O que é NF-e?
A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é um documento fiscal de existência exclusivamente digital, criado para registrar operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços sujeitos à incidência de tributos como ICMS e IPI.
Desde sua implantação, tornou-se um dos principais pilares da modernização tributária no Brasil, integrando o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e substituindo versões físicas, como a nota fiscal modelo 1.
Diferentemente da nota em papel, a NF-e é gerada por meio de software específico, com todos os dados estruturados em um arquivo digital no formato XML. Esse arquivo é transmitido eletronicamente à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e, após validação, passa a ter validade jurídica e fiscal.
Nota Fiscal Eletrônica e sua função tributária
A principal função da NF-e é registrar e comprovar operações comerciais com total transparência fiscal, permitindo que a Receita Federal e as secretarias estaduais acompanhem, em tempo real, as movimentações econômicas das empresas.
Ela é utilizada tanto por indústrias, comércios e distribuidores quanto por empresas de prestação de serviços em determinados casos.
As informações presentes na NF-e incluem:
- Dados do emitente e do destinatário;
- Produtos ou serviços prestados;
- Quantidades, valores unitários e totais;
- Tributos incidentes (ICMS, IPI, entre outros);
- Forma de pagamento, transportadora e informações logísticas.
Isso permite o cálculo automático dos tributos, maior controle das obrigações acessórias e uma fiscalização mais eficaz por parte do governo. Além disso, a NF-e contribui para a redução da informalidade e para o combate à sonegação.
Registro digital e validade jurídica
Uma das características mais importantes da NF-e é que ela existe apenas no ambiente digital. Sua validade jurídica é garantida por meio de uma assinatura digital com certificado ICP-Brasil, que assegura a autenticidade do emissor e a integridade dos dados.
Após a geração, o arquivo XML da nota é transmitido à SEFAZ do estado de origem. O sistema faz uma verificação automática dos dados e, se tudo estiver correto, autoriza o uso da NF-e. Essa autorização é registrada e devolvida ao contribuinte, que deve armazenar digitalmente o XML por pelo menos cinco anos, prazo exigido pela legislação fiscal.
Em resumo, a NF-e é o documento que oficializa a transação perante o fisco — e sua correta emissão é indispensável para garantir que a operação esteja legalizada, sem riscos de autuações ou penalidades.
Leia também: “O que é Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?”
Leia também: “Guia completo da NF-e: tudo que você precisa saber”
O que é o DANFE?
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica da NF-e, emitida em papel.
Ele não tem valor fiscal por si só, mas cumpre a importante função de acompanhar o transporte da mercadoria, servir como comprovante da transação e permitir a consulta da nota eletrônica por meio da chave de acesso.
Na prática, o DANFE funciona como um “resumo impresso” da NF-e. Ele deve conter as principais informações da operação comercial registrada digitalmente, facilitando a conferência por transportadoras, destinatários e órgãos de fiscalização durante o trajeto da mercadoria.
Documento auxiliar da NF-e
O próprio nome já indica: o DANFE é um documento auxiliar, ou seja, ele não substitui a nota fiscal eletrônica (NF-e). O que realmente tem validade jurídica e fiscal é o arquivo XML da NF-e, autorizado e registrado pela Secretaria da Fazenda.
Porém, o DANFE é obrigatório sempre que houver circulação de mercadorias, pois permite que o transportador e o destinatário tenham acesso rápido aos dados da operação, além de apresentar um código de barras e uma chave de 44 dígitos que possibilita a consulta online da nota no portal da SEFAZ.
Uso como representação física do documento eletrônico
Durante o transporte, o DANFE precisa estar impresso em papel A4 comum (não há exigência de papel especial) e deve acompanhar a carga até seu destino final.
Ele é apresentado em paradas fiscais e entregue ao destinatário no recebimento da mercadoria, funcionando como uma forma de conferência rápida.
Embora o DANFE não substitua o XML da NF-e, ele também pode ser usado para facilitar:
- O arquivamento físico por parte do cliente;
- A conferência de produtos no recebimento de mercadorias;
- O atendimento a exigências de logística e armazenagem.
Informações obrigatórias no DANFE
Para que o DANFE cumpra sua função corretamente, ele deve seguir o modelo estabelecido pela Receita Federal e conter informações essenciais da nota fiscal eletrônica, como:
- Nome, CNPJ e endereço do emitente e do destinatário;
- Número e série da nota fiscal;
- Natureza da operação (exemplo: venda, remessa, devolução);
- Descrição dos produtos ou serviços, com valores unitários e totais;
- Impostos incidentes, como ICMS, IPI, entre outros;
- Chave de acesso da NF-e, com 44 dígitos;
- Código de barras da chave de acesso;
- Data e local da emissão;
- Informações do transporte, como dados do veículo e do motorista.
O layout do DANFE é padronizado e, em muitos casos, gerado automaticamente pelo sistema emissor de NF-e, junto com o envio do XML à SEFAZ.
Leia também: “O que é DANFE?”
Quais são as principais diferenças entre DANFE e NF-e?
Apesar de estarem diretamente relacionados, DANFE e NF-e têm finalidades, formatos e valores legais completamente distintos.
Entender essas diferenças é fundamental para garantir que sua empresa esteja em conformidade com a legislação fiscal e evite falhas no transporte, emissão ou escrituração de documentos.
Valor legal
A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é o documento que possui valor jurídico e fiscal. Trata-se de um arquivo digital (no formato XML), autorizado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e assinado eletronicamente com um certificado digital.
É esse arquivo que comprova legalmente a realização da operação de venda ou circulação de mercadorias e precisa ser armazenado por ambas as partes — emitente e destinatário — pelo período legal de cinco anos.
Já o DANFE, por sua vez, não tem valor jurídico. Ele é apenas uma representação gráfica da NF-e, criado para facilitar o acompanhamento físico da mercadoria durante o transporte e o acesso às informações contidas na nota.
Não substitui nem valida a transação sem a existência do XML autorizado.
Utilização prática
Na prática, os dois documentos se complementam, mas têm funções diferentes:
- A NF-e é usada internamente para registro fiscal e contábil, sendo transmitida eletronicamente à SEFAZ;
- O DANFE é utilizado para acompanhar a mercadoria fisicamente, permitindo que transportadores e órgãos de fiscalização tenham acesso rápido aos dados da operação.
Enquanto a NF-e circula apenas em ambiente digital, o DANFE é o documento impresso que acompanha a carga até seu destino, contendo uma chave de acesso que possibilita a consulta pública da nota fiscal.
Exigência de cada um na operação
- A emissão da NF-e é obrigatória para todas as empresas que realizam operações sujeitas ao ICMS ou IPI, conforme exigido pela legislação estadual e federal;
- A impressão do DANFE é obrigatória apenas nos casos em que há transporte de mercadorias físicas, pois ele serve como comprovante durante o trajeto.
Importante: mesmo que o DANFE não seja obrigatório para operações 100% digitais (como vendas de serviços ou entregas eletrônicas), a NF-e continua sendo essencial para o registro da transação.
Como gerar a NF-e e o DANFE corretamente
A emissão correta da NF-e e do DANFE exige atenção a requisitos técnicos e legais, além de um processo bem estruturado que envolve cadastro na SEFAZ, uso de certificado digital e um sistema emissor compatível.
Seguir esses passos garante a validade jurídica do documento e evita erros que podem gerar rejeições ou penalidades fiscais.
Pré-requisitos para emissão
Antes de emitir qualquer nota fiscal eletrônica, sua empresa precisa atender a três exigências fundamentais:
Cadastro
O primeiro passo é realizar o credenciamento junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado em que a empresa está estabelecida. Esse procedimento é necessário para habilitar o CNPJ a emitir NF-e. O processo pode variar entre os estados, mas geralmente envolve:
- Estar com o CNPJ ativo e regularizado;
- Possuir inscrição estadual válida (para empresas sujeitas ao ICMS);
- Solicitar acesso ao ambiente de homologação (testes) e, em seguida, ao ambiente de produção.
Certificado
Para garantir a autenticidade e integridade dos dados, a emissão da NF-e exige o uso de um certificado digital ICP-Brasil, que funciona como a identidade eletrônica da empresa. Existem dois tipos principais:
- Certificado A1: instalado diretamente no computador, tem validade de 1 ano;
- Certificado A3: armazenado em cartão ou token criptográfico, com validade de 1 a 3 anos.
Esse certificado será utilizado para assinar digitalmente o arquivo XML da nota fiscal, garantindo validade jurídica e permitindo a aceitação pela SEFAZ.
Saiba mais sobre certificados em: “e-CPF A1: o que é, para que serve e quem precisa” e “e-CPF A3: o que muda em relação ao A1 e quando escolher essa versão”.
Emissor
Com o credenciamento e o certificado em mãos, a empresa precisa de um sistema emissor de NF-e, que pode ser:
- Um software próprio ou contratado, integrado ao seu ERP;
Uma plataforma online especializada, como o ClickNotas, que facilita a geração, transmissão, emissão do DANFE e armazenamento do XML.
O emissor deve estar atualizado com as regras do leiaute da NF-e, definidas pela Receita Federal e pela SEFAZ, e deve permitir o envio automático do XML para autorização junto ao fisco.
Geração e validação no ambiente da SEFAZ
Após preencher todos os dados da nota fiscal no sistema emissor (como CNPJ, descrição dos produtos, valores e tributos), o sistema gera um arquivo XML da NF-e. Esse arquivo passa então por duas etapas fundamentais:
- Assinatura digital: o arquivo XML é assinado com o certificado digital da empresa, garantindo sua autenticidade e impedindo alterações.
- Transmissão à SEFAZ: o emissor envia esse XML para a Secretaria da Fazenda do estado de origem da empresa.
A SEFAZ, por sua vez, realiza uma validação automática do conteúdo. Ela verifica se a estrutura do XML está correta, se os dados do emissor estão regulares e se não há inconsistências na nota. Quando tudo está conforme, a SEFAZ retorna com um protocolo de “Autorização de Uso”, oficializando a emissão da NF-e.
Esse retorno deve ser anexado ao XML original, formando o documento completo que terá validade jurídica e fiscal. A partir daí, a mercadoria já pode ser transportada — desde que acompanhada do DANFE.
Impressão e armazenamento do DANFE
Com a NF-e autorizada, o próprio sistema emissor gera o DANFE, que é a versão simplificada e impressa da nota fiscal. Algumas orientações importantes:
- O DANFE deve ser impresso em papel comum (formato A4);
- Deve acompanhar a mercadoria durante todo o transporte, do remetente até o destinatário;
- Precisa conter a chave de acesso da NF-e, com 44 dígitos, e o código de barras correspondente, permitindo a conferência por órgãos de fiscalização e pelo comprador.
Além da impressão, é obrigatório que tanto o emitente quanto o destinatário mantenham o XML original da NF-e armazenado por pelo menos cinco anos. O DANFE, por sua vez, pode ser arquivado em papel, mas não substitui o XML para fins legais.
O uso de sistemas como o ClickNotas facilita todo esse processo, automatizando a emissão da NF-e, gerando o DANFE com layout padronizado e garantindo o armazenamento seguro dos arquivos.
