Como preencher uma nota fiscal?

Hellen Mota

23 de junho, 2025

Notas Fiscais

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Saber como preencher uma nota fiscal é uma das obrigações básicas de quem vende produtos ou presta serviços no Brasil.

Mais do que um simples formulário, a nota fiscal envolve regras, códigos fiscais e campos obrigatórios que precisam ser preenchidos corretamente para que a operação tenha validade legal.

Preencher de forma errada pode causar a rejeição do documento, atrasar a entrega ao cliente e até gerar problemas com o Fisco. Por isso, é fundamental entender quais dados são exigidos e como estruturar cada parte da nota para garantir que tudo esteja conforme as exigências fiscais.

O que você precisa ter antes de preencher uma nota fiscal?

Antes de iniciar o preenchimento de uma nota fiscal, é essencial reunir todas as informações necessárias para garantir a conformidade fiscal e evitar erros que possam resultar em penalidades.

A nota fiscal é um documento que formaliza a operação comercial e serve como base para o recolhimento de tributos.

Dados do cliente, produtos ou serviços, e CFOP correto

Para preencher corretamente uma nota fiscal, você deve ter em mãos:

Dados do cliente: incluem razão social ou nome completo, CNPJ ou CPF, endereço completo e, se aplicável, inscrição estadual ou municipal.
Informações dos produtos ou serviços: descrição detalhada, código do produto ou serviço, quantidade, unidade de medida, valor unitário e valor total.
CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): é um código numérico que identifica a natureza da operação, como venda, devolução ou transferência. O CFOP é composto por quatro dígitos, onde o primeiro indica a origem ou destino da mercadoria ou serviço. Por exemplo, códigos iniciados com “5” referem-se a operações dentro do estado, enquanto os iniciados com “6” indicam operações interestaduais.

A correta identificação do CFOP é crucial, pois impacta diretamente na apuração dos impostos e no cumprimento das obrigações acessórias.

Saiba mais: “CFOP: o que é, para que serve e tabela”.

Campos obrigatórios em uma nota fiscal

Preencher corretamente os campos obrigatórios de uma nota fiscal é essencial para garantir a conformidade fiscal e evitar problemas com o Fisco. A seguir, detalhamos os principais campos que devem ser preenchidos em uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e em uma Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e):

1. Dados fiscais

Emitente: Informações da empresa que está emitindo a nota, incluindo razão social, CNPJ, endereço completo, inscrição estadual (para NF-e) ou municipal (para NFS-e).
Destinatário/Tomador: Dados do cliente que está recebendo o produto ou serviço, como nome ou razão social, CPF ou CNPJ, endereço e, se aplicável, inscrição estadual ou municipal.
Data de emissão: Data em que a nota fiscal está sendo emitida.
Número e série da nota: Identificadores únicos que seguem uma sequência numérica, conforme o tipo de nota e o regime tributário da empresa.

2. Valores

Valor dos produtos ou serviços: Soma dos valores unitários multiplicados pelas quantidades correspondentes.
Descontos: Valores concedidos que reduzem o total da nota, se aplicável.
Frete e outras despesas acessórias: Custos adicionais que devem ser informados separadamente, quando houver.
Valor total da nota: Resultado da soma dos valores dos produtos ou serviços, acrescido de frete e outras despesas, subtraindo-se os descontos concedidos.

3. Impostos

ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços): Aplicável na NF-e para operações com mercadorias.
ISS (Imposto sobre Serviços): Aplicável na NFS-e para prestação de serviços.
PIS e COFINS: Contribuições sociais que incidem sobre o faturamento, conforme o regime tributário da empresa.
IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados): Aplicável na NF-e para produtos industrializados, quando devido.
Outros tributos: Como CSLL, IRPJ, dependendo da atividade e do regime tributário da empresa.

É fundamental calcular corretamente os impostos e informar as alíquotas e bases de cálculo correspondentes, conforme a legislação vigente e o enquadramento fiscal da empresa.

4. Natureza da operação

A natureza da operação descreve o tipo de movimentação realizada, como “Venda de mercadoria”, “Prestação de serviço”, “Devolução de mercadoria”, entre outras. Esse campo é importante para identificar a finalidade da nota fiscal e deve ser preenchido com uma descrição clara e objetiva.

A natureza da operação está relacionada ao CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), que é um código numérico utilizado para identificar a natureza da circulação da mercadoria ou da prestação de serviço.

O CFOP influencia diretamente na tributação da operação e deve ser escolhido de acordo com o tipo de transação realizada.

Saiba como emitir uma nota fiscal em: “NF-e: Como começar a emitir?”.

Diferença entre preenchimento de NFS-e e NF-e

Embora as duas sejam notas fiscais eletrônicas, NFS-e e NF-e têm finalidades diferentes e exigem cuidados distintos no preenchimento.

NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) é usada por prestadores de serviços e emitida via sistema da prefeitura do município onde a empresa está estabelecida. Cada prefeitura pode ter um layout próprio, campos obrigatórios específicos e formas diferentes de preenchimento.
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é usada na venda de produtos físicos e controlada pela Secretaria da Fazenda do estado (Sefaz). Tem um layout padronizado nacionalmente, o que facilita a integração com sistemas emissores e ERPs.

Principais diferenças no preenchimento:

A NFS-e exige a identificação do serviço conforme a lista de serviços da Lei Complementar 116/2003.
A NF-e exige a definição da NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), código do produto e cálculo de ICMS, IPI, entre outros tributos.

Cada modelo de nota fiscal tem suas regras fiscais e campos obrigatórios. Por isso, conhecer qual nota se aplica ao seu negócio é fundamental para evitar erros na emissão.

Preencher manualmente ou usar um emissor?

Emitir notas fiscais manualmente, acessando o portal da prefeitura ou da Sefaz, pode parecer viável em um primeiro momento, principalmente para microempresas que emitem poucas notas por mês.

No entanto, esse processo tende a ser mais lento e sujeito a erros.

Usar um emissor traz vantagens como:

Preenchimento automático de dados cadastrais do cliente e do produto/serviço.
Cálculo automático de tributos.
Validação de campos obrigatórios antes do envio.
Histórico de notas emitidas para controle fiscal.
Economia de tempo e redução de falhas que podem gerar rejeições.

Em empresas com maior volume de notas ou que buscam agilidade e organização fiscal, um sistema emissor não é apenas útil, é essencial.

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