8 maiores erros na emissão de NFS-e e como evitá-los

Erro 1: Informações do prestador incorretas

Um dos erros mais comuns na emissão de NFS-e é a inserção de informações incorretas do prestador. Isso inclui dados como CNPJ, endereço, razão social e outras informações cadastrais que precisam estar sempre atualizadas e exatas.

Erros nesses campos podem levar à rejeição da nota fiscal, atrasando processos de cobrança e afetando negativamente o fluxo de caixa da empresa.

Como preencher as informações do prestador corretamente

1. Validação do CNPJ: Antes de preencher qualquer informação, verifique o CNPJ no site da Receita Federal para garantir que está correto e ativo;
2. Automatização de dados: Utilize sistemas de emissão de notas fiscais que armazenem os dados do prestador de forma segura, evitando erros de digitação;
3. Revisão periódica: Estabeleça um processo de revisão das informações cadastrais a cada 6 meses ou sempre que houver mudanças na empresa;
4. Treinamento da equipe: Garanta que a equipe responsável pela emissão das NFS-e esteja bem treinada e ciente da importância de inserir dados precisos;
5. Uso de checklists: Implemente checklists internos para garantir que todos os campos obrigatórios sejam preenchidos corretamente antes da emissão.

Erro 2: Classificação fiscal errada

A classificação fiscal é fundamental para o cálculo correto dos impostos. Cada serviço prestado possui um código específico que deve ser informado corretamente na emissão da NFS-e.

Utilizar um código incorreto pode resultar em autuações fiscais, cobrança indevida de impostos ou a necessidade de correção de notas já emitidas, gerando retrabalho e possíveis multas.

A importância da classificação correta de serviços

A correta classificação fiscal garante que os impostos sejam calculados de maneira apropriada, evitando divergências fiscais que podem prejudicar a regularidade da empresa perante a fiscalização.

Além disso, uma classificação correta facilita a análise contábil e a gestão financeira, proporcionando uma visão mais clara das obrigações tributárias.

Tabela de códigos de serviços

Para garantir a correta classificação fiscal, é essencial:

1. Consultar a tabela oficial: Acesse a tabela de códigos de serviços disponibilizada pela prefeitura do seu município. Cada cidade pode ter uma tabela específica;
2. Manter um arquivo atualizado: Mantenha um registro atualizado dos códigos de serviços mais utilizados pela sua empresa, facilitando o preenchimento no momento da emissão;
3. Participar de treinamentos e workshops: Fique atento a eventos de capacitação oferecidos por associações comerciais ou contábeis que abordam a correta classificação fiscal;
4. Revisão periódica dos códigos utilizados: Realize auditorias internas para verificar se os códigos utilizados estão alinhados com os serviços prestados e atualizados conforme mudanças legislativas.

Erro 3: Dados do tomador incompletos

Preencher os dados do tomador (cliente) de forma completa e correta é crucial na emissão da NFS-e. Dados incompletos ou incorretos podem resultar na rejeição da nota, dificultando a recuperação de créditos e afetando a credibilidade da empresa perante os clientes e a fiscalização.

Exemplos de dados incompletos e suas consequências

• Endereço Incompleto: Falta de informações como bairro, CEP ou estado pode levar à rejeição da nota ou a atrasos na entrega para o cliente;
• CNPJ/CPF Incorreto: Erros no número do CNPJ/CPF resultam na invalidação da nota e na necessidade de emissão de uma nova NFS-e;
• Nome/Razão Social Inconsistente: Discrepâncias entre o nome do tomador no cadastro e o informado na NFS-e podem levantar sinais de alerta para a fiscalização, resultando em auditorias e multas.

Erro 4: Não verificar a legislação municipal

Cada município brasileiro possui suas próprias regras e regulamentações para a emissão da NFS-e, incluindo prazos específicos, códigos de serviço diferenciados e exigências documentais adicionais.

Ignorar ou desconhecer essas particularidades pode resultar na emissão incorreta das notas, gerando sanções fiscais e a necessidade de refazer o procedimento.

Como se manter atualizado sobre as legislações

1. Assinatura de boletins informativos: Inscreva-se em boletins informativos e newsletters das prefeituras e órgãos responsáveis pela fiscalização tributária no seu município;
2. Participação em Associações Comerciais: Associações e câmaras de comércio frequentemente oferecem seminários, workshops e treinamentos sobre as legislações fiscais locais;
3. Uso de sistemas emissores atualizados: Opte por sistemas de emissão de notas fiscais que estejam constantemente atualizados com as mudanças legislativas, como o ClickNotas, que integra automaticamente as atualizações das prefeituras;
4. Consultoria contábil: Trabalhe com contadores ou consultores fiscais que estejam atentos às mudanças na legislação e possam orientar sua empresa de forma adequada;
5. Leitura regular de documentos oficiais: Reserve um tempo para ler regulamentos e leis municipais diretamente nos sites oficiais, garantindo uma compreensão aprofundada das obrigações;
6. Participação em fóruns e grupos de discussão: Engaje-se em fóruns online, grupos de redes sociais e comunidades profissionais que discutem temas fiscais, permitindo a troca de informações e experiências com outros profissionais do setor.

Erro 5: Falta de anexos e documentação

A emissão da NFS-e nem sempre se resume apenas ao preenchimento de dados básicos. Muitos municípios exigem a anexação de documentos que comprovem a prestação de serviços ou que atendam a requisitos específicos.

Faltar anexos ou fornecer documentação incorreta pode invalidar a NFS-e ou levantar questionamentos futuros, resultando em rejeição e retrabalhos desnecessários.

Checklist de documentos que devem acompanhar a NFS-e

Para evitar problemas relacionados à falta de anexos, é importante seguir um checklist rigoroso antes de emitir a NFS-e. A seguir, apresentamos um guia detalhado:

1. Contrato de Prestação de Serviços:
   • Descrição detalhada: O contrato deve conter uma descrição clara e detalhada dos serviços prestados, incluindo prazos, valores e responsabilidades de ambas as partes;
   • Assinaturas: Certifique-se de que o contrato esteja devidamente assinado por ambas as partes envolvidas
2. Comprovantes de pagamento:
   • Recibos e comprovantes: Anexe comprovantes de pagamento ou recibos que validem a realização do serviço;
   • Transferências bancárias: Inclua comprovantes de transferências bancárias que comprovem o pagamento acordado.
3. Documentação complementar exigida pelo Município:
   • Alvarás e licenças: Alguns municípios podem requerer alvarás específicos ou licenças relacionadas ao serviço prestado;
   • Certificados de conformidade: Dependendo do setor, podem ser necessários certificados que atestem a conformidade do serviço com normas técnicas ou regulamentações;
   • Declarações de serviços: Em alguns casos, uma declaração formal dos serviços prestados pode ser exigida.
4. Anexos Técnicos:
   • Relatórios técnicos: Para serviços que envolvem análises técnicas, inclua relatórios detalhados que descrevam o trabalho realizado;
   • Fotos e vídeos: Em determinadas situações, imagens ou vídeos que comprovem a execução do serviço podem ser solicitados.
5. Documentos fiscais relacionados:
   • Notas fiscais anteriores: Se a emissão da NFS-e estiver relacionada a uma nota fiscal anterior, inclua a referência dessa nota;
   • Duplicatas e faturas: Inclua duplicatas ou faturas que detalham os valores e condições de pagamento.
6. Outros documentos específicos:
   • Procurações: Caso a emissão da NFS-e seja realizada por terceiros, inclua procurações que autorizem a representação;
   • Documentos de Identificação: Em alguns casos, pode ser necessário anexar documentos de identificação do prestador ou do tomador.

Erro 6: Ignorar prazos de emissão

Respeitar os prazos de emissão da NFS-e é crucial para manter a conformidade fiscal e evitar multas. Cada município pode estabelecer diferentes prazos para a emissão após a prestação do serviço, e ignorá-los pode acarretar em sérias consequências para a empresa.

Consequências de emitir NFS-e fora do prazo

1. Multas fiscais: A não observância dos prazos pode resultar em multas que variam conforme o município e a gravidade da infração, impactando diretamente o fluxo de caixa da empresa;
2. Sanções administrativas: Empresas que repetidamente descumprem os prazos podem ser submetidas a sanções administrativas, como a suspensão do cadastro fiscal ou a inclusão em cadastros de inadimplentes;
3. Problemas com a regularidade cadastral: Emitir NFS-e fora do prazo pode comprometer a regularidade cadastral da empresa, dificultando a obtenção de créditos fiscais e a participação em licitações públicas;
4. Perda de credibilidade: A falta de pontualidade na emissão das notas fiscais pode afetar a credibilidade da empresa perante os clientes, refletindo em perda de confiança e diminuição da fidelização;
5. Dificuldades em auditorias: Durante auditorias fiscais, a ausência de NFS-e emitidas dentro do prazo pode ser interpretada como irregularidade, resultando em questionamentos e penalidades adicionais.

 Como organizar um cronograma de emissão

1. Calendário fiscal:
   • Marcação de Prazos: Utilize um calendário fiscal para marcar os prazos de emissão das NFS-e com base nas legislações municipais;
   • Integração com Ferramentas de Gestão: Integre o calendário fiscal com ferramentas de gestão como Google Calendar ou Outlook, permitindo sincronização com a equipe.
2. Automatização de Alertas:
   • Notificações automáticas: Configure o sistema emissor para enviar alertas automáticos via e-mail, SMS ou push notifications alguns dias antes do prazo de emissão;
   • Lembretes repetitivos: Configure lembretes que se repetem semanalmente até a emissão da NFS-e, garantindo que o prazo não seja esquecido.
3. Uso de sistemas emissores de notas fiscais:
   • Automatização de Processos: Utilize sistemas como o ClickNotas, que podem automatizar a emissão de NFS-e dentro dos prazos estabelecidos;
   • Monitoramento de Prazos: Esses sistemas geralmente possuem funcionalidades de monitoramento que alertam sobre prazos próximos e atrasos.
4. Delegação de responsabilidades:
   • Equipe dedicada: Designe uma equipe ou um responsável específico para monitorar os prazos de emissão e garantir que as NFS-e sejam emitidas dentro do período legal;
   • Distribuição de tarefas: Distribua tarefas relacionadas à emissão das NFS-e de forma clara, evitando sobrecarga e aumentando a eficiência.
5. Estabelecimento de procedimentos internos:
   • Protocolos de emissão: Crie protocolos internos que definam claramente os passos a serem seguidos para a emissão das NFS-e dentro dos prazos;
   • Revisão e melhoria contínua: Realize revisões periódicas dos procedimentos para identificar e corrigir possíveis falhas, melhorando continuamente a eficiência do processo de emissão.

Erro 7: Não realizar backup das NFS-e emitidas

A emissão de NFS-e é uma atividade que gera uma grande quantidade de dados fiscais e documentos que precisam ser armazenados de forma segura e organizada. Não realizar backups das NFS-e emitidas pode acarretar na perda de informações valiosas, dificultar processos de auditoria e comprometer a regularidade fiscal da empresa.

A importância de manter registros para auditorias

1. Comprovação de serviços: Manter um registro completo das NFS-e emitidas permite comprovar a prestação de serviços em caso de auditorias fiscais ou disputas legais;
2. Facilidade em auditorias: Durante auditorias, ter todas as NFS-e armazenadas facilita o processo de verificação, evitando suspensões ou multas por falta de documentação;
3. Segurança de dados: Backups garantem que, mesmo em caso de falhas técnicas ou ataques cibernéticos, as informações fiscais estejam protegidas e acessíveis;
4. Análise de dados: Ter um histórico completo das NFS-e emitidas permite realizar análises fiscais e contábeis mais precisas, auxiliando na tomada de decisões estratégicas;
5. Conformidade legal: A legislação brasileira exige que as empresas mantenham registros fiscais por um período determinado, geralmente 5 anos, para fins de auditoria e fiscalização.

Erro 8: Não utilizar um emissor de notas

Não utilizar um emissor de notas moderno e automatizado pode aumentar significativamente as chances de erros, retrabalho e ineficiência no processo de emissão fiscal.

4 vantagens de usar um emissor para NFS-e

1. Automatização de processos

A automatização é uma das principais vantagens de utilizar um emissor de notas fiscais como o ClickNotas. Com a automatização:

• Preenchimento automático: Dados do prestador e do tomador são preenchidos automaticamente, reduzindo o risco de erros humanos;
• Envio direto: As NFS-e são enviadas diretamente para o cliente e para a prefeitura, agilizando o processo de emissão;
• Atualizações automáticas: O sistema se atualiza automaticamente conforme as mudanças legislativas, garantindo a conformidade sem necessidade de intervenções manuais.

2. Conformidade fiscal

Manter-se conforme com as legislações fiscais é crucial para evitar multas e suspensões de cadastro. Utilizar um emissor de notas facilita a conformidade de várias maneiras:

• Atualizações legislativas: O sistema é constantemente atualizado para refletir as mudanças nas leis municipais, garantindo que todas as NFS-e emitidas estejam de acordo com as normas vigentes;
• Cálculo automático de impostos: Os emissores calculam automaticamente os impostos devidos com base na classificação fiscal correta, eliminando a necessidade de cálculos manuais propensos a erros;
• Validação de dados: O sistema verifica automaticamente a integridade dos dados inseridos, garantindo que todas as informações obrigatórias estejam preenchidas corretamente antes da emissão.

3. Gerenciamento eficiente

Um sistema emissor de notas fiscais oferece ferramentas de gerenciamento que tornam o processo mais eficiente e organizado:

• Organização centralizada: Todas as NFS-e emitidas são armazenadas em um único local, facilitando o acesso e a gestão;
• Controle de prazos: Funcionalidades que monitoram os prazos de emissão, enviando alertas para evitar atrasos;
• Acesso multiusuário: Permite que diferentes membros da equipe acesse e gerencie as NFS-e, facilitando a colaboração e a divisão de tarefas.

4. Relatórios e análises

Os emissores de notas fiscais modernos oferecem funcionalidades de relatórios que ajudam na análise fiscal e contábil da empresa:

• Relatórios personalizados: Geração de relatórios detalhados sobre as NFS-e emitidas, incluindo dados como valores, serviços prestados, clientes e impostos recolhidos;
• Análise de dados: Ferramentas de análise que permitem identificar tendências, oportunidades de melhoria e áreas de economia;
• Monitoramento de performance: Avaliação do desempenho fiscal da empresa, ajudando na tomada de decisões estratégicas.

Conclusão

Emitir NFS-e corretamente é fundamental para garantir a conformidade tributária e evitar problemas que possam prejudicar o fluxo de caixa e a credibilidade do seu negócio.

Ao conhecer os 8 maiores erros e entender como evitá-los, você se prepara para realizar uma emissão mais segura e eficiente.

Utilizar um sistema emissor de notas fiscais como o ClickNotas, por exemplo, facilita todo o processo, automatiza etapas e assegura que suas NFS-e estejam sempre em conformidade com a legislação municipal, minimizando os riscos e aumentando a eficiência fiscal do seu negócio.

Com a prática e o uso de ferramentas adequadas, você não só reduz a margem de erro, mas também garante que sua empresa esteja sempre organizada e preparada para crescer de forma sustentável.

Certifique-se de revisar cada um desses aspectos e aplique as dicas para evitar complicações desnecessárias na emissão de NFS-e.

Saiba como escolher um sistema de emissão de notas em: “Como escolher o melhor sistema para emitir notas fiscais para MEI“.