Por que emitir nota fiscal é importante para o MEI?
Emitir nota fiscal traz inúmeros benefícios para o MEI, tanto em termos de legalidade quanto de organização e credibilidade do negócio. Abaixo, exploramos alguns dos principais motivos pelos quais o MEI deve emitir notas fiscais em suas transações.
Aspectos legais e fiscais
Segundo a legislação brasileira, o MEI é obrigado a emitir nota fiscal quando realiza vendas para pessoas jurídicas (outras empresas) ou órgãos públicos, independentemente da área de atuação. Para vendas ou prestação de serviços para o consumidor final, o MEI está isento da obrigação de emitir notas fiscais, exceto quando o cliente solicita a emissão. Mesmo que essa isenção exista, é altamente recomendável que o MEI adote a prática da emissão para formalizar todas as suas transações. Isso traz mais segurança e facilita o acompanhamento de obrigações fiscais e contábeis.
O descumprimento das regras de emissão pode resultar em multas aplicadas pelo fisco. Essas penalidades variam de acordo com o município ou o estado, e em alguns casos podem ser calculadas com base no valor da transação não registrada, além de implicar no aumento do controle fiscal sobre a atividade do MEI.
Benefícios adicionais
Além de evitar penalidades legais, emitir nota fiscal fortalece a credibilidade do MEI no mercado. Empresas e clientes que lidam com MEIs que emitem notas fiscais têm mais confiança, o que pode aumentar a quantidade de contratos e vendas, especialmente com empresas de maior porte que exigem rigor nas formalidades.
Outro benefício é a facilidade no acesso ao crédito bancário. Ao apresentar um histórico regular de notas fiscais emitidas, o MEI tem mais chances de conseguir empréstimos e financiamentos com melhores condições. As instituições financeiras consideram que o microempreendedor que emite nota fiscal tem um controle financeiro mais estruturado, o que reduz os riscos para concessão de crédito.
Tipos de notas fiscais para MEI
O MEI pode emitir diferentes tipos de notas fiscais dependendo da natureza de sua atividade. A seguir, explicaremos em detalhes os três tipos principais de nota fiscal que o MEI pode utilizar.
1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é utilizada principalmente para operações de venda de mercadorias ou produtos. Por ser eletrônica, a NF-e tem a vantagem de ser emitida diretamente por sistemas digitais, o que facilita o armazenamento e o envio para os clientes. Além disso, ela traz maior segurança e rastreabilidade para as transações, uma vez que todas as informações são compartilhadas com a Secretaria da Fazenda de forma automática.
Um exemplo prático de quando o MEI deve emitir NF-e é quando ele comercializa produtos físicos, seja por meio de lojas físicas, e-commerce ou até mesmo em feiras e eventos. A NF-e é obrigatória sempre que a venda for destinada a outra empresa.
2. Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
A NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) é destinada aos MEIs que prestam serviços. Esse tipo de nota deve ser emitido para formalizar a prestação de serviços para pessoas jurídicas ou órgãos públicos. Cada município é responsável pelo sistema de emissão da NFS-e, e as regras podem variar de uma cidade para outra.
Por exemplo, um MEI que presta serviços de manutenção para uma empresa deve emitir uma NFS-e para comprovar o serviço realizado. A nota fiscal será usada para calcular os impostos devidos e para comprovar a legalidade do serviço.
3. Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) é utilizada em transações com o consumidor final, principalmente em vendas presenciais de mercadorias. Se o MEI tiver um ponto de venda físico ou realizar vendas diretamente ao consumidor, ele pode utilizar a NFC-e. Esse tipo de nota é emitido de maneira rápida, facilitando as operações de venda no comércio varejista.
Para entender melhor as diferenças entre NF-e e NFS-e, acesse nosso conteúdo detalhado: “Diferenças entre Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) para MEI”.
Como emitir nota fiscal: passo a passo
O processo de emissão de nota fiscal pode parecer complicado inicialmente, mas com o tempo e prática ele se torna uma tarefa simples e automatizada. Veja abaixo um guia prático e detalhado de como emitir suas notas fiscais corretamente.
Saiba qual a diferença entre NFS-e e NF-e em: “Diferenças entre Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) para MEI”.
1. Cadastro e acesso ao sistema
Cadastro na Secretaria da Fazenda (SEF) ou na prefeitura local
Para começar a emitir NF-e ou NFS-e, o primeiro passo é realizar o cadastro na Secretaria da Fazenda do Estado ou na Prefeitura Municipal, dependendo do tipo de nota que você precisa emitir. Esse cadastro pode ser feito online, na maioria dos casos, e é o que permitirá o acesso ao sistema eletrônico de emissão de notas fiscais.
Em alguns casos, o MEI pode precisar de um Certificado Digital para validar suas transações, especialmente na emissão de NF-e. O Certificado Digital é uma ferramenta que garante a segurança e autenticidade dos documentos fiscais emitidos.
Documentos necessários para a emissão de notas fiscais
Os documentos básicos exigidos incluem:
CNPJ do MEI
Comprovante de inscrição municipal (para serviços)
Documentos pessoais (CPF, RG)
Certificado Digital (em alguns casos)
Tenha esses documentos organizados para facilitar o processo de cadastro e emissão.
2. Escolha do sistema de emissão
Existem diversos sistemas de emissão de notas fiscais disponíveis no mercado, e muitos são gratuitos, oferecidos pelos próprios estados e municípios. É importante escolher um sistema que atenda às necessidades do seu negócio, garantindo que ele seja fácil de usar e que permita a emissão rápida de notas. Além dos sistemas públicos, existem softwares privados que oferecem recursos extras, como a integração com sistemas de gestão financeira e controle de estoque.
Alguns dos principais sistemas disponíveis são:
- Sistema da Secretaria da Fazenda (para NF-e)
- Portal de emissão da Prefeitura (para NFS-e)
- Softwares privados como Bling, NFe.io, entre outros
3. Emissão da NF-e
Uma vez cadastrado e com o sistema adequado, você poderá preencher os dados necessários para a emissão da NF-e ou NFS-e. Esses dados incluem:
- Informações do cliente (nome, CNPJ ou CPF)
- Descrição do serviço ou produto
- Valor total da venda ou serviço
O sistema irá gerar um arquivo eletrônico, que deve ser assinado com o Certificado Digital (se necessário) e enviado à Secretaria da Fazenda para validação.
4. Assinatura e validação
Como fazer a assinatura e a validação
Alguns sistemas exigem que o documento fiscal seja assinado digitalmente para garantir sua autenticidade. Isso é feito através de um Certificado Digital, que funciona como uma assinatura eletrônica com validade jurídica. A nota fiscal só será considerada válida após ser assinada e enviada para a Secretaria da Fazenda, onde passará por um processo de validação automática.
5. Armazenamento e envio
Após a validação, o MEI deve armazenar as notas fiscais emitidas por um período de, no mínimo, cinco anos, conforme exigido pela legislação brasileira. Esse armazenamento pode ser feito em plataformas digitais, que facilitam a consulta e o envio das notas fiscais aos clientes. Além disso, é recomendável que o MEI envie as notas fiscais aos seus clientes, preferencialmente em formato PDF, por e-mail ou outro meio digital.
Qual é a multa por não emitir NFS-e?
Deixar de emitir nota fiscal quando isso é exigido por lei pode resultar em multas que variam de acordo com as regras locais. A multa pode ser um percentual do valor da transação não registrada ou um valor fixo, estabelecido pelo município. O MEI deve estar atento às exigências locais e sempre emitir a nota fiscal para evitar problemas com o fisco.
Por exemplo, em alguns municípios, a multa por não emitir NFS-e pode chegar a R$ 500,00 ou mais, dependendo do valor do serviço não declarado. Além disso, a reincidência na falta de emissão de notas pode resultar em fiscalizações mais rigorosas, o que pode impactar negativamente o negócio do MEI. Portanto, é essencial que o microempreendedor se mantenha em dia com as obrigações fiscais e emita notas sempre que necessário.
Como corrigir erros na NFS-e emitida?
Mesmo que o sistema de emissão de notas fiscais seja bastante seguro, erros podem ocorrer, como a inserção incorreta de informações sobre o cliente, valores, ou descrição do serviço. Quando isso acontece, o MEI pode corrigir a nota emitida através de uma Carta de Correção ou, em casos mais graves, cancelar a nota e emitir uma nova.
- Carta de Correção: Esse documento pode ser usado para corrigir pequenos erros que não alteram significativamente o valor ou o objeto da nota fiscal. Por exemplo, erros de digitação no nome ou endereço do cliente podem ser corrigidos com uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e).
- Cancelamento da NFS-e: Se o erro for grave, como um valor incorreto ou a inclusão de serviços ou produtos não prestados, será necessário cancelar a nota. Isso deve ser feito rapidamente, pois o prazo para cancelamento geralmente é de até 24 horas após a emissão. Depois desse prazo, o cancelamento pode envolver mais burocracia.
Para mais detalhes sobre como corrigir notas fiscais, veja o nosso artigo “Como corrigir erros na nota fiscal: guia para MEIs”.
Qual a diferença entre nota fiscal manual e eletrônica?
Embora o MEI tenha a opção de utilizar a nota fiscal manual, a nota fiscal eletrônica (NF-e ou NFS-e) é cada vez mais recomendada e, em alguns estados e municípios, é até obrigatória. A nota manual é preenchida fisicamente em blocos impressos, o que pode ser mais trabalhoso e suscetível a erros. Por outro lado, a nota fiscal eletrônica é emitida de forma digital, garantindo maior agilidade, segurança e controle, tanto para o MEI quanto para o fisco.
A vantagem da nota eletrônica é a praticidade e a possibilidade de integrá-la a sistemas de gestão que ajudam o microempreendedor a controlar o faturamento, estoques e impostos. Além disso, o armazenamento digital evita o acúmulo de papéis e facilita a consulta posterior, uma vez que todas as notas ficam registradas eletronicamente.
Existe imposto pela emissão da nota fiscal para MEI?
Uma dúvida comum entre os MEIs é se há algum custo adicional na emissão de notas fiscais, especialmente em relação a impostos. Em geral, a emissão de nota fiscal não implica em custos diretos ou impostos adicionais para o MEI. O imposto pago pelo MEI, chamado de DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), já contempla todos os tributos federais, estaduais e municipais, e é calculado com base no faturamento total mensal do MEI, independentemente da quantidade de notas emitidas.
No entanto, o MEI deve estar atento às exigências locais, pois alguns municípios podem cobrar uma taxa administrativa pela emissão da NFS-e, principalmente em casos de emissão através de plataformas privadas ou serviços terceirizados.
Quantas notas fiscais o MEI pode emitir?
Não existe um limite fixo sobre a quantidade de notas fiscais que o MEI pode emitir. O que importa é que o valor total das notas emitidas não ultrapasse o limite de faturamento anual do MEI, que atualmente é de R$ 144.900,00 (a partir de 2024). Desde que o MEI não ultrapasse esse limite de faturamento, ele pode emitir quantas notas fiscais forem necessárias para o seu negócio.
Se o MEI emitir notas fiscais que ultrapassem esse valor, ele poderá ser desenquadrado da categoria de Microempreendedor Individual e passará a ser tratado como uma Microempresa (ME), com maior carga tributária e obrigações fiscais mais complexas.
É possível alterar dados da nota após emiti-la?
Sim, é possível fazer alterações em dados da nota fiscal após a sua emissão, mas é importante destacar que não todos os dados podem ser modificados. Em geral, a correção é permitida apenas para informações que não alteram o valor ou a natureza da operação, como o nome ou endereço do cliente, ou algum detalhe da descrição do produto ou serviço.
Para correções mais complexas ou que envolvem valores, o processo geralmente inclui o cancelamento da nota fiscal e a emissão de uma nova com os dados corretos. Isso deve ser feito dentro dos prazos estipulados pela legislação municipal ou estadual, para evitar problemas com o fisco.
Como emitir carta correção sendo MEI?
A Carta de Correção Eletrônica (CC-e) é uma solução prática para corrigir erros simples em notas fiscais já emitidas, como erros de digitação ou informações de preenchimento incorretas. Para o MEI, o processo é feito através do mesmo sistema utilizado para a emissão da NF-e ou NFS-e. O empreendedor deve acessar o sistema, selecionar a nota que precisa de correção e gerar uma CC-e, especificando as informações que estão sendo corrigidas.
É importante lembrar que a CC-e não pode ser utilizada para corrigir todos os tipos de erros. Não é possível, por exemplo, corrigir o valor da operação, a quantidade de produtos vendidos ou a natureza do serviço prestado. Para esses casos, é necessário o cancelamento da nota e a emissão de uma nova.
Como cancelar emissão de nota fiscal?
O cancelamento de uma nota fiscal é necessário quando há um erro grave na emissão, como informações incorretas sobre o valor da transação, o serviço prestado ou a quantidade de mercadorias vendidas. Para o MEI, o cancelamento deve ser feito através do mesmo sistema utilizado para a emissão, seja o sistema da Secretaria da Fazenda (para NF-e) ou o sistema da Prefeitura (para NFS-e).
O prazo para cancelamento varia de acordo com o município ou estado, mas geralmente é de até 24 horas após a emissão da nota. Após esse prazo, o cancelamento pode ser mais burocrático, exigindo justificativas mais detalhadas e, em alguns casos, até autorização do fisco.
Conclusão
A emissão de notas fiscais é uma etapa fundamental para garantir a regularidade fiscal e o crescimento de um Microempreendedor Individual (MEI). Compreender os tipos de notas disponíveis, as obrigações legais e o passo a passo para emissão é essencial para evitar problemas com o fisco e garantir a formalidade das suas operações.
Ao emitir regularmente as suas notas fiscais, o MEI não só se mantém dentro da legalidade, mas também fortalece sua imagem no mercado, conquistando mais clientes e oportunidades de negócios. Lembrando que, embora o processo de emissão possa parecer complicado no início, com prática e organização, ele se torna uma tarefa simples e rotineira.
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