O que é o CFOP 6404 e seu contexto na substituição tributária?
O CFOP 6404 identifica uma operação de venda interestadual de mercadoria sujeita à substituição tributária, na qual o imposto já foi retido anteriormente na cadeia comercial.
Em outras palavras, é usado quando sua empresa vende para outro estado uma mercadoria tributada por ST, mas sem necessidade de nova retenção, porque o ICMS-ST foi recolhido previamente, por um fornecedor ou substituto tributário.
Esse código é aplicado apenas quando não há mais imposto a ser recolhido, ou seja, quando sua empresa atua como substituída, apenas repassando um item com ST já recolhido.
Significado de cada dígito
A estrutura do CFOP 6404 revela várias informações importantes sobre o tipo de operação fiscal.
1º dígito – “6”
O primeiro dígito informa o tipo de operação e sua abrangência geográfica.
- O número 6 indica que se trata de uma saída de mercadoria para fora do estado, ou seja, uma operação interestadual.
2º dígito – “4”
O segundo dígito especifica que a operação refere-se à venda de mercadoria adquirida de terceiros, ou seja, sua empresa não fabricou nem industrializou o item, apenas o comercializou.
3º e 4º dígitos – “04”
Esses dois dígitos finais apontam o tipo específico de operação: uma venda com substituição tributária, cujo imposto já foi retido anteriormente.
O que é “imposto retido anteriormente” na ST?
Esse termo se refere ao ICMS-ST que já foi recolhido na origem da cadeia de fornecimento. Normalmente, a responsabilidade pelo recolhimento antecipado do ICMS-ST é do substituto tributário, que pode ser:
- O fabricante;
- O importador;
- Ou um distribuidor com essa obrigação legal.
Quando sua empresa adquire essa mercadoria já com ICMS-ST retido e, posteriormente, a vende para outro estado, a obrigação do imposto já foi cumprida, e a venda deve ser registrada com CFOP 6404.
Cadeia de circulação de mercadorias com ST
A Substituição Tributária (ST) foi criada para antecipar a arrecadação do ICMS, concentrando a responsabilidade tributária no primeiro elo da cadeia comercial, evitando a necessidade de múltiplos recolhimentos ao longo da circulação.
Na prática, isso significa:
- O fabricante recolhe o ICMS-ST com base no preço de venda futuro.
- Os demais revendedores não destacam ou recolhem novamente o imposto.
- A ST já foi resolvida, e a responsabilidade tributária está encerrada.
Sua empresa, nesse caso, atua como substituída, e não deve destacar novamente o ICMS-ST, mas deve comprovar na nota fiscal que o imposto já foi retido anteriormente, utilizando o CFOP 6404.
Diferença entre retenção e recolhimento do ICMS-ST
Um erro comum é confundir retenção com recolhimento.
- Retenção: A responsabilidade de calcular e destacar o ICMS-ST na nota fiscal. Feita pelo substituto.
- Recolhimento: O efetivo pagamento do ICMS-ST aos cofres públicos.
Se sua empresa não reteve nem recolheu, mas recebeu a mercadoria com ST já pago, ela apenas registra a operação usando o CFOP adequado (6404).
Não é necessário destacar novo valor de ICMS-ST na nota, mas é obrigatório mencionar nas informações complementares da NF-e que o imposto já foi retido anteriormente.
Saiba tudo sobre Substituição Tributária (ST), em: “Substituição tributária: o que sua empresa precisa saber para emitir corretamente”.
Quando aplicar o CFOP 6404?
O CFOP 6404 deve ser utilizado exclusivamente em operações interestaduais de venda de mercadoria adquirida de terceiros, quando o ICMS-ST já foi retido na origem. Ou seja, sua empresa atua como substituta tributária e apenas revende a mercadoria sem a obrigação de recolher novamente o imposto.
Esse código é comum em cadeias de distribuição com mercadorias sujeitas à ST, como bebidas, combustíveis, cosméticos, autopeças, entre outros. Veja abaixo os principais cenários de aplicação:
Venda de mercadoria com ST paga pelo fornecedor
Esse é o caso clássico de uso do CFOP 6404. Imagine que sua empresa comprou uma mercadoria de um fornecedor industrial, e na nota fiscal de entrada já constava o destaque do ICMS-ST. Ao revender esse mesmo item para um cliente em outro estado, você não precisa (nem pode) reter novamente o imposto.
Nesse caso:
- Você não é o contribuinte responsável pelo recolhimento do ICMS-ST
- O imposto já foi retido e recolhido na origem da cadeia
- A nota de venda deve usar o CFOP 6404
- Nas informações complementares, deve constar que o ICMS-ST já foi recolhido anteriormente, mencionando a nota fiscal do fornecedor
Situações comuns: distribuidores, atacadistas e revendedores de produtos sujeitos à ST adquiridos de grandes fabricantes ou importadores.
Operações com destacamento do ICMS-ST na NF anterior
Outro ponto fundamental é verificar se o ICMS-ST foi destacado na nota fiscal anterior, ou seja, se o fornecedor cumpriu a obrigação de substituição ao vender a mercadoria.
Você pode confirmar isso verificando:
- O CFOP da nota de entrada (como 5403 ou 1403, por exemplo)
- O CST utilizado (geralmente 60 em operações com ST)
- A base de cálculo e o valor do ICMS-ST destacados no grupo específico da NF-e
Caso esses campos estejam preenchidos corretamente e o imposto conste como recolhido, você pode aplicar o CFOP 6404 na venda interestadual dessa mercadoria.
Importante: mesmo que a mercadoria vá para um novo estado, não há novo destaque de ICMS-ST na sua nota, o valor já foi recolhido pelo fornecedor. O CFOP 6404 sinaliza isso ao fisco.
Saiba mais em: “Como calcular o ICMS?”.
Cálculos e aspectos tributários avançados
Embora o uso do CFOP 6404 dispense o recolhimento do ICMS-ST na venda interestadual, a operação exige atenção redobrada na conferência de documentos, base de cálculo e escrituração fiscal, para comprovar que o imposto foi retido anteriormente de forma adequada.
Veja abaixo os principais pontos que exigem atenção:
Como verificar se o ICMS-ST já foi retido
Antes de aplicar o CFOP 6404, é essencial garantir que o imposto realmente já foi recolhido por um contribuinte substituto. Isso pode ser verificado na nota fiscal de aquisição da mercadoria.
Verifique os seguintes campos da NF-e recebida:
- CFOP de entrada: códigos como 5403 ou 1403 geralmente indicam aquisição com ICMS-ST.
- CST (Código de Situação Tributária): o código 60 é utilizado em produtos com substituição tributária.
- Grupo “ICMS ST” na nota: este grupo da NF-e deve trazer os campos:
- Base de cálculo do ICMS-ST
- Alíquota aplicável
- Valor do ICMS-ST retido
Além disso, é importante manter cópia ou referência da Guia de Recolhimento do ICMS-ST emitida pelo substituto, quando disponível.
Dica prática: alguns ERPs e plataformas de emissão já alertam se o produto tem ST e se a operação permite uso do CFOP 6404. Automatizar essa verificação evita erros fiscais.
Base de cálculo e valor do imposto retido
Embora sua empresa não vá destacar ou recolher o ICMS-ST novamente, é fundamental entender como o valor retido foi calculado, pois isso impacta a formação do preço de venda, a margem de lucro, e eventuais ajustes em caso de devoluções.
A base de cálculo do ICMS-ST normalmente é formada por:
- Valor da mercadoria
- Frete, seguros, IPI (se houver) e demais despesas acessórias
- Margem de Valor Agregado (MVA), conforme definido pela legislação estadual
O valor do ICMS-ST retido anteriormente é resultante da aplicação da alíquota interna da UF de destino sobre essa base de cálculo.
Mesmo que o cálculo não esteja mais sob sua responsabilidade, ter clareza desses números permite verificar se:
- O fornecedor recolheu corretamente o imposto;
- A sua margem está compatível com os tributos embutidos.
Escrituração fiscal e documentos obrigatórios
Ao realizar uma venda com CFOP 6404, sua empresa deve:
- Emitir NF-e com CFOP 6404, sem destaque de ICMS-ST;
- Mencionar nas informações complementares:“ICMS-ST já recolhido por substituto tributário conforme nota fiscal nº [X]”
- Escriturar a operação no SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI) como venda com ST retido anteriormente;
- Armazenar os documentos comprobatórios, como:
- NF-e do fornecedor (com ICMS-ST);
- DANFE da venda;
- Arquivos XML;
- Contratos ou pedidos que comprovem a operação.
A escrituração correta evita autuações por omissão de informação tributária e garante que, em caso de fiscalização, a empresa consiga comprovar que a obrigação já foi cumprida.
Leia agora: “Escrituração fiscal digital: o que é, para que serve e como preparar sua empresa”.
Perguntas frequentes sobre CFOP 6404
A correta aplicação do CFOP 6404 gera muitas dúvidas, especialmente relacionadas à comprovação do imposto retido, aproveitamento de crédito e o que fazer em caso de erros ou retenções incompletas. A seguir, respondemos às questões mais comuns:
Como comprovar que o ICMS-ST já foi retido?
A comprovação de que o ICMS-ST já foi retido deve ser feita com base nos documentos da operação anterior, ou seja, na nota fiscal de entrada da mercadoria.
Os principais elementos que você deve verificar são:
- CST 60: indica que o imposto foi retido por substituição tributária.
- CFOP de compra: como 5403 (compra com substituição tributária).
- Grupo ICMS ST na NF-e: onde constam a base de cálculo e o valor do ICMS-ST.
- Informações complementares da NF: podem mencionar que o ICMS-ST foi recolhido.
Além disso, é recomendável referenciar essa nota na emissão da NF-e de venda com CFOP 6404, indicando que o ICMS-ST já foi pago anteriormente.
Guardar os arquivos XML e DANFEs das notas de compra e venda é fundamental para comprovação em caso de fiscalização.
É possível aproveitar crédito do ICMS-ST?
Na maioria dos casos, não. O ICMS-ST é um imposto não recuperável para o substituído (quem revende a mercadoria com o imposto já retido). Isso significa que, ao revender um item com ICMS-ST já recolhido, sua empresa não pode se creditar novamente desse imposto.
No entanto, há exceções pontuais, como:
- Devolução de mercadoria: onde é possível pedir restituição ou estorno do ICMS-ST pago.
- Diferença de base de cálculo: em estados que permitem ressarcimento se o preço final foi inferior ao estimado.
Essas situações exigem análise individual e, geralmente, envolvem procedimentos específicos junto à SEFAZ do estado.
Fique atento: a regra geral é que não há crédito do ICMS-ST para o contribuinte substituído.
O que fazer em caso de retenção incompleta?
Se, ao revisar a nota de aquisição, você perceber que:
- O ICMS-ST não foi retido corretamente, ou
- O imposto foi calculado sobre base incorreta, ou ainda,
- O CST e o CFOP estão incompatíveis com a operação com ST,
É necessário agir com cautela antes de emitir a NF com CFOP 6404.
Nesses casos, você pode:
- Solicitar correção ao fornecedor, via carta de correção ou nota complementar;
- Verificar se sua empresa precisa recolher a diferença, especialmente se o destinatário estiver em estado que exige complementação de ST (varia por UF);
- Registrar a operação com o CFOP correto, mesmo que não seja o 6404, caso o imposto não tenha sido efetivamente retido.
Emitir uma NF com CFOP 6404 sem retenção prévia correta pode levar a autuações por omissão de ICMS.
Outros códigos CFOP
Se você trabalha com emissão de notas fiscais ou escrituração contábil, conhecer outros CFOPs relacionados ao 6404 pode ajudar a evitar erros de classificação e a aplicar corretamente o código em diferentes cenários.
Veja abaixo alguns conteúdos complementares que explicam, em detalhes, outros CFOPs frequentemente utilizados no dia a dia fiscal:
CFOP 2102: tudo sobre a compra para comercialização
O CFOP 2102 é utilizado nas operações de entrada, quando a empresa adquire mercadorias com o objetivo de revendê-las, seja de fornecedores dentro ou fora do estado.
CFOP 5403: venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituto
O CFOP 5403 é usado quando sua empresa atua como contribuinte substituto, ou seja, é a responsável por calcular e reter o ICMS-ST no momento da venda de produtos sujeitos à substituição tributária.
CFOP 5556: tudo sobre devolução de compra de material de uso ou consumo
Utilize o CFOP 5556 quando for necessário devolver materiais de uso ou consumo, que não foram revendidos, mas sim consumidos na atividade da empresa (como material de escritório ou insumos operacionais).
CFOP 5405: tudo sobre a venda com substituição tributária na condição de substituído
O CFOP 5405 deve ser aplicado em vendas dentro do estado (operação interna), em que a mercadoria já teve o ICMS-ST retido anteriormente, similar ao CFOP 6404, mas restrito à mesma UF.
CFOP 6102: guia da venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros
O CFOP 6102 é usado em operações interestaduais de venda de mercadorias que não estão sujeitas à substituição tributária. É uma alternativa ao 6404 quando a mercadoria está fora do regime ST.
