O que são obrigações fiscais?

Hellen Mota

17 de dezembro, 2025

Contabilidade

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Em um país como o Brasil, onde o sistema tributário é complexo e dinâmico, entender o que são obrigações fiscais é essencial para a saúde financeira de qualquer negócio.

As obrigações fiscais representam um conjunto de deveres legais que pessoas jurídicas (e até físicas, em alguns casos) precisam cumprir diante dos órgãos fiscalizadores, como Receita Federal, Secretarias Estaduais e Prefeituras. Elas são o elo entre a empresa e o Fisco, e o seu descumprimento pode gerar multas, penalidades e até complicações jurídicas.

Se você é empreendedor ou está abrindo uma empresa agora, este conteúdo vai te ajudar a entender as diferenças entre obrigações principais e acessórias, além de esclarecer o que exatamente a legislação exige e por que isso vai muito além de simplesmente pagar impostos.

O que é obrigação principal e acessória?

O Código Tributário Nacional (CTN), em seu artigo 113, classifica as obrigações fiscais em dois tipos: principal e acessória.

Obrigação principal: está diretamente ligada ao pagamento de tributos (impostos, taxas, contribuições). É um dever financeiro que nasce com a ocorrência de um fato gerador como uma venda, por exemplo.
Obrigação acessória: tem caráter instrumental. Ou seja, são as obrigações de informar, registrar, emitir, declarar e organizar documentos, com o objetivo de permitir o controle e a fiscalização por parte do Fisco.

Na prática, elas caminham lado a lado. Uma empresa não pode apenas pagar impostos; ela também precisa prestar contas de suas movimentações, geralmente por meio de sistemas eletrônicos como o SPED, DCTFWeb, eSocial, entre outros.

O que a legislação exige?

A legislação fiscal brasileira é detalhista e estabelece um conjunto robusto de exigências que variam de acordo com o porte da empresa, seu regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real) e seu setor de atuação.

Veja algumas exigências legais comuns:

Pagamentos obrigatórios: impostos federais (IRPJ, CSLL, PIS, Cofins), estaduais (ICMS) e municipais (ISS), além de contribuições previdenciárias.
Emissão de documentos fiscais eletrônicos: como NF-e, NFS-e, NFC-e.
Entrega de declarações periódicas: como DCTFWeb, EFD-Contribuições, ECD, DEFIS, entre outras.
Escrituração digital: por meio dos sistemas do SPED.
Organização e guarda de documentos fiscais e contábeis: em meio físico e eletrônico (XML, DANFE, relatórios).

A complexidade aumenta conforme a empresa cresce. Por isso, manter uma boa estrutura contábil e utilizar ferramentas automatizadas é fundamental para evitar omissões, atrasos e erros.

Qual a diferença entre pagar tributo e prestar informações?

Embora estejam diretamente relacionadas, pagar tributo e prestar informações ao Fisco são duas ações distintas, e igualmente obrigatórias, dentro da rotina fiscal de uma empresa.

Pagar tributo significa cumprir com a obrigação principal, que é o recolhimento dos impostos devidos, como ICMS, ISS, IRPJ, CSLL, PIS e Cofins. Esses valores são pagos por meio de guias específicas (DAS, DARF, GPS, entre outras) e representam a entrega de recursos financeiros ao governo.

Já prestar informações está ligado às obrigações acessórias, que envolvem comunicar ao Fisco todas as movimentações da empresa. Isso inclui, por exemplo, a emissão de notas fiscais, o envio de declarações como SPED, DCTFWeb, EFD, e o cumprimento de exigências trabalhistas pelo eSocial.

Ou seja, pagar o imposto não isenta a empresa de informar corretamente suas operações, e o contrário também é verdadeiro. Uma empresa pode ser penalizada mesmo pagando todos os tributos se não cumprir com a entrega das declarações exigidas ou se houver divergência nas informações prestadas.

Manter essas duas frentes em dia, o pagamento e a informação, é essencial para garantir a conformidade tributária e evitar multas, bloqueios e notificações da Receita Federal ou das Secretarias de Fazenda.

O que a Reforma Tributária muda? Saiba aqui: “Obrigações acessórias: o que muda e quando muda com a Reforma Tributária”.

Principais obrigações fiscais das empresas

Toda empresa formalizada precisa cumprir uma série de obrigações fiscais periódicas, que garantem sua conformidade com a Receita Federal, os fiscos estaduais e municipais. Essas obrigações variam de acordo com o regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real), o porte da empresa e o tipo de atividade exercida.

Abaixo, listamos as principais responsabilidades fiscais que fazem parte do dia a dia das empresas brasileiras.

Notas fiscais (NF-e, NFS-e, NFC-e)

A emissão de notas fiscais eletrônicas é uma obrigação acessória essencial e obrigatória para a maioria das empresas. Além de registrar legalmente a venda de produtos ou serviços, a nota fiscal serve como base para o cálculo e recolhimento de tributos.

Os tipos mais comuns são:

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): usada na venda de mercadorias e movimentações de estoque. Emitida via sistema da Sefaz estadual.
NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica): emitida por empresas prestadoras de serviços. O envio é feito pela plataforma da prefeitura do município.
NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica): substitui o antigo cupom fiscal no varejo, permitindo integração com sistemas de PDV e facilitando a emissão em tempo real.

Além de obrigatórias, essas notas são essenciais para garantir a transparência fiscal e evitar autuações por omissão de receita.

Conheça todos os tipos de notas fiscais em: “Tipos de Notas Fiscais: quais são e suas diferenças”.

SPED, EFD, DCTFWeb, eSocial

A escrituração fiscal digital foi uma grande mudança na contabilidade brasileira. Desde 2007, o governo vem substituindo documentos físicos por sistemas eletrônicos integrados, com foco em eficiência e cruzamento de dados.

Entre os principais módulos e obrigações, destacam-se:

SPED (Sistema Público de Escrituração Digital): plataforma que integra dados contábeis e fiscais entre empresas e órgãos do governo.
EFD (Escrituração Fiscal Digital): detalha informações sobre ICMS, IPI, PIS e Cofins.
DCTFWeb: obrigação mensal que consolida débitos e créditos tributários federais, especialmente relacionados à folha de pagamento. É por meio dela que se apuram tributos como INSS e IRRF sobre salários.
eSocial: unifica o envio de dados trabalhistas e previdenciários, como admissões, desligamentos, folhas de pagamento, eventos de SST (Saúde e Segurança do Trabalho), entre outros.

Estar em dia com esses sistemas é crucial para evitar malhas fiscais, autuações por inconsistência de dados ou bloqueios na emissão de certidões negativas.

Leia também: “Sped: o que é e para que serve?”.

Guias e declarações periódicas

Além das notas fiscais e da escrituração digital, as empresas precisam gerar e pagar guias de tributos e entregar declarações obrigatórias, que mudam conforme o regime tributário adotado.

Guias de pagamento mais comuns:

DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) – usado por MEIs e empresas optantes pelo Simples Nacional.
DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) – utilizado para impostos federais como IRPJ, CSLL, PIS e Cofins.
GPS (Guia da Previdência Social) – usada em casos específicos para recolher INSS (embora substituída em muitos casos pela DCTFWeb).

Declarações acessórias importantes:

DEFIS (Simples Nacional): declaração anual com dados fiscais e econômicos da empresa.
ECD e ECF: Escriturações Contábil Digital e Contábil Fiscal, obrigatórias para empresas do Lucro Presumido e Lucro Real.
DIRF: declaração de imposto de renda retido na fonte, que será substituída gradualmente pela EFD-Reinf.

O não envio dessas obrigações pode acarretar multas automáticas, perda de benefícios fiscais e restrições no CNPJ, dificultando a operação da empresa.

Descubra se sua empresa está emitindo notas corretamente em: “Checklist prático: como saber se sua empresa está emitindo notas fiscais corretamente”.

Por que obrigações fiscais se relacionam com notas fiscais?

As obrigações fiscais e as notas fiscais estão totalmente interligadas. Na prática, a emissão da nota fiscal gera dados fiscais que alimentam os sistemas do governo, servindo como base para a apuração de tributos e para o controle do cumprimento das obrigações acessórias.

Sempre que uma empresa emite uma nota fiscal, seja de produto ou serviço, essa informação é registrada, enviada eletronicamente ao Fisco e utilizada para diversos cruzamentos automatizados. Portanto, cada nota emitida gera uma responsabilidade fiscal correspondente, como o pagamento de impostos ou a entrega de declarações.

Entender esse relacionamento é crucial para manter a regularidade fiscal e evitar problemas como inconsistências tributárias, autuações ou malha fiscal.

XML e informações como base da apuração

Quando falamos em nota fiscal eletrônica (NF-e, NFS-e ou NFC-e), falamos também no arquivo XML, que é o formato digital padronizado da nota. Ele contém todos os dados da operação: CNPJ do emitente e do destinatário, valores, impostos, produtos ou serviços, data, entre outros.

Essas informações são utilizadas pela contabilidade para:

Escriturar corretamente os livros fiscais e contábeis;
Realizar o cálculo dos tributos devidos;
Preencher obrigações acessórias como EFD, DCTFWeb e eSocial.

Além disso, o XML serve como prova fiscal em casos de fiscalização ou auditoria. Por isso, sua armazenagem por no mínimo 5 anos é obrigatória por lei.

Cruzamentos automáticos da Sefaz

Com a digitalização do sistema tributário, os fiscos federal, estaduais e municipais utilizam tecnologias avançadas para realizar cruzamentos automáticos de dados.

Esses cruzamentos analisam:

Informações das notas fiscais (via XML);
Declarações enviadas (SPED, EFD, DCTFWeb);
Dados do eSocial e da EFD-Reinf;
Pagamentos efetuados (DARF, DAS, GPS).

Quando o sistema identifica inconsistências ou omissões, a empresa pode cair na chamada malha fiscal, receber autos de infração ou ter o CNPJ restrito.

É por isso que emitir notas corretamente, manter os arquivos XML organizados e alinhar essas informações com a escrituração contábil são práticas obrigatórias para manter a empresa em conformidade.

Saiba mais sobre o XML em: “Arquivo XML: tudo sobre o documento fiscal obrigatório”.

Conclusão: obrigações fiscais são rotina essencial da conformidade tributária

As obrigações fiscais são mais do que uma exigência legal, são parte da gestão responsável e estratégica de qualquer empresa. Desde a emissão correta das notas fiscais, passando pelo envio de declarações eletrônicas, até o pagamento de guias de tributos, cada etapa influencia diretamente na conformidade tributária do negócio.

Empresas que entendem e cumprem suas obrigações:

Evitam autuações, multas e bloqueios;
Mantêm o CNPJ regular;
Ganham credibilidade no mercado;
Estão mais preparadas para crescer de forma sustentável.

Além disso, o uso de sistemas automatizados, como plataformas de emissão de notas fiscais integradas à contabilidade, ajuda a reduzir erros e tornar todo o processo mais eficiente.

Lembre-se: não cumprir uma obrigação acessória pode ser tão grave quanto deixar de pagar um imposto. Por isso, manter-se atualizado e organizado é fundamental.