1. Estude um pouco: por que fazer a contabilidade gerencial?
Antes de colocar em prática, é importante entender por que a contabilidade gerencial é um pilar estratégico para qualquer empresa que deseja crescer de forma sustentável.
Diferente da contabilidade tradicional, que tem foco nas obrigações fiscais e legais, a contabilidade gerencial trabalha a favor da gestão de desempenho — permitindo decisões mais embasadas e rápidas.
Segundo o SEBRAE, um dos principais fatores de falência de micro e pequenas empresas no Brasil é a falta de controle financeiro e planejamento.
Isso mostra como a ausência de dados organizados e analisados pode levar até mesmo bons negócios à estagnação ou prejuízo. E é justamente aí que entra o papel da contabilidade gerencial: traduzir números em ações estratégicas, transformando a rotina do empreendedor.
O que você ganha ao aplicar a contabilidade gerencial?
- Melhor visão do todo: entender onde estão os custos, como se forma o lucro e quais áreas merecem mais atenção.
- Mais agilidade nas decisões: relatórios atualizados permitem respostas mais rápidas a mudanças no mercado ou nos resultados da empresa.
- Redução de riscos: ao antecipar problemas como queda de faturamento ou aumento nos custos, o gestor consegue agir preventivamente.
- Maior controle financeiro: você passa a ter domínio sobre entradas, saídas, lucros reais e metas possíveis.
2. Estruture um plano de contas eficiente
O plano de contas é o ponto de partida da contabilidade gerencial. Ele funciona como um mapa que organiza e classifica todas as movimentações financeiras da empresa. Sem essa estrutura bem definida, os relatórios gerenciais perdem clareza, e o controle financeiro se torna genérico e impreciso.
Com um plano de contas bem montado, você tem uma visão clara das entradas e saídas por categoria, podendo acompanhar o desempenho de cada área ou produto com mais objetividade.
Como organizar categorias contábeis relevantes
O plano de contas precisa refletir a realidade do seu modelo de negócio. Aqui vão algumas orientações práticas:
- Comece pelas grandes categorias: receitas, custos, despesas operacionais, investimentos, impostos, etc.
- Use subcontas detalhadas para facilitar a análise: por exemplo, dentro de “Despesas Administrativas” crie “Salários”, “Energia elétrica”, “Manutenção”, etc.
- Adote uma numeração lógica: exemplo – 1.1 Receita Loja Física, 1.2 Receita Loja Virtual, 2.1 Custo de Mercadoria Vendida, 3.1 Despesas com Marketing.
Um plano de contas personalizado melhora muito a qualidade da análise gerencial e facilita o controle financeiro de cada setor ou projeto.
Erros comuns ao montar um plano de contas
- Criar contas genéricas demais, dificultando a análise de desempenho.
- Não revisar o plano periodicamente — a estrutura precisa acompanhar a evolução do negócio.
- Usar um plano “copiado da internet” que não reflete a realidade da empresa.
- Misturar contas pessoais com empresariais (um erro comum entre MEIs).
3. Monitore os principais indicadores de desempenho
Na contabilidade gerencial, os indicadores de desempenho são como sinais vitais de uma empresa. Eles mostram o que está funcionando, o que precisa ser ajustado e onde estão as oportunidades de crescimento.
Medir o desempenho de forma consistente é o que permite que a gestão se torne mais estratégica, preventiva e orientada por dados — especialmente em momentos de instabilidade econômica.
Indicadores financeiros: margem, lucro, liquidez
Aqui estão os principais KPIs financeiros para incorporar na sua contabilidade gerencial:
- Margem de Lucro Bruto = (Receita – Custo das Mercadorias Vendidas) / Receita
- mostra o quanto sobra da receita após pagar os custos diretos.
- Margem de Lucro Líquido = Lucro Líquido / Receita Total
- indica o lucro “real” da empresa após todas as despesas, impostos e encargos.
- Liquidez Corrente = Ativo Circulante / Passivo Circulante
- avalia a capacidade da empresa de honrar seus compromissos de curto prazo.
- Ponto de Equilíbrio = Custos Fixos / (1 – (Custos Variáveis / Receita)
- mostra quanto você precisa faturar para “empatar”.
- Capital de Giro = Ativo Circulante – Passivo Circulante
- mede a folga financeira para manter a operação funcionando.
- Fluxo de Caixa Operacional
- acompanha as entradas e saídas reais de dinheiro para entender o comportamento do caixa ao longo do tempo.
Indicadores operacionais: produtividade, eficiência
- Produtividade por colaborador = Receita / Número de funcionários
→ avalia o rendimento médio da equipe em relação ao faturamento. - Custo de Aquisição de Cliente (CAC) = Total gasto em marketing e vendas / número de novos clientes
→ muito usado em empresas de serviço e SaaS. - Tempo médio de atendimento ou produção
→ ideal para negócios com fluxo operacional intenso. - Taxa de retrabalho ou devoluções
→ ajuda a identificar gargalos de qualidade e melhorar a experiência do cliente.
4. Utilize ferramentas e relatórios de apoio
A contabilidade gerencial só cumpre seu papel quando os dados são organizados, analisados e apresentados de forma clara e acessível. É por isso que o uso de ferramentas adequadas é indispensável para transformar números em informação útil.
Com a tecnologia certa, o gestor ganha tempo, precisão e segurança para tomar decisões com base em fatos — não em achismos.
DRE Gerencial: visão estratégica dos resultados
A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), quando adaptada para fins gerenciais, permite uma leitura mais profunda da estrutura de lucros da empresa. Diferente da DRE contábil tradicional (voltada à Receita Federal), a versão gerencial é mais flexível e pode incluir análises por produto, canal de venda ou unidade de negócio.
Uma loja online pode usar a DRE gerencial para comparar a lucratividade entre vendas via marketplace e vendas diretas no site. Com isso, pode decidir qual canal priorizar ou onde investir mais em marketing.
Confira também: Guia completo da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Dashboard financeiro
Dashboards são ferramentas que consolidam os principais dados da empresa em um painel visual e interativo — gráficos, indicadores, metas e comparativos. Eles facilitam o acompanhamento do dia a dia e tornam a análise de desempenho financeiro muito mais intuitiva.
Ferramentas como Google Data Studio, Power BI, Notion, ou até mesmo Excel com gráficos dinâmicos podem ser usadas para montar dashboards simples e eficazes, especialmente para MEIs e pequenas empresas.
ERP e softwares de BI
Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) e BI (Business Intelligence) são plataformas que integram diferentes setores da empresa — como financeiro, estoque, vendas e compras — em um só lugar.
Vantagens para a contabilidade gerencial:
- Automatizam o lançamento de dados;
- Reduzem erros manuais;
- Facilitam a geração de relatórios em tempo real;
- Permitem acompanhar indicadores por área ou período.
Mesmo para empresas MEI, há opções no mercado, como o GestãoClick, que oferecem alto valor em termos de controle e previsibilidade.
5. Frequência e rotina: periodicidade das análises
Uma das maiores vantagens da contabilidade gerencial está na sua aplicação contínua. De nada adianta estruturar um bom plano de contas, acompanhar indicadores e gerar relatórios se você não tiver uma rotina definida de análise e revisão.
É a frequência que dá consistência à gestão — e é essa disciplina que separa negócios que crescem de forma sólida daqueles que ficam no improviso.
Análise mensal e revisão de metas
A rotina mensal é a mais recomendada para micro e pequenas empresas. Com ela, você garante que todos os dados sejam atualizados e analisados com a frequência necessária para detectar desvios, avaliar o desempenho e revisar metas.
O que revisar mensalmente:
- DRE gerencial atualizada e comparada com a anterior;
- Fluxo de caixa do mês e projeção para os próximos 30 dias;
- Indicadores-chave de desempenho (lucro, margem, CAC, ticket médio, etc.);
- Gastos por centro de custo ou projeto;
- Aderência às metas e objetivos do planejamento financeiro.
Trimestral e anual: visão estratégica ampliada
Além da rotina mensal, vale manter uma análise trimestral mais estratégica, observando tendências, sazonalidade e resultados acumulados. Já o fechamento anual serve para revisar o planejamento todo, preparar o orçamento do ano seguinte e alinhar metas de longo prazo.
Essa estrutura de rotina cria um ciclo de melhoria contínua, essencial para o amadurecimento da gestão financeira e do negócio todo.
6. Apoio profissional: o papel do contador na contabilidade gerencial
A contabilidade gerencial exige interpretação, análise e uma aplicação inteligente dos dados. Por isso, contar com o apoio de um contador estratégico faz toda a diferença para aplicar essa ferramenta de forma efetiva.
Ele não é apenas um “emissor de guias e notas fiscais”, mas sim um consultor de confiança, capaz de transformar relatórios técnicos em decisões práticas para o crescimento do negócio.
Muitos empreendedores ainda não percebem o verdadeiro potencial da contabilidade. Quando bem aplicada, ela deixa de ser um simples “registro legal” e se torna um sistema de apoio à gestão e à tomada de decisões empresariais.
Um contador que atua com foco em contabilidade gerencial pode:
- Ajudar na estruturação do plano de contas personalizado;
- Identificar os indicadores mais relevantes para o modelo de negócio;
- Criar e interpretar relatórios gerenciais estratégicos;
- Acompanhar projeções financeiras e cenários futuros;
- Sugerir ajustes operacionais ou estratégicos com base em dados;
- Apoiar o empresário em momentos críticos, como expansão, troca de modelo de negócio ou renegociação de dívidas.
O contador certo pode ser seu diferencial competitivo
Em um ambiente de negócios cada vez mais competitivo, o empresário que usa a contabilidade para entender o presente e prever o futuro, com apoio técnico especializado, toma decisões mais conscientes e cresce com mais solidez.
Conforme o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), pequenas e médias empresas que optaram pela terceirização conseguiram reduzir seus custos operacionais em até 30%, o que abriu espaço para investir em inovação e ampliar sua atuação no mercado.
Contabilidade gerencial: transforme dados em decisões estratégicas
A contabilidade gerencial é mais do que uma ferramenta administrativa — ela é uma estratégia de gestão baseada em dados que coloca o empreendedor no controle real do seu negócio. Quando você entende os números, acompanha os indicadores certos e usa relatórios personalizados para planejar o futuro, suas decisões deixam de ser reativas e passam a ser inteligentes e direcionadas.
Ao longo deste conteúdo, você viu que é possível aplicar a contabilidade gerencial em qualquer tipo de empresa, desde que haja organização, rotina e apoio profissional. Com o uso de ferramentas acessíveis, dashboards bem estruturados, análise regular e o suporte de um contador consultor, é possível enxergar além dos boletos e criar uma gestão mais estratégica, eficiente e lucrativa.
Não é necessário ser um especialista em contabilidade para colher os frutos dessa abordagem. Basta dar o primeiro passo: transformar dados brutos em informação valiosa e decisões que impulsionam resultados.
Fale com seu contador e comece a aplicar contabilidade gerencial no seu negócio hoje mesmo.
