Débito Tributário: o que gera e como pagar

O que é débito tributário

O débito tributário representa uma obrigação vencida e não paga pelo contribuinte perante o fisco. Em outras palavras, é o valor que a empresa deveria ter recolhido ao governo, mas deixou de pagar no prazo estabelecido pela legislação tributária.

Esse débito pode se referir a qualquer tributo: impostos, taxas ou contribuições, sejam eles federais (como IRPJ, PIS/COFINS), estaduais (ICMS) ou municipais (ISS). Ele pode ser gerado por erro, omissão, atraso ou até desconhecimento das obrigações acessórias e principais.

Ao ser identificado, o débito tributário pode se tornar um passivo fiscal exigível, acarretando:

• Juros e multas de mora;
• Multas de ofício em caso de fiscalização;
• Inscrição em dívida ativa;
• Restrição à emissão de certidões negativas;
• Dificuldades para obtenção de crédito e participação em licitações.

Diferença entre débito e crédito tributário

Embora muitas vezes confundidos, débito tributário e crédito tributário não são a mesma coisa, embora estejam interligados.

Ou seja, o crédito tributário é o passo anterior. Quando o contribuinte não quita esse crédito no vencimento, ele passa a constar como débito tributário nos registros da Receita, da Sefaz ou do município.

Quando o débito surge para o contribuinte

O débito tributário surge no momento em que a obrigação de pagar o tributo vence e não é cumprida. Isso pode ocorrer por diversos motivos, como:

• Atraso no pagamento de tributos apurados mensalmente (ICMS, PIS, COFINS, IRPJ etc.);
• Ausência de pagamento de guia (DAS, DARF, GNRE etc.);
• Pagamento incorreto (valor menor, código errado, competência trocada);
• Glosa de créditos indevidos, apurados em fiscalizações;
• Correções em declarações que geram diferença a pagar (ex: DCTF retificadora);
• Emissão de nota fiscal com erro de tributação, gerando recolhimento abaixo do devido.

Uma empresa emite NF-e com CFOP incorreto e apura ICMS menor do que o exigido. A Sefaz identifica o erro no cruzamento de dados do SPED.

A diferença não recolhida será lançada como crédito tributário. Se não for paga, transforma-se em débito tributário em aberto, passível de cobrança com multa e juros.

A importância do lançamento fiscal para a constituição do débito

O lançamento tributário, previsto no art. 142 do CTN, é o ato administrativo que formaliza a obrigação tributária, identificando o valor do tributo, o sujeito passivo (quem deve pagar) e a data de vencimento.

Esse lançamento pode ocorrer de três formas:

• De ofício, feito diretamente pelo fisco;
• Por declaração, com base nas informações fornecidas pelo contribuinte;
• Por homologação, quando o contribuinte apura e paga antecipadamente (ex.: ICMS, PIS/COFINS).

Após o lançamento, nasce o crédito tributário, e o contribuinte tem prazo legal para quitar. Se esse pagamento não for feito, ocorre a conversão do crédito em débito tributário.

Ou seja: sem o lançamento, não há débito constituído. É por isso que declarações fiscais e notas fiscais corretamente preenchidas são tão importantes: elas servem de base para a apuração, o lançamento e o controle do passivo tributário.

Leia também: “Crédito fiscal de ICMS e PIS/COFINS: como funciona e o que pode ser abatido”. 

O que gera débito tributário

O débito tributário não surge por acaso. Ele é o resultado direto do descumprimento de uma obrigação tributária principal, geralmente, o não pagamento de um imposto, taxa ou contribuição dentro do prazo legal.

Em muitos casos, esse descumprimento está relacionado a erros no processo fiscal da empresa: uma nota emitida com dados incorretos, uma apuração equivocada, uma guia esquecida.

Nesta seção, vamos entender os principais fatores que dão origem ao débito tributário, e por que é tão importante atuar preventivamente para evitar sua constituição.

Fato gerador e obrigação principal

Tudo começa com o fato gerador, o evento previsto em lei que dá origem à obrigação tributária principal, ou seja, ao dever de pagar determinado tributo.

Exemplos de fatos geradores:

• Venda de mercadoria → gera ICMS
• Prestação de serviço → gera ISS
• Receita bruta mensal → gera PIS e COFINS
• Apuração do lucro → gera IRPJ e CSLL

A partir do momento em que ocorre esse fato, o contribuinte passa a ter a obrigação de apurar, declarar e recolher o tributo correspondente. Se isso não for feito, ou se for feito de forma incorreta, o crédito tributário será constituído e, se não pago, se transformará em débito tributário.

Importante: Mesmo que a empresa não tenha emitido nota fiscal, o fato gerador pode ser reconhecido pelo fisco com base em cruzamentos de dados (ex.: movimentações bancárias, SPED, DCTF, etc.).

Atraso no pagamento e multas

O atraso no pagamento de tributos é uma das causas mais comuns de formação de débitos tributários. Basta que a guia (DARF, DAS, GNRE ou similar) não seja paga até a data de vencimento, para que o valor passe a constar como débito em aberto junto ao fisco.

Consequências do atraso:

• Multa de mora: geralmente de 0,33% por dia de atraso, limitada a 20% (ou mais, em caso de multa de ofício).
• Juros (SELIC): aplicados a partir do mês seguinte ao vencimento, com atualização mensal.
• Impossibilidade de obter CND: Certidão Negativa de Débitos.
• Inclusão em malha fiscal ou fiscalização automatizada.

Uma empresa do Simples Nacional esquece de pagar o DAS de setembro. Ao consultar o portal do PGDAS-D, o sistema já exibe o débito em aberto com acréscimos legais. Se não houver pagamento ou parcelamento, esse valor pode ser inscrito em dívida ativa e executado judicialmente.

Erros de emissão de notas fiscais e declarações

Outro fator recorrente na geração de débitos tributários são os erros no preenchimento ou envio de documentos fiscais e declarações acessórias.

Principais erros que impactam diretamente o débito tributário:

• Emissão de NF-e com CFOP ou CST incorreto, levando à apuração errada do ICMS;
• Falta de destaque de PIS/COFINS em operações tributadas;
• Valores de base de cálculo inconsistentes entre NF-e e EFD-Contribuições;
• Entrega de declarações como DCTF, EFD, ECD ou ECF com valores divergentes da realidade;
• Retificação de declarações que geram saldo devedor não recolhido.

Esses erros podem ser identificados pelos próprios sistemas de fiscalização eletrônica do fisco, que cruzam automaticamente os dados de diferentes fontes (NF-e, SPED, PGDAS, DCTFWeb etc.). Quando inconsistências são encontradas, a Receita ou o Sefaz podem emitir autos de infração ou notificações, constituindo o crédito tributário de ofício que, se não pago, vira débito tributário.

Dica prática: É fundamental que o setor fiscal da empresa trabalhe com emissores de nota fiscal integrados, que realizam validações automáticas e alertam sobre campos obrigatórios e regras tributárias específicas.

Saiba mais em: “Erros mais comuns ao emitir uma NF-e: como identificar e corrigir antes de enviar ao fisco”.

 

Como pagar um débito tributário

Ao identificar um débito tributário, seja por atraso no pagamento, notificação do fisco ou divergência em declarações, é essencial compreender quais são as opções de regularização disponíveis, quais documentos utilizar e como agir conforme a natureza do tributo (federal, estadual ou municipal).

A seguir, veja os tipos de guias, formas de pagamento e situações que exigem atenção antes de efetuar a quitação.

Tipos de DARFs, DAS e guias estaduais/municipais

Cada esfera de governo (União, Estados e Municípios) utiliza documentos específicos para a cobrança e pagamento de tributos. Escolher a guia correta é fundamental para garantir que o valor seja devidamente quitado e baixado no sistema da Receita ou da Sefaz.

Tributos Federais – Receita Federal:

• DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais):
  Usado para IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IRRF, multas de ofício, parcelamentos e contribuições em geral.
  • Emitido pelo Sicalc Web, DCTFWeb ou sistemas internos da Receita.
• DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional): Exclusivo para empresas optantes pelo Simples Nacional.
  • Emitido diretamente no PGDAS-D.

Tributos Estaduais – Secretarias da Fazenda (Sefaz):

• GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais): Utilizada em operações interestaduais.
• Guias estaduais personalizadas (GARE, DARE, etc.): Usadas para ICMS, IPVA, ITCMD, e multas.
  • Emitidas nos portais das Sefaz estaduais.

Tributos Municipais – Prefeituras:

• Guia DAM ou equivalente: Usada para recolher ISS, IPTU, taxas de fiscalização e outros tributos municipais.
  • Emitida no portal da prefeitura, geralmente via sistema próprio de emissão de NFS-e.

Atenção:  Utilizar o código de receita correto, a competência exata e o CNPJ vinculado ao débito é essencial para evitar erros no pagamento e pendências futuras.

Pagamento à vista, parcelamento e reparcelamento

Após identificar o débito, o contribuinte tem algumas modalidades de pagamento, dependendo da fase em que o débito se encontra (em aberto, em cobrança administrativa ou inscrito em dívida ativa).

Pagamento à vista:

• É a forma mais rápida de regularizar a situação.
• Em geral, permite redução de juros e multas se for dentro de programas especiais (ex: autorregularização, conformidade tributária).
• Para tributos em atraso, é possível gerar a guia com atualização automática pelo Sicalc Web, Sefaz ou sistemas municipais.

Parcelamento:

• Disponível tanto para débitos em aberto quanto para débitos inscritos em dívida ativa.
• Pode ser feito diretamente no portal da Receita, Sefaz ou Procuradoria-Geral (em caso de inscrição em dívida ativa).
• Número de parcelas, valor mínimo e juros variam conforme a legislação do ente federativo.

Exemplos:

• Receita Federal: parcelamento ordinário em até 60 vezes.
• Simples Nacional: até 60 parcelas via portal e-CAC.
• ICMS-SP: parcelamentos via portal da Sefaz-SP.

Reparcelamento:

• Caso o contribuinte deixe de pagar um parcelamento, é possível solicitar um novo, com inclusão do saldo devedor do parcelamento anterior.
• Algumas legislações exigem entrada mínima e limitam o número de reparcelamentos consecutivos.

Situações que exigem regularização antes do pagamento

Nem sempre o pagamento do débito pode ser feito imediatamente. Algumas situações exigem ajustes, validações ou liberações administrativas antes que a guia correta seja gerada.

Situações comuns:

1. Erro no código de receita: O pagamento anterior foi feito com código incorreto. É preciso solicitar a revisão ou retificação do DARF.
2. Tributo não declarado: Antes de pagar, o contribuinte precisa entregar a declaração ou retificar a apuração para que o débito seja formalizado.
3. Inscrição em dívida ativa: Nesse caso, o pagamento deve ser feito por guia da Procuradoria ou órgão estadual/municipal correspondente, não mais via DARF ou GARE comum.
4. Multa de ofício ou auto de infração em discussão: Pode haver necessidade de negociação, parcelamento especial ou apresentação de defesa, antes do pagamento integral.
5. Bloqueio por liminar judicial: Em alguns casos, a exigibilidade do débito está suspensa por decisão judicial. O contribuinte deve aguardar o desfecho para definir a melhor estratégia de pagamento.

Leia também: “Quais documentos fiscais sua empresa precisa guardar e por quanto tempo”. 

Consequências de não pagar débitos

Ignorar ou atrasar o pagamento de débitos tributários pode gerar repercussões sérias, tanto no aspecto financeiro quanto no cumprimento das obrigações legais da empresa.

O fisco, em todas as esferas (federal, estadual e municipal), possui mecanismos automatizados para identificar inadimplência e acionar a cobrança com rapidez, muitas vezes sem a necessidade de intervenção judicial imediata.

Abaixo, veja as principais consequências que decorrem da não regularização de débitos com o fisco:

Inscrição em dívida ativa

A inscrição em dívida ativa ocorre quando um débito não é pago dentro do prazo estipulado pelo fisco e passa para o controle da Procuradoria da Fazenda Nacional, Estadual ou Municipal, dependendo do tributo.

O que isso significa na prática:

• O débito deixa de estar em esfera administrativa e passa a ser um título executivo, podendo ser cobrado judicialmente por meio de execução fiscal.
• O nome da empresa (ou do contribuinte) pode ser inserido em cadastros de inadimplência, como CADIN, Serasa e SPC.
• A empresa fica impedida de obter CND (Certidão Negativa de Débitos), o que a bloqueia em processos licitatórios, financiamentos e abertura de filiais.
• O valor devido sofre acréscimos legais mais elevados, com honorários da Procuradoria e multa adicional de dívida ativa.
• O contribuinte pode sofrer penhora de bens, bloqueio de contas bancárias (via BacenJud ou novo Sisbajud) e outros meios de constrição judicial.

Importante: Uma vez inscrito, o débito só pode ser pago ou parcelado na procuradoria, com guia própria, não mais por meio de DARF ou GNRE padrão.

Multas e acréscimos moratórios

Tributos não pagos até a data de vencimento sofrem incidência de multa de mora e juros de mora (com base na taxa Selic). Quanto mais tempo o débito permanecer em aberto, maior o valor final a ser quitado.

Multas e encargos mais comuns:

• Multa de mora: 0,33% ao dia de atraso, limitada geralmente a 20% (em tributos federais). Pode variar nos tributos estaduais e municipais.
• Multa de ofício: Aplica-se quando a autoridade fiscal identifica o débito e realiza o lançamento de ofício, sendo normalmente de 75% do valor devido. Em casos de fraude ou simulação, pode chegar a 150%.
• Juros de mora: Calculados com base na taxa Selic, acumulada mês a mês, desde o mês seguinte ao vencimento até o pagamento.

Mesmo valores pequenos podem se transformar em grandes passivos após alguns meses, especialmente em tributos de alta frequência como ICMS, PIS e COFINS.

Riscos para empresas que falham na emissão correta de notas

Muitos débitos tributários surgem não apenas por inadimplência intencional, mas por erros operacionais, especialmente na emissão incorreta de notas fiscais. E isso pode gerar consequências tanto financeiras quanto reputacionais.

Principais riscos:

• Glosa de créditos tributários:  Quando a nota contém erro de CFOP, CST, NCM ou não destaca o imposto corretamente, o fisco pode impedir o uso daquele valor como crédito, gerando débito indireto.
• Divergências no SPED e nas declarações: Notas emitidas com informações divergentes das obrigações acessórias geram inconsistências que levam à autuação automatizada.
• Responsabilização do emissor: Em operações com simulação ou notas emitidas de forma indevida (sem movimentação real), o emissor pode ser responsabilizado solidariamente por sonegação.
• Reincidência de erros: Pode gerar classificação de risco mais alta da empresa junto ao fisco, aumentando a probabilidade de fiscalização presencial.

Empresas que utilizam sistemas não integrados ou sem validação fiscal automática correm mais riscos de erro, o que reforça a importância de ferramentas confiáveis como o ClickNotas.

Como evitar a formação de débitos tributários

Prevenir é mais eficiente, e menos custoso, do que remediar. Essa lógica se aplica perfeitamente à gestão tributária: a maior parte dos débitos tributários é evitável, desde que a empresa tenha rotinas bem definidas, sistemas seguros e profissionais atentos à qualidade das informações fiscais.

A seguir, veja como evitar a formação de débitos com medidas práticas no dia a dia.

Conferência e preenchimento correto da NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é a base de toda a apuração tributária. Qualquer erro nesse documento pode comprometer:

• O cálculo dos tributos;
• O recolhimento correto dos valores;
• A coerência das declarações acessórias (SPED, DCTF, etc.);
• E, consequentemente, gerar débito tributário por diferença ou omissão.

Principais erros que devem ser evitados:

• Código CFOP incompatível com a operação;
• Alíquota incorreta de ICMS, PIS ou COFINS;
• CST (Código de Situação Tributária) errado;
• Divergência entre valores da nota e das declarações;
• Omissão de notas ou falhas de envio à SEFAZ.

Conferir cada campo da NF-e antes da emissão, especialmente nas operações com substituição tributária, isenção ou exportação, é essencial para garantir o correto cumprimento da obrigação principal.

Uso de sistemas emissores seguros e integrados

Empresas que ainda utilizam emissores manuais, planilhas ou ferramentas não integradas ao ERP e ao sistema contábil aumentam exponencialmente o risco fiscal.

Um sistema emissor seguro e moderno deve:

• Permitir parametrização de regras fiscais, conforme regime tributário e tipo de operação;
• Aplicar validações automáticas de campos obrigatórios, CFOP, CST, NCM, alíquotas e demais elementos;
• Gerar alertas e bloqueios em caso de inconsistência fiscal;
• Estar integrado ao sistema contábil e ao SPED, garantindo uniformidade dos dados enviados à Receita e às Sefaz.

Além de prevenir erros, um emissor inteligente otimiza o tempo da equipe fiscal e reduz retrabalho com correções e cartas de correção eletrônicas.

Como o ClickNotas ajuda a evitar débitos por erros de emissão

O ClickNotas foi desenvolvido para ser mais do que um emissor de notas: ele é uma ferramenta de conformidade fiscal ativa, capaz de identificar inconsistências e auxiliar empresas e contadores a manterem suas operações em dia com o fisco.

Veja como ele atua na prevenção de débitos:

• Valida automaticamente dados tributários antes da emissão, como CFOP, CST, NCM, alíquotas e tributações específicas por produto/serviço.
• Parametriza regras por tipo de operação, evitando classificações incorretas.
• Integra-se a ERPs e sistemas contábeis, reduzindo o retrabalho e garantindo uniformidade entre nota, SPED e declaração.
• Emite alertas e bloqueia emissão de NF-es com campos faltantes ou inválidos, evitando erros que podem gerar glosas ou débitos.
• Rastreia e organiza as NF-es emitidas, facilitando auditorias internas, cruzamentos e conciliações fiscais.

Tudo isso contribui para que sua empresa evite a formação de passivos tributários causados por falhas operacionais, que são, de longe, as mais comuns, e as mais fáceis de evitar com o suporte certo.

Leia também: “Como preencher uma nota fiscal?”. 

Conclusão: débitos tributários são evitáveis com controles e emissão fiscal correta

Os débitos tributários não são apenas números em aberto junto ao fisco, eles representam falhas operacionais, riscos financeiros e prejuízos que poderiam, na maioria dos casos, ter sido prevenidos com controles simples, porém consistentes.

Ao longo deste conteúdo, vimos que:

• O débito tributário nasce do descumprimento da obrigação principal, geralmente por atraso no pagamento, erros na apuração ou falhas na emissão de notas fiscais;
• A sua constituição ocorre após o lançamento tributário, seja feito pelo contribuinte ou pela autoridade fiscal;
• As consequências do não pagamento incluem multas, juros, inscrição em dívida ativa e restrições legais que impactam diretamente a operação do negócio;
• A correta emissão de NF-e, aliada ao uso de sistemas integrados e validados, é um dos principais instrumentos para evitar passivos indesejados;
• Ferramentas como o ClickNotas contribuem ativamente para mitigar erros, automatizar validações fiscais e garantir conformidade em todas as etapas do processo de emissão.

Em um cenário fiscal cada vez mais digitalizado e monitorado em tempo real, a gestão preventiva do passivo tributário deixou de ser uma vantagem e passou a ser uma necessidade.

Por isso, investir em tecnologia, revisar processos e manter o alinhamento entre setores contábil, fiscal e operacional é o caminho mais seguro para a saúde financeira da empresa, e a tranquilidade frente ao fisco.