Quais campos são obrigatórios na NF de serviço?
Se você tem uma empresa prestadora de serviços e emite nota fiscal eletrônica (NFS-e), provavelmente já percebeu que existem campos obrigatórios que não podem faltar, sob risco da nota ser rejeitada, ou pior: gerar problemas com a fiscalização.
Mas quais informações são realmente obrigatórias? E o que muda de uma cidade para outra?
A seguir, explicamos os dados essenciais que precisam estar na sua NFS-e e como as regras podem variar conforme o município, já que a tributação de serviços é de competência municipal.
Dados do tomador, valor do serviço e código da atividade (NBS)
A NFS-e precisa trazer três grandes grupos de informações para ser considerada válida:
- Dados do tomador do serviço (quem contratou)
O tomador é a pessoa física ou empresa que contratou o serviço da sua empresa. Ele precisa estar corretamente identificado na nota para que tudo seja legalizado e transparente.
Em geral, você vai precisar informar:
- Nome completo ou razão social;
- CPF ou CNPJ;
- Endereço (em algumas prefeituras, é obrigatório colocar todos os dados: rua, número, bairro, cidade e estado);
- Inscrição municipal (se o tomador for contribuinte do ISS no município).
Dica prática: se você presta serviços para outras empresas, mantenha os dados dos clientes atualizados no seu sistema. Pequenos erros, como um CNPJ inválido, podem levar à rejeição da nota.
- Valor do serviço
Este campo é o coração da nota fiscal, porque define quanto será pago de imposto. Os valores precisam ser claros e compatíveis com o contrato firmado entre as partes.
Você deverá preencher:
- O valor bruto do serviço prestado;
- Eventuais descontos (que podem ser aceitos ou não, dependendo da regra municipal);
- A base de cálculo do ISS, que pode mudar caso haja descontos ou isenções;
- A alíquota do ISS, que geralmente varia de 2% a 5%, dependendo do serviço e do município;
- O valor total do imposto a recolher.
O ISS é o principal tributo envolvido na NFS-e. Um erro aqui pode levar a pagamento indevido de imposto ou pendências com a prefeitura.
- Código da atividade (NBS ou código municipal)
Toda nota fiscal precisa indicar qual serviço está sendo prestado, e isso é feito por meio de um código padronizado.
Há dois padrões que você pode encontrar:
- Código do serviço municipal, definido por cada prefeitura com base na Lei Complementar 116/2003;
- 9Ou a NBS (Nomenclatura Brasileira de Serviços), que é um sistema mais moderno e usado em sistemas integrados ou prefeituras com estrutura padronizada.
Esse código define qual é a alíquota aplicável, se há retenções e se existem obrigações acessórias envolvidas. Se você usar o código errado, corre o risco de:
- Pagar ISS indevidamente;
- Emitir a nota com alíquota incorreta;
- Sofrer glosa em contrato com órgãos públicos ou empresas grandes.
Regras de emissão por município
Agora que você já sabe o que não pode faltar em uma nota fiscal de serviços, é importante entender que as regras variam bastante entre as prefeituras. Isso porque cada cidade tem autonomia para definir como o imposto será cobrado, quais campos serão obrigatórios e quais plataformas serão usadas para emissão.
Veja os principais pontos que podem mudar de cidade para cidade:
Sistema de emissão
- Algumas prefeituras possuem portais próprios (como São Paulo e Rio de Janeiro).
- Outras usam sistemas padronizados, como o ABRASF ou o emissor nacional.
- Já há municípios que permitem integração via API com ERPs, o que facilita para empresas com maior volume de notas.
Campos obrigatórios adicionais
Dependendo do município, você pode ter que preencher também:
- Natureza da operação (se é tributada, isenta ou imune);
- Local de prestação do serviço (quando for diferente do endereço do emitente);
- Descrição detalhada do serviço;
- Responsável pelo recolhimento do ISS (prestador ou tomador).
Alíquotas diferentes e faixas progressivas
Algumas cidades adotam alíquotas fixas por tipo de serviço; outras usam alíquotas progressivas com base no faturamento, especialmente para profissionais liberais e empresas enquadradas no Simples Nacional.
Certificado digital
- Em muitos municípios, o uso de certificado digital é obrigatório para emissão da NFS-e;
- Empresas do Simples Nacional ou MEIs podem ter dispensa, mas isso depende do regulamento local.
Retenção do ISS pelo tomador
Algumas prefeituras exigem que, em vez do prestador recolher o ISS, quem paga pelo serviço (o tomador) retenha e recolha o imposto. Isso geralmente acontece em:
- Serviços prestados a órgãos públicos;
- Serviços prestados por empresas sem inscrição no município do tomador;
- Contratos com cláusula de responsabilidade solidária.
Leia também: “Simples Nacional: como funciona o regime e o que sua empresa precisa saber”
O que pode ser personalizado para a empresa?
Apesar de a emissão da NFS-e seguir regras definidas pela prefeitura do município onde o serviço foi prestado, muitos sistemas de emissão, principalmente os integrados a ERPs e plataformas de gestão, permitem personalizações que não alteram o conteúdo fiscal obrigatório, mas agregam identidade, praticidade e profissionalismo ao documento.
Essas personalizações são especialmente úteis para empresas que desejam padronizar a comunicação com seus clientes, facilitar o controle interno e transmitir mais credibilidade nas notas fiscais emitidas.
Layout, inserção de observações e campos adicionais
- Layout visual da nota
A depender do sistema de emissão utilizado (seja próprio, ERP ou software contábil), é possível configurar o layout da NFS-e para deixá-lo mais próximo da identidade visual da empresa. Embora o DANFSE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) siga um modelo básico, há espaço para ajustes como:
- Inserção de cabeçalho com cores ou estilo próprio;
- Personalização do rodapé com dados institucionais ou mensagens automáticas;
- Estruturação de campos e fontes para facilitar a leitura por parte do cliente.
Mesmo que o documento fiscal seja padronizado, a apresentação conta. Uma nota clara e bem formatada transmite mais profissionalismo.
- Observações personalizadas
O campo de observações da NFS-e é bastante útil e pode ser usado de forma estratégica, tanto para fins fiscais quanto comerciais. Exemplos de informações que podem ser incluídas:
- Cláusulas contratuais resumidas;
- Informações sobre garantia do serviço;
- Instruções de pagamento (PIX, boleto, TED);
- Avisos sobre vencimentos e juros;
- Indicação de retenções de tributos (IRRF, INSS, etc.);
- Frases institucionais (ex.: “Obrigado por confiar na nossa empresa!”).
Atenção: Evite colocar informações que possam contradizer os dados fiscais da nota. Sempre mantenha coerência entre o que é declarado no corpo e nas observações.
- Campos adicionais para uso interno
Dependendo do sistema, é possível criar campos personalizados que não aparecem no documento final, mas que facilitam o controle interno, como:
- Número de pedido ou contrato vinculado;
- Código do cliente ou do projeto;
- Nome do responsável pelo atendimento;
- Identificação do centro de custo ou filial;
- Tags para relatórios contábeis ou operacionais.
Essas informações são valiosas para empresas que lidam com grande volume de notas e precisam organizar a emissão de forma inteligente.
Assinatura eletrônica e logotipo
- Assinatura digital
A maioria das prefeituras exige que a nota fiscal de serviço seja assinada digitalmente, normalmente com um certificado digital tipo A1 ou A3. Porém, alguns sistemas permitem adicionar uma assinatura visual ou nome do responsável pela emissão, o que agrega mais confiança ao cliente final.
Além disso, empresas que usam ERPs com integração podem configurar assinatura eletrônica automatizada, o que facilita o envio em lote e elimina etapas manuais.
A assinatura digital garante a autenticidade e integridade da nota, além de ser obrigatória em muitos municípios para validade jurídica.
- Inclusão do logotipo da empresa
Em alguns emissores, é possível adicionar o logotipo da empresa no layout da nota ou no corpo do e-mail enviado ao cliente. Essa é uma maneira simples de:
- Reforçar o branding da empresa;
- Deixar a nota com aparência mais profissional;
- Aumentar a identificação da marca com o serviço prestado.
Essa personalização não altera o conteúdo fiscal, mas pode impactar positivamente a percepção do cliente.
Cuidados para evitar problemas legais
A emissão de nota fiscal de serviços vai além do preenchimento de dados obrigatórios e envio ao cliente. Existem regras específicas definidas por cada município, que precisam ser seguidas à risca.
Descuidos aparentemente simples, como usar um código errado, esquecer de aplicar uma retenção ou emitir a nota no município incorreto, podem levar a glosas, multas, bloqueios de emissão e até sanções mais sérias junto à prefeitura.
Por isso, nesta seção, vamos destacar dois pontos críticos que merecem sua atenção: a adequação à legislação local e a correta aplicação das retenções de tributos.
Divergências com a legislação municipal
A primeira fonte de problemas legais na emissão da NFS-e são as incompatibilidades com as regras municipais. Isso acontece porque cada prefeitura possui autonomia para definir como o ISS deve ser declarado, cobrado e pago. O que é aceito em um município pode ser rejeitado em outro.
Exemplos de divergências comuns:
- Código de serviço incorreto: Utilizar um código que não corresponde à atividade exercida pela empresa ou que não é aceito no município.
- Alíquota do ISS errada: Algumas cidades adotam alíquotas fixas por atividade; outras usam faixas progressivas com base no faturamento. Declarar errado pode gerar recolhimento indevido ou menor.
- Emissão em local incorreto: Para serviços prestados fora do domicílio da empresa, algumas prefeituras exigem que a nota seja emitida no local da prestação, e não no município sede.
- Falta de inscrição municipal: Em muitas cidades, é necessário que a empresa tenha inscrição municipal ativa para poder emitir nota. Emitir sem ela pode tornar a nota inexistente aos olhos do fisco.
Por exemplo, uma empresa de TI sediada em São Paulo presta serviços em Belo Horizonte. Se ela emitir a NFS-e em São Paulo sem observar a legislação de BH, pode ser autuada pela prefeitura mineira e o cliente pode recusar a nota por inconsistência.
Como evitar:
- Consulte a legislação vigente do município onde o serviço será prestado;
- Verifique com seu contador se a atividade está corretamente registrada no CNPJ e no cadastro municipal;
- Mantenha-se atualizado quanto a mudanças nas regras locais de ISS (como novas alíquotas, códigos ou exigências cadastrais);
- Utilize sistemas emissores atualizados e com integração à legislação municipal.
Falta de retenções obrigatórias
Outro erro comum, e que gera implicações sérias, é não destacar as retenções obrigatórias na nota fiscal, principalmente quando se trata de serviços prestados a empresas ou órgãos públicos.
A depender do serviço e da relação contratual, podem ser exigidas retenções na fonte de tributos federais, além do ISS.
📄 Tributos que podem ser retidos:
Muitas empresas têm política de retenção automática, e rejeitam notas fiscais sem os tributos destacados corretamente.
Problemas que podem surgir:
- Recusa da nota pelo cliente, exigindo reemissão com os tributos corretos;
- Pagamento em duplicidade de impostos, caso a retenção não seja informada e o prestador recolha o tributo integralmente;
- Multas por omissão ou declaração incorreta, caso a escrituração da nota esteja divergente da realidade.
Como evitar:
- Verifique com o cliente se há cláusula de retenção no contrato;
- Consulte o contador sobre quais retenções se aplicam à sua atividade e tipo de tomador;
- Use sistemas emissores que possibilitem o preenchimento dos campos de retenções;
- Mantenha uma tabela de retenções atualizada, com base nas legislações federais e municipais.
Como emitir NFS-e com praticidade?
Emitir uma Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) pode parecer simples à primeira vista, mas quem já passou pela burocracia de sistemas municipais sabe que o processo pode ser demorado, limitado ou confuso, dependendo da prefeitura.
Por isso, empresas que emitem NFS-e com frequência têm buscado alternativas mais eficientes, como plataformas próprias, integração com sistemas contábeis e emissores padronizados. Essas soluções ajudam a evitar erros, agilizar a rotina e manter a conformidade fiscal.
Plataformas próprias e integrações com sistemas contábeis
- Emissão direta no portal da prefeitura
Essa ainda é a forma mais comum — especialmente para microempresas, autônomos e prestadores com volume baixo de emissão.
Vantagens:
- Gratuito;
- Já atende às exigências da prefeitura local.
Limitações:
- Interface geralmente pouco intuitiva;
- Sem automação ou preenchimento automático;
- Sem histórico detalhado ou relatórios gerenciais;
- Pode exigir login manual toda vez que for emitir uma nota.
Ideal para quem emite poucas notas por mês e atende apenas um município.
- Sistemas próprios com integração fiscal
Empresas com maior volume ou que prestam serviços para várias cidades se beneficiam ao utilizar sistemas próprios ou plataformas de gestão integradas à contabilidade (ERP ou software fiscal).
Essas soluções oferecem:
- Cadastro automático de clientes e serviços;
- Geração da NFS-e com preenchimento automático dos dados obrigatórios;
- Cálculo automático de tributos e retenções, com base no tipo de serviço e tomador;
- Envio direto ao cliente por e-mail, com ou sem DANFSE anexo;
- Integração com SPED, contabilidade e escrituração fiscal.
Alguns sistemas contam com API de comunicação com as prefeituras, o que permite emitir NFS-e em múltiplos municípios de forma centralizada.
- Integração com contadores e escritórios fiscais
Outra forma de ganhar praticidade é utilizar sistemas que se conectam com o sistema do contador ou escritório fiscal. Isso permite:
- Eliminar planilhas manuais;
- Evitar falhas na classificação de códigos (NBS);
- Compartilhar automaticamente as NFS-es para apuração de impostos e geração de relatórios.
Essa integração reduz retrabalho, melhora a conformidade legal e aumenta a segurança no recolhimento do ISS e demais tributos retidos.
- Uso do emissor nacional (padrão nacional da NFS-e)
Nos últimos anos, foi desenvolvido um modelo padronizado nacionalmente, o Emissor Nacional de NFS-e, como alternativa para padronizar a emissão em municípios conveniados.
Vantagens do emissor nacional:
- Unifica a experiência de emissão entre diversas cidades;
- Simplifica o processo para quem atua em diferentes municípios;
- Permite emissão gratuita e com validade jurídica;
- Integra-se com sistemas via API.
Veja também: “Emissor nacional: aprenda como escolher o seu!”.
