Como funciona a nota fiscal atualmente
Antes de falarmos sobre o novo modelo, é essencial entender a base atual da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), documento obrigatório para transações de venda de produtos e serviços no Brasil. A estrutura da nota está diretamente vinculada aos tributos em vigor hoje.
Saiba o que muda e cronograma tributário em: “Reforma Tributária: o que muda e cronograma tributário até 2033”.
Estrutura atual da NF-e
A nota fiscal eletrônica é composta por diversos grupos de informações no layout XML, como:
- Identificação do emitente e do destinatário
- Dados dos produtos ou serviços vendidos
- Tributação incidente sobre cada item
- Totais da nota, transportes, fatura e pagamentos
O bloco <imposto> é um dos mais relevantes, pois nele são destacados os tributos:
- <ICMS> — Imposto estadual sobre circulação de mercadorias
- <ISSQN> — Imposto municipal sobre serviços (em notas de serviço)
- <PIS> e <COFINS> — Tributos federais sobre a receita bruta
Esses tributos são destacados individualmente e cada um possui regras próprias de base de cálculo, alíquota e situação tributária.
Destaque de ICMS, ISS, PIS/COFINS
Hoje, o modelo da NF-e exige que o contribuinte informe de forma separada os tributos conforme a natureza da operação:
- ICMS: Aparece nas operações com produtos, com destaque por item, conforme o CFOP e CST. Há campos para alíquota, base de cálculo, valor do imposto e possíveis benefícios.
- ISS: Utilizado nas notas de serviços (NFSe), é destacado com base no município, com regras específicas para retenção ou não do imposto.
- PIS e Cofins: Aparecem tanto em regime cumulativo quanto não cumulativo, com campos distintos para suas alíquotas e cálculos. Quando há direito a crédito, esse dado também é informado na escrituração fiscal.
Esses tributos, por serem distintos em natureza e competência (federal, estadual e municipal), tornam o sistema complexo e oneroso — uma das razões centrais da Reforma Tributária.
Leia também: “Reforma Tributária: saiba quais impostos serão extintos e quais os substituirão”.
Campos que serão substituídos
Com a chegada da CBS e do IBS, muitos campos atuais da NF-e deixarão de existir, e novos serão adicionados. A substituição segue a lógica de um sistema de IVA (Imposto sobre Valor Agregado), mais simplificado e com base de cálculo unificada.
Além disso, a NF-e passará a conter:
- Campo para valor agregado
- Indicação da alíquota padrão ou reduzida
- Informações sobre crédito tributário gerado
- Identificação do destino da operação, essencial para o cálculo do IBS
- Parâmetros específicos para regimes especiais, como o cashback
Essas mudanças tornam necessária a revisão completa do emissor de notas fiscais, da base tributária dos produtos e das integrações entre sistemas fiscais e contábeis.
A estrutura atual da NF-e foi desenvolvida com base em tributos que estão sendo extintos. Entender o funcionamento da nota hoje é essencial para se preparar para o novo modelo com IBS e CBS, que exigirá mudanças estruturais nos sistemas e nos processos de apuração tributária.
O que muda com o IBS e CBS na NF-e
Com a criação do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), a estrutura da nota fiscal eletrônica (NF-e) passará por mudanças significativas.
Essas alterações não envolvem apenas a substituição de tributos, mas a redefinição da lógica de cálculo, apuração e exibição dos impostos no documento fiscal.
As empresas precisarão adaptar seus emissores de NF-e, ERPs e integrações com órgãos públicos para atender aos novos requisitos legais e técnicos, além de se prepararem para operar em um modelo de IVA dual com apuração não cumulativa.
Tudo sobre os novos impostos em: “Reforma tributária: CBS, IBS, Imposto Seletivo (IS) e novas alíquotas”.
Estrutura geral da nota com os novos tributos
A estrutura da NF-e será atualizada para incluir:
- Grupo <IBS>: com campos específicos para alíquota, base de cálculo, valor do imposto, UF e município de destino.
- Grupo <CBS>: com campos semelhantes, mas de competência federal.
- Campos adicionais para:
- Valor agregado da operação
- Cashback (quando aplicável)
- Regime de apuração
- Indicação do tipo de contribuinte (substituto, Simples Nacional, etc.)
Essa nova estrutura deve ser padronizada nacionalmente, integrando-se aos sistemas do Comitê Gestor do IBS e da Receita Federal, permitindo a geração e validação da NF-e de forma unificada.
Quando o IBS substitui ICMS/ISS
O IBS será um imposto subnacional, substituindo:
- ICMS, que era cobrado pelos estados.
- ISS, que era cobrado pelos municípios.
A diferença central está na unificação e na mudança do local de arrecadação, que será feito com base no destino da operação, e não na origem, conforme o princípio da tributação no destino.
Na NF-e, o IBS será aplicado tanto em:
- Venda de mercadorias, onde hoje se destaca o ICMS.
- Prestação de serviços, onde se destacava o ISS.
Essa substituição exige:
- Identificação correta do local de consumo final.
- Destaque do IBS no campo apropriado com base de cálculo única.
- Ajustes no código de CFOP e parâmetros por tipo de operação.
Leia também: “IBS: entenda o substituto do ICMS e ISS”.
Quando a CBS substitui PIS/COFINS
A CBS é um imposto federal que unifica a Contribuição para o PIS/Pasep e a Cofins, incidindo sobre o consumo de bens e serviços. Com sua criação:
- Os grupos <PIS> e <COFINS> serão descontinuados.
- Haverá um único grupo <CBS>, que trará:
- Alíquota nacional
- Valor da base de cálculo
- Valor do imposto
- Indicação de regimes específicos (monofásico, não cumulativo, etc.)
A CBS será não cumulativa, ou seja, o contribuinte poderá gerar créditos financeiros automáticos a cada etapa da cadeia produtiva, sem a complexidade atual.
Saiba mais em: “Extinção do PIS/Cofins: como a CBS os substituirá?”.
Como será informado o valor agregado?
O modelo de IVA pressupõe que o tributo seja calculado sobre o valor adicionado em cada etapa da cadeia. Por isso, a NF-e passará a ter um campo específico para informar esse valor, que poderá ser:
- O próprio valor da operação (em vendas diretas ao consumidor).
- Ou a diferença entre valor de venda e o valor de aquisição, nos casos de revenda.
Esse valor agregado será a base para o cálculo da CBS e IBS, refletindo a tributação proporcional e transparente, com geração de crédito automático para o adquirente.
Como ficam as bases de cálculo
As bases de cálculo de IBS e CBS serão:
- Unificadas por item da NF-e, mas separadas para cada tributo.
- Calculadas sobre:
- Valor do produto/serviço
- Descontos incondicionais
- Outras variáveis incluídas no valor da operação (frete, seguro, etc.)
Importante: as bases podem divergir se houver regimes diferenciados para CBS e IBS em determinados setores ou produtos. Isso exigirá:
- ERP preparado para múltiplas parametrizações
- Definição clara da legislação aplicada por NCM ou CNAE
- Validação automatizada da base e do valor dos tributos
Modelo de nota fiscal com IBS e CBS
A transição do modelo atual para o novo padrão com CBS e IBS exigirá uma adaptação significativa na estrutura da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Os campos dedicados a ICMS, ISS, PIS e Cofins serão eliminados gradualmente e substituídos por dois novos blocos tributários.
O novo modelo deve ser regulamentado oficialmente pelos órgãos responsáveis, Receita Federal e Comitê Gestor do IBS, mas já se tem uma previsão de como a exibição será organizada.
Onde aparece o IBS
O IBS será exibido na nota fiscal de forma similar ao ICMS atual, mas com um layout específico que considera:
- Base de cálculo unificada
- Alíquota única ou setorial
- Destino da operação (UF e município)
Campos esperados para IBS no XML da NF-e:
<imposto>
<IBS>
<vBC>1000.00</vBC>
<pIBS>12.00</pIBS>
<vIBS>120.00</vIBS>
<UFdest>SP</UFdest>
<MunDest>3550308</MunDest>
</IBS>
</imposto>
Esse bloco será incluído por item da nota e terá impacto direto na apuração do imposto e na geração de créditos para o comprador, já que o IBS será não cumulativo e financeiro.
Importante: A exibição do IBS também indicará se há regimes diferenciados ou benefícios fiscais aplicáveis, como alíquota reduzida, isenção ou cashback.
Onde aparece a CBS
A CBS substituirá integralmente o PIS e a Cofins e também será destacada item a item, com campos específicos:
<imposto>
<CBS>
<vBC>1000.00</vBC>
<pCBS>9.25</pCBS>
<vCBS>92.50</vCBS>
</CBS>
</imposto>
Como é um tributo federal, não há informação de UF ou município de destino, mas o valor da CBS será usado para:
- Apuração do crédito da empresa compradora (não cumulativo)
- Informações contábeis e escrituração digital
- Emissão correta dos documentos fiscais
A CBS seguirá a lógica do IVA, com base na receita bruta da operação, respeitando alíquotas diferenciadas quando previstas na legislação para determinados setores (como saúde, educação, transporte coletivo, etc.).
Demonstração do cálculo dos tributos
Vamos a um exemplo prático e simplificado de uma nota fiscal no novo modelo:
- Produto: 10 unidades de um item X
- Valor unitário: R$ 100,00
- Total da operação: R$ 1.000,00
- Alíquota da CBS: 9,25%
- Alíquota do IBS: 12,00%
Cálculo da CBS:
vBC = R$ 1.000,00
pCBS = 9,25%
vCBS = R$ 1.000,00 × 9,25% = R$ 92,50
Cálculo do IBS:
vBC = R$ 1.000,00
pIBS = 12,00%
vIBS = R$ 1.000,00 × 12,00% = R$ 120,00
Total de tributos destacados na NF-e:
R$ 212,50 (sendo CBS + IBS)
Na escrituração do destinatário, esse valor pode gerar crédito financeiro integral, desde que não se trate de operação com isenção, monofásica ou alíquota zero.
Importante:
- Empresas do Simples Nacional terão regime específico e campos próprios, que ainda serão definidos.
- O cashback (devolução de tributos) poderá ser informado diretamente na nota em campos específicos.
- Alíquotas-padrão e reduzidas estarão integradas ao código de produto (NCM) e serviços (CNAE), exigindo parametrização automatizada.
Leia também: “A Reforma Tributária e o impacto na emissão de NF-e”.
O que as empresas precisam ajustar nos ERPs e emissores de nota fiscal
A transição do sistema tributário atual para o novo modelo com CBS e IBS não será apenas conceitual, ela exigirá mudanças estruturais e operacionais em ERPs, emissores de NF-e e sistemas de gestão fiscal.
Empresas que não se anteciparem às adaptações técnicas correm riscos elevados de emissão incorreta de notas fiscais, autuações fiscais e perda de créditos tributários.
A seguir, veja os principais pontos de atenção para garantir a conformidade com o novo padrão.
Parametrização de alíquotas
A CBS e o IBS terão alíquotas padrão e reduzidas, conforme o tipo de bem ou serviço e o setor da atividade econômica. Para lidar com essa diversidade, os ERPs precisarão ser:
- Reestruturados para aceitar múltiplas alíquotas por NCM/CNAE
- Capazes de identificar operações com alíquota zero, isentas ou sujeitas a cashback
- Compatíveis com listas nacionais de produtos com tratamento diferenciado (ex: cesta básica, saúde, transporte coletivo)
Ações recomendadas:
- Atualizar as tabelas de produtos e serviços no sistema
- Configurar o motor fiscal para calcular CBS e IBS separadamente
- Preparar regras para mudanças futuras nas alíquotas por legislação complementar
Atualização de regras fiscais
A lógica tributária com CBS e IBS será regida por regimes de apuração distintos, incluindo:
- Apuração não cumulativa com crédito financeiro (exceto em casos específicos)
- Regimes diferenciados (como para Simples Nacional, monofásico, substituição ou isenção)
- Tributação no destino, exigindo o cálculo com base no município do consumidor final
Os sistemas precisarão:
- Refletir corretamente os regimes aplicáveis por cliente, operação e produto
- Suportar diferenciações automáticas por tipo de destinatário
- Realizar cálculos fiscais com base nas novas regras de créditos e débito em tempo real
É essencial treinar as equipes fiscais e TI para interpretar corretamente as novas regras e configurar corretamente os cadastros.
Integração com estados e municípios
Com o IBS sendo um imposto compartilhado entre estados e municípios, os sistemas precisarão se conectar com:
- O Comitê Gestor do IBS, responsável pela arrecadação e redistribuição
- Sistemas estaduais e municipais para fins de fiscalização e validação de documentos
- Webservices unificados (em desenvolvimento) que substituirão as SEFAZ estaduais/municipais
O que ajustar:
- Integração via API com o novo portal nacional da NF-e (a ser definido)
- Atualização do cadastro fiscal de clientes e fornecedores com UF e município de destino
- Validação de regras regionais específicas que possam permanecer no modelo transitório
Novos layouts e validações da NF-e
A estrutura do XML da NF-e será totalmente revisada. Os sistemas emissores precisam estar atualizados com:
- Novos blocos de tributação (<CBS>, <IBS>)
- Campos para base de cálculo, valor do tributo, alíquota, valor agregado
- Tags relacionadas a regimes especiais e cashback
- Regras de validação XSD do novo schema do SPED e da NF-e
Esses ajustes devem ser testados antes da fase de transição obrigatória, prevista para começar a partir de 2026 (em ambiente de testes) e 2027 (entrada oficial em produção para contribuintes voluntários).
É recomendado que empresas criem ambientes de homologação para validar:
- Emissão com múltiplos produtos com alíquotas distintas
- Operações interestaduais com tributação no destino
- Situações com desconto, bonificação, devoluções e regimes especiais
Todas as respostas sobre a Reforma Tributária em: “Reforma Tributária: perguntas e respostas”.
Conclusão: a emissão com IBS e CBS exige adaptação antecipada
A adoção do IBS e da CBS representa uma virada estrutural no sistema tributário brasileiro e, consequentemente, na forma como as empresas emitem, validam e escrituram suas notas fiscais.
Com a substituição do ICMS, ISS, PIS e Cofins por dois tributos unificados, as notas fiscais eletrônicas passam a ter um novo modelo de cálculo, destaque e validação, exigindo:
- Reconfiguração completa dos ERPs e emissores
- Adequação à nova estrutura XML da NF-e
- Parametrizações fiscais por produto, serviço, UF e regime
- Capacitação de times contábeis, fiscais e de TI
Embora a transição ocorra de forma gradual até 2033, a fase de testes e adoção facultativa começa já a partir de 2026, com ambientes de homologação abertos e exigências técnicas sendo publicadas ao longo de 2025.
Empresas que se anteciparem terão vantagens claras:
- Maior previsibilidade fiscal
- Redução de erros e autuações
- Acesso facilitado a créditos tributários
- Competitividade na precificação e na gestão tributária
Recomendações finais:
- Consulte sua equipe contábil e fiscal sobre o impacto da CBS e IBS na operação da empresa.
- Mantenha seus sistemas ERP atualizados com os layouts e as alíquotas corretas.
- Utilize ambientes de homologação para testar o novo modelo de emissão.
