O que é NF-e?
NF-e é a sigla para Nota Fiscal Eletrônica, um modelo de notas fiscais emitidas e armazenadas de forma digital, por pessoas jurídicas, por meio de um sistema integrado com as autoridades tributárias do Brasil.
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento usado para registrar oficialmente as operações de compra e venda no país, inclusive os tributos envolvidos nelas, como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto Sobre Serviços (ISS).
Existem diferentes tipos de notas fiscais eletrônicas, dependendo do tipo de transação: a Nota Fiscal de Produto eletrônica ou NF-e (para venda de produtos), a Nota Fiscal de Serviço eletrônica ou NFS-e (para prestação de serviços), a Nota Fiscal de Consumidor eletrônica ou NFC-e (para estabelecimentos de comércio e varejo), entre outros.
Para que a NF-e serve?
A NF-e serve primariamente como um documento oficial de registro das operações de compra e venda de produtos e serviços no Brasil.
Para as autoridades do país, principalmente a Receita Federal e as Secretarias de Fazenda, a Nota Fiscal Eletrônica é uma forma mais efetiva de controle das operações e recolhimento de impostos no Brasil, com um sistema mais robusto e confiável que a emissão física e manual.
Em 2005, o projeto de digitalização da emissão de notas fiscais implementado no Brasil teve como objetivo melhorar a integração e a cooperação entre os órgãos fiscalizadores, principalmente diante do aumento de transações virtuais na era digital.
Dessa forma, a NF-e contribuiu para aumentar o controle da fiscalização e evitar a evasão e sonegação tributária.
Como a NF-e funciona?
A emissão da NF-e funciona de forma integrada com a Receita Federal. Por meio de um software emissor, a empresa deve preencher a nota fiscal pelo computador e assinar o documento com um Certificado Digital, que garante a sua integridade e confiabilidade.
Em seguida, o documento, assinado de forma digital, é enviado automaticamente para a Receita Federal, que retorna com a Autorização de Uso, se tudo estiver correto. É somente com a assinatura digital e a autorização do Fisco que a empresa pode emitir a nota fiscal.
Por enquanto, estamos falando apenas da versão XML da nota fiscal, que é o formato com validade fiscal e jurídica. No entanto, a NF-e gera também o DANFE, que é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.
Esse documento, em PDF, traz a representação visual dos campos da nota fiscal, de maneira inteligível, mas não tem validade fiscal. É o DANFE que deve ser entregue ao comprador e sempre acompanhar o transporte da mercadoria, quando se referir à venda de produtos.
Qual a importância da emissão?
Emitir notas fiscais é uma obrigação legal no Brasil. Todas as pessoas jurídicas (com exceções para o MEI) devem fazer a emissão da NF-e, conforme a legislação.
Se não emitirem notas fiscais e a Receita Federal identificar a omissão de receitas, as empresas ficam sujeitas a multas, suspensão ou cancelamento do CNPJ, processos criminais e cobranças na Justiça. Portanto, é fundamental fazer a emissão para evitar prejuízos e incômodos.
Mas a importância da emissão de notas fiscais não está apenas na sua obrigatoriedade. A NF-e também ajuda as empresas a melhorarem sua gestão fiscal e financeira.
Com a emissão digital — em alguns casos, automatizada —, todas as notas cumprem as exigências dos órgãos fiscalizadores e ficam registradas digitalmente. Assim, é possível manter um histórico, emitir relatórios, fazer análises e planejar melhor a contabilidade e as finanças.
As empresas também ganham com a otimização e agilização na emissão das notas fiscais. Com isso, os custos também são reduzidos, já que você não precisa mais comprar os talões físicos.
Além disso, o consumidor também se beneficia com a NF-e, que transmite maior confiabilidade com a emissão digital.
Ao receber uma Nota Fiscal Eletrônica, o cliente sabe que aquele documento é oficial e passou pela autorização da Receita. Isso ajuda a aumentar a confiança no negócio e melhorar o relacionamento entre cliente e empresa.
Quem é obrigado a emitir NF-e?
Todas as pessoas jurídicas registradas no Brasil devem emitir NF-e. A emissão de notas fiscais já era obrigatória para todas as empresas, mas hoje a obrigação envolve também a emissão na sua versão eletrônica, já que a versão manual não é mais aceita desde 2018.
No entanto, existe uma exceção em relação ao Microempreendedor Individual: o MEI é dispensado da emissão de nota fiscal quando vender produtos ou serviços para pessoas físicas e quando vender produtos para pessoas jurídicas que emitam nota fiscal de entrada.
Nos casos de prestação de serviços para pessoas jurídicas ou de venda de produtos para CNPJ que não emita nota fiscal de entrada, mantém-se a obrigatoriedade da emissão.
Como emitir?
A NF-e deve ser emitida por meio de um software emissor. Existem diversos fornecedores de emissores — você pode usar a solução oferecida pela Receita Federal ou contratar um software de terceiros.
Além disso, para começar a emitir a NF-e, é preciso cadastrar a sua empresa como emissor na Secretaria da Fazenda do seu estado, além de adquirir um Certificado Digital (tipo A1 ou A3). A partir daí, basta seguir os passos:
- Abrir o emissor de nota fiscal;
- Preencher os dados da nota fiscal e gerar o arquivo XML;
- Assinar o documento com o Certificado Digital;
- Obter a Autorização de Uso pela Secretaria da Fazenda;
- Gerar o DANFE para enviar ao comprador e incluir no transporte da mercadoria.
A criação da NF-e, na década passada, representou um grande avanço para a melhoria da gestão fiscal das empresas e da sua produtividade. Para o país, significou também uma evolução no controle tributário e combate à sonegação.
Para o seu negócio, que tem a obrigação de emitir NF-e na venda de produtos e serviços, é importante contar com um emissor que otimize o seu dia a dia.
Por isso, queremos te apresentar o nosso emissor de nota fiscal. Saiba agora como podemos ajudar o seu negócio!
