O que é a chave de acesso da nota fiscal?
A chave de acesso é um código numérico de 44 dígitos, gerado automaticamente durante a emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou outros documentos fiscais eletrônicos como a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica).
Ela é uma espécie de identificador único de cada nota fiscal, funcionando como uma “impressão digital” que torna cada documento fiscal único e facilmente rastreável.
Essa sequência de números contém informações codificadas como:
- UF de origem da nota (código da unidade federativa).
- Data de emissão.
- CNPJ do emissor.
- Modelo e série da nota fiscal.
- Número sequencial da NF-e.
- Código numérico gerado aleatoriamente.
- Dígito Verificador (DV) – usado para validar a integridade da chave.
Para que serve a chave de acesso?
A chave de acesso da nota fiscal não é apenas um número técnico que aparece no DANFe ou no XML. Na prática, ela é uma ferramenta que garante segurança, autenticidade e controle sobre os documentos fiscais eletrônicos.
Seja para consultas simples, validações fiscais ou controle contábil, a chave de acesso tem papéis fundamentais em várias etapas da operação de uma empresa. Confira os principais usos:
Saiba mais sobre a DANFE: “O guia completo do DANFE”
Consulta e validação de notas fiscais
Uma das funções mais conhecidas da chave de acesso é permitir a consulta pública da nota fiscal eletrônica no site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Ao acessar o portal da SEFAZ e informar os 44 dígitos da chave, qualquer pessoa envolvida na operação — fornecedor, cliente, transportadora ou contador — pode:
- Verificar se a nota realmente foi autorizada pela SEFAZ.
- Visualizar o resumo das informações da NF-e, como dados do emissor, destinatário, produtos, valores e impostos.
- Baixar o XML (caso autorizado e com certificado digital válido).
Essa consulta é essencial para validar a autenticidade do documento, principalmente em processos de auditoria ou conferência de mercadorias recebidas.
Emissão de segunda via e conferência de dados
Se por algum motivo o destinatário perdeu o DANFe ou o arquivo XML da nota fiscal, a chave de acesso é a solução para recuperar as informações.
Com ela, é possível:
- Emitir a segunda via do DANFe, diretamente pelo site da SEFAZ ou pelo sistema ERP usado na emissão da nota.
- Conferir se os dados da operação estão corretos, como valores de impostos, quantidade de produtos, alíquotas aplicadas e dados de destinatário e remetente.
Essa funcionalidade é muito utilizada por setores de recebimento de mercadorias, contabilidade e logística, que precisam checar informações antes de dar entrada em estoque ou escriturar os documentos fiscais.
Controle contábil e obrigações fiscais
Na rotina contábil, a chave de acesso é usada para:
- Importação das notas fiscais no sistema contábil.
- Geração de obrigações acessórias, como o SPED Fiscal, EFD Contribuições e outras declarações exigidas pela Receita Federal e Secretarias da Fazenda Estaduais.
- Controle de entrada e saída de mercadorias, essencial para cálculo de estoque, apuração de ICMS e conferência de movimentações financeiras.
Além disso, a chave de acesso é um dos dados exigidos na hora de gerar alguns arquivos fiscais digitais, o que reforça sua importância no compliance fiscal da empresa.
Como é formada a chave de acesso?
A chave de acesso da nota fiscal eletrônica segue um padrão nacional definido pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda). Ela é composta por 44 dígitos numéricos, organizados em campos que codificam informações importantes sobre a nota.
Cada parte da chave representa um elemento específico da emissão da NF-e. Veja a estrutura detalhada:
O último dígito, chamado de Dígito Verificador, é gerado por um cálculo matemático que serve para validar a integridade da chave.
Onde encontrar a chave de acesso da nota fiscal?
Saber onde localizar a chave de acesso é fundamental para quem trabalha na emissão, conferência ou escrituração de documentos fiscais.
A chave pode ser encontrada em dois locais principais:
No DANFe
O DANFe é a representação gráfica da NF-e e costuma acompanhar a mercadoria durante o transporte.
No DANFe, a chave de acesso aparece em destaque, geralmente no topo do documento, em formato numérico e também em código de barras (para facilitar a leitura por leitores óticos).
Características da chave no DANFe:
- Impressa com os 44 dígitos separados em blocos para facilitar a leitura manual.
- Localizada logo abaixo da identificação da NF-e.
- Essencial para conferência rápida durante o recebimento de mercadorias.
Se a empresa não tiver o XML em mãos, pode usar a chave impressa no DANFe para fazer a consulta online.
No arquivo XML
O arquivo XML é o documento digital oficial da NF-e. Nele, a chave de acesso aparece dentro da tag <chNFe>, que fica logo no início do arquivo.
Exemplo de trecho no XML:
<chNFe>35240612345678000195550010001234569876543215</chNFe>
- Essa é a forma que os sistemas contábeis e de gestão utilizam para importar e processar as notas.
- O XML deve ser guardado eletronicamente por um período mínimo de 5 anos, conforme exigência legal.
- A chave dentro do XML é a mesma que aparece no DANFe.
Ter o XML facilita não apenas a consulta, mas também a escrituração contábil e a geração de obrigações fiscais.
Leia mais sobre: “O que é o arquivo XML?“
Como recuperar a chave de acesso se você não tem a nota?
Perder o acesso a uma nota fiscal pode gerar uma série de problemas, especialmente quando a empresa precisa prestar contas ao Fisco, fazer uma escrituração contábil correta ou até mesmo realizar devoluções de mercadorias.
Se você não tem o DANFe físico nem o arquivo XML armazenado, ainda há formas seguras de recuperar a chave de acesso da NF-e. Vamos detalhar as principais alternativas:
Solicitação ao fornecedor
A maneira mais rápida e prática de recuperar a chave de acesso é entrando em contato diretamente com o fornecedor que emitiu a nota fiscal.
O que informar ao fornecedor para facilitar a busca:
- Razão social da sua empresa ou CNPJ.
- Data aproximada da compra ou prestação de serviço.
- Valor total da operação.
- Caso tenha: número do pedido, contrato ou outro documento de referência.
Como o fornecedor pode ajudar:
- Enviando apenas a chave de acesso (os 44 dígitos).
- Reencaminhando o XML oficial da nota.
- Emitindo uma nova via do DANFe.
Essa solicitação é um procedimento rotineiro e a maioria das empresas está preparada para fornecer esses dados rapidamente.
Importante: por questões fiscais e legais, o fornecedor é obrigado a manter o XML da NF-e arquivado por no mínimo 5 anos, o que garante a disponibilidade do documento durante esse período.
Consulta no portal da SEFAZ
Caso não seja possível contato com o fornecedor, outra alternativa é fazer a consulta diretamente no Portal Nacional da NF-e ou no site da SEFAZ do estado de origem da nota fiscal.
Opções de consulta disponíveis:
- Consulta com Certificado Digital:
Se sua empresa possui um certificado digital (A1 ou A3), o processo é bem mais simples. Basta acessar o ambiente da SEFAZ e buscar pelas notas emitidas contra o seu CNPJ.
Vantagens desse método:
- Acesso a todas as NF-es nas quais sua empresa foi destinatária.
- Visualização da chave de acesso de cada nota.
- Em alguns casos, possibilidade de download dos arquivos XML, direto da SEFAZ.
- Consulta limitada (sem certificado digital):
Algumas SEFAZ estaduais oferecem consultas públicas que, com algumas informações básicas como CNPJ do destinatário, data da operação e, se possível, o número da nota, permitem visualizar um resumo da NF-e.
Limitação: esse tipo de consulta, geralmente, não permite o download do XML completo, sendo mais útil para confirmar a existência da nota e verificar os dados da chave de acesso.
- Sistemas integrados (ERPs com integração SEFAZ):
Se sua empresa utiliza um ERP ou plataforma de gestão fiscal integrada com a SEFAZ, pode ser que o próprio sistema armazene o histórico das chaves de acesso.
Verifique junto ao seu suporte técnico se existe backup ou logs de emissão e recebimento de NF-es, que contenham as chaves.
Como consultar a nota fiscal usando a chave de acesso?
Uma das principais utilidades da chave de acesso da NF-e é permitir que qualquer pessoa envolvida na transação — comprador, vendedor, contador ou transportadora — consulte as informações da nota fiscal diretamente no portal da SEFAZ, de forma simples e rápida.
Essa consulta é especialmente importante para validar a autenticidade da nota, conferir dados antes da escrituração contábil ou realizar o download do XML.
Passo a passo para consultar a NF-e com a chave de acesso:
- Acesse o Portal Nacional da NF-e ou o site da SEFAZ do estado emissor:
geralmente, a consulta pública de NF-e está disponível na área de serviços eletrônicos de cada SEFAZ. - Digite os 44 dígitos da chave de acesso:
a numeração deve ser inserida exatamente como consta no DANFe ou no XML, sem espaços ou caracteres especiais. - Confirme o captcha (sistema de verificação):
essa etapa é necessária para evitar consultas automáticas feitas por robôs. - Visualize as informações da NF-e:
Na tela de resultado, você poderá conferir dados como:
- Razão social do emitente e do destinatário.
- Valor total da nota.
- Itens comercializados.
- Situação da nota (autorizada, cancelada, etc.).
Atenção: Para fazer o download completo do XML, geralmente é necessário o uso de certificado digital, especialmente se você for o destinatário.
Essa consulta é uma forma oficial e segura de validar qualquer nota fiscal eletrônica emitida em território nacional.
Erros comuns ao consultar ou informar a chave de acesso
Por ser uma sequência numérica longa e técnica, erros ao digitar ou interpretar a chave de acesso são mais comuns do que muitos imaginam. Esses erros podem gerar dificuldades para validar a nota, fazer a escrituração correta ou até mesmo provocar rejeições na SEFAZ.
Aqui estão os problemas mais frequentes:
Chave com menos de 44 dígitos
A chave de acesso da NF-e é composta obrigatoriamente por 44 dígitos numéricos.
Inserir uma chave com quantidade inferior (ou superior) a esse total resulta em erro automático durante a consulta, tanto em sistemas de gestão quanto no próprio portal da SEFAZ.
Dicas para evitar esse erro:
- Verifique se houve cortes ao copiar ou colar a chave.
- Confirme se todos os blocos numéricos estão completos.
- Prefira copiar diretamente do XML ou DANFe eletrônico.
Dígito verificador incorreto
O último dígito da chave (o 44º) é o Dígito Verificador (DV), calculado com base em um algoritmo específico.
Se esse dígito estiver errado — por erro de digitação ou alteração acidental — a SEFAZ não permitirá a consulta da nota, pois o sistema entenderá que a chave está inválida.
Como resolver:
- Revise toda a sequência numérica.
- Se necessário, gere a chave novamente pelo sistema emissor original.
Informar chave de outro tipo de documento (ex: confundir NF-e com NFS-e)
Outro erro comum é confundir a chave de acesso de uma NF-e (modelo 55) com outros tipos de documentos fiscais eletrônicos, como:
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica): Normalmente, as prefeituras emitem NFS-e e o formato da chave é totalmente diferente da NF-e.
- CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) ou NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica): Também têm chaves de 44 dígitos, mas são referentes a documentos diferentes.
Dica: Sempre confirme o modelo da nota fiscal antes de tentar a consulta. Na dúvida, consulte o XML ou peça auxílio ao setor fiscal da empresa.
Consequências de usar uma chave errada:
Utilizar uma chave de acesso incorreta, seja por erro de digitação, confusão entre documentos fiscais ou por informar um número inexistente, pode gerar uma série de problemas fiscais, contábeis e até operacionais para a empresa.
Veja as principais consequências:
- Rejeição na SEFAZ durante a consulta: ao tentar validar ou consultar a nota fiscal com uma chave errada, o sistema da SEFAZ imediatamente rejeita a solicitação, apontando a inconsistência da chave.
- Erros na escrituração contábil: lançar uma nota com chave incorreta no sistema contábil pode levar a inconsistências nos registros fiscais, dificultando a apuração de impostos e aumentando o risco de erros nas obrigações acessórias, como o SPED Fiscal ou o EFD Contribuições.
- Risco de penalidades e multas: em casos de fiscalização, apresentar documentos com chaves incorretas pode ser interpretado como falta de documentação válida, gerando autuações, notificações fiscais e até multas por descumprimento de obrigações acessórias.
- Perda de crédito de ICMS ou PIS/COFINS: se a chave estiver errada, a empresa pode perder o direito ao crédito fiscal, já que os sistemas de apuração exigem o vínculo correto entre o crédito lançado e o documento fiscal real.
- Dificuldades em auditorias internas: empresas que realizam auditorias periódicas podem encontrar diferenças entre o que foi registrado no sistema e o que realmente foi emitido, impactando o controle interno e exigindo retrabalho para correção.
- Problemas na logística e transporte: se o erro ocorrer no DANFe que acompanha a mercadoria, pode haver retenções em postos fiscais, atrasos na entrega e até confisco temporário de mercadorias até a regularização do documento.
Conclusão
A gestão adequada da chave de acesso da nota fiscal vai muito além de uma obrigação burocrática. Trata-se de um ponto crítico na organização fiscal e contábil de qualquer empresa.
Ignorar a importância desse código pode levar a impactos financeiros, atrasos operacionais e problemas na relação com fornecedores, clientes e órgãos fiscalizadores.
Por outro lado, investir em processos que garantam o armazenamento seguro, a consulta rápida e a verificação constante das chaves de acesso é um passo fundamental para empresas que buscam eficiência, segurança jurídica e previsibilidade nas suas operações.
Seja por meio de um sistema ERP, de boas práticas internas ou de parcerias com o contador, o importante é garantir que a gestão de documentos fiscais seja tratada como parte estratégica da rotina empresarial, e não apenas como uma obrigação pontual.
