será mais possível por meios convencionais. Nesse cenário, as opções incluem:

• Nota de devolução, quando há retorno da mercadoria;
• Estorno contábil, com emissão de nota de ajuste ou correção do lançamento;
• Análise junto à SEFAZ estadual sobre a possibilidade de cancelamento extemporâneo.

Lembre-se: a cada dia que passa após a emissão da nota, a chance de cancelar diminui, e as obrigações fiscais podem continuar válidas,  inclusive com cobrança de impostos, mesmo sem conclusão da venda.

Como corrigir uma nota fiscal já emitida?

Quando uma nota fiscal eletrônica (NF-e) já foi autorizada pela SEFAZ, mas apresenta algum tipo de erro, nem sempre o cancelamento é necessário ou permitido. Nesses casos, a alternativa mais comum é a correção do documento por meio da Carta de Correção Eletrônica (CC-e).

A CC-e é um evento que permite alterar determinadas informações da nota, como:

• Descrição do produto ou serviço;
• Peso, volume ou quantidade;
• Dados adicionais no campo de observações;
• Códigos fiscais (CFOP), desde que não alterem a natureza da operação.

No entanto, algumas informações não podem ser corrigidas por meio da carta de correção:

• Dados do emitente ou destinatário (ex: CNPJ, IE);
• Valores de impostos;
• Forma de pagamento;
• Data de emissão ou saída da mercadoria.

Se o erro estiver nesses campos proibidos, o cancelamento da nota (dentro do prazo legal) ou a emissão de nota complementar ou de estorno será necessária.

Dica prática: A CC-e deve ser emitida no mesmo sistema da NF-e original e assinada com certificado digital. O prazo máximo para emissão é de 30 dias após a autorização da nota, e é permitido enviar até 20 cartas de correção por documento.

Qual é a multa por nota emitida incorretamente?

A emissão de uma nota fiscal com erro, seja de preenchimento, cálculo de tributo ou dados do destinatário, pode resultar em penalidades fiscais, especialmente se não for corrigida dentro do prazo legal.

As multas mais comuns aplicadas pelas Secretarias da Fazenda variam conforme o estado e a gravidade da infração, mas podem incluir:

• Multa por documento fiscal irregular: valores fixos que variam de R$ 50 a R$ 500 por documento com erro.
• Multa proporcional sobre o valor da operação: geralmente entre 1% e 10% do valor total da nota, em casos de omissão de impostos ou dados fiscais.
• Glosa de créditos fiscais: em empresas do regime normal, o Fisco pode recusar o aproveitamento de crédito de ICMS ou IPI de notas com erros.
• Penalidade por não cancelamento dentro do prazo: multas específicas aplicadas por descumprimento de prazos legais.

Além das penalidades financeiras, o erro pode gerar complicações no SPED, nas escriturações contábeis e na apuração de tributos,  o que afeta diretamente a regularidade fiscal da empresa.

O que fazer quando não é possível cancelar uma nota fiscal?

Se a sua empresa perdeu o prazo legal para cancelamento da NF-e ou se a nota já foi usada em uma operação fiscal (como transporte ou pagamento), o cancelamento direto não será mais possível. Nesse caso, há algumas alternativas viáveis, de acordo com o tipo de situação:

• Emitir uma nota de devolução: ideal quando a mercadoria já foi enviada e retornará ao estabelecimento. Essa nota anula os efeitos fiscais da venda e corrige os lançamentos na escrituração.
• Emitir uma nota de estorno: utilizada quando não há devolução física, mas é necessário anular os efeitos fiscais e contábeis da operação (ex: serviço não realizado, erro crítico na tributação).
• Corrigir via escrituração contábil: com orientação do contador, é possível registrar ajustes manuais na EFD (Escrituração Fiscal Digital) ou SPED, de forma a compensar o erro da nota original.
• Solicitar cancelamento extemporâneo à SEFAZ: alguns estados permitem esse tipo de cancelamento, mesmo após o prazo padrão, desde que haja justificativa formal, documentos comprobatórios e aceite do fisco. O processo é burocrático e exige análise da autoridade fiscal.

Quando a carta de correção na nota fiscal pode ser feita?

A Carta de Correção Eletrônica (CC-e) é permitida apenas para retificar informações que não alterem o valor do imposto ou a natureza da operação. Ela é válida somente para notas do tipo NF-e modelo 55, e deve ser usada nos seguintes casos:

Exemplos de dados que podem ser corrigidos:

• Erros de digitação em descrição do produto;
• Código do produto ou serviço;
• CFOP (desde que não mude a natureza da operação);
• Peso, volume, número do pedido ou data de entrega;
• Informações complementares no campo “observações”.

Exemplos de dados que não podem ser corrigidos:

• CNPJ ou CPF do emitente ou destinatário;
• Data de emissão ou saída da mercadoria;
• Valores de base de cálculo ou alíquotas de impostos;
• Alterações que modifiquem o valor total da nota.

A CC-e não substitui o cancelamento nem serve como correção de erros tributários. Ela é uma ferramenta complementar, que deve ser usada com critério e dentro dos prazos permitidos.

A carta de correção deve ser gerada no sistema emissor da nota, assinada digitalmente e transmitida para a SEFAZ. O destinatário pode consultá-la por meio da chave de acesso da nota.

Saiba mais: “Carta de Correção de Nota Fiscal: tudo o que você precisa saber“.

Quais são as implicações legais e fiscais do cancelamento da NF-e?

Cancelar uma nota fiscal eletrônica (NF-e) pode parecer simples do ponto de vista técnico, mas envolve implicações legais e fiscais importantes que muitas empresas não consideram,  especialmente quando o cancelamento é feito fora do prazo permitido, ou quando a mercadoria já foi movimentada.

Além de possíveis multas e penalidades, o cancelamento inadequado pode comprometer a escrituração contábil, a apuração correta dos tributos e até gerar conflitos com o destinatário da nota, afetando a conformidade da empresa perante o Fisco.

A seguir, explicamos os principais riscos e consequências:

Penalidades por cancelamento fora do prazo

Quando uma nota fiscal é cancelada após o prazo legal estabelecido pela SEFAZ, o contribuinte fica sujeito a penalidades que variam conforme a legislação de cada estado, mas geralmente incluem:

• Multa por cancelamento extemporâneo, que pode variar de R$ 100 a R$ 500 por documento fiscal irregular.
• Multa proporcional, com percentuais aplicados sobre o valor da operação (normalmente entre 1% e 5%).
• Possibilidade de recusa de cancelamento pela SEFAZ, obrigando a empresa a arcar com os impostos da nota mesmo que a venda não tenha sido concluída.

Cancelar uma NF-e fora do prazo, sem justificativa aceita pelo Fisco, é considerado uma infração fiscal e pode gerar autuações futuras, especialmente em cruzamentos do SPED.

Impactos na escrituração fiscal e contábil

Quando uma nota fiscal é cancelada corretamente, ela não deve ser incluída na escrituração contábil e fiscal da empresa, exceto se já tiver sido registrada antes do cancelamento. Nesse caso, será necessário:

• Realizar o estorno contábil do lançamento;
• Registrar o evento de cancelamento no SPED Fiscal ou na EFD;
• Justificar documentalmente o cancelamento para auditorias ou fiscalizações.

Já quando a nota não pode mais ser cancelada e é necessário emitir uma nota de devolução ou estorno, a empresa deve lançar ambas as notas na escrituração e garantir que a operação anulada esteja devidamente documentada, a fim de evitar glosas ou inconsistências no sistema da Receita.

Uma NF-e emitida com erro e não corrigida adequadamente pode prejudicar a apuração de tributos, gerar lançamentos duplicados e dificultar a conciliação contábil da empresa.

Cancelamento de NF-e após circulação da mercadoria

Uma regra básica da legislação fiscal é que não é permitido cancelar uma nota fiscal eletrônica se a mercadoria já foi entregue ou o serviço já foi executado.

Nesse caso, o cancelamento pode ser considerado fraude, pois configura tentativa de anular uma operação que já ocorreu,  e cujos efeitos fiscais já deveriam ter sido recolhidos.

Se a operação foi concluída com erro ou houver necessidade de anulação, os caminhos legais são:

• Emitir uma nota de devolução, se a mercadoria for retornar ao estabelecimento;
• Emitir uma nota de estorno, se o produto ou serviço não for mais objeto da operação;
• Corrigir via ajuste contábil e fiscal, com apoio do contador.

Jamais tente cancelar uma nota após a entrega de mercadoria. Isso pode gerar sérios problemas legais e fiscais, incluindo multas elevadas e auditorias.

Como evitar erros nas suas notas fiscais?

Evitar erros no momento da emissão da NF-e é a melhor forma de reduzir o retrabalho, evitar multas e manter a regularidade fiscal da empresa. A seguir, listamos algumas boas práticas que podem ser implementadas na rotina do setor fiscal ou administrativo:

1. Revise os dados antes da emissão

Confira sempre os seguintes campos antes de autorizar a nota:

• CNPJ/CPF e endereço do destinatário;
• Descrição do produto ou serviço;
• Código NCM, CFOP e CST;
• Valor total, tributos e base de cálculo.

2. Use sistemas integrados e atualizados

Um bom emissor de NF-e ou ERP ajuda a reduzir falhas humanas com:

• Preenchimento automático de campos;
• Validação fiscal em tempo real;
• Emissão de alertas sobre prazos, erros e incoerências.

3. Treine sua equipe periodicamente

Mantenha os responsáveis pela emissão de notas atualizados sobre:

• Mudanças na legislação;
• Regras específicas do seu estado (SEFAZ local);
• Diferenças entre cancelamento, correção e devolução.

4. Estabeleça um processo de conferência

Antes de emitir a nota, implemente um processo interno de dupla verificação — principalmente em notas de alto valor ou com carga tributária complexa.

5. Acompanhe os prazos com rigor

Utilize lembretes, planilhas ou automações para garantir que todas as NF-e sejam:

• Emitidas corretamente;
• Corrigidas ou canceladas dentro do prazo;
• Registradas corretamente na contabilidade.

Prevenir erros é sempre mais barato e seguro do que corrigi-los depois. Com processos bem definidos e ferramentas adequadas, sua empresa evita prejuízos fiscais e constrói um histórico limpo junto ao Fisco.