Certificado digital para empresas: quando é obrigatório e como escolher o tipo ideal

Certificado digital: o que é e qual sua função

O certificado digital é um arquivo eletrônico que funciona como uma identidade digital oficial da sua empresa. Ele é emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil e associa juridicamente a sua empresa a uma chave criptográfica exclusiva.

Em termos práticos, ele permite que a empresa assine digitalmente documentos, transmita obrigações fiscais, acesse sistemas do governo e, principalmente, emita notas fiscais eletrônicas com validade legal.

Essa tecnologia é usada tanto para garantir a identidade de quem realiza uma operação digital quanto para proteger as informações envolvidas no processo. Por isso, o certificado digital tornou-se uma exigência em diversos tipos de transações empresariais.

Como o certificado garante segurança e autenticidade

O diferencial técnico que confere segurança ao certificado digital é o uso da criptografia assimétrica. Esse sistema envolve duas chaves distintas, porém interligadas: uma pública e uma privada.

Veja como funciona:

• Chave privada: Fica protegida e sob total controle da empresa. É com ela que se realiza a assinatura digital dos documentos.
• Chave pública: Usada por qualquer destinatário para verificar se a assinatura foi realmente feita pela empresa titular daquele certificado.

Esse método assegura que o conteúdo assinado digitalmente não pode ser alterado sem que a integridade da assinatura seja comprometida. Caso alguém tente modificar o documento após a assinatura, o sistema automaticamente invalidará a certificação.

Além disso, o certificado digital impede fraudes e garante que apenas pessoas autorizadas possam realizar transações fiscais, o que é fundamental para a segurança jurídica e tributária da sua empresa.

Relação entre certificado digital e emissão de NF-e

Se a sua empresa emite Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o uso do certificado digital não é opcional — é uma exigência da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para validar a autenticidade das notas emitidas.

Veja os principais papéis do certificado na emissão da NF-e:

• Assinatura digital da nota: antes de ser enviada à SEFAZ, toda NF-e precisa ser assinada digitalmente para garantir que foi emitida pela empresa de fato.
• Transmissão ao sistema da SEFAZ: o certificado é exigido para estabelecer a conexão segura com os servidores da Secretaria da Fazenda.
• Garantia de integridade e validade jurídica: sem o certificado, a nota fiscal pode ser rejeitada e considerada inválida.

Além das NF-e, muitas prefeituras exigem o uso de certificado para a emissão da NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) e para o envio de obrigações acessórias como SPED Fiscal e DCTFWeb.

Leia também: “O que é Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?”

Em quais situações o certificado digital é obrigatório

Embora o certificado digital traga benefícios operacionais para empresas de todos os portes, sua exigência legal não é universal. O uso obrigatório depende de fatores como o regime tributário da empresa, o tipo de documento fiscal emitido e, em alguns casos, até de normas específicas de estados e municípios.

Abaixo, detalhamos os cenários mais comuns em que a sua empresa será, por lei, obrigada a ter um certificado digital válido.

Empresas obrigadas por regime tributário

A primeira variável que determina a obrigatoriedade do certificado digital é o regime tributário em que a sua empresa está enquadrada.

Confira os principais casos:

• Lucro Real e Lucro Presumido:
  Para empresas nesses regimes, o uso do certificado digital é obrigatório para praticamente todas as obrigações acessórias e para a emissão de NF-e. Isso inclui a entrega de SPED, EFD-Contribuições, DCTFWeb, entre outros.
• Simples Nacional: embora o Simples Nacional seja um regime mais simplificado, muitas empresas optantes também são obrigadas a ter certificado digital, especialmente se:
  • Possuírem mais de um empregado registrado (devido ao eSocial);
  • Forem obrigadas a emitir NF-e ou NFS-e;
  • Estiverem localizadas em estados com legislação específica sobre o tema.
• MEI (Microempreendedor Individual): de forma geral, o MEI não é obrigado a ter certificado digital para suas obrigações padrão. No entanto, em casos específicos — como emissão de NF-e em alguns estados ou operações interestaduais que exigem o DIFAL — o uso do certificado pode se tornar necessário.

Exigências por estados e municípios

Além da regra federal, cada estado e município pode criar normas próprias que ampliam a obrigatoriedade do certificado digital, especialmente nas seguintes situações:

• Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e): praticamente todos os estados exigem certificado para NF-e, independentemente do porte da empresa.
• Emissão de NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica): diversas prefeituras exigem que prestadores de serviços utilizem certificado digital para acessar o sistema de emissão de notas.
• Cumprimento de obrigações estaduais e municipais: declarações como o GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS), SPED Fiscal e outras obrigações estaduais só podem ser transmitidas com um certificado válido.
• Envio de informações ao eSocial e DCTFWeb: mesmo pequenas empresas e optantes do Simples Nacional precisam do certificado quando possuem empregados, para cumprir as obrigações trabalhistas via eSocial e fiscais via DCTFWeb.

Um exemplo, é se sua empresa é optante do Simples Nacional e tem dois funcionários registrados, será obrigada a utilizar certificado digital para enviar as informações do eSocial.

Importante: A obrigatoriedade pode variar com o tempo, conforme novas legislações entrem em vigor. Por isso, é essencial manter-se atualizado junto à Secretaria da Fazenda do seu estado e à Receita Federal.

Saiba mais em (breve): “Simples Nacional: como funciona o regime e o que sua empresa precisa saber”.

Como escolher o tipo ideal de certificado digital para sua empresa

Depois de entender as situações em que o certificado digital é obrigatório, surge uma dúvida comum entre os empresários: qual modelo escolher?

A resposta depende de dois fatores principais:

1. O tipo de representação legal que sua empresa precisa (pessoa física ou jurídica).
2. O formato de armazenamento e uso mais adequado para sua rotina (A1 ou A3).

Vamos explicar cada um para que você possa decidir com segurança.

Diferenças entre e-CNPJ e e-CPF para empresas

A primeira escolha importante é entre um certificado do tipo e-CNPJ ou e-CPF. A diferença está na titularidade e na representação jurídica.

• e-CNPJ (Certificado Digital de Pessoa Jurídica): esse é o certificado vinculado ao CNPJ da empresa. Ele permite a assinatura de documentos, o envio de obrigações fiscais e a emissão de NF-e em nome da empresa.
  Indicado para:
  ✔ Empresas que precisam emitir NF-e;
  ✔ Acessar o e-CAC em nome da empresa;
  ✔ Cumprir obrigações como SPED, DCTFWeb e eSocial.
• e-CPF (Certificado Digital de Pessoa Física): vinculado ao CPF do responsável legal ou de um procurador, o e-CPF é usado quando o titular precisa assinar documentos ou acessar sistemas como o e-CAC em nome próprio.
  Indicado para:
  ✔ Contadores;
  ✔ Sócios e representantes legais de pequenas empresas;
  ✔ Profissionais que atuam como prepostos para representação digital.

Dica importante: algumas obrigações exigem especificamente o e-CNPJ, enquanto outras podem ser feitas com o e-CPF do representante. Por isso, consulte seu contador antes de decidir.

Certificado A1 ou A3: como saber qual atende melhor seu negócio

A segunda escolha envolve o formato do certificado digital, ou seja, como ele será armazenado e utilizado.

Certificado A1:

• Formato: Arquivo digital (.PFX);
• Validade: 1 ano;
• Onde fica armazenado: Diretamente no computador ou no servidor da empresa;
• Principais vantagens:
  • Permite uso simultâneo em vários sistemas (ideal para empresas que usam ERP, automações fiscais ou integração com marketplaces);
  • Não requer dispositivos físicos;
  •  Mais fácil de automatizar processos de emissão de NF-e.

Certificado A3:

• Formato: Dispositivo físico (token USB ou cartão com chip);
• Validade: Entre 1 a 3 anos;
• Onde fica armazenado: No próprio dispositivo;
• Principais vantagens:
  • Maior controle de acesso físico (só quem tem o token pode usar);
  • Indicado para empresas com poucos usuários ou com preocupações extras de segurança;
  • Útil para quem assina documentos com menor frequência e não precisa de automação

Como escolher entre A1 e A3?

Se sua empresa:

• Emite muitas notas fiscais diariamente;
• Utiliza sistemas de gestão integrados (ERP, PDV, automações fiscais);
• Precisa de flexibilidade para acesso simultâneo em mais de um computador ou departamento;

O Certificado A1 será o mais indicado.

Agora, se você:

• Quer controle físico sobre o certificado;
• Utiliza o certificado apenas esporadicamente;
• Prefere uma solução com validade mais longa, sem necessidade de renovação anual;

O Certificado A3 pode ser mais vantajoso.

Leia também: “e-CNPJ A1: o que é, quando sua empresa precisa e como funciona”.
Leia também: “A1 ou A3: qual tipo de certificado digital é ideal para sua empresa?”

Onde adquirir e como instalar o certificado digital com segurança

Depois de escolher o tipo de certificado ideal para a sua empresa, o próximo passo é fazer a aquisição e garantir uma instalação segura. Esse processo pode parecer técnico à primeira vista, mas com as orientações corretas e a escolha de uma certificadora confiável, tudo se torna simples e rápido.

Abaixo, vamos explicar como escolher um fornecedor de confiança e quais cuidados ter durante a instalação e uso do seu certificado digital.

Critérios para escolher uma certificadora confiável

O primeiro cuidado essencial é garantir que a empresa que emitirá o seu certificado digital seja credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Apenas certificadoras vinculadas a essa estrutura têm autorização legal para emitir certificados com validade jurídica.

Fatores que você deve avaliar antes de contratar uma certificadora:

• Credenciamento oficial na ICP-Brasil: verifique no site do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação) se a empresa está listada como Autoridade Certificadora credenciada.
• Atendimento especializado: procure empresas que ofereçam suporte durante todo o processo — desde a compra até a instalação e uso. Dê preferência para aquelas que disponibilizam atendimento por telefone, chat e e-mail.
• Modalidades de validação disponíveis: algumas certificadoras oferecem validação presencial, outras por videoconferência. Escolha a opção mais prática e segura para a sua empresa.
• Variedade de modelos: boas certificadoras oferecem diferentes tipos de certificados (e-CPF, e-CNPJ, A1, A3) para atender às diversas necessidades empresariais.
• Reputação de mercado: pesquise avaliações de outros clientes, verifique se a empresa é bem recomendada e se cumpre os prazos de emissão.
• Segurança de dados: certifique-se de que a certificadora segue boas práticas de proteção de dados e que o processo de emissão é feito com rigor técnico.

A CertClick é uma Autoridade de Registro que atende todo o Brasil com emissão rápida, validação por videoconferência e suporte especializado, sendo reconhecida pela segurança e agilidade no processo de certificação.

Instalação e boas práticas de uso

Após a emissão, o próximo passo é instalar o certificado digital de forma correta, seja ele do tipo A1 (arquivo digital) ou A3 (dispositivo físico).

Para Certificados A1:

• O arquivo é enviado por e-mail ou disponibilizado via portal seguro da certificadora;
• Siga o passo a passo fornecido para instalação em servidores, ERPs ou computadores específicos;
• Faça backup do arquivo .pfx em locais seguros (ex: HD externo criptografado);
• Proteja a senha de instalação e acesso.

Para Certificados A3:

• Você receberá um token USB ou cartão com chip;
• Será necessário instalar os drivers fornecidos pela certificadora;
• O uso requer a inserção física do dispositivo e a digitação da senha a cada operação que exige assinatura digital;
• Armazene o dispositivo em local seguro para evitar perda ou roubo.

Boas práticas gerais de segurança:

• Nunca compartilhe sua senha de acesso ao certificado;
• Mantenha o certificado sempre atualizado e fique atento à data de validade;
• Em caso de perda, roubo ou suspeita de uso indevido, solicite o bloqueio imediato junto à certificadora;
• Consulte seu contador ou equipe de TI para instalação correta, especialmente se for utilizar o certificado em sistemas de emissão de NF-e, SPED ou integrações fiscais.

 Leia também (breve): “CertClick: autenticidade e segurança em certificados digitais”.

Conclusão

Seja para emitir NF-e, enviar declarações fiscais ou assinar documentos com validade jurídica, o certificado é um recurso essencial.

Mas tão importante quanto escolher o tipo correto (A1, A3, e-CNPJ ou e-CPF) é contar com uma certificadora confiável, que ofereça suporte de ponta a ponta, validação rápida e emissão sem complicações.

Se você quer um processo simples, seguro e com atendimento especializado, a CertClick é a solução ideal. Atuamos com certificação digital válida pela ICP-Brasil, oferecendo emissão 100% online, por videoconferência, ou presencial — conforme a sua necessidade.