O que é SPED e por que foi criado?
O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) foi criado para modernizar e unificar a forma como empresas brasileiras entregam informações fiscais e contábeis ao governo.
Ele é parte de um projeto de digitalização da Receita Federal e das Secretarias Estaduais de Fazenda, com o objetivo de aumentar a transparência, reduzir a burocracia e combater a sonegação fiscal.
Antes do SPED, as empresas lidavam com dezenas de obrigações acessórias em papel, com riscos elevados de erros, retrabalho e inconsistência nos registros. Hoje, essas mesmas informações são transmitidas eletronicamente, de forma padronizada e integrada.
Digitalização do sistema tributário
O SPED é a base da fiscalização eletrônica no Brasil. Por meio dele, o Fisco pode cruzar informações em tempo real, identificar divergências e autuar empresas com base em dados consistentes. O sistema também permite:
- A entrega digital de obrigações como EFD-ICMS/IPI, EFD-Contribuições e ECD (contábil);
- A eliminação de redundância de informações;
- O acesso unificado de diferentes órgãos de fiscalização a dados fiscais e contábeis.
Com isso, a Receita Federal e as secretarias estaduais passaram a operar com muito mais agilidade e precisão, exigindo das empresas um nível maior de rigor na emissão e registro de suas notas fiscais.
Impactos para as empresas
A introdução do SPED mudou radicalmente a rotina fiscal e contábil das empresas brasileiras. Os principais impactos incluem:
- Redução de custos com papéis, armazenamento físico e processos manuais;
- Aumento da segurança jurídica, com registros digitais autenticados e padronizados;
- Exigência de maior qualidade das informações, já que qualquer erro ou inconsistência pode ser detectado automaticamente;
- Necessidade de integração entre setores, como comercial, fiscal e contábil, para garantir que todos os dados estejam corretos e sincronizados.
Hoje, empresas que não mantêm um controle rígido sobre a emissão e a escrituração de suas notas fiscais estão muito mais expostas a autuações e bloqueios. Por isso, entender como o SPED funciona e como as notas fiscais se conectam a ele é essencial.
Leia também: “Escrituração fiscal digital: o que é, para que serve e como preparar sua empresa”.
Quais blocos do SPED envolvem notas fiscais
O SPED é composto por diferentes módulos e blocos, cada um voltado a uma área específica da escrituração fiscal e contábil. Entre os mais relevantes para quem emite notas fiscais estão o SPED Fiscal (EFD-ICMS/IPI) e o SPED Contribuições (EFD-PIS/COFINS).
Esses dois sistemas capturam e organizam as informações presentes em cada nota fiscal emitida, exigindo precisão e consistência nos dados.
SPED Fiscal (ICMS/IPI)
A EFD-ICMS/IPI — também conhecida como SPED Fiscal — é obrigatória para a maioria das empresas contribuintes do ICMS e do IPI. Ela reúne todas as operações de entrada e saída de mercadorias, bem como a apuração dos tributos estaduais e federais correspondentes.
Os principais blocos que tratam diretamente de notas fiscais são:
- Bloco C: documentos fiscais eletrônicos como a NF-e (modelo 55), relacionados à circulação de mercadorias;
- Bloco D: notas fiscais de prestação de serviços de transporte ou de comunicação;
- Bloco E: consolidação da apuração de ICMS e IPI;
- Bloco H: inventário físico de estoque;
- Bloco 0: dados cadastrais da empresa, clientes e fornecedores.
Cada uma dessas informações precisa estar em perfeita sintonia com os dados das notas fiscais emitidas, especialmente CFOP, CST, alíquotas, base de cálculo e valores dos tributos.
SPED Contribuições (PIS/COFINS)
A EFD-Contribuições trata da escrituração digital das contribuições sociais do PIS e da COFINS, tributos federais cobrados sobre o faturamento.
Embora essas contribuições incidem com base na receita, as notas fiscais são fundamentais para compor corretamente as apurações tanto para cálculo dos débitos quanto dos créditos permitidos.
Blocos mais relevantes:
- Bloco A: prestação de serviços — principalmente NFS-e;
- Bloco C: documentos fiscais de mercadorias — essencial para empresas comerciais e industriais;
- Bloco D: serviços de transporte e comunicação;
- Bloco M: onde ocorre a apuração final dos valores a recolher ou creditar.
Aqui, o nível de detalhamento exigido também é alto. Inconsistências entre os XMLs das NF-e e os registros do SPED podem gerar glosas de crédito, multas ou até impedir a compensação de valores pagos indevidamente.
Como garantir que as notas fiscais estejam adequadas ao SPED
Emitir a nota fiscal não é o fim do processo — é apenas o começo. Para que as informações fiscais sejam aceitas e validadas pelo SPED, é fundamental que as notas emitidas sigam um padrão técnico e legal rigoroso.
Pequenos erros de preenchimento podem comprometer a escrituração digital, causar autuações ou inviabilizar o aproveitamento de créditos tributários.
Informações obrigatórias nas NF-e
Uma NF-e válida para o SPED deve conter todos os campos obrigatórios corretamente preenchidos, de acordo com o layout técnico definido pela Receita Federal e as Sefaz estaduais. Os principais são:
- Dados do emitente e do destinatário: CNPJ, inscrição estadual, razão social e endereço;
- CFOP correto: que indique claramente o tipo da operação (venda, devolução, remessa etc.);
- CST ou CSOSN: identificando o regime tributário e como os tributos são aplicados;
- NCM do produto: para correta apuração de ICMS, IPI, PIS e COFINS;
- Descrição detalhada do item: sem abreviações genéricas;
- Base de cálculo e alíquotas de ICMS, IPI, PIS e COFINS, quando aplicáveis;
- Chave de acesso: única para cada nota e essencial para consulta e validação no ambiente nacional.
Importante: falhas como CFOP incompatível com o tipo de operação, omissão de CST ou alíquotas preenchidas incorretamente são rapidamente detectadas no cruzamento de dados do SPED, podendo resultar em glosas de crédito ou multas.
Validação de XMLs e integridade dos dados
O XML da nota fiscal eletrônica é o arquivo oficial que será transmitido e escriturado no SPED, não é o DANFE (o documento em PDF impresso). Por isso, garantir a integridade e a consistência do XML é fundamental.
Boas práticas incluem:
- Validação técnica do XML: antes de enviar, o arquivo deve ser conferido com ferramentas que verifiquem a estrutura do layout (schema XML da NF-e);
- Consistência dos dados: comparar os valores informados no XML com os lançamentos contábeis e fiscais para garantir que estão coerentes;
- Armazenamento seguro dos XMLs: o prazo legal é de cinco anos após a emissão, e esses arquivos devem estar disponíveis para auditorias ou fiscalizações;
- Integração com sistemas de gestão: quanto mais automatizado for o processo entre venda, emissão da NF-e e escrituração no SPED, menor a chance de erro humano.
Dica prática: use sistemas emissores que já validam o XML automaticamente e geram alertas para campos ausentes ou incorretos, isso evita retrabalho e problemas com o Fisco.
Confira também: “DANFE e NF-e: o que são, como gerar e quais as diferenças”.
Penalidades por inconsistência entre NF e SPED
A tecnologia que facilita a escrituração digital também tornou o cruzamento de dados automatizado e instantâneo.
Isso significa que qualquer divergência entre o que sua empresa emite em nota fiscal e o que ela declara no SPED pode ser detectada pela Receita Federal ou pelas Secretarias de Fazenda estaduais em poucos segundos.
E o resultado? Autuações, glosas e penalidades que podem prejudicar o caixa, a reputação e até a continuidade das operações da empresa.
Multas e bloqueio de CNPJ
Quando o Fisco detecta inconsistências — como divergências no valor do ICMS declarado, NCMs incorretos, CSTs conflitantes ou omissão de notas fiscais — ele pode aplicar multas pesadas, que variam conforme a infração. Veja alguns exemplos:
- Erro ou omissão na EFD-ICMS/IPI ou EFD-Contribuições: multa de até R$ 5.000 por mês-calendário;
- Declaração de valores divergentes das NF-e: multa de 3% a 5% sobre o valor da operação;
- Omissão de nota fiscal: multa de 50% a 100% sobre o valor da nota não declarada.
Além disso, em situações mais graves, a empresa pode ter o CNPJ bloqueado para emissão de novas NF-e até que regularize as pendências — o que paralisa imediatamente suas vendas e operações logísticas.
Riscos de glosas fiscais e autuações
Quando a empresa comete erros na emissão ou no registro das notas, corre o risco de sofrer glosas fiscais, que são o impedimento do aproveitamento de créditos tributários, especialmente de:
- ICMS – nas operações de compra e venda;
- IPI – para indústrias e atacadistas;
- PIS/COFINS – na apuração da EFD-Contribuições.
Essas glosas impactam diretamente o fluxo de caixa da empresa, pois reduzem o valor que poderia ser abatido de tributos a pagar.
Além disso, inconsistências frequentes colocam a empresa em malhas fiscais automáticas, aumentando o risco de auditorias mais detalhadas, intimações e fiscalizações presenciais.
Conclusão
A relação entre nota fiscal e SPED é direta, técnica e estratégica. Não basta emitir a NF-e corretamente é preciso garantir que todas as informações declaradas nela estejam perfeitamente alinhadas com os registros do SPED.
Cada dado digitado, como CFOP, NCM, CST, alíquotas e valores, será cruzado pelo Fisco em tempo real. Um pequeno erro pode resultar em glosas fiscais, multas pesadas ou até no bloqueio do CNPJ da empresa, afetando vendas, credibilidade e o relacionamento com o mercado.
A boa notícia é que, com o uso de sistemas emissores inteligentes, como o ClickNotas, e com uma equipe bem orientada, é possível transformar a emissão de notas e a escrituração digital em processos automáticos, seguros e em conformidade com a legislação.
