1. Redução de custos
As vantagens da emissão da Nota Fiscal Eletrônica começam pela redução de custos, que muito interessa aos empreendedores.
A versão digital das notas fiscais evita as despesas com aquisição de papel, impressão, envio e armazenagem, além da compra do antigo talão, que já foi extinto — desde 2018, as empresas optantes pelo Simples Nacional devem emitir a NF-e no lugar do documento manual.
2. Confiabilidade
As notas fiscais eletrônicas são emitidas por meio de um sistema que integra as empresas, a Receita Federal e as Secretarias de Fazenda dos Estados. Os documentos só são emitidos com a autorização e validação dos órgãos de controle tributário.
Dessa forma, o sistema de emissão da NF-e transmite maior confiabilidade para as partes envolvidas, inclusive os compradores, que podem confiar na empresa e na veracidade dos dados.
3. Cumprimento legal
Emitir nota fiscal é uma obrigação legal de todas as empresas do Brasil. Além disso, a emissão da nota fiscal eletrônica também passou a ser uma obrigação desde 2018, quando a nota fiscal manual deixou de ser usada definitivamente.
Portanto, emitir a NF-e cumpre a legislação no Brasil. Isso significa que, ao emitir notas fiscais eletrônicas, você ganha segurança contábil e jurídica e evita problemas com o Fisco.
4. Maior controle fiscal
O maior controle fiscal foi um dos principais motivos para a criação do sistema da Nota Fiscal Eletrônica no Brasil. Com os dados integrados entre as autoridades tributárias, foi possível melhorar a fiscalização sobre recolhimento de tributos e evasão fiscal.
Para você, a NF-e também aumenta o controle fiscal na sua gestão interna. Os documentos emitidos ficam armazenados digitalmente, e você pode manter o histórico registrado das transações e pagamento de impostos.
5. Proteção ao consumidor e melhor relacionamento com os clientes
Os clientes também percebem as vantagens de emitir nota fiscal. Esse documento traz mais segurança para a relação comercial, uma vez que garante que a empresa existe legalmente e cumpre suas obrigações, com a validação dos órgãos fiscalizadores.
Dessa forma, as empresas podem estabelecer uma relação de maior confiança com os consumidores. Os resultados, assim, aparecem nas vendas e na tendência de satisfação e fidelização dos clientes.
6. Direito a créditos fiscais
A emissão de notas fiscais permite que a Receita Federal ateste a veracidade dos dados das empresas, bem como a sua existência legal e cumprimento de obrigações.
Dessa forma, você tem a chancela do Fisco para ter acesso a créditos fiscais, o que pode ser fundamental para o equilíbrio financeiro do seu negócio. Uma assessoria contábil pode orientar melhor sobre essa possibilidade em relação a alguns tributos.
7. Simplificação de obrigações acessórias, como dispensa de AIDF
Obrigações acessórias são declarações e documentos que informam aos órgãos fiscalizadores sobre o pagamento das obrigações tributárias principais. Para quem emite NF-e, uma das vantagens é a simplificação no cumprimento dessas obrigações.
A dispensa de AIDF (Autorização para Impressão de Documentos Fiscais) é um exemplo, já que não é mais preciso imprimir a nota fiscal. Além disso, com os dados digitalizados e integrados, preencher documentos como a Declaração de Imposto de Renda se torna mais simples e ágil.
8. Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais
Por fim, uma das vantagens de emitir NF-e é agilizar as paradas de caminhões em postos de fiscalização, já que o transporte é fiscalizado também eletronicamente.
As transportadoras podem emitir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que permite uma rápida leitura dos dados das mercadorias.
Além disso, existem ainda o Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) e o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e), que são modalidades de emissão de notas fiscais voltadas para o transporte de cargas entre estados e municípios.
Quem deve emitir NF-e?
A emissão da nota fiscal é obrigatória para todas as empresas do Brasil. Mas os tipos de notas fiscais podem ser diferentes dependendo do tipo de negócio:
- Se comercializa produtos, deve emitir a Nota Fiscal de Produto eletrônica (NF-e);
- Se presta serviços, deve emitir a Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e).
Existem exceções em relação aos Microempreendedores Individuais (MEIs), que são dispensados da emissão da nota em duas situações: quando vendem para consumidor final pessoa física ou quando vendem produtos para pessoa jurídica, desde que o comprador emita nota fiscal de entrada.
Como emitir NF-e?
Vamos ver agora os principais requisitos e passos para emitir NF-e, de maneira que você possa aproveitar todas as vantagens que apresentamos neste artigo.
O que é necessário para começar a emitir?
Para começar a emitir NF-e, é necessário primeiramente cadastrar o seu negócio como emissor na Secretaria da Fazenda do seu estado ou município.
Se a sua empresa vender produtos, deve se cadastrar no estado e recolher o ICMS. Mas, se prestar serviços, deve se cadastrar no município para recolher o ISS.
Além disso, é preciso obter um certificado digital para assinar digitalmente as notas fiscais, a fim de garantir a sua autoria, integridade e validade jurídica. Uma Autoridade Certificadora, credenciada pela ICP Brasil, deve emitir o certificado, que pode ser do tipo A1 ou A3.
Passo a passo para começar a emitir
O passo a passo da emissão da NF-e é simples. Você faz tudo por meio de um sistema digital, que é conectado aos órgãos fiscalizadores. Veja a seguir quais passos seguir:
- Cadastrar o negócio como emissor na Secretaria da Fazenda;
- Adquirir um certificado digital A1 ou A3;
- Adotar um emissor de nota fiscal próprio ou de terceiros;
- Preencher os dados da nota fiscal e gerar o arquivo XML;
- Assinar o documento com o certificado digital;
- Enviar o arquivo para autorização pela Secretaria da Fazenda;
- Gerar o DANFE, enviar ao comprador e incluir no transporte da mercadoria.
Pronto, você já sabe como trabalhar com notas fiscais eletrônicas e já pode aproveitar as vantagens de emitir NF-e.
Não entenda a NF-e como mais uma burocracia, mas como um documento que beneficia seu negócio, sua gestão, reputação e relação com os clientes. Você vai perceber como a Nota Fiscal Eletrônica traz mais praticidade, agilidade e controle para o seu negócio.
Para começar a usar a NF-e, conte com um emissor confiável para o seu negócio. Esse parceiro é fundamental para garantir segurança e eficiência na hora da emissão. Entre em contato conosco para saber mais!
