O que é o CFOP 6403 e quando utilizá-lo
O CFOP 6403 é utilizado nas operações de saída interestaduais de mercadorias adquiridas ou recebidas de terceiros, quando essas mercadorias estão sujeitas ao regime de substituição tributária (ICMS-ST) e a empresa emitente atua na condição de contribuinte substituto, ou seja, é responsável pela retenção e recolhimento antecipado do imposto devido nas etapas subsequentes da circulação da mercadoria.
Definição oficial do código na tabela CFOP
De acordo com a Tabela de CFOP da Receita Federal, a descrição oficial do CFOP 6403 é: “Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, em operação sujeita ao regime de substituição tributária, como contribuinte substituto.”
Esse CFOP é exclusivo para operações interestaduais, ou seja, quando a mercadoria é enviada para outro estado da federação. Para operações dentro do mesmo estado, o código equivalente é o 5403.
Importante: para que o CFOP 6403 seja aplicado corretamente, a mercadoria precisa estar sujeita ao ICMS-ST, e a empresa vendedora deve ter responsabilidade pela retenção do imposto como substituto tributário.
Significado do 1º dígito
O primeiro dígito do CFOP indica o tipo de operação (entrada ou saída) e a origem ou destino da mercadoria. No caso do CFOP 6403, o primeiro dígito é 6, que representa:
- 6 – Saídas de mercadorias ou prestações de serviços para outros estados (operações interestaduais).
Ou seja, o CFOP 6403 só deve ser utilizado quando o destino da mercadoria estiver localizado fora do estado de origem da empresa emitente.
Significado do 2º dígito
O segundo dígito indica a finalidade da operação. O número 4 representa:
- 4 – Saída de mercadorias adquiridas ou recebidas de terceiros.
Neste caso, significa que a empresa não produziu a mercadoria, mas a comprou para revenda, e está apenas repassando o item.
Significado do 3º e 4º dígitos
Os dois últimos dígitos (03) são os que diferenciam o tipo exato de operação. No código 6403, eles indicam:
- 03 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituto.
Isso significa que a empresa:
- Comprou a mercadoria de terceiros;
- Vai revendê-la;
- Tem a obrigação de reter e recolher o ICMS-ST correspondente àquela operação.
O uso correto do CFOP 6403 ajuda a evitar erros de cálculo de ICMS-ST, falhas na escrituração fiscal e autuações tributárias.
Saiba mais em: “CFOP: o que é, para que serve e tabela”.
Diferença entre contribuinte substituto e substituído
Dentro do regime de Substituição Tributária (ST), é essencial compreender os dois papéis principais que os contribuintes podem assumir: substituto ou substituído. Essa distinção determina quem é responsável pelo recolhimento do ICMS-ST e, consequentemente, qual CFOP e CST devem ser utilizados na emissão da nota fiscal.
Contribuinte substituto
É a empresa responsável pela retenção e recolhimento antecipado do ICMS-ST. Ou seja, no momento da venda, esse contribuinte calcula e recolhe o ICMS devido pelas etapas seguintes da cadeia de circulação da mercadoria. Geralmente, são fabricantes, importadores ou distribuidores.
- No caso do CFOP 6403, a empresa vendedora assume o papel de substituto.
- Essa empresa deve destacar os valores de ICMS-ST na nota fiscal ou demonstrar que o imposto foi retido previamente.
Contribuinte substituído
É a empresa que compra a mercadoria com o ICMS-ST já retido. Ela não precisa recolher o imposto novamente, pois o tributo já foi antecipado pelo substituto. Normalmente, são revendedores, varejistas ou comerciantes finais.
Tudo sobre Substituição Tributária você encontra aqui: “O que é código de situação tributária (CST) e como preencher corretamente”.
Operações interestaduais sujeitas à substituição tributária
A aplicação da substituição tributária em operações interestaduais exige atenção especial, pois depende de acordos firmados entre os estados através de Convênios ou Protocolos do CONFAZ.
O que observar nas operações interestaduais:
- Nem todos os produtos estão sujeitos à ST em operações entre estados.
- É necessário verificar se há convênio ou protocolo vigente entre o estado de origem e o estado de destino da mercadoria.
- Caso o estado de destino esteja de acordo com a substituição tributária, o remetente (vendedor) deve calcular e recolher o ICMS-ST antecipadamente, utilizando o CFOP correto.
Atenção: Se não houver acordo entre os estados, não se aplica o ICMS-ST e o CFOP a ser utilizado será outro, como o 6102 (venda sem ST).
Quando usar o CFOP 6403?
O CFOP 6403 deve ser usado com precisão em situações específicas que envolvem vendas interestaduais de mercadorias sujeitas à substituição tributária (ICMS-ST), nas quais a empresa emitente é responsável pelo recolhimento antecipado do tributo, ou seja, atua como contribuinte substituto.
Para saber exatamente quando aplicar o CFOP 6403, é necessário avaliar quatro critérios principais:
Tipo de operação
O CFOP 6403 é aplicável em operações de venda de mercadorias adquiridas ou recebidas de terceiros. Isso significa que a empresa não produziu nem industrializou o produto, mas o adquiriu de outro fornecedor com o objetivo de revender.
Exemplo típico: um distribuidor compra produtos de uma indústria e os revende para lojistas em outros estados.
Essa operação não se confunde com transferências entre filiais, industrialização por encomenda ou remessas para demonstração, todas essas têm CFOPs específicos.
Origem da mercadoria
A mercadoria vendida sob o CFOP 6403 não é de produção própria da empresa vendedora. Ela foi:
- Adquirida de terceiros para revenda, ou
- Recebida em consignação ou distribuição, com a empresa assumindo a responsabilidade tributária.
É essencial que a mercadoria seja enquadrada em um NCM com CEST válido e esteja prevista em protocolo ou convênio ST entre o estado de origem e destino da operação.
Responsabilidade tributária
Este é o critério mais determinante: a empresa vendedora deve atuar como contribuinte substituto, ou seja, deve calcular, reter e recolher o ICMS-ST da operação.
- Se você está vendendo um produto sujeito à substituição tributária e a legislação estadual atribui a você a responsabilidade pelo recolhimento, então o CFOP 6403 deve ser aplicado.
Dica: consulte os Convênios e Protocolos do CONFAZ e a legislação estadual do remetente e do destinatário para verificar a responsabilidade tributária atribuída por produto e UF.
Destino da mercadoria
O CFOP 6403 só pode ser utilizado em operações interestaduais, ou seja, quando a venda é realizada para um destinatário localizado em outro estado da federação.
- Se a operação ocorre dentro do mesmo estado, o CFOP equivalente seria o 5403.
- Se o produto não estiver sujeito à ST, o CFOP correto será outro (ex.: 6102 para vendas interestaduais comuns sem ST).
O uso incorreto do CFOP em relação ao destino da mercadoria pode gerar inconsistências na apuração do ICMS, glosas de crédito e autuações fiscais.
Como preencher a nota fiscal com CFOP 6403
Emitir uma nota fiscal correta com CFOP 6403 é essencial para garantir a regularidade da operação e evitar autuações fiscais. Como envolve a substituição tributária e trata-se de uma venda interestadual, o preenchimento da NF-e deve seguir uma sequência cuidadosa de validações.
Abaixo, você confere o passo a passo completo para emitir a NF-e com CFOP 6403 de forma segura e dentro da legislação vigente.
Passo 1: escolha do CFOP no sistema emissor
No momento da emissão da NF-e, selecione o CFOP 6403 no campo correspondente ao código da operação. A maioria dos sistemas ERP ou emissores fiscais apresenta o CFOP por meio de:
- Código (ex.: 6403),
- Descrição resumida (ex.: “Venda de mercadoria de terceiros com ST”),
- Ou filtros por tipo de operação.
Atenção: certifique-se de que o tipo de operação seja interestadual e que o item seja realmente sujeito à substituição tributária com responsabilidade do remetente.
Passo 2: preenchimento dos dados do destinatário e UF
Como o CFOP 6403 é exclusivo para vendas interestaduais, é obrigatório que o campo de UF do destinatário seja preenchido com um estado diferente do da empresa emissora.
Além disso:
- Preencha corretamente os dados do CNPJ, inscrição estadual e endereço do comprador.
- Certifique-se de que o destinatário está habilitado a receber operações com ST naquele produto.
Passo 3: NCM, CEST e CST compatíveis com ST
Para aplicar corretamente o CFOP 6403, os dados fiscais do produto devem ser consistentes com a legislação de substituição tributária.
- NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): deve ser compatível com produtos sujeitos à ST.
- CEST (Código Especificador da Substituição Tributária): obrigatório para produtos com ICMS-ST. Esse código identifica o segmento tributário.
- CST (Código de Situação Tributária): para substituto, normalmente utiliza-se CST 10, indicando que a operação envolve ICMS normal e ICMS-ST.
Saiba mais em: “Quais impostos incidem sobre uma nota fiscal: ICMS, ISS, PIS e COFINS explicados”.
Passo 4: tributos, ICMS e campos obrigatórios da NF-e
Como o CFOP 6403 envolve substituição tributária, você deve informar:
- Base de cálculo do ICMS-ST
- Alíquota do ICMS-ST
- Valor do ICMS-ST
- Código de benefício fiscal (se aplicável)
- Informações complementares com fundamento legal da retenção do ICMS-ST
Essas informações devem ser preenchidas nos campos de “impostos por item” e também no campo de “informações complementares” da nota, conforme exigência do fisco.
Leia mais em: “ICMS: o que é?”.
Passo 5: transmissão e validação
Após o preenchimento de todos os campos:
- Faça a validação da nota fiscal no sistema emissor.
- Transmita a NF-e para a SEFAZ do estado de origem da operação.
- Aguarde a autorização de uso.
- Envie o XML e DANFE ao cliente, conforme prazos legais.
Recomenda-se armazenar a NF-e com todos os anexos (XML e DANFE) por pelo menos 5 anos, para atender a fiscalizações e auditorias.
Leia também: “CFOP na nota fiscal: o que é?”.
Exemplo prático de uso
Para facilitar a compreensão e aplicação do CFOP 6403, vamos analisar um caso prático completo, incluindo os principais elementos fiscais da nota e o contexto da operação.
Cenário:
Empresa A, localizada no estado de São Paulo, é uma distribuidora de cosméticos. Ela adquiriu diversos produtos de um fabricante local, todos sujeitos à substituição tributária, com NCMs e CESTs previamente definidos pela legislação do ICMS-ST.
A empresa recebe um pedido de compra de uma lojista do estado de Minas Gerais (Empresa B). Como São Paulo e Minas Gerais possuem protocolo de substituição tributária para produtos de higiene e beleza, a empresa paulista deve recolher antecipadamente o ICMS-ST, na condição de contribuinte substituto.
Aplicação correta:
Ao emitir a nota fiscal dessa operação, a Empresa A deve:
- Utilizar o CFOP 6403 pois está vendendo uma mercadoria adquirida de terceiros, em operação interestadual, e é responsável pela retenção do ICMS-ST;
- Informar os códigos NCM e CEST corretos dos produtos;
- Selecionar o CST 10 (ICMS com substituição tributária);
- Calcular e destacar:
- Base de cálculo do ICMS-ST
- Alíquota interna do ICMS de MG
- Valor do ICMS-ST a ser recolhido
- Preencher o campo de informações complementares com o fundamento legal da retenção e a referência ao protocolo entre SP e MG;
- Enviar a NF-e ao cliente com ICMS-ST retido e recolhido corretamente, acompanhada do DANFE.
Resultado:
Essa operação está de acordo com:
- O regime de substituição tributária,
- As normas de ICMS interestadual,
- As exigências fiscais da nota,
- E garante à empresa maior segurança tributária, evitando glosa de crédito ou multas por uso incorreto do CFOP.
Perguntas frequentes sobre o CFOP 6403
Como identificar se a operação é substituto ou substituído?
A principal forma de identificar se a empresa é contribuinte substituto ou substituído é verificando:
- A legislação estadual da UF de origem e destino da operação;
- A existência de convênios ou protocolos do CONFAZ para o NCM envolvido;
- O código CST (Código de Situação Tributária) aplicado na nota fiscal:
- CST 10 indica substituto;
- CST 60 indica substituído.
Se a sua empresa é responsável por reter e recolher o ICMS-ST da venda, você é substituto tributário e, nesse caso, utiliza o CFOP 6403 em operações interestaduais.
O CFOP 6403 gera crédito de ICMS?
Não. O CFOP 6403, por envolver substituição tributária, não gera crédito de ICMS para o destinatário, já que o imposto foi retido antecipadamente pelo remetente (substituto).
Contudo, é importante destacar que o remetente (vendedor) pode aproveitar:
- Créditos do ICMS da operação anterior, caso a aquisição também tenha sido tributada;
- E eventuais créditos presumidos, se a legislação estadual permitir.
O destinatário, por sua vez, não recolhe novamente o imposto e, portanto, não pode se creditar do ICMS-ST informado na nota.
Posso usar em operações com consumidor final?
Depende. O CFOP 6403 pode ser utilizado em venda para consumidor final desde que a operação esteja sujeita à substituição tributária interestadual e a responsabilidade pelo recolhimento seja do remetente.
No entanto, atenção: em muitos estados, vendas diretas para consumidor final fora do estado com ST podem exigir ajustes no CFOP e no cálculo do DIFAL (Diferencial de Alíquota).
Sempre verifique:
- Se o produto está sujeito a ST interestadual;
- Se a legislação do estado de destino permite a operação;
- E se o consumidor final é contribuinte ou não do ICMS.
Como o DIFAL impacta nesse CFOP?
Quando o destinatário for consumidor final não contribuinte do ICMS em outra UF, além da ST, será necessário calcular e recolher o DIFAL (Diferencial de Alíquota entre estados), conforme a EC 87/2015.
No CFOP 6403, o DIFAL não é calculado automaticamente o contribuinte substituto deve apurar e recolher separadamente, quando for o caso.
Dica prática: utilize os campos específicos da NF-e para indicar o valor do ICMS interestadual, a alíquota interna do estado de destino e a partilha do DIFAL, conforme as regras da Sefaz local.
O que muda com a reforma tributária?
Com a aprovação da Reforma Tributária (EC 132/2023), o atual sistema de ICMS será substituído gradualmente pelo Imposto sobre Bens e Serviços (IBS). Essa mudança impactará:
- A extinção progressiva da substituição tributária tradicional;
- A padronização da alíquota por destino, o que poderá eliminar a complexidade de CFOPs interestaduais com ST, como o 6403;
- A simplificação da apuração e do crédito tributário, eliminando conflitos sobre responsabilidade e glosas de ICMS-ST.
No entanto, até a completa transição (prevista para 2033), o CFOP 6403 continua vigente e deve ser utilizado conforme a legislação atual.
Leia também: “O que é DIFAL?”.
Outros códigos CFOPs
Além do CFOP 6403, o emissor de notas fiscais precisa conhecer códigos semelhantes que se aplicam a vendas, devoluções e operações com substituição tributária. Abaixo, listamos os principais CFOPs relacionados, com explicações resumidas e sugestões de leitura para aprofundamento.
CFOP 5403: venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituto
Este CFOP é a versão estadual do 6403. Deve ser utilizado quando a venda ocorre dentro do mesmo estado e a mercadoria está sujeita ao ICMS-ST, com o emissor sendo o substituto tributário.
Saiba tudo sobre em: “CFOP 5403”.
CFOP 6102: venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros
Utilize o CFOP 6102 quando houver uma venda interestadual de mercadoria sem substituição tributária, ou quando o emissor não é o responsável pelo ICMS-ST.
Saiba tudo sobre em: “CFOP 6102”.
CFOP 1202: evolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros
Código utilizado nas entradas por devolução de mercadorias, quando o comprador retorna à empresa produtos que foram adquiridos de terceiros. É comum em casos de devolução total ou parcial da venda.
Saiba tudo sobre em: “CFOP 1202”.
CFOP 5102: guia da venda de mercadorias adquiridas ou recebidas de terceiros dentro do mesmo estado
O CFOP 5102 deve ser utilizado em operações internas, quando uma empresa vende mercadoria que foi adquirida de terceiros e não está sujeita à substituição tributária.
Saiba tudo sobre em: “CFOP 5102”.
CFOP 5411: devolução de compra para comercialização em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária
Esse código é usado para registrar devoluções de compras de mercadorias sujeitas ao ICMS-ST. Serve para ajustar o estoque e os tributos quando há devolução ao fornecedor.
Saiba mais em: “CFOP 5411”.
