Erros mais comuns ao emitir uma NF-e: como identificar e corrigir antes de enviar ao fisco

Por que os erros em NF-e são tão frequentes

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um processo essencial para qualquer empresa que comercializa produtos ou presta serviços. No entanto, é também uma das rotinas mais sujeitas a falhas — tanto por fatores técnicos quanto operacionais. E isso não ocorre por negligência, mas sim pela complexidade do ambiente fiscal brasileiro e pela quantidade de variáveis envolvidas em cada nota.

Entender as principais causas desses erros é o primeiro passo para evitá-los. Abaixo, destacamos os três fatores que mais contribuem para a alta incidência de problemas na emissão de NF-e.

Complexidade da legislação fiscal brasileira

A legislação tributária no Brasil é, reconhecidamente, uma das mais complexas do mundo. São dezenas de tributos, diferentes regimes de apuração (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real), regras que variam conforme o tipo de produto, operação, cliente, localização geográfica e finalidade da transação.

Essa complexidade se reflete diretamente na emissão da NF-e. A cada nota, o emissor precisa considerar elementos como:

• O tipo de operação fiscal (venda, devolução, transferência, consignação, etc.);
• O regime tributário da empresa;
• O produto ou serviço envolvido e seu código NCM;
• As alíquotas aplicáveis de ICMS, IPI, PIS, COFINS e outros tributos;
• O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) adequado à natureza da operação;
• O CST ou CSOSN, dependendo do enquadramento fiscal.

E tudo isso deve ser preenchido corretamente, linha por linha, campo por campo. Um único erro — seja no código, no valor, na alíquota ou no destinatário, pode causar a rejeição da nota pelo sistema da Sefaz, além de prejudicar a escrituração contábil e a apuração de tributos.

Além disso, a legislação sofre atualizações constantes. Códigos de produtos, regras de substituição tributária e alíquotas sofrem alterações frequentes, exigindo que o emissor esteja sempre atualizado.

Divergência entre estados e municípios

Outro ponto crítico é a falta de padronização entre os entes federativos. Enquanto a emissão de NF-e (modelo 55) é regida pelas Sefaz estaduais, a nota fiscal de serviços (NFS-e, modelo 56) segue a legislação municipal, e cada município pode ter regras específicas.

Isso significa que empresas que prestam serviços ou vendem produtos para diversas regiões do país precisam lidar com exigências diferentes de cidade para cidade, de estado para estado.

Por exemplo:

• Um serviço prestado em São Paulo pode exigir um código municipal diferente daquele usado em Curitiba;
• O recolhimento de ISS pode ser feito pelo prestador ou pelo tomador, dependendo da cidade;
• Algumas prefeituras exigem o uso de certificados digitais com validade específica ou sistemas próprios de emissão.

Essa descentralização cria um cenário em que o emissor precisa conhecer e seguir regras fiscais locais, além das normas nacionais. A chance de erro, nesse contexto, aumenta consideravelmente — especialmente para empresas que não contam com automação ou acompanhamento contábil ativo.

Falhas humanas no preenchimento da NF-e

Mesmo com sistemas modernos e regras claras, a falha humana ainda é uma das principais causas de erros na emissão da NF-e. A maioria das empresas, especialmente as de pequeno e médio porte, ainda realiza parte do preenchimento de forma manual ou com automação parcial — o que abre margem para inconsistências.

Entre os erros mais comuns provocados por falhas humanas, podemos citar:

• Inserção incorreta do CNPJ ou razão social do cliente;
• Preenchimento errado do endereço de entrega ou cobrança;
• Escolha equivocada do CFOP, que define a natureza da operação;
• Valores digitados incorretamente, tanto em produtos quanto em impostos;
• Falta de atualização de alíquotas ou tabelas de produtos;
• Omissão de campos obrigatórios, como CST, CSOSN ou dados de transporte.

O problema é que muitos desses erros não impedem a emissão da nota, ou seja, o documento é aceito pelo sistema da Sefaz — mas está tecnicamente incorreto. Isso pode gerar:

• Multas em fiscalizações futuras;
• Perda de crédito de ICMS por parte do cliente;
• Dificuldade na conciliação contábil e fiscal;
• Retrabalho na correção ou cancelamento da NF-e.

Para minimizar essas falhas, é fundamental que a empresa invista em:

• Treinamento da equipe;
• Revisões periódicas nas notas emitidas;
• Uso de sistemas emissores com validação automática;
• Acompanhamento contábil próximo e preventivo.

Leia também: “Emissão de nota fiscal em contingência: o que é e como regularizar”.

Principais erros na emissão da NF-e

Agora que entendemos por que os erros na emissão de NF-e são tão frequentes, é hora de analisar quais são os equívocos mais comuns cometidos pelas empresas, tanto em operações simples quanto nas mais complexas.

Esses erros, quando não corrigidos antes da transmissão, podem gerar desde rejeições automáticas no sistema da Sefaz, até multa por infração fiscal, bloqueio de créditos tributários e atrasos em entregas ou liberações de mercadoria.

A seguir, conheça os três erros mais recorrentes e saiba como evitá-los.

Uso incorreto de CFOP

O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) é um dos elementos mais críticos da NF-e. Ele define a natureza da operação fiscal, ou seja, se a transação é uma venda, devolução, remessa, transferência, consignação, entre outras.

Um CFOP mal escolhido pode:

• Levar à tributação incorreta da operação;
• Causar rejeição da nota no momento da transmissão;
• Resultar em glosa de crédito de ICMS por parte do cliente;
• Inviabilizar o lançamento da nota no SPED Fiscal.

Por exemplo, ao vender para outro estado, o CFOP deve ser interestadual (código iniciado por “6”), e não local (“5”). Ou, no caso de uma devolução, o código precisa referenciar o tipo de operação original.

Além disso, o CFOP interfere diretamente na aplicação de substituição tributária, retenções, isenções e na obrigatoriedade de destaque de impostos. Portanto, seu uso exige atenção e constante atualização.

Informações divergentes do cliente ou fornecedor

Outro erro comum, e perigoso, é o preenchimento incorreto dos dados do destinatário ou do remetente da NF-e.

Essas divergências geralmente envolvem:

• CNPJ inválido, incompleto ou de outra empresa;
• Razão social com erros de digitação;
• Endereço incorreto ou desatualizado;
• Diferença entre o CNPJ de entrega e o de faturamento, sem referência adequada.

Além de problemas com a Sefaz, esses erros podem causar:

• Impossibilidade de geração do DANFE;
• Recusa da mercadoria no recebimento;
• Invalidação do crédito de ICMS ou IPI;
• Dificuldade de escrituração para o cliente.

Em empresas que realizam emissão manual, esse tipo de erro é ainda mais comum. A solução mais eficaz é:

• Manter um cadastro atualizado e revisado periodicamente de clientes e fornecedores;
• Utilizar sistemas emissores que validem automaticamente o CNPJ na base da Receita Federal;
• Adotar processos de conferência antes da finalização da nota.

Erros em valores, impostos ou alíquotas

Erros nos valores e cálculos fiscais da nota são frequentes e, muitas vezes, passam despercebidos, até o momento em que a nota precisa ser corrigida, cancelada ou contestada em uma fiscalização.

Entre os erros mais recorrentes, estão:

• Divergência entre o valor unitário e o valor total;
• Inclusão incorreta de frete, seguro ou despesas acessórias na base de cálculo;
• Cálculo errado das alíquotas de ICMS, IPI, PIS, COFINS
• Ausência de destaque de impostos obrigatórios;
• Aplicação indevida de isenções ou reduções de base.

Esses erros afetam tanto o emissor quanto o destinatário da nota:

• O emissor pode recolher impostos a maior (ou a menor), gerando diferenças tributárias e possíveis autuações;
• O destinatário pode perder o direito ao crédito fiscal, caso os valores estejam incorretos ou o imposto não tenha sido destacado corretamente.

A melhor forma de prevenir esse tipo de falha é:

• Utilizar sistemas emissores integrados ao cadastro tributário do produto;
• Atualizar regularmente as tabelas de alíquotas e regras fiscais;
• Contar com o apoio da contabilidade para revisar operações com maior complexidade.

Saiba mais sobre o assunto: “Como funciona a nota fiscal de entrada”.

Como identificar e corrigir antes do envio ao fisco

Evitar erros na NF-e antes da transmissão é a maneira mais eficaz de economizar tempo, evitar retrabalho e reduzir o risco de multas. Felizmente, existem mecanismos e boas práticas que ajudam a detectar inconsistências antes que a nota chegue à Sefaz — e se transforme em um problema fiscal.

A seguir, veja como combinar automação, validação e apoio contábil para garantir que suas notas sejam emitidas com segurança e conformidade.

Conferência automática por softwares de emissão

Os sistemas emissores de NF-e evoluíram muito nos últimos anos e hoje já oferecem validações automáticas que ajudam a identificar erros críticos antes mesmo da nota ser transmitida.

Esses sistemas verificam:

• Formatação correta do CNPJ e CPF;
• Se o CFOP é compatível com o tipo de operação e o estado de destino;
• Códigos NCM e CST válidos;
• Informações obrigatórias que não podem ficar em branco;
• Coerência entre valores unitários, totais e bases de cálculo.

Além disso, muitos emissores, como o ClickNotas, contam com alertas inteligentes, que notificam o usuário sobre divergências ou campos com possível preenchimento incorreto.

Essa verificação em tempo real reduz significativamente o risco de:

• Rejeição da nota no momento da transmissão;
• Cancelamentos posteriores;
• Erros que possam afetar a escrituração fiscal.

Se a sua empresa ainda depende de planilhas ou digitação manual para emitir notas, o risco de erro é exponencialmente maior. Automatizar essa etapa é uma decisão estratégica.

Validação prévia no sistema da Sefaz

Mesmo com um sistema emissor de qualidade, é importante entender que a Sefaz também realiza validações técnicas no momento da transmissão da NF-e. Embora esse processo seja automático, ele não substitui a verificação interna, apenas complementa.

O sistema da Sefaz verifica aspectos como:

• Formato XML;
• Assinatura digital válida;
• Autorização do emissor para emitir NF-e;
• Validade do certificado digital;
• Campos obrigatórios preenchidos corretamente.

Se houver falhas técnicas ou dados inconsistentes, a nota é rejeitada imediatamente, retornando um código de erro específico.

Por isso, é essencial:

• Acompanhar os retornos da Sefaz em tempo real;
• Corrigir e reenviar a NF-e sem atrasos;
• Contar com um emissor que integre esse processo à interface do usuário, tornando o acompanhamento mais fácil.

Vale lembrar que, após a emissão e autorização, a nota não pode mais ser editada. Caso seja necessário corrigir algo, será preciso cancelar a nota e gerar uma nova, ou — em alguns casos — emitir uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e), válida apenas para campos específicos.

Revisão periódica com apoio contábil

Além da verificação operacional na emissão, é fundamental que a empresa adote uma revisão periódica das notas fiscais emitidas, preferencialmente com o acompanhamento da contabilidade.

Essa revisão permite:

• Identificar erros recorrentes que podem estar passando despercebidos;
• Corrigir processos internos que causam preenchimentos incorretos;
• Avaliar se os tributos estão sendo calculados corretamente de acordo com o regime tributário da empresa
• Detectar omissões de informações fiscais importantes, como retenções, isenções ou dados complementares.

A contabilidade também pode orientar:

• O uso correto de CFOPs e CSTs;
• Aplicação de benefícios fiscais;
• Ajustes em documentos emitidos incorretamente.

Essa análise é essencial para empresas que emitem um volume elevado de NF-es ou que atuam com operações interestaduais, substituição tributária ou regimes diferenciados.

Leia agora: “Como organizar as notas fiscais da sua PME para auditoria”.

Conclusão: prevenir erros evita multas e retrabalhos

Erros na emissão de NF-e são mais do que simples deslizes operacionais, eles podem comprometer a integridade fiscal da empresa, gerar retrabalhos desnecessários, atrasar entregas e resultar em multas significativas.

Como vimos ao longo deste artigo, os equívocos mais comuns têm causas variadas: desde a complexidade da legislação até falhas manuais e uso inadequado de códigos fiscais. Mas o ponto-chave é que a maioria desses erros pode (e deve) ser evitada com processos bem estruturados, uso de ferramentas adequadas e apoio contábil.

A prevenção começa com:

• O uso correto de CFOP e CST;
• A conferência de dados do cliente e valores fiscais;
• A validação prévia no sistema da Sefaz;
• E, principalmente, o uso de softwares emissores com verificação automática e alertas inteligentes.

Empresas que tratam a emissão de NF-e como uma etapa estratégica da operação fiscal ganham em segurança, produtividade e conformidade — e isso se reflete diretamente em sua reputação com clientes e no relacionamento com o Fisco.

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