Emissão de nota fiscal com antecipação de ICMS: como funciona e quando é obrigatória

O que é a antecipação de ICMS?

A antecipação de ICMS é um regime de tributação utilizado por diversos estados brasileiros para antecipar a arrecadação do imposto estadual sobre circulação de mercadorias. Em vez de o ICMS ser pago no momento da venda ao consumidor final, ele é recolhido antes da mercadoria circular ou ser revendida geralmente, no momento em que ela entra no estado de destino.

Essa antecipação pode ocorrer com ou sem substituição tributária, dependendo da mercadoria, da operação e das regras de cada estado. A lógica por trás da antecipação é garantir que o imposto seja recolhido mesmo que a mercadoria não passe por outra operação tributada dentro do estado.

Diferença entre ICMS normal, ST e antecipação parcial

Entender a diferença entre os principais modelos de recolhimento do ICMS é essencial para identificar quando a antecipação se aplica e como ela deve ser destacada na nota fiscal.

ICMS normal: é o modelo tradicional, no qual o imposto é calculado e pago em cada etapa da circulação da mercadoria, ao longo da cadeia. O valor do ICMS incide sobre o preço da venda e é destaque comum na nota fiscal emitida pelo vendedor.

• ICMS-ST (Substituição Tributária): nesse regime, o imposto de toda a cadeia (venda por atacado, varejo, etc.) é recolhido antecipadamente por um único contribuinte, chamado de substituto tributário, geralmente, o fabricante ou o importador. Ele calcula o ICMS que será devido nas etapas seguintes e repassa esse valor já no início da cadeia.
• Por exemplo, um fabricante de cosméticos calcula o ICMS de toda a cadeia até o varejo e recolhe esse valor de uma só vez, isentando os revendedores de recolhimento nas vendas seguintes.
• Antecipação parcial do ICMS: aqui, quem recolhe o imposto é o comprador no momento da entrada da mercadoria no estado, e não há substituto tributário envolvido. O objetivo é antecipar o ICMS da futura revenda, mesmo que ela ainda não tenha ocorrido.

Uma loja em Pernambuco compra roupas de um fornecedor de São Paulo. Como não há substituição tributária na operação, e o estado de PE exige antecipação parcial, a loja precisará recolher o ICMS ao receber a mercadoria, mesmo antes de revendê-la.

Estados que exigem o recolhimento antecipado

A exigência da antecipação do ICMS varia conforme a legislação de cada estado. Alguns estados cobram a antecipação parcial mesmo quando não há substituição tributária, especialmente em compras interestaduais feitas por empresas optantes do Simples Nacional ou com CNAEs específicos.

Abaixo, alguns exemplos de estados que adotam o recolhimento antecipado com frequência:

Estados que exigem a antecipação parcial:

• Bahia (BA)
• Ceará (CE)
• Goiás (GO)
• Maranhão (MA)
• Paraná (PR)
• Pernambuco (PE)
• Rio Grande do Norte (RN)
• Tocantins (TO)

Cada estado define:

• Quais produtos estão sujeitos à antecipação
• Quais tipos de contribuinte devem recolher
• A forma de cálculo (com ou sem MVA — Margem de Valor Agregado)
• A obrigatoriedade da emissão da GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais)

Em alguns casos, a empresa compradora deve recolher a GNRE antes da circulação da mercadoria, sob risco de retenção nas barreiras fiscais interestaduais.

Leia também: “ICMS: o que é?” 

Em quais casos a antecipação do ICMS é obrigatória?

A antecipação do ICMS é obrigatória em diversas situações que envolvem a entrada de mercadorias no estado de destino, especialmente quando não há substituição tributária vigente.

Na prática, a antecipação é exigida quando o estado entende que existe risco de perda de arrecadação se o imposto não for recolhido antes da circulação da mercadoria dentro do seu território.

A obrigatoriedade varia de estado para estado, mas há padrões comuns em todo o país, principalmente em operações interestaduais entre empresas e em vendas por e-commerce.

Compras interestaduais, e-commerce e operações sem substituição tributária

A antecipação é obrigatória em três cenários principais, que muitas empresas enfrentam no dia a dia:

1. Compras interestaduais (entre diferentes estados)

Sempre que uma empresa compra mercadorias de fornecedores localizados em outro estado, pode haver exigência de recolhimento antecipado do ICMS no momento da entrada da mercadoria no estado de destino.

Esse tipo de operação ocorre, por exemplo, quando:

• Um comércio de Goiás compra produtos de São Paulo
• Uma loja no Ceará adquire mercadorias do Paraná

O que define a obrigatoriedade não é apenas a origem do fornecedor, mas se há substituição tributária e se o estado de destino exige a antecipação nessas situações.

2. Operações sem substituição tributária vigente

Quando a mercadoria adquirida não está sujeita a substituição tributária (ST), o estado de destino pode obrigar o contribuinte a antecipar o ICMS da operação interna futura. Por exemplo, uma loja de roupas em Pernambuco compra camisetas de um fornecedor de Minas Gerais.

Se não houver substituição tributária sobre esse produto, a loja deverá recolher o ICMS antecipadamente, mesmo antes de vender os itens aos seus clientes.

Esse recolhimento é feito por meio da GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais) e precisa ser quitado antes da circulação da mercadoria — ou pode haver retenção na barreira fiscal.

3. Vendas por e-commerce com envio para outro estado

Empresas que vendem por e-commerce também estão sujeitas à antecipação de ICMS em determinadas situações, especialmente quando:

• Vendem para consumidores finais localizados em outros estados
• Estão optantes do Simples Nacional e vendem para estados que exigem antecipação
• Operam com mercadorias não sujeitas a ST no estado de destino

Nestes casos, o ICMS antecipado pode ser cumulativo ao DIFAL (diferencial de alíquota), dependendo da legislação estadual. Se uma loja online em São Paulo vende, por exemplo, um produto para um cliente final na Bahia. Mesmo sendo optante do Simples Nacional, a loja pode ter que recolher DIFAL + ICMS antecipado, conforme regras da Sefaz-BA.

Leia agora: “Nota fiscal interestadual: diferencial de alíquota e o que muda na emissão”.

Regras estaduais específicas

A legislação do ICMS no Brasil segue o modelo de competência estadual, o que significa que cada unidade da federação pode estabelecer suas próprias regras para o recolhimento do imposto incluindo a forma, o momento e a alíquota da antecipação do ICMS.

Essas variações tornam essencial que o contribuinte consulte a legislação local ou conte com sistemas atualizados que integrem automaticamente as exigências estaduais ao processo de emissão da nota fiscal.

O que pode variar de estado para estado?

1. Quais produtos exigem antecipação
   • Alguns estados listam mercadorias específicas que sempre exigem recolhimento antecipado, como alimentos, cosméticos, bebidas ou eletrônicos.
2. Quem é obrigado a recolher
   • Em alguns estados, o recolhimento se aplica apenas a optantes do Simples Nacional. Em outros, vale para todos os contribuintes do ICMS, independentemente do regime tributário.
3. Tipo de operação
   • Há estados que exigem antecipação apenas em operações interestaduais.
   • Outros aplicam também em operações internas com produtos não substituídos.
4. Forma de recolhimento
   • Alguns estados utilizam a GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais).
   • Outros usam guias próprias estaduais ou até sistemas de antecipação automática via DARE (Documento de Arrecadação de Receitas Estaduais).
5. Alíquotas e base de cálculo
   • Pode haver uso de MVA (Margem de Valor Agregado) para formar a base de cálculo da antecipação.
   • Outros estados calculam sobre o valor da nota com acréscimo percentual fixo.

Importante: as regras mudam com frequência, e as portarias estaduais podem ser atualizadas a qualquer momento. Por isso, é essencial estar sempre em conformidade com a legislação vigente da Sefaz do seu estado.

Confira também: “Nota fiscal por estado: tudo que você precisa saber”.

Como emitir NF com antecipação de ICMS corretamente

Emitir uma nota fiscal com antecipação de ICMS exige mais atenção do que uma nota comum. Como esse regime envolve o recolhimento antecipado do imposto, é fundamental preencher corretamente os campos fiscais da NF-e, como CST, CFOP e destaque do ICMS, além de utilizar o sistema de emissão compatível com as exigências do estado.

Mesmo que o recolhimento seja feito fora da nota fiscal (via GNRE, por exemplo), a nota deve refletir a natureza correta da operação, de acordo com a legislação tributária.

CST, CFOP e destaque correto do imposto

Ao preencher uma NF com antecipação, é essencial configurar corretamente os seguintes elementos:

CST – Código de Situação Tributária

Esse código informa o regime de tributação da operação. Os mais comuns em casos de antecipação são:

• CST 00 – Tributação integral
• CST 10 – Com ICMS e substituição tributária (quando ST for aplicável)
• CST 51 – Diferimento (parte do imposto é postergada)
• CST 60 – ICMS já retido anteriormente por ST
• CST 90 – Outras (usado em alguns casos específicos)

O CST deve estar de acordo com o regime tributário da empresa e o tipo de operação. Para empresas do Simples Nacional, usa-se o CSOSN equivalente.

CFOP – Código Fiscal de Operações e Prestações

O CFOP define a natureza da movimentação. Para antecipação, os mais usados são:

• 2.101- Compra para comercialização (dentro do estado)
• 2.102- Compra para industrialização (dentro do estado)
• 2.401- Compra para revenda – mercadoria recebida de outro estado
• 2.403- Compra para uso do ativo imobilizado – de outro estado
• 2.922- Lançamento de ICMS por antecipação tributária

O CFOP 2.922 é frequentemente utilizado em notas de entrada para fins de escrituração do imposto antecipado.

Destaque do ICMS na nota fiscal

Nem sempre o valor do ICMS antecipado é destacado diretamente na nota fiscal — principalmente quando ele será recolhido por guia à parte (ex: GNRE).

No entanto:

• A base de cálculo e a alíquota utilizadas na antecipação devem ser compatíveis com a operação registrada na nota;
• É comum que o ICMS antecipado não seja destacado no DANFE, mas seja registrado internamente no controle fiscal da empresa.

Dica: use sistemas emissores com integração contábil para calcular automaticamente a antecipação, aplicar o CFOP correto e gerar as guias quando necessário.

Fique por dentro: “O que é código de situação tributária (CST) e como preencher corretamente”.
Leia também: “CFOP: o que é, para que serve e tabela”. 

Emissão no emissor nacional ou municipal

A escolha do sistema de emissão da nota fiscal depende do tipo de operação:

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos)

Usada para circulação de mercadorias, é o modelo exigido nas operações com ICMS.

• Deve ser emitida por meio de:
  • Sistemas próprios da empresa (ERP)
  • Soluções de contabilidade online
  • Emissor gratuito da Sefaz (quando disponível no estado)

A emissão da NF-e deve ocorrer antes da circulação da mercadoria, principalmente se a antecipação exige recolhimento prévio via GNRE.

NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

Usada para prestação de serviços, onde o imposto incidente é o ISS, não o ICMS. Portanto:

• Não se aplica antecipação de ICMS em serviços
• Emissão feita em sistema da prefeitura do município

Importante: alguns emissores municipais não possuem integração com regras estaduais. Isso reforça a necessidade de entendimento técnico e validação contábil, mesmo em operações locais.

Quais são os erros mais comuns e como evitá-los

A emissão de nota fiscal com antecipação de ICMS exige cuidados técnicos que vão além do simples preenchimento do documento. Muitos erros acontecem justamente por falta de entendimento das exigências fiscais de cada estado, ou pela configuração incorreta de códigos e parâmetros no sistema de emissão.

Esses erros podem gerar não apenas retrabalho, mas também multas, penalidades e até bloqueios nas barreiras fiscais.

A seguir, veja os equívocos mais frequentes e como evitá-los.

Códigos fiscais errados e omissão do imposto

Escolha incorreta de CFOP ou CST

Um dos erros mais comuns é o uso de códigos fiscais incompatíveis com a natureza da operação:

• CFOPs interestaduais usados incorretamente, sem indicar antecipação
• Uso de CSTs que não refletem o tipo de tributação, como aplicar CST 00 em operações que exigiam CST 51 (diferimento) ou CST 10 (com ST)

Exemplo: em uma compra interestadual com exigência de antecipação, utilizar o CFOP 2.101 (compra interna) ou CST 00 pode causar glosa na escrituração, pois não reflete a obrigatoriedade do imposto.

Omissão do imposto devido

Mesmo que o recolhimento do ICMS antecipado ocorra fora da nota (via GNRE ou guia estadual), a operação precisa estar documentada corretamente, com:

• Indicação do CFOP adequado
• Escrituração da entrada com ICMS antecipado
• Inclusão do valor da guia no sistema contábil

Deixar de fazer isso pode levar o fisco a interpretar que o imposto não foi recolhido, mesmo que a guia tenha sido paga, o que causa inconsistência na apuração fiscal.

Como evitar esses erros:

• Utilize sistemas emissores integrados à legislação estadual
• Mantenha os cadastros de produtos atualizados, com os CNAEs, CFOPs e CSTs corretos
• Conte com um contador ou profissional fiscal para revisar as configurações iniciais
• Consulte os manuais da Sefaz do estado de destino sempre que houver dúvida sobre códigos aplicáveis

Consequências: multas e glosas na escrituração

Erros na emissão da nota fiscal com antecipação de ICMS, seja por falta de recolhimento, preenchimento incorreto ou omissão do destaque do imposto, podem trazer consequências significativas para a empresa.

Essas penalidades são aplicadas tanto pelo fisco estadual quanto em auditorias realizadas nas obrigações acessórias, como o SPED Fiscal, e podem comprometer a regularidade da empresa junto aos órgãos de fiscalização.

A seguir, veja as principais consequências que você pode enfrentar:

1. Multas por falta de recolhimento do ICMS antecipado

Quando o imposto não é recolhido no momento exigido (geralmente antes da entrada da mercadoria no estado de destino), o contribuinte pode ser autuado e receber multas pesadas, que variam conforme a legislação estadual.

Multas comuns incluem:

• Multa proporcional sobre o valor do imposto devido (ex: 50% ou 100% do ICMS não pago)
• Multas diárias por atraso na entrega da GNRE ou guia estadual
• Juros e correção monetária, aplicados a partir da data de vencimento
• Custas administrativas em caso de fiscalização presencial ou digital

Em estados com fiscalização em barreiras fiscais, a mercadoria pode ser retida até que o ICMS antecipado seja recolhido, o que pode causar atrasos logísticos e custos adicionais.

2. Glosa do crédito fiscal

A glosa é a exclusão do crédito de ICMS apurado pela empresa em sua escrituração. Isso ocorre quando a Sefaz identifica inconsistências entre o que foi escriturado e o que consta nas notas fiscais, guias ou obrigações acessórias.

Motivos comuns para glosa:

• CFOP ou CST incorretos na nota fiscal
• Omissão do recolhimento na apuração mensal
• Falta de vínculo entre a NF-e e o pagamento da GNRE
• Divergência entre valores escriturados e os pagos efetivamente

Consequências da glosa:

• A empresa perde o direito de compensar aquele valor de ICMS
• Pode ser obrigada a recolher novamente o imposto, agora sem direito ao crédito
• Pode sofrer autuações retroativas e cobrança de valores atualizados com multa e juros

3. Risco de bloqueios fiscais e reputacionais

Além de multas e glosas, erros sistemáticos na antecipação do ICMS podem levar a:

• Bloqueio da Inscrição Estadual, impedindo novas emissões de NF-e
• Dificuldade para obter certidões negativas de débitos
• Problemas em licitações públicas ou processos de credenciamento
• Perda de regimes especiais ou benefícios fiscais concedidos

Em estados mais rigorosos, como Pernambuco, Ceará e Goiás, a empresa pode ser incluída em programas de fiscalização intensiva caso cometa reincidência nesses erros.

Como evitar essas consequências:

• Utilize sistemas que integrem cadastros fiscais atualizados
• Valide CFOPs, CSTs e regras estaduais antes da emissão da nota
• Pague a GNRE dentro do prazo e mantenha comprovantes organizados
• Registre corretamente a entrada da mercadoria e o imposto recolhido na EFD ICMS/IPI
• Tenha suporte contábil ou fiscal especializado, especialmente em operações interestaduais